Mata Kuliah Manajemen Arsip Elektronik. Pendidikan Administrasi Perkantoran. UNIMED

1. FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI MEDAN
2020
MEMBERS OF GROUP:
DUMARIS SAFITRI TARIHORAN (7172144011)
NUR INDRIYANI PUTRI (7173344037)
OKTARIA HENJELINA BR HUTABARAT (7173344038)

2. KASUS
Fakultas Ekonomi Universitas XYZ, memiliki
masalah mengenai system arsip yang diterapkan oleh
kampus tersebut. Mereka hanya menggunakan sistem
manual. Padahal, fakultas ini dalam setiap harinya
menerima dan mengirim surat dalam jumlah yang sangat
besar. Sehingga hal ini menjadi kendala bagi dalam
pengelolaan arsip yang ada.
Maka dari itu, dicetusan ide untuk segera
mengimplementasikan program paperless dan sistem arsip
elektronis di lingkungan fakultas.

3. Berdasarkan kasus tersebut, maka muncul beberapa
pertanyaan, di antaranya:
01
Langkah-langkah apa yang harus Anda lakukan untuk
hal tersebut?
02
Perlukah sosialisasi kepada mahasiswa mengenai hal
tersebut?
03
Informasi apakah yang dapat ditampilkan pada
Website fakultas yang ada selama ini?

4. Untuk menjawab pertanyaan nomor
satu di atas, sebelumnya kita akan
membahas mengenai beberapa aspek
yang harus diperhatikan dalam mengi
mplementasikan program arsip
eletronik, yaitu
1. Memindahkan dokumen
2. Menyimpan dokumen
3. Mengindeks dokumen
4. Mengontrol akses
1. Mengevaluasi Kebutuhan
2. Menskala Pilot Projek ke
Solusi Perusahaan
3. Instalasi
4. Training
5. Isu-isu Hukum
6. Support dan Pemeliharaan
1. Langkah-langkah apa yang harus Anda lakukan untuk hal tersebut?
Setelah memperhatikan beberapa
aspek tersebut maka langkah-langkah
yang harus dilakukan selanjutnya,
Yaitu:

5. 2. Perlukah sosialisasi kepada mahasiswa mengenai hal tersebut?
Sosialisasi kepada mahasiswa mengenai
penerapan sistem arsip yang akan
diterapkan perlu dilakukan sebagai
sumber pengetahuan bagi mahasiswa.
Selain itu perlu dibuat pedoman arsip
elektronis bagi mahasiswa mengenai
kebijakan dan prosedur seperti tata cara
penggunaan arsip elektronis, pencarian
arsip, kebijakan akses file, dan lainnya.
Dengan begitu sistem arsip elektronis
dapat terlaksana dengan baik.

6. 3. Informasi apakah yang dapat ditampilkan pada Website fakultas yang ada
selama ini?
Informasi yang dapat
ditampilkan pada halaman
website yaitu pedoman arsip
elektronis, pencarian data
arsip seperti nama file dan lain-
nya, jadwal retensi arsip,
tempat penyimpanan arsip, dan
lainya.