Phân loại công việc ưu tiên - khẩn cấp

1. KỸ THUẬT QUẢN LÝ
THỜI GIAN HIỆU QUẢ
Kỹ thuật quản lý thời gian theo thứ tự ưu tiên (phương pháp Eisenhower)

2. Bạn có đang lãng phí thời gian ?
 Chơi game: 2h
 Xem phim: 1.5h
 Lướt Facebook, đọc báo: 2h
 Ngủ: 9h (lãng phí 1h so với giấc ngủ 8h bình thường)
Có thể bạn đã lãng phí:
 1 ngày: 6.5h
 1 năm: 99 ngày
 80 năm: 21 năm
Với 21 năm lãng phí, bạn đã có thể là chuyên gia về ngôn ngữ, IT …

3. Kỹ thuật quản lý thời gian theo thứ tự ưu tiên
(phương pháp Eisenhower)
KHẨN CẤP KHÔNG KHẨN CẤP
QUAN TRỌNG P1 P2
KHÔNG QUAN
TRỌNG
P3 P4
Về cơ bản, bạn chia công việc thành 4 cấp độ:
• P1: quan trọng, khẩn cấp
• P2: quan trọng, không khẩn cấp
• P3: không quan trọng, khẩn cấp
• P4: không quan trọng, không khẩn cấp

4. Kỹ thuật quản lý thời gian theo thứ tự ưu tiên
(phương pháp Eisenhower)
KHẨN CẤP KHÔNG KHẨN CẤP
QUAN TRỌNG P1 P2
KHÔNG QUAN
TRỌNG
P3 P4
Để sắp xếp công việc vào 4 cấp độ trên, bạn cần trả lời 2 câu hỏi
sau:
• Việc này có quan trọng không ?
• Việc này có khẩn cấp không ?

5. P1: quan trọng, khẩn cấp
 Bạn phải làm ngay vì chúng rất quan trọng và khẩn cấp. Có 3 loại việc được
xếp vào cấp độ này:
 Xảy ra không đoán trước được: Chăm sóc người thân ốm, một cuộc họp
khẩn, các cuộc điện thoại quan trọng của sếp hoặc khách hàng, email công
việc…
 Đoán trước được: Sinh nhật người thân, ngày lễ tình nhân, kỉ niệm lễ cưới,
đám cưới bạn thân…
 Do trì hoãn, lười, thiếu chuẩn bị để tới sát hạn chót: Soạn bài thuyết trình,
ôn thi học kỳ…
 Chúng ta thường không tránh được loại 1, 2. Nhưng với loại thứ 3, hoàn
toàn có thể giảm thiểu tới tối đa bằng cách chuyển chúng thành việc P2.

6. P2: quan trọng, không khẩn cấp
 Bạn hãy dành nhiều thời gian cho những việc này. Chúng thường không
khẩn cấp, nhưng sẽ tích lũy dần để giúp bạn đạt được thành tựu mong
muốn.
 Ví dụ: học tiếng Anh; tập thể thao; đọc sách Phật học …
 Nếu đang làm việc P2 mà có việc P1 xuất hiện, bạn hãy hoàn thành việc
P1. Sau khi bạn giải quyết xong các việc P1 hãy chắc chắn bạn hoàn thành
việc P2. Đừng để sang ngày hôm sau !

7. P3: không quan trọng, khẩn cấp
 Những việc này chẳng có gì quan trọng, không giúp bạn tiến gần mục tiêu
thêm được bước nào. Nhưng chúng lại khẩn cấp, bạn khó mà sắp xếp hay
kiểm soát được chúng.
 Ví dụ: hàng xóm gọi nhờ giúp; mẹ nhờ đi mua đồ ăn; tin nhắn tụ tập từ bạn
bè …
 Bạn phải tìm cách giải quyết những việc này càng nhanh càng tốt. Hãy học
cách kết thúc các cuộc điện thoại, tin nhắn một cách lịch sự. Học cách từ
chối khéo léo…để giảm thời gian cho những việc này.

8. P4: không quan trọng, không khẩn cấp
 Bạn không hoặc chỉ dành dưới 5% thời gian của bạn cho P4. Chúng tiêu tốn
thời gian của bạn mà không đem lại lợi ích gì đáng kể.
 Ví dụ: lướt Facebook; xem video trên Youtube; xem TV; trà đá chém gió …
 Khi bạn chuẩn bị làm một việc thuộc nhóm P4 hãy tự hỏi những câu hỏi,
như: Xem chương trình TV này có giúp tôi chinh phục được mục tiêu không ?
Chơi game này có giúp tôi học giỏi không ? Nếu 1 ngày hoặc 1 tuần không
lướt Facebook thì có sao không ? Nếu câu trả lời là “không” thì bạn hãy loại
bỏ các việc này để đỡ mất thời gian và sức lực

9. Kỹ thuật quản lý thời gian theo thứ tự ưu tiên
(phương pháp Eisenhower)
KHẨN CẤP KHÔNG KHẨN CẤP
QUAN TRỌNG P1 P2
KHÔNG QUAN
TRỌNG
P3 P4
~15% - 20% ~60% -
65%
~10% - 15% <5%

10. Sử dụng app My Effectiveness: To do, Tasks
trên Smartphone Android