Käyttäjäkokemuksia sosiaalihuollon asiakastiedon arkistosta. Katariina Hauhtonen vastaava ohjaaja Orikedon palvelukeskus, Johanna Heikkilä projektipäällikkö TurkKa-projekti. Kirjaamisvalmentajien kesäseminaari 17.6.2019

1. Kirjaamisvalmentajien kesäpäivät 17.6.2019
Katariina Hauhtonen vastaava ohjaaja Orikedon palvelukeskus
Johanna Heikkilä projektipäällikkö TurkKa-projekti
Käyttäjäkokemuksia
sosiaalihuollon asiakastiedon
arkistosta

2. 1. Mitä tavoittelemme?
2. Miten tavoittelemme?
3. Mitä olemme arkistoineet?
4. Mitä käytännössä?
5. Mitä vielä?
Esityksen sisältö

3. 1. Mitä tavoittelemme?

4. • Asiakastiedot on saatavilla
• Hyödynnettävissä Kanta – palveluissa
• Laadittu määrämuodossa ja tallennettu rakenteisina asiakirjoina
• Asiakastyön kirjaaminen ja prosessit ovat yhdenmukaiset
• Asiakas näkee asiakirjat Omakannasta
• Sosiaalialan työ perustuu tutkittuun tietoon ja yhtenäiseen tietoperustaan
Kohti tiedonhallinnan tavoitetilaa

5. 2. Miten tavoittelemme?

6. • Kaikki palveluyksiköt arkistoivat kaikki palvelutehtävän asiakirjat
(eheys) ja asiakirjat on versioitavissa (oikeellisuus)
• Metatiedoissa palvelutehtävä ja asia, palveluyksikkö, prosessin vaihe
ja sosiaalipalvelu (luokitukset)
• Arkistoidaan rekisterinpitäjän omaan käyttöön, katseltavissa
arkistonhoitajan käyttöliittymällä (käytettävyys)
• Tallennettu 12622 asiakirjaa (31.5.2019), joista 20% on vaatinut
tietohuoltoa (asia/asiakkuus/arkistointi)
Asiakastiedot on hyödynnettävissä
Kanta – palveluissa

7. • Määrämuodossa I –vaiheen tiedot
• Asiakaskertomus-asiakirjatyyppi, hyödynnetty osittain II –vaiheen
asiakaskertomusmerkinnän tarkennettuja asiakirjatyyppejä otsikoinnissa
• Sosiaalihuollon potilastietoa sisältävät asiakirjat odottaa ratkaisua
• Muissa asiakirjoissa on käytössä yleiset asiakirjatyypit, monet asiakirjatyypit on
nimetty II –vaiheen tarkennettujen asiakirjojen mukaan.
• Rakenteisina
• Käytössä Sosmeta palvelun tietosisältöjen mukaisia kokonaisia asiakirjoja, PDF/A
Asiakastiedot on laadittu määrämuodossa
ja tallennettu rakenteisina asiakirjoina

8. • Kirjaaminen ja prosessit yhdenmukaiset - kontekstiopas
• Palvelutehtävät ymmärretään yhtenevästi
• Prosessin vaiheet; Palvelutarpeen arvio, asiakkuuden suunnittelu ja
palveluiden järjestäminen erillisissä palveluissa
• Asiakasasiakirjat ja prosessit käyttöön
Tulkinta ja keskustelu; uudet käsitteet ja toimintatavat
Asiakastyön kirjaaminen ja prosessit
ovat yhdenmukaiset

9. 3. Mitä olemme arkistoineet?

10. [LUOKAN
NIMI];
[ARVO] kpl
[LUOKAN
NIMI];
[ARVO] kpl
[LUOKAN
NIMI];
[ARVO] kpl
[LUOKAN
NIMI];
[ARVO] kpl
0
2000
4000
6000
8000
10000
12000
14000
Asiakassiakirjat ja päihdehuollon palvelutehtävän
asiakkaat 11/2018 – 5/2019

11. 4. Mitä käytännössä?

13. • Orikedon palvelukeskus tarjoaa yli 18-vuotiaille päihdekuntoutujille tehostettua
ja palveluasumista kolmessa eri ryhmäkodissa (ikääntyneiden
palveluasuminen ryhmäkoti Paju, ikääntyneiden tehostettu asuminen Koivu ja
työikäisten palveluasuminen Kataja)
• Orikedon palvelukeskus tarjoaa sekä lyhyt- että pitkäaikaisasumista 71
asiakkaalle.
• Tukiasuntoyksikkö tarjoaa tuettua asumista, jossa asiakashuoneistoja 28
Orikedon palvelukeskuksen vieressä osoitteessa Liekakatu 1
Käytännön kokemuksia
Orikedon palvelukeskus

14. • Ennen sosiaalihuollon asiakastietojen siirtymisestä arkistoon
kirjaamisvalmennus avainasemassa
• Turkka projektin järjestämä koulutus asumis- ja päihdepalveluiden
henkilökunnalle on auttanut sisäistämään teknisen puolen Efficassa Kanta-
arkistoinnin suhteen
• Yhdessä oppiminen sekä uuden ajattelutavan omaksuminen
Käytännön kokemuksia

15. Haasteet sosiaalihuollon kanta arkistoinnissa:
1. Samanaikaiset muutosprosessit Orikedon palvelukeskuksessa
2. Asiakastyön dokumentoinnin haaste
3. Asumispalveluiden erityispiirre dokumentoinnin osalta
4. Asiakkaan ja työntekijän oikeusturva asiakkuuden jälkeen
Käytännön kokemuksia

16. • Yleisesti ottaen Kanta-arkistointi on otettu vastaan positiivisesti ottaen
huomioon Kanta-arkistoinnin olevan yksi muutos organisaatiossa
• Projektityöskentely antoisaa, saa kokonaiskuvaa asumis- ja päihdepalveluiden
osalta
• Selkeät työnkuvat ja prosessit auttavat käyttöönotossa
• Kanta-arkistoinnin käyttöönoton jalkauttaminen jatkuu Orikedon
palvelukeskuksessa
Käytännön kokemuksia

17. Käytännön kokemuksia
”Muutos on aina mahdollisuus”

18. 5. Mitä vielä?

19. • Tietohuoltomalli
– Asian ja palveluyksikön asiakkuuden hallinta ja asiakirjojen
arkistointi
• Asiayhteys
• II –vaiheeseen valmistautuminen
– Asiakasasiakirjojen päivittäminen
– Asiakaskertomuksen tarkennettu asiakirjatyyppi
Mitä vielä?

20. Kerromme mielellämme lisää:
projektipäällikkö Johanna Heikkilä johanna.e.heikkila(at)turku.fi
projektityöntekijä Emma Kotiranta emma.kotiranta(at)turku.fi
vastaava ohjaaja Katariina Hauhtonen katariina.hauhtonen(at)turku.fi
Kiitos!