Recommended
Recommended
More Related Content
Similar to MATERI IMPLEMENTASI PERDA PENYELENGGARAAN KEARSIPAN.pptx
Similar to MATERI IMPLEMENTASI PERDA PENYELENGGARAAN KEARSIPAN.pptx (12)
Recently uploaded
Recently uploaded (18)
MATERI IMPLEMENTASI PERDA PENYELENGGARAAN KEARSIPAN.pptx
- 1. IMPLEMENTASI PERATURAN DAERAH NOMOR 8 TAHUN 2018 TENTANG PENYELENGGARAAN KEARSIPAN LINGKUNGAN PEMERINTAH DAERAH DAN MASYARAKAT PEMERINTAH KABUPATEN BLITAR
- 2. Gambaran Umum Perda Penyelenggaraan Kearsipan • Merupakan produk hasil kolaborasi antara Pemerintah Kabupaten Blitar dan DPRD Kabupaten Blitar • Terdiri dari 11 Bab dan 74 Pasal • Diundangkan di Blitar pada tanggal 28 September 2018
- 3. Struktur Isi Perda Penyelenggaraan Kearsipan Ketentuan Umum Azas, Maksud, Tujuan dan Ruang Lingkup Penetapan Kebijakan Pembinaan Kearsipan Pembinaan Pengawasan Kearsipan Pengelolaan Arsip Pengelolaan Arsip Dinamis Pengelolaan Arsip Statis Pelayanan Kearsipan Sumber Daya Pendukung Sumber Daya Manusia Prasarana Dan Sarana Organisasi Pendanaan Kerjasama dan Partisipasi Masyarakat Larangan Sanksi Administratif Ketentuan Lain-Lain Ketentuan Penutup 1 2 3 4 5
- 4. 1. Tujuan Penyelenggaraan Kearsipan Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpecaya sebagai alat bukti yang sah menjamin terwujudnya pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang handal menjamin perlindungan kepentingan daerah dan hak- hak keperdataan masyarakat menjamin keselamatan aset daerah mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan daerah sebagai suatu sistem yang komprenhensif dan terpadu meningkatkan kualitas pelayanan publik menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara meningkatkan partisipasi masyarakat dalam penyelenggaraan kearsipan 1 2 3 4 5 6 7 8 9
- 5. 2. Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan A. LKD melakukan pembinaan kearsipan terhadap : a. Perangkat Daerah b. BUMD c. Lembaga Pendidikan d. Organisasi kemasyarakatan e. Organisasi politik f. masyarakat, dan perseorangan didaerah g. organisasi profesi kearsipan B. LKD bekerjasama dengan Inspektorat melaksanakan pengawasan kearsipan pada Perangkat Daerah
- 6. 3. Pengelolaan Arsip Pengelolaan Arsip Dinamis meliputi : Pengelolaan Arsip Statis meliputi : Akuisisi Pengolahan Preservasi Akses dan Layanan Penciptaan Arsip Penggunaan Arsip Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip Penyusutan Arsip
- 7. Penciptaan Arsip Pengguna an Arsip Pemeliharaan dan Pengamanan Peminda han Pemberka san Arsip Aktif PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS Penyimp anan Arsip Arsip Vital Penyusut an Penerima an Registras i masuk Berpedoman pada Tata Naskah Dinas Registras i keluar Pencatatan Penggunaa n 1 2 3 4 Pembuat an Pemusna han Penyerah an Arsip Staitis Penataan Arsip Inaktif Berpedoman pada Sistem Klasifikasi Keamanan dan Hak Akses Arsip Penyusutan berpedoman pada Pengelompokan berpedoman pada Klasifikasi Arsip
- 8. SDM Kearsip an Prasara na & Sarana Kearsipa 2 4 1 Penda naan Kearsi pan Organi sasi Kearsip an SUMBER DAYA PENDUKUNG KEARSIPAN 3 Lembaga Kearsipan Daerah Unit Pengolah Unit Kearsipan 4. Sumber Daya Pendukung Kearsipan
- 9. 5. Bentuk Partisipasi Masyarakat • pengelolaan arsip dinamis yang diciptakannya; • penyelamatan arsip dari bencana alam, bencana sosial, perang, sabotase, spionase, dan terorisme dengan melalui lembaga yang terkait; • menyerahkan arsip-arsip yang dimiliki yang bernilai guna tinggi kepada LKD; • pemanfaatan dan penggunaan arsip; • penyediaan sumber daya pendukung; • sosialisasi kearsipan; • penyampaian aspirasi. • melaporkan kepada LKD apabila mengetahui terjadinya penjualan, pemusnahan, perusakan, pemalsuan, dan pengubahan arsip tanpa melalui prosedur yang dibenarkan oleh peraturan perundang-undangan; • menggalang dan/ atau menyumbangkan dana unuk penyelenggaraan kearsipan; • membentuk forum komunikasi masyarakat di bidang kearsipan; • melakukan pengawasan penyelenggaraan kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan. • menjadi sukarelawan dalam pengelolaan dan penyelamatan arsip sesuai dengan kompetensi yang dimilikinya;
- 10. 6. Larangan Pencipta arsip dan/atau Organisasi Perangkat Daerah dilarang : • Menyerahkan dan/atau memberikan arsip dinamis kepada yang tidak berhak; • Dengan sengaja menguasai dan/atau memiliki arsip negara untuk kepentingan sendiri atau orang lain yang tidak berhak; • Memusnahkan arsip di luar prosedur yang benar; dan • Memperjualbelikan arsip
- 11. 7. Sanksi Sanksi administratif berupa: a. Teguran Lisan; b. Teguran tertulis; c. Penundaan kenaikan gaji berkala paling lama 1 (satu) tahun; d. Penundaan kenaikan pangkat paling lama 1 (satu) tahun; e. penghentian pemberian anggaran untuk paling lama 2 (dua) tahun; atau f. pemutusan kerja sama
- 12. Pembangunan Depot Arsip Pasal 72 Pemerintah Daerah wajib membangun depo arsip statis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 67 ayat (3) paling lama 3 (tiga) tahun sejak Peraturan Daerah ini diundangkan. PELAKSANAAN PERDA NOMOR 8 TAHUN 2018 TENTANG PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
- 13. Pelaksanaan Pengawasan Kearsipan Telah menjadi kegiatan wajib untuk mengukur kualitas, mengawasi penyelenggaraan kearsipan sejak tahun 2020 PELAKSANAAN PERDA NOMOR 8 TAHUN 2018 TENTANG PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
- 14. PENGELOLAAN ARSIP MASYARAKAT / KELUARGA
- 15. Pemeliharaan Arsip Keluarga 1. Pemberkasan Arsip 2. Pembuatan Daftar Arsip 3. Digitalisasi Arsip Keluarga 4. Penyimpanan Arsip Vital Keluarga
- 16. Sarana Pengelolaan Arsip Keluarga Tas Expanding File Map Kertas Tas Dokumen Plastik
- 17. Klasifikasi Dan Jenis Arsip No Nama Berkas Isi Berkas 1 KELAHIRAN -KEMATIAN Surat Keterangan Lahir, Akta Kelahiran, Akta Kematian 2 PENDIDIKAN Rapot, Surat Keterangan Lulus, Ijazah, Sertifikat Keahlian, Transkrip Nilai 3 KESEHATAN BPJS, Hasil Pemeriksaan, Medical Check Up, Resep, Hasil Lab, Perawatan Kesehatan, Klaim Asuransi Kesehatan / Jiwa dll 4 PEKERJAAN / KARIR SK Pengangkatan, Surat Kontrak Kerja, Surat Rekomendasi, Surat Referensi Kerja, Penghargaan, Kenaikan Jabatan, Pensiun dll 5 PERNIKAHAN Surat Nikah, Akta Nikah, Akta Cerai, Video/Foto Pernikahan 6 KEUANGAN Slip Gaji, Struk Belanja, Simpan Pinjam, Angsuran, Buku Rekening, Deposito, tagihan listrik dll 7 IDENTITAS DIRI KTP, NPWP, BPJS, SIM, KIA, Kartu Anggota, Pasport 8 UMUM Arsip Kegiatan Keluarga / Pribadi 9 KEPENDUDUKAN Kartu Keluarga, Keterangan Domisili, 10 ASET / KEPEMILIKAN Sertifikat Tanah, BPKB, Surat Berharga, Nota Pembelian Barang bernilai tinggi, Asuransi Harta, 11 RUMAH TANGGA Undangan-undangan kemasyarakatan, Pemilu 12 USAHA Surat Ijin Usaha, Laporan Keuangan Usaha, Transaksi Bisnis, Pembelian Barang Modal, Pinjaman Bisnis, Rekening Koran dll, Akta Pendirian Usaha
- 18. Anak 1 Ibu Kelahiran / Kematian Pendidikan Kesehatan Pekerjaan Pernikahan Keuangan Identitas Diri Kependudukan Aset Keuangan Rumah Tangga Usaha Umum Umum Bapak Ibu Anak ke 1 Keluarga Skema Pemberkasan Arsip Keluarga Bapak Keluarga
- 19. Pembuatan Daftar Arsip No Berkas Nama Berkas Isi Berkas Tahun Keterangan Lokasi Simpan 1 Kelahiran – Kematian Bapak Surat Keterangan Lahir 1970 Lemari - Folder Bapak Akta Kelahiran 1970 Lemari - Folder Bapak 2 Pendidikan Bapak Ijazah TK 1975 Lemari - Folder Bapak Ijazah SD 1977 Lemari - Folder Bapak Ijazah SMP 1983 Lemari - Folder Bapak 3 Daftar Arsip Bapak
- 20. Pengelolaan Arsip Vital Keluarga • Kelompokkan / Berkaskan secara tersendiri arsip-arsip berikut sebagai arsip vital : a. Sertifikat Tanah b. BPKB c. Ijazah Pendidikan Terakhir d. Bukti Kepemilikan Aset Lainnya • Masukkan dalam tas dokumen terpisah • Letakkan dalam posisi yang mudah dijangkau saat terjadi kondisi yang tidak diinginkan namun aman
- 21. Digitalisasi Arsip Keluarga 1. Scanning Arsip menggunakan Aplikasi Cam Scanner di HP untuk dijadikan ke format PDF 2. Beri nama file sesuai jenis arsip. Contoh : Ijazah SD Bapak. Kemudian Simpan
- 22. Digitalisasi Arsip Keluarga 3. Buat Grup Whatsapp (WA) yang beranggotakan bapak, ibu, anak dengan judul ARSIP DIGITAL KELUARGA. Grup ini hanya untuk menyimpan hasil scan, bukan untuk berkomunikasi sehari-hari 4. Unggah File hasil scan dan berikan caption / penanda sesuai nama file saat menggungah ke grup WA 5. Buat Cadangan di Google Drive
- 23. Terima Kasih PEMERINTAH KABUPATEN BLITAR BAGIAN HUKUM SEKRETARIAT DAERAH DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN DPRD KABUPATEN BLITAR