Van top-down naar bottom-up: de leanmethode in een bibliotheekteam

1. Van top-down naar bottom-up
De leanmethode in een bibliotheekteam
An Marien & Debbie Martens

2. 2
Universiteitsbibliotheek Antwerpen
Stadscampus
▪ Humane, sociale- en ontwerpwetenschappen
▪ Team lezersdiensten
▪ 6 leeszalen
▪ 12 leeszaalmedewerkers / 1 magazijnier

3. 3
De klant staat centraal Tegengaan van verspilling
Lean
“Some day when scientist discover the center of the universe,
a lot of people are going to be disappointed to find out it isn’t
them.”
Verspilling
Verspilling

4. 4
Wat geeft waarde aan de klant? Al de rest is verspilling
Verspilling
Talenten van medewerkers niet
benutten
Naar dingen / info moeten zoeken
Wachten
Defecten
Een rommelige werkplek
Verzuim
Ingewikkelde of onduidelijke
procedures

5. 5
Theorie: vereenvoudigd Praktijk: zoek je eigen weg!
Het kanbanbord

6. 6
Voorbeeld uit de praktijk: een proces in beeld
▪ Analyse van heel het proces: vb. afhandeling van de magazijnaanvragen
▪ Bedoeld voor kleine stappen <--> groot, plots veranderingsproces
▪ Steeds met de klant in het achterhoofd! Waar zit de waarde voor de klant?

7. 7
Visualisere
n proces
Waar loopt
het mis?
Hoe komt
het dat het
misloopt?
Doorvragen
!
Kunnen we
iets
verbeteren
?
Testen
nieuwe
procedure!
Evalueren:
behouden
of
herbekijke
n?

8. 8
▪ Wie kijkt wat na? Magazijnier of baliemedewerkers?
▪ Is het uitgeleend?
▪ Is er een ander exemplaar aanwezig?
▪ Is het elektronisch beschikbaar?
▪ Recent aangekocht en nog onderweg van
catalografie?
▪ Staat het bij de nieuwe aanwinsten?
▪ …
Uitgelicht
Werk niet gevonden in het magazijn. Wat nu?
Onduidelijke Checklist

9. 9
Randvoorwaarden
▪ Steun van het beleid
▪ Tijd: zeker bij de opstart
▪ Voortdurende monitoring en
bijsturing
▪ Ruimte voor testprojecten
▪ Open cultuur van communiceren
▪ Geduld!

10. Wat levert het op?
▪ Betere communicatie
▪ Bottom-up manier van werken
10
▪ Minder frustratie, meer begrip
▪ Efficiëntere werkmethodes
▪ Betere dienstverlening en meer
tevreden bezoekers

11. 11
Corona… Constante verbetering!
Heden en toekomst

12. Vragen?
An.Marien@uantwerpen.be
Debbie.Martens@uantwerpen.be