komunikasi organisasi

1. PSIKOLOGI INDUSTRI
DAN ORGANISASI
Organizational Communication
Pertemuan 10
Tri Rahayuningsih, S. Psi., MA

2. MENGAPA PERLU KOMUNIKASI?
 Komunikasi di organisasi merupakan
bentuk pertukaran pesan antara unit-unit
komunikasi yang berada dalam organisasi
tertentu. Organisasi terdiri dari unit-unit
komunikasi dalam hubungan hirarkis
antara yang satu dengan yang lainnya dan
berfungsi dalam suatu lingkungan.
 Komunikasi di organisasi melibatkan
manusia sebagai subyek yang terlibat
dalam proses menerima, menafsirkan dan
bertindak atas informasi.

3. Komunikasi organisasi melibatkan bentuk-
bentuk komunikasi antarpribadi dan
komunikasi kelompok.
 Pembahasan komunikasi organisasi antara
lain menyangkut struktur dan fungsi
organisasi, hubungan antarmanusia,
komunikasi dan proses pengorganisasian
serta budaya organisasi.
 Komunikasi organisasi diberi batasan
sebagai arus pesan dalam suatu jaringan
yang sifat hubungannya saling bergantung
satu sama lain meliputi arus komunikasi
vertikal dan horisontal.

4. TYPES OF ORGANIZATION
COMMUNICATION
1. Upward Communication
2. Downward Communication
3. Business Communication
4. Informal Communication

5. Upward Communication
 Subordinates to superiors
 Idealnya “open door” policy
 Kualitas upward communication
mempengaruhi kepuasan karyawan
(Miles, Patrick & King, 1996)
 Umumnya berbentuk “serial
communication”

6. Upward Communication
 Kelemahan Serial Communication
 Isi dan nada pesan dapat berubah
 Berita buruk dan komplain ke level yang lebih
tinggi seringkali sudah disaring (MUM effect :
Minimized Unpleasant Message, Rossen and
Tesser, 1970)
 Physical proximity does effect

7. Upward Communication
 Memfasilitasi serial communication :
 Attitude Survey :
 Biasanya dilakukan setahun sekali melalui jasa
konsultan.
 Berbentuk questionnairre untuk menyakan
pendapat karyawan mengenai kebijakan, kondisi
kerja dll
 Untuk melihat apakah ada komplain, masukan or
pujian/kepuasan
 Survey ini berguna jika ada tindak lanjut

8. Upward Communication
 Memfasilitasi serial communication :
 Focus Group dan Exit interview
 Konsultan/Pihak ketiga melakukan diskusi dengan
kelompok2 karyawan untuk mendapatkan opini/saran2
dan disampaikan ke manajemen
 Exit interview dilakukan bila ada karyawan yang
mengundurkan diri. Gunanya untuk mendapatkan
masukan riil mengenai penyebab keluarnya karyawan
 Suggestion boxes
 Bisa berbentuk kotak surat atau line telephone
 Harus ada follow up (biasanya melalui intranet)
 Fasilitator dari pihak ketiga
 Disebut liason or ombudsperson
 Bisa berasal dari organisasi di luar perusahaan atau
bagian dari perusahaan

9. Downward Communication
 Superior to subordinate atau Management to
Karyawan
 Selain komukasi lisan dan perintah kerja yang
dilakukan sehari-hari, ada beberapa metode
komunikasi tertulis yang bisa digunakan
 Policy Manual
 Berbentuk manual yang berisi aturan2, kebijakan dan
petunjuk pelaksanaan.
 Diupdate secara teratur setiap ada perubahan
 Di Indonesia sering disebut sebagai buku Peraturan
Perusahaan beserta lampiran-lampirannya
 Bisa diterbitkan dalam 2 versi yaitu versi lengkap dan versi
handbook (ringkasan)

10. Downward Communication
 Newsletter
 Biasanya dicetak dan berisi berita2 terbaru seputar
perusahaan (prestasi, events, dll)
 Bulletin board
 Bersifat informal or non work related
 Biasanya berisi informasi beasiswa, jadwal pertemuan
informal, kegiatan ekstra, asuransi, perbankan dll
 Tidak hanya untuk pekerja ttp juga untuk keluarga dan
pengunjung.
 Intranet
 Banyak perusahaan beralih menggunakan intranet untuk
menggantikan semua sistem informasi yang harus dicetak
 Less paper, environmentally friendly
 Bahkan dapat menggantikan fungsi formulir formal dan
informasi2 pribadi (slip gaji, data kepegawaian, dll)

11. Business Communication
 Komunikasi bisnis adalah semua bentuk
komunikasi diantara karyawan, manajemen
bahkan sampai kostumer.
 Trend saat ini kecenderungan komunikasi bisnis
dilakukan tidak secara lisan tetapi melalui memo,
telepon dan email
 Hubungan interpersonal berkurang
 Kesenjangan hubungan interpersonal dapat
dikurangi dengan perubahan design kantor dari
ruang2 individual menjadi cubicle atau boulevard

12. Informal Communication
 Single Strand
A C F K M H
 Grapevine : rumors, gossip, probability, dll

13. Informal Communication
 Kekurangan
 Biasanya tidak sepenuhnya akurat
 Misleading
 Orang yang hanya mendengar biasanya bereaksi lebih
ekstrim daripada yang melihat langsung (Inman, Reichl,
Baron, 1993)
 Kelebihan
 Ada unsur kebenarannya
 Dapat memperoleh informasi yang tidak diungkapkan
secara formal
 Kadang dapat dimanfaatkan sebagai bagian dari strategi

14. MASALAH2 DALAM KOMUNIKASI
INTERPERSONAL
 Kesenjangan antara apa yang ingin disampaikan
(encodes messages) dengan apa yang dikatakan
(transmits messages)
 Kesenanjangan antara apa yang didengar
(receives message) dengan yang
diinterpretasikan (decodes messages)
What I want to say What I say
Sender Receiver
I hear her say I think she means

15. PENYEBAB KESENJANGAN PENYAMPAIAN
 Penggunaan kata-kata yang tidak tepat
 Kata mungkin, cukup, selalu, kadang, jangan-jangan
 Memperhalus, menyangatkan
 Media
 Media verbal, tertulis, gambar, penyiaran memberikan
efek yang berbeda baik dari segi interpretasi maupun
efek psikologis
 Noise
 Bisa berupa aktual noise maupun “gangguan” lain
misalnya reputasi si pembawa berita atau banyaknya
informasi yang datang bersamaan

16. FAKTOR2 PENYEBAB KESENJANGAN
 Bahasa Nonverbal
 Body language : ekspresi, sikap, gerakan
 Paralanguage: tone, tempo, volume, kelancaran dll
 Jarak : Menunjukkan kedekatan, otonomi, dan
kepribadian
 Artifak : benda2 disekitarnya yang menunjukkan gaya
hidup.
 Pakaian, tas, furniture, penyusunan ruangan, dll
 Penggunaan waktu : keterlambatan merupakan bentuk
arogansi
Bahasa non verbal cenderung lebih dipercaya dan
diperhatikan

18. PENYEBAB KESENJANGAN PENERIMAAN
Original Message
Interpreted Message
Cognitive ability
Personality
Biases
Listening style
Listening skill
Emotional State

19. KOMUNIKASI TERTULIS YANG
EFEKTIF
 Dengan makin meningkatnya trend komunikasi
tertulis maka perlu diperhatikan hal2 berikut
 Kemampuan berbahasa yang baik dan benar sangat
penting
 Harus simple, tidak menggunakan istilah yang ambigu
dan berbelit-belit
 Mengejawantahkan vs mewujudkan
 Proses ini tidak akan memakan waktu panjang vs Ini akan
diselesaikan dalam 5 hari kerja
 Mudah dibaca (disusun dengan baik, dilengkapi daftar
isi, dilengkapi tabel dll)
 Bagian-bagian penting diberi penekanan
 Diberikan kesempatan klarifikasi jika terjadi perbedaan
persepsi

20. Contoh kasus:
 Perusahaan X mengalami permasalahan dengan
karyawannya. Hal ini disebabkan karena
adanya misscommunication antara atasan
dengan bawahannya. Masalah ini diawali karena
adanya perubahan kebijakan dalam perusahaan
mengenai penghitungan gaji atau upah kerja
karyawan, namun pihak perusahaan belum
memberitahukan para karyawan nya, sehingga
karyawan merasa diperlakukan semena-mena
oleh pihak perusahaan. Para karyawan akhirnya
mengambil tindakan yaitu dengan mendemo
perusahaan. Namun tindakan ini berujung pada
PHK besar-besaran yang dilakukan oleh
perusahaan.

21. List pertanyaan yg bisa digali dari
kasus tsb :
1. Cth. Apa masalah perusahaan X dengan
karyawan nya ?
2. Dst nya…

22. Dari pertanyaan tsb,
temukanjawaban agar diperoleh
hubungan sebab – akibat
1. Cth. Masalah perusahaan X dengan
karyawan nya krn tdk memberitahukan
adanya perubahan kebijakan
2. Dst nya

23. Mind Map
MASALAH ?
AKIBAT ?
PENYEBAB
?

24. Pembahasan:
 semua berawal karena kesalahan pada
pihak perusahaan yang disebabkan
oleh miss communication yang
menyebabkan terjadinya kesalahpahaman
sehingga para karyawan melakukan
demonstrasi. Namun hal ini tidak berhasil.
 Perusahaan itu langsung melakukan
tindakan keras yaitu, mem-PHK para
karyawannya. Didalam hubungan
komunikasi di suatu lingkungan kerja atau
perusahaan antara individu akan sering
terjadi.

25. Kesimpulan:
 Permasalahan yang sering terjadi
biasanya adalah karena masalah
kominikasi yang kurang baik. Sehingga
cara mengatasi masalah dalam
perusahaan harus benar-benar dipahami
management inti dari perusahaan untuk
meminimalisir dampak yang timbul. Jadi
solusinya, pihak perusahaan harus
memperbaiki kesalahannya, mencari
darimana asal kesalahannya, terutama
untuk manajer perusahaan harus bisa
menjaga komunikasi dengan baik
terhadap karyawannya.

26. Saran:
 Membentuk suatu system informasi yang terstruktur, agar
tidak terjadi kesalahan dalam komunikasi. Misalnya, dengan
membuat papan pengumungan atau pengumuman melalui
loudspeaker.
 Buat komunikasi dua arah antara atasan dan bawahan menjadi
lancer dan harmonis, misalnya dengan membuat rapat rutin,
karena dengan komunikasi yang dua arah dan intens akan
mengurangi masalah di lapangan.
 Beri pelatihan dalam hal komunikasi kepada atasan dan
karyawan, pelatihan akan memberikan pengetahuan dan ilmu
baru bagi setiap individu dalam organisasi dan meminimalkan
masalah dalam hal komunikasi. Biasanya masalah timbul
karena lingkungan yang kurang kondusif di suatu perusahaan.
Misalnya, kondisi cahaya yang kurang, atau sirkulasi yang
kurang baik, dan temperature ruangan yang tinggi sangat
mungkin untuk meningkatkan emosi seseorang, jadi kondisi
dari lingkungan juga harus di perhatikan.