Documentació aplicada (27687)
TEMA 1: LES UNITATS D’INFORMACIÓ I LA CADENA DOCUMENTAL


CADENA DOCUMENTAL


Una unitat d’i...
1. Entrada: formar i mantenir una col·lecció de documents, segons les necessitats i
   objectius del sistema documental. I...
1.2. Adquisició: tasca administrativa. La via més habitual és la compra (també
donatiu, intercanvi, Dipòsit Legal1, etc.)
...
normes de descripció documental més universals. Aquesta descripció (autor, títol,
   edició, peu d’impremta, extensió, col...
documents als prestatges, agrupant-los per afinitat de contingut (signatura
         topogràfica).      Hi ha dues grans c...
Els catàlegs són un tipus particular de repertori bibliogràfic. Es tracta de compendis de
referències documentals, creats ...
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

cadenadocumentalkny

659 views

Published on

Pdf perteneciente a la asignatura de Documentación Aplicada de la Universitat Autónoma de Barcelona curso 2009/2010

Published in: Education
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
659
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
3
Actions
Shares
0
Downloads
12
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

cadenadocumentalkny

  1. 1. Documentació aplicada (27687) TEMA 1: LES UNITATS D’INFORMACIÓ I LA CADENA DOCUMENTAL CADENA DOCUMENTAL Una unitat d’informació no és un simple magatzem de documents, sinó que ha de servir per a trobar la informació necessària per tal de respondre de manera ràpida i precisa a les preguntes dels usuaris. Per fer els documents controlables i utilitzables, cal realitzar una sèrie d’operacions conegudes com la cadena documental (conjunt d’operacions aplicades als documents adreçades a facilitar la recuperació de la informació, finalitat de la documentació). “Estas operaciones se relacionan entre sí de modo que las últimas dependen de las que preceden, de acuerdo con la lógica misma del proceso. En uno de los extremos de la cadena ingresan los documentos que hay que tratar. En el otro, tiene lugar la salida de los resultados, de los productos documentales” (Guinchat. 1992: 29). Imatge 1. Organitzar els documents per recuperar la informació Les etapes que segueix una unitat documental (qualsevol tipologia de document) dins d’un sistema de documentació (ja sigui una biblioteca pública, un servei de documentació especialitzat o una base de dades) són les següents: Documentació Aplicada (27687) > Tema 1 > Cadena documental 1
  2. 2. 1. Entrada: formar i mantenir una col·lecció de documents, segons les necessitats i objectius del sistema documental. Inclou selecció, adquisició i recepció de documents. 2. Processament: aplicar a cada document un conjunt de tècniques d’anàlisi, que donen com a fruit una representació del document. D’aquesta manera, l’usuari pot identificar quins documents hi ha al centre i recuperar-los. Cal distingir dues etapes: anàlisi documental (anàlisi descriptiu i de contingut) i processament tècnic (ordenació, emmagatzematge i conservació). 3. Sortida: Un cop tractats els documents, l’usuari ha d’assabentar-se que hi són i que arribi a la informació. Per tant, la recuperació i la difusió són el desenllaç de tot el procés, l’objectiu fonamental. 1. Entrada de la informació 1.1. Selecció: per formar una col·lecció cal seguir una política de selecció, que respongui a una planificació prèvia segons els objectius del servei, els recursos econòmics i les necessitats dels usuaris (en aquest sentit, els estudis d’usuari permeten conèixer els hàbits i les necessitats d’informació dels usuaris i són una tasca fonamental). Respecte als documents seleccionats, cal un control de quantitat (no saturar servei) i de qualitat (satisfer les necessitats dels usuaris). Per exemple, un servei de documentació d’un mitjà de comunicació gestiona tres grans blocs documentals: — Producció pròpia (escrita, visual o sonora): és impossible guardar-ho tot, cal una tria per guardar la màxima informació possible en mínim espai, evitant conservar documents repetits o sense interès. — Informació periodística en general: seleccionar informació actualitzada al màxim i retrospectiva, de fiabilitat contrastada (evitar redundàncies, donar preferència a notícies en profunditat i objectives). — Obres de referència i consulta: fons més complet possible, amb obres exhaustives, actuals i objectives. Cal considerar avantatges dels suports electrònics i en línia. Documentació Aplicada (27687) > Tema 1 > Cadena documental 2
  3. 3. 1.2. Adquisició: tasca administrativa. La via més habitual és la compra (també donatiu, intercanvi, Dipòsit Legal1, etc.) 1.3. Recepció: Amb el registre s’assigna un número individual a cada document. Es tracta d’una eina de control que permet saber el número total de documents i el seu ordre d’entrada (la finalitat és controlar les pèrdues i servir d’inventari econòmic). A més, físicament s’hi posa el segell i el sistema de protecció. 2. Processament de la informació 2.1. Anàlisi documental La finalitat és organitzar els documents, possibilitant la posterior recuperació de la informació. Per tant, es tracta d’una operació bàsica que condiciona tot el sistema documental i els seus resultats. Mitjançant aquesta operació, es representa el document (nivell formal) i el seu contingut (nivell intel·lectual) a partir d’un producte nou que rep el nom de referència documental (representació condensada de una unitat documental original i que actua com a substitut d’aquella, facilitant una identificació unívoca). Aquestes referències es plasmen en registres electrònics o fitxes de paper, els quals s’ordenen seguint múltiples criteris, donant com a fruit una sèrie de productes (catàlegs, bases de dades...) que permeten la difusió de la informació i l’accés als documents. S’han fixar criteris d’anàlisi clars, lògics i operatius, escollint les eines més oportuns i concretar el nivell d’exhaustivitat (garantir la informació suficient per a identificar i accedir als documents). Existeixen dos nivells: a) Anàlisi descriptiu: analitza la unitat documental des del punt de vista físic i formal per a la seva descripció i identificació unívoca. La descripció documental està estandarditzada i les International Standard Bibliographic Description (ISBD) són 1 La Llei del Sistema Bibliotecari de Catalunya (4/1993) regula la gestió del Dipòsit Legal i la seva estructuració dins la Biblioteca de Catalunya com a biblioteca nacional. El Dipòsit Legal és competència de la Generalitat de Catalunya des del 1981, any en que rep el traspàs d’un organisme que, a Espanya, té els seus orígens en el segle XVIII. El Dipòsit Legal de Catalunya és l’oficina receptora de la producció editorial i audiovisual catalana. La seva funció principal és recollir i preservar el conjunt de la producció editada a Catalunya en qualsevol suport i fer-ne possible el seu accés. Documentació Aplicada (27687) > Tema 1 > Cadena documental 3
  4. 4. normes de descripció documental més universals. Aquesta descripció (autor, títol, edició, peu d’impremta, extensió, col·lecció i notes) es plasma en una fitxa o registre. Els punts d’accés (autor, matèria, títol, classificació) permeten ordenar-les i que l’usuari accedeixi a la informació, recuperant els documents que hi estiguin associats. Cal tenir els punts d’accés d’autor i títols normalitzats (Les Anglo- American Cataloging Rules –AACR– normes més conegudes, també s’ocupen de la descripció), per evitar duplicitats o ambigüitats a l’hora de buscar els termes. b) Anàlisi temàtic: anàlisi del contingut per establir quin és el tema d’estudi i el seu punt de vista. Les fases de tot anàlisi temàtic són: 1) Analitzar la unitat documental per determinar el contingut. 2) Escollir els conceptes a representar. 3) Traduir els conceptes al llenguatge documental utilitzat, formulant-los de tal manera que sigui acceptable pel sistema. Els llenguatges documentals són llenguatges convencionals (llistats de termes o una classificació) usats per representar el contingut dels documents en la indexació i classificació. Es tracta de llenguatges controlats terminològicament, on cada concepte està representat per un únic terme per evitar problemes en la recuperació (típics en els llenguatges naturals o lliures: ambigüitats, redundàncies, homonímies, sinonímies, etc.). A més, són llenguatges fixats per una norma i això proporciona estabilitat, no evolució contínua com el llenguatge natural. Les principals operacions per representar el contingut temàtic dels documents són: — Indexació: operació per determinar els temes dels documents i representar-los segons uns termes o matèries, utilitzant un llenguatge documental. Els tipus de llenguatges documentals d’indexació més usats són els tesaurus (llistats de termes estructurats sistemàticament on s’indiquen les relacions jeràrquiques i d’afinitat entre els termes autoritzats –descriptors– i no autoritzats d’un o diversos àmbits temàtics) i els llistats alfabètics d’encapçalaments de matèries (a vegades poden donar les relacions entre termes però d’una forma més incompleta, estan en creixement). — Classificació: operació que permet representar sistemàticament mitjançant codis numèrics o alfanumèrics el contingut temàtic dels documents, establint una altra forma d’accés (matèries, títols i autors). A més permet ordenar els Documentació Aplicada (27687) > Tema 1 > Cadena documental 4
  5. 5. documents als prestatges, agrupant-los per afinitat de contingut (signatura topogràfica). Hi ha dues grans categories bàsiques de llenguatges de classificació: jeràrquics (cada concepte, representat per un codi, es va desglossant en altres de més específics, com, per exemple, Classificació Decimal Universal, CDU2) o facetats (Colon Classification). També poden ser enciclopèdics (s’ocupen de tots els camps del saber) o especialitzats. — Registre de control d’autoritats: quan s’entra per primer cop un punt d’accés al catàleg, convé controlar i anotar les formes no acceptades del terme, les relacionades, generals i específiques, a més de notes d’ús. — Resum i/o paraules clau: impliquen l’ús del llenguatge lliure o natural (molt usat a les bases de dades), amb termes extrets del mateix document (sense controlar). Resulta menys costós a nivell d’anàlisi documental, però més per a la recuperació degut a l’ambigüitat i la riquesa del llenguatge natural. 2.2. Processament tècnic Inclou l’ordenació, emmagatzematge i conservació de les unitats documentals en prestatges, carpetes, armaris, etc. S’ha de facilitar la localització dels documents de forma ràpida i fàcil. Cada document es col·loca en un lloc únic, on sigui visible una etiqueta amb la seva signatura topogràfica, resultant de la classificació. 3. Sortida de la informació 3.1. Recuperació Els instruments de recuperació (catàlegs, bases de dades) són el resultat directe de l’anàlisi documental, permetent l’accés als documents. És important entendre que els catàlegs i les bases de dades actuen com a intermediaris entre la informació dels documents i les necessitats dels usuaris, a través de recerques de diversos conceptes. Han de contenir informació de qualitat i han d’estar confeccionats de forma eficaç, de manera que puguin donar respostes ràpides. Cal evitar soroll (documents no adequats per manca de precisió) i silenci (deixar de facilitar documents adequats per manca d’exhaustivitat). 2 Per a més informació, podeu consultar un tutorial elaborat per la Universitat de Barcelona i disponible a la següent adreça web: http://bd.ub.es/pub/fburg/cdu/index.htm Documentació Aplicada (27687) > Tema 1 > Cadena documental 5
  6. 6. Els catàlegs són un tipus particular de repertori bibliogràfic. Es tracta de compendis de referències documentals, creats i ordenats segons uns principis específics i que descriuen exhaustivament les unitats documentals que composen una col·lecció d’un servei i que ens permet la seva localització. Es poden presentar de diferents formes: fitxes, impresos en llibres, en microformes o informatitzats (formen una base de dades documental, integrada per registres bibliogràfics, els quals poden consultar-se en xarxa i buscar qualsevol paraula del registre, no només els punts d’accés). Les bases de dades són un conjunt d’informació emmagatzemat en un suport òptic o magnètic i gestionat per un programa informàtic (SGBD, sistema gestor de bases de dades). Sovint els mitjans de comunicació creen les seves pròpies bases de dades per recuperar la informació que han generat. A més, a través dels serveis de documentació poden accedir a bases de dades externes (on-line i off-line). 3.2. Difusió El simple fet de col·locar el document ordenat segons una classificació en facilita l’accés. Els serveis d’informació són els que tenen com a tasca principal difondre la informació, mitjançant la resolució de consultes fetes pels usuaris, recerques bibliogràfiques, sessions de formació, etc. Alguns centres ofereixen la Difusió Selectiva de la Informació (DSI), mitjançant la qual periòdicament el centre avisa l’usuari dels nous documents que coincideixen amb el seu perfil informatiu. Molts productors de bases de dades ofereixen aquest servei. Data d’actualització: 20/10/2009 © Eulàlia Fuentes, Llorenç Arguimbau (Àrea de Documentació, UAB) Documentació Aplicada (27687) > Tema 1 > Cadena documental 6

×