Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Основные ошибки менеджеров при планировании проектов

1,609 views

Published on

Доклад Натальи Желновой на конференции SPM Conf-5,
6 ноября 2015 г., Минск
www.spmconf.ru

Published in: Education
  • Be the first to comment

Основные ошибки менеджеров при планировании проектов

  1. 1. Основные ошибки менеджеров при планировании проектов Наталья Желнова 2015
  2. 2. Статистика IT-проекты (исследования Standish Group, 2011) Успешно завершенные (32%) Выполненные с трудом и с большими отклонениями от плана (44%)
  3. 3. Причины провалов проектов Опрос PMToday российских компаний (правило 80/20) Плохо управляется Неопределенные цели Отсутствие заинтересованности руководства Отсутствие основательного плана проекта Недостаточное поступление информации от пользователей Отсутствие организационной поддержки Отсутствие централизованных упреждающих мер по борьбе с рисками Плохое корпоративное управление бюджетом проекта Предоставление универсальных шаблонов и документации Плохо определенные роли и обязанности Недостаточные или неточные требования Конфликт заинтересованных лиц Слабость группы Нереалистичные сроки и задачи Конкурирующие приоритеты Плохая коммуникация Недостаточно ресурсов (финансы и кадры) Коммерческие политики
  4. 4. Причины провалов проектов Более 50% причин провалов связаны с ошибками планирования Выход за пределы графика и затрат Оценки расходов и графика неправильные Отсутствие установления приоритетов и управления портфелем проектов Расползание масштаба Нет процесса контроля над изменениями Не оправданы ожидания конечного пользователя Игнорирование признаков опасности для проекта Неполноценные процессы тестирования Неверные решения
  5. 5. Планирование проекта • Планирование целей и содержания проекта • Календарное планирование работ проекта • Планирование затрат и финансирования проекта • Планирование качества • Организационное планирование • Планирование коммуникаций • Планирование управления рисками • Планирование контрактов • Разработка сводного плана проекта
  6. 6. Составляющие проектного плана • Цели проекта • Задачи проекта • Фазы проекта • Вехи (контрольные точки) проекта • Зависимости и связи • Роли и ресурсы
  7. 7. Ошибки планирования • Плохо определенные цели • Неопределенные границы проекта и расползание масштаба • Неопределенные или конкурирующие приоритеты • Плохо определенные роли и обязанности • Отсутствие процедур борьбы с рисками • Нереалистичные сроки и задачи • Плохая коммуникация • Отсутствие планирования управления качеством
  8. 8. #1 Плохо определенные цели проекта • Не могут быть достигнуты • Являются причиной ошибок в определении требований • Приводят к перерасходу средств • Приводят к конфликтам между членами проектной команды • Приводят к несоблюдению календарного графика проекта • Приводят к недовольству спонсоров проекта
  9. 9. Цели и задачи проекта • Цель – это будущее состояние предметной области, к которому, в рамках проекта, стремятся, за счет выполнения активных действий, задач. • Цели: отвечают на вопрос «что?». Что мы должны получить к концу проекта? • Цели определяются перед тем, как мы переходим к планированию задач. • Задачи: отвечают на вопрос «как?». Как мы должны действовать, чтобы достичь поставленных целей? • Проекты могут иметь несколько целей, каждая цель - набор задач.
  10. 10. Цель по SMART • Specific (конкретная): Что именно необходимо достигнуть? • Measurable (измеримая): В каких единицах можно будет измерить результат? • Achievable (достижимая): За счет чего достигается цель и при каких условиях? • Realistic (реалистичная): Цель должна быть реалистичной. Означает, что достижение целей финансово и технически возможно. • Timely (ограниченная во времени): Реализация цели должна иметь реалистичную оценку реализации по времени. Указываются ограничения во времени, по истечении которого все задачи должны быть выполнены и цель достигнута.
  11. 11. Пример целей по SMART • Specific (конкретная): Что? - Сократить расходы на содержание call-центра. • Measurable (измеримая): Как измерить? - Сократить расходы на содержание call-центра на 5%. • Achievable (достижимая): За счет чего? - Сократить расходы на содержание call-центра за счет разработки мобильного приложения, автоматизирующего 80% функций call- центра. • Realistic (реалистичная): С помощью чего? - Результаты оценки имеющихся технических и человеческих ресурсов. • Timely (ограниченная во времени): Когда? - Цель должна быть достигнута не позднее III квартала 2016 года
  12. 12. Пример целей по SMART • Specific (конкретная): Что? - Сократить расходы на содержание call-центра. • Measurable (измеримая): Как измерить? - Сократить расходы на содержание call-центра на 5%. • Achievable (достижимая): За счет чего? - Сократить расходы на содержание call-центра за счет разработки мобильного приложения, автоматизирующего 80% функций call- центра. • Realistic (реалистичная): С помощью чего? - Результаты оценки имеющихся технических и человеческих ресурсов. • Timely (ограниченная во времени): Когда? - Цель должна быть достигнута не позднее III квартала 2016 года
  13. 13. #2 Неправильно расставленные приоритеты • Мешают достижению целей • Часто приводят к несоблюдению требований к качеству • Приводят к ошибкам в планировании ресурсов • Приводят к несоблюдению календарного графика проекта • Приводят к недовольству спонсоров проекта
  14. 14. Определение приоритетов • Чего нужно достичь? • Как и с какими расходами должна быть достигнута каждая цель? • Когда должна быть достигнута каждая цель? • Каковы приоритеты целей? • Какие цели зависят друг от друга? • Какие цели исключают друг друга?
  15. 15. #3 Неопределенные границы проекта и расползание масштаба • Мешают поставить достижимые цели • Приводят к перерасходу средств • Приводят к несоблюдению календарного графика проекта • Приводят к недовольству спонсоров проекта
  16. 16. Границы проекта • Процедуры или процессы • Функциональные характеристики или конфигурация продукта проекта • Информация (данные) • Организации или заинтересованные лица (стейкхолдеры) • Внешние системы
  17. 17. Контрольные вопросы при определении границ • Что должно быть сделано? • Почему это нужно делать? • Какую пользу должен принести проект? • Все ли знакомы с этим замыслом? • Все ли одинаково его понимают? • Все ли с ним согласны? • Когда нужно закончить работу?
  18. 18. Контрольные вопросы при определении границ • Кто является конечным пользователем? • Какое качество ожидают получить? • Какая функциональность ожидается? • Какие средства имеются в распоряжении? • Кто контролирует достижение успеха и качества, и по каким критериям? • Каковы минимальные цели? • Что не должно произойти ни в коем случае? • Какая работа к проекту не относится?
  19. 19. Действия при изменении границ проекта • Зафиксировать запрос на изменение (в реестре проблем) • Проанализировать изменение: определить результат воздействия изменения на проект • Предложить ряд решений и порекомендовать наиболее подходящее • Определить лучшее решение (и получить одобрение лиц, ответственных за изменение границ проекта) • Осуществить изменение: обновить соответствующие планы и документы и провести изменение
  20. 20. #4 Плохо определенные роли и обязанности • Приводят к ошибкам в планировании ресурсов • Приводят к несоблюдению календарного графика проекта • Приводят к текучке кадров
  21. 21. Контрольные вопросы при распределении ролей и обязанностей • Обладают ли члены проектной команды необходимой квалификацией для выполнения обязанностей? • Ознакомлены члены проектной команды со своими ролями? • Предполагается ли совмещение проектных ролей у членов проектной команды? • Как повлияет совмещение проектных ролей на результаты проекта?
  22. 22. Действия по устранению ошибок • Планирование найма персонала • Планирование развития и обучения членов команды проекта • Запрет на совмещение проектных ролей на наиболее критичных участках работ (там, где существуют временные или ресурсные ограничения)
  23. 23. #5 Отсутствие процедур борьбы с рисками • Приводит к ошибкам в планировании ресурсов • Приводит к перерасходу средств • Приводит к несоблюдению календарного графика проекта • Часто приводит к невозможности полной реализации функциональности • Приводит к несоблюдению требований к качеству • Приводит к недовольству спонсоров проекта
  24. 24. Контрольные вопросы при управлении рисками • Составлен ли перечень рисков? • Насколько регулярно обновляется перечень рисков? • Кто участвует в обновлении перечня рисков? • Какой инструментарий используется для составления, обновления и хранения перечня рисков? • Участвует ли проектная команда в управлении рисками? • Обсуждаются ли риски с Заказчиком и/или его представителями? Предусматриваются ли в плане проекта меры по предотвращению рисков, снижению их влияния?
  25. 25. Действия по управлению рисками • Анализ рисков завершившихся аналогичных проектов • Периодический опрос членов проектной команды с целью выявления новых рисков • Количественный и качественный анализ выявленных рисков • Регулярное сопоставление требований проекта и достигнутых результатов • Анализ метрик проекта • Обсуждение рисков проекта с Заказчиком и/или его представителями • Планирование мер по предотвращению рисков • Планирование проекта с учетом факторов риска и реализации мер по предотвращению рисков
  26. 26. Первостепенные факторы риска • Текучесть кадров • Ограничения по срокам, бюджету, времени • Политические факторы • Недостаточный уровень технической экспертизы в команде • Люди, избегающие ответственности • Низкий уровень организационной зрелости в компании • Ухудшение отношений с заказчиком Более подробно здесь: http://riskgap.ru/
  27. 27. Метрики проекта • Текучесть кадров • Показатель утилизации ресурсов (людских, материальных) • Показатели, позволяющие оценить риски, связанные со сроками и бюджетом проекта • Показатели, позволяющие оценить качество продукта • Интегральные показатели прогресса проекта Более подробно здесь: http://www.slideshare.net/nzhelnova/dump-nzh-02
  28. 28. #6 Нереалистичные сроки и задачи • Приводят к несоблюдению календарного графика проекта • Часто приводят к невозможности полной реализации функциональности • Приводят к несоблюдению требований к качеству • Приводят к недовольству спонсоров проекта Нереалистичные сроки и задачи – ошибки оценивания
  29. 29. Шаги оценивания • Определить цель оценки затрат • Установить техническую базу, основные правила и допущения • Собрать данные по проекту • Определить масштаб и размер проекта • Подготовить предварительную оценку сроков и затрат • Произвести количественную и качественную оценку рисков • Проверить результат и рассмотреть оценку повторно • Задокументировать оценку • Отслеживать эффективность работ
  30. 30. Методы оценки сроков, затрат и рисков ИТ-проектаМетод оценки Описание Преимущества Недостатки По аналогии Сравнить с аналогичным завершенным проектом + в основе лежат точные фактические данные − сложно найти аналоги, которые имеют много общего с новым проектом Экспертная оценка Опрос экспертов + фактические данные не нужны + применимо для уникальных проектов − наиболее ошибочный способ расчета из-за предубеждений эксперта − трудно определить уровень экспертизы Подход сверху-вниз Покомпонентное разделение системы от более крупных блоков к менее + результаты оценки взаимоувязаны с проектными требованиями − нужны четкие требования − ошибки недооценки из- за предубеждений инженеров
  31. 31. Методы оценки сроков, затрат и рисков ИТ-проектаМетод оценки Описание Преимущества Недостатки Подход снизу-вверх Ответственные сотрудники оценивают отдельные блоки, сумма которых дает результат + высокая точность + индивидуальная ответственность за результат − длительное время расчета − недоучет затрат на интеграцию компонентов − ошибки недооценки из- за предубеждений инженеров Параметрические модели Модель основывается на статистике, оценка производится за счет математических алгоритмов и настройки параметров + высокая скорость и простота + в основе лежит статистика тысяч завершенных проектов + результаты оценки взаимоувязаны с проектными требованиями − риск неадекватной настройки параметров модели
  32. 32. Способы оценки размера ИТ-проектов • Всего пять методов оценки размера программного обеспечения соответствуют международным стандартам: 1. COSMIC, 2. FiSMA, 3. IFPUG, 4. Mk II, 5. NeSMA • Наиболее популярны из них:COSMIC и IFPUG • Более подробно здесь: http://www.slideshare.net/nzhelnova/analyst-days-2015-47244205
  33. 33. #7 Плохая коммуникация • Приводит к несоблюдению календарного графика проекта • Часто приводит к ошибкам в реализации требований • Приводит к недовольству спонсоров проекта
  34. 34. Проверочные вопросы для оценки уровня коммуникаций • Есть ли план коммуникаций в проекте? • Обновляется ли план коммуникаций? • Все ли участники проекта оповещаются о принятых проектных решениях? • Какой инструментарий используется для обмена информацией? • Насколько эффективно организован обмен информацией внутри проектной команды? • Как часто проводятся статус-митинги? • Насколько эффективны статус-митинги?
  35. 35. #8 Отсутствие планирования управления качеством • Приводит к несоблюдению требований к качеству • Часто приводит к несоблюдению календарного графика проекта • Часто приводит к ошибкам в реализации требований • Приводит к недовольству спонсоров проекта
  36. 36. Проверочные вопросы для оценки уровня управления качеством • Есть ли план управления качеством в проекте? • Обновляется ли план управления качеством? • Все ли задачи проекта имеют критерии приемки? • Достаточно ли проработаны требования к качеству? • Получены ли результаты оценки качества продукта? • Насколько часто проводятся процедуры оценки качества? • Существуют ли контрольные списки процедур оценки качества? • Существует ли базовый план по качеству? • Существует ли план совершенствования процессов?
  37. 37. Процедура оценки хода проекта и качества планирования • Регулярное создание отчетов о ходе проекта • Регулярное обновление планов на основе отчетов о ходе проекта Шаблон отчета о ходе проекта: http://www.slideshare.net/nzhelnova/ss-54777092
  38. 38. Спасибо Наталья Желнова nzhelnova@teamcit.ru • https://www.linkedin.com/profile/view?id=469663 • https://www.facebook.com/nzhelnova • http://slideshare.net/nzhelnova

×