Aplikasi U-Doc dirancang untuk meningkatkan Customer Relationship Management di rumah sakit dengan memberikan informasi dan layanan kepada pasien secara online. Aplikasi ini memungkinkan pendaftaran online, komunikasi langsung dengan dokter, dan akses informasi kesehatan dari mana saja. Tujuannya adalah mempertahankan hubungan dengan pasien yang ada dan menarik pasien baru secara lebih efisien.

1. TUGAS UJIAN TENGAH SEMESTER
MANAJEMEN PEMASARAN RUMAH SAKIT
Utama Satyanegara – 20180309110
Program Pasca Sarjana Manajemen Rumah Sakit
Universitas Esa Unggul Kelas A

2. PROPOSAL APLIKASI GADGET PADA RUMAH SAKIT
UNTUK MENJAGA CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT
Utama Satyanegara, Erlina Puspitaloka Mahadewi, Hasyim Ahmad, Pasca Sarjana MARS,
Universitas Esa Unggul, Angkatan 7, 2019
1. Latar Belakang
Customer pada era tahun 70an untuk membeli sebuah produk, datang ketoko bertemu
dengan pelayan toko yang ramah dengan harga yang lebih murah daripada toko yang lain
sudah cukup membuat sebuah toko menjadi ramai dengan customer yang ingin membeli
produk yang diinginkan. Seiring dengan kemajuan teknologi dan peningkatan pendapatan,
penggunaan gadget menjadi makin umum dengan tingkat penggunaannya yang begitu
tinggi, tidak terbayangkan 10-15 tahun sebelumnya akan berubah menjadi seperti ini. Saat
ini customer begitu mudahnya mendapatkan produk dengan harga yang murah dengan
hanya membuka gadget dan membandingkan harga produk antara satu toko online dengan
toko online lainnya. Hal ini membuat persaingan antar toko menjadi begitu agresif dan
keuntungan menjadi kecil.
Tidak hanya gadget yang teknologinya makin canggih hari semakin hari dengan harga
yang semakin murah sehingga terjangkau ke segala lapisan masyarakat, namun juga
aplikasi yang yang terinstal juga semakin canggih yang membuat gadget makin lebih
mudah dipergunakan untuk user yang awam sekalipun. Pencipta aplikasi di gadget
menggunakan kesempatan ini untuk menggabungkan kemudahan penggunaan aplikasi
dengan Customer Relationship Management (CRM). Bagi business yang menggunakan
aplikasi ini selain dapat mempromosikan produk dengan harga yang murah tetapi juga
menciptakan keterikatan antara business dengan customer (B2C). Hubungan antara
business dengan customer di era disruptif ini merupakan sangat penting. Menurut Khalid
Saleh (Customer Acquisition vs Retention Costs - Statistic and Trends) mencari customer
baru membutuhkan biaya 5 kali lipat lebih besar dibandingkan dengan biaya yang
dikeluarkan untuk mempertahankan customer setia. Dengan kata lain mempertahankan
customer yang setia secara tidak langsung memotong biaya yang dipergunakan dalam
promosi. Untuk itu U-Doc ingin memperkenalkan aplikasi untuk rumah sakit terutama
untuk mempertahankan customer yang lama maupun menggaet customer yang baru dalam
rangka menjaga dan membina Customer Relationship Management (CRM)

3. 2. Tinjauan Konseptual
Selama ini rumah sakit adalah salah satu institusi yang tidak begitu banyak menaruh
perhatian pada marketing dan pencarian pelanggan yang memiliki kesan tidak modern
dalam pelaksanaan kerjanya sehari-hari. Namun dengan adanya persaingan antar rumah
sakit yang hari semakin hari semakin tajam yang diikuti dengan kemajuan teknologi yang
begitu cepat. Mau tidak mau rumah sakit juga harus mau berubah agar tetap bisa eksis di
era penuh persaingan yang ditandai dengan era disruptif, dimana rumah sakit harus siap
sewaktu-waktu untuk berubah secara drastis dan mengikuti perkembangan jaman yang
modern dan global ini.
Penggunaan komputer dan gadget telah sedemikian rupa merubah perilaku customer
dalam kehidupan sehari-hari. Belakangan ini makin banyak rumah sakit yang
menggunakan komputer, gadget dan terutama baik aplikasi yang diinstal maupun website
yang komunikatif sehingga Customer Relationship dapat terjaga dengan baik. Disini
melihat perlunya sebuah rumah sakit memiliki sebuah aplikasi ibaratnya mewakili
keseluruhan kegiatan di rumah sakit yang mempermudah komunikasi antara rumah sakit
dengan customer atau pasien.
3. Tujuan dan manfaat program
Pentingnya Customer Relationship Management (CRM) dalam perusahaan atau institusi,
tidak hanya biaya yang mahal dalam mencari customer baru dibandingkan
mempertahankan customer yang loyal namun juga antara lain :mendorong loyalitas
pelanggan, mengurangi biaya, meningkatkan efisiensi operasional, peningkatan time to
market dan peningkatan pendapatan (Tunggal, 2005). CRM juga merupakan integrasi dari
strategi penjualan, pemasaran dan pelayanan yang terkoordinasi (Kalakota dan Robinson
2001). Sehingga dengan adanya penjualannya yang terintegrasi memudahkan rumah sakit
untuk melakukan program marketing terhadap customer yang prospektif sehingga dapat
mencapai target yang diinginkan.
Tujuan dan manfaat dari aplikasi U-Doc adalah :
1. Pendaftaran pelayanan secara online.
Customer menggunakan aplikasi U-Doc bisa mendapatkan informasi baik berupa
informasi mengenai rumah sakit, pendaftaran online ke dokter, rawat jalan, rawat inap,
laboratorium, radiologi, fisioterapi dan lain lain yang disediakan oleh rumah sakit.
Dimana selama ini pendaftaran harus dilakukan dengan tatap muka.

4. 2. Nomor berkas medis menggunakan QR Code.
Aplikasi U-Doc ini dapat juga menampilkan nomor berkas medis pasien
menggunakan QR code sebagai pengganti kartu pasien yang selama ini dibawa oleh
pasien. Sehingga lebih mempermudah pasien.
3. Informasi pada aplikasi U-Doc
Aplikasi U-Doc ini dapat menampilkan informasi mengenai layanan rumah sakit
seperti informasi penawaran paket promo rumah sakit, informasi kesehatan, hasil
radiologi dan laboratroium, pembelian resep obat online dengan pengantaran ke
tempat yang dituju, informasi jadwal pemeriksaan berikutnya, jadwal dokter, profil
dokter dan sebagainya. Informasi yang ditampilkan pada U-Doc ini bisa di
customisasi sehingga lebih mempermudah rumah sakit dalam memberikan informasi
kepada target pasien yang dituju.
4. Instalasi aplikasi U-Doc yang mudah.
Aplikasi U-Doc ini dapat berjalan pada gadget baik berbasis Android maupun IOS
yang bisa di download sewaktu-waktu. Hal ini mempermudah customer dalam
menginstal aplikasi U-Doc pada Gadget milik sendiri
5. Customer dapat mengakses informasi rumah sakit dari mana saja.
Keuntungan yang terpenting dari aplikasi U-Doc ini adalah customer dapat
mengakses informasi rumah sakit dari mana saja sehingga tidak terikat tempat dan
waktu. Selama masih ada internet, maka informasi itu bisa diakses sewaktu-waktu.
Kemudahan ini akan dapat meningkatkan kesempatan bagi rumah sakit untuk lebih
banyak menawarkan promo-promo yang tepat dan kustomisasi bagi customer dengan
target tertentu yang diharapkan agar dapat meningkatkan revenue bagi rumah sakit.
6. Dokter dan petugas rumah sakit dapat berkomunikasi dengan pasien secara langsung.
Dengan menggunakan aplikasi U-Doc ini dokter dan petugas rumah sakit dapat
merespons langsung setiap kebutuhan pasien yang dimintakan. Bisa berupa video call,
voice call, chat. Dengan adanya fungsi seperti ini rumah sakit dapat memberikan
pelayanan baik dan dapat menjaga customer relationship dengan baik sehingga
customer atau pasien tersebut dapat menjadi loyal kepada rumah sakit.
4. Sasaran atau target dari penggunaan aplikasi U-Doc.
1. Customer Relationship Management (CRM) dapat dikelola dengan lebih baik dan lebih
terarah. Sehingga customer atau pasien lama dapat dijaga dengan baik agar terus menerus
menggunakan pelayanan dari rumah sakit dan meningkatkan kesempatan untuk mencari
customer yang baru. Aplikasi U-Doc dapat menyimpan informasi pelanggan dan

5. menyimpan semua kontak yang terjadi antara customer dan rumah sakit agar rumah sakit
dapat membuat profil customer untuk mempermudah penyampaian kepada pasien secara
lebih terarah dan dapat meningkatkan kunjungan ke rumah sakit. Aplikasi U-Doc ini dapat
menyampaikan informasi atau penawaran kepada customer yang dituju namun juga
kepada orang lain yang memiliki hubungan dengan customer terseebut. Misalnya dengan
membagikan voucher pemeriksaan laboratorium gratis kepada calon customer lain. Hal ini
selain dapat meningkatkan kesempatan bagi rumah sakit untuk menjual pelayanan rumah
sakit tetapi juga berguna untuk menjaring customer yang baru.
2. Meningkatkan citra dan value dari rumah sakit sebagai rumah sakit yang informatif
kepada pasien yang menggunakan teknologi tinggi untuk menjadi solusi terhadap penyakit
yang diderita oleh pasien.
3. Mempercepat masuknya data ke rumah sakit sehingga rumah sakit dapat mengantisipasi
akan kedatangan jumlah pasien pada intern rumah sakit. Informasi yang didapat dari data
aplikasi U-Doc ini meningkatkan kesiapan pada rumah sakit akan dokter, perawat, SDM
maupun peralatan dan obat yang perlu disiapkan. Peningkatan jumlah pasien yang tiba-
tiba dapat diantisipasi sebelumnya karena informasi melalui U-Doc dapat dipelajari dan
dipersiapkan terlebih dahulu oleh rumah sakit.
4. Terjadi efisiensi yang tinggi karena dapat mengurangi biaya yang dikeluarkan,
penggunaan kertas yang lebih sedikit, jumlah SDM yang dibutuhkan lebih sedikit dalam
mengolah data customer atau pasien, informasi dapat ditelaah untuk memberikan
pelayanan dan penawaran yang lebih terkustomisasi baik kepada pasien atau customer
sehingga terjadi peningkatan pendapatan yang baik kepada rumah sakit.
5. Aplikasi U-Doc ini dibuat untuk mempermudah SDM rumah sakit untuk menggunakan
maupun melakukan maintenance.
5. Pelaksanaan program
Pelaksana program meliputi :
1. Customer atau pasien.
2. Dokter.
3. Direksi.
4. Manajemen.
5. Staf.

6. Pelaksanaan program :
1. Direksi dan management menentukan isi dan mengkustomisasi aplikasi U -Doc yang
ingin ditampilkan. misalnya pendaftaran pasien, program marketing, bagian mana saja
yang mendapatkan akses dari U-Doc ini.
2. Dari sisi teknologi dan vendor aplikasi melakukan setting pada server dan apabila rumah
sakit memiliki Sistem Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) atau HIS (Hospital Information
System) maka perlu diadakan bridging agar aplikasi U-Doc dapat berkomunikasi dan
mengambil data dari database SIMRS/HIS yang dimiliki sehingga baik aplikasi U-Doc
maupun SIMRS/HIS memiliki data yang up to date.
3. Melakukan sosialisasi dan pelatihan kepada direksi, manajemen, dokter, SDM rumah
sakit yang akan menggunakan aplikasi U-Doc.
4. Setelah seluruh proses dilalui, vendor U-Doc akan melakukan uji coba secara menyeluruh
untuk memastikan semua sistem yang diinstal berjalan dengan baik.
5. Aplikasi U-Doc siap untuk dipergunakan.
Ilustrasi penggunaan aplikasi U-Doc
Contoh-contoh penggunaan aplikasi U-Doc
Cara dasar penggunaan aplikasi U-Doc
1. Customer/pasien mengentry pada Gadget sesuai dengan keinginan.
2. Menggunakan internet dan diproses melalui server, data sampai pada rumah sakit dan
dimonitor oleh SDM rumah sakit.
3. SDM rumah sakit kemudian memproses permintaan customer/pasien tersebut.
User Internet Server Komputer di rumah sakit

7. Cara mendaftarkan pasien ke rumah sakit menggunakan U-Doc.
1. Pasien membuka aplikasi U-Doc pada gadget.
2. Gadget diarahkan kepada QR Code reader, komputer membaca QR Code tersebut dan
menampilkan data pasien pada komputer.
Cara bagian marketing untuk mendapatkan dan memproses data
1. SDM marketing memnggunakan aplikasi U-Doc.
2. Mencari data yang diinginkan pada aplikasi U-Doc.
3. Data yang sudah ditemukan kemudian di set ulang dan diproses agar sesuai keinginan.
Misalnya data pasien berumur 60 tahun keatas, pernah terkena penyakit jantung
koroner, tinggal di radius 5 km dari rumah sakit. Setelah diproses data tersebut tampil
di layar komputer.
4. Bagian marketing menggunakan data tersebut untuk membuat paket kesehatan yang
berkaitan dengan menjaga kesehatan pasien yang pernah terkena penyakit jantung
koroner.
Cara manajemen rumah sakit mendapatkan data dari aplikasi U-Doc.
1. Aplikasi U-Doc dibuka pada komputer.
2. Aplikasi U-Doc dijalankan sesuai dengan keinginan, misalnya banyaknya
customer/pasien yang memesan obat dengan radius 10 km atau jumlah
customer/pasien yang menggunakan aplikasi U-Doc pada waktu datang kerumah sakit.
3. Manajemen rumah sakit dapat mempelajari dan menelaah tindakan apa saja yang
dibutuhkan berdasarkan informasi yang didapat tersebut.
Teknologi yang digunakan.
Aplikasi U-Doc menggunakan teknologi canggih agar sesuai dengan kebutuhan dari pengguna
masa kini yang menginginkan sesuatu yang cepat, tepat dan berguna. Banyak hal-hal yang dibuat
dan diinstal pada aplikasi U-Doc ini untuk menjawab tantangan masa kini dan masa mendatang.
Aplikasi U-Doc ini sudah dipersiapkan untuk upgrade dimasa depan. Hal ini membuat rumah
sakit pengguna aplikasi U-Doc dipermudah agar tidak mengalami kesulitan apabila harus
melakukan update untuk memenuhi kebutuhan customer/pasien.
Peralatan dan software yang dipergunakan pada aplikasi U-Doc :
1. Aplikasi U-Doc untuk server.
2. Microsoft Server 2016.

8. 3. Microsoft .NET.
4. Microsoft SQL.
5. Server.
6. Network Attached System (NAS).
7. Jaringan internet dan Wifi.
Proses Instalasi U-doc
1. Menentukan tempat penempatan server aplikasi U-Doc di rumah sakit.
2. Melakukan penempatan server dan instalasi semua software yang dibutuhkan.
3. Mengadakan kustomisasi pada U-Doc yang sesuai dengan keinginan manajemen rumah
sakit.
4. Mengadakan bridging atau koneksi antara server U-Doc dengan SIMRS/HIS rumah sakit.
Sehingga data yang dimiliki oleh U-Doc atau SIMRS/HIS dapat terhubung secara online.
5. Melakukan running test antara U-Doc dan SIMRS/HIS. Memastikan apakah semua data
berjalan dengan baik dan lancar serta melihat respons ke gadget.
6. Petugas rumah sakit mencoba menggunakan dan membiasakan aplikasi U-Doc untuk
membiasakan menggunakannya.
7. Mencoba aplikasi U-Doc dari gadget seolah-olah seperti seorang Icustomer/pasien yang
melakukan baik pendaftaran untuk berobat, pembelian obat, chatting, video call, voice call
dan sebagainya
8. Melakukan launching aplikasi U-Doc secara terbatas, untuk memastikan bahwa semua
sistem berjalan dengan baik dan juga untuk menghindarkan error dalam jumlah yang
besar.Karena apabila terjadi error pada user yang banyak makan akan dikuatirkan user
kecewa dan tidak mau menggunakannya lagi.
9. Apabila dalam masa percobaan semuanya berjalan dengan baik dan tidak ada
permasalahan yang berarti, maka aplikasi U-Doc ini sudah siap untuk dipergunakan.
10. Launching aplikasi U-Doc.
Jadwal launching U-Doc
Bulan 1 Bulan 2 Bulan 3
1. Penempatan Server.
2. Kustomisasi Server.
3. Bridging Server.
1. Pelatihan U-Doc.
2. Running test.
1. Soft launching.
2. Grand launching.

9. Contoh image aplikasi U-Doc, tampilan pada gadget
U
U-Doc
LOGIN PAGE
USER NAME
PASSWORD
U-Doc
MEDICAL RECORD QR
Nama pasien
Login Page Medical Record QR Code
U-Doc
Chat withDr X
U-Doc
Jadwal dokter
Nama Dokter
Hari
Chatting Pencarian Jadwal Dokter
Search

10. Estimasi biaya.
Estimasi biaya ini dibuat berdasarkan kebutuhan minimum yang dibutuhkan aplikasi U-Doc untuk
dapat beroperasi dengan baik. Untuk penyesuaian kebutuhan dan lain lain dapat dibicarakan agar
semuanya dapat beroperasi dengan lancar dan baik. Estimasi biaya yang dibutuhkan dalam
pengadaan aplikasi U-Dok adalah Rp 500.000.000,-
yang terdiri dari :
NO NAMA BARANG HARGA (Rp) KETERANGAN
1. Aplikasi U-Doc Server 200.000.000 Aplikasi U-Doc Server
untuk menjalankan aplikasi
U-Doc
2. Software 200.000.000 Microsoft Server,
Microsoft .NET, Microsoft
SQL
3 Server 75.000.0000 Server merk HP dengan
spesifikasi
Intel Xeon E2697 2.3GHz
RAM 128GB ECC RAM
HD WDC 4TB (2)
4. Network Attached System 20.000.000 NAS merk Asustor
HD WDC 4TB (2)
Total 500.000.000
*Note : harga server dan software (kecuali aplikasi U-Doc) dapat berubah sewaktu-waktutergantungnilai tukas USdolar yangberlaku
Estimasi biaya maintenance setelah tahun pertama adalah Rp 100.000.000,- per tahun
6. Penutup
Proposal ini dibuat agar aplikasi U-Doc ini dapat membantu rumah sakit dalam mewujudkan
Customer Relationship Management (CRM). Dengan bantuan gadget yang dimiliki oleh
customer/pasien maka dengan mudah customer/pasien tersebut dapat menghubungi rumah
sakit dengan berbagai cara yang berbeda dengan cara konvensional. Rumah sakit juga dapat
memanfaatkan aplikasi U-Doc tersebut untuk membangun dan membina CRM sehingga dapat
menjaga hubungan dan kontinuitas dari customer/pasien tersebut menggunakan pelayanan di
rumah sakit sambil mencari dan menjaring customer/pasien yang baru. Rumah sakit juga dapat
meningkatkan nilai branding yang dimiliki sehingga menjadi pembicaraan sehingga

11. menimbulkan Word of Mouth (WOM) yang membuat nama rumah sakit yang menggunakan
aplikasi U-Doc ini menjadi terkenal dimana-mana.