Penerapan Sistem Instan Surat Keluar Dan Surat Masuk Untuk Mengatasi Lamanya Penemuan Arsip Dalam Rangka Menuju Pelayanan Administrasi Pengarsipan Yang Cepat Dan Aman Di Badan Kepegawaian,Pendidikan Dan Pelatihan Kabupaten Tulang Bawang" membahas tentang perlunya pengarsipan surat keluar dan masuk secara digital untuk mengatasi masalah pencarian berkas yang lama dan ruang penyimpanan yang luas serta belum terintegrasinya data arsip dengan sist

1. Penerapan Sistem Instan Surat Keluar Dan Surat Masuk
Untuk Mengatasi Lamanya Penemuan Arsip Dalam
Rangka Menuju Pelayanan Administrasi Pengarsipan
Yang Cepat Dan Aman Di Badan Kepegawaian,Pendidikan
Dan Pelatihan Kabupaten Tulang Bawang

2. 1. Pengarsipan Surat Masuk Dan Keluar Masih Dalam Bentuk Fisik Di Susun Di
Ordner.
2. Pencarian Berkas Surat Keluar dan Surat Masuk Masih Membutuhkan Waktu
Yang Lama dan kurangnya ke amanan berkas .
3. Data Arsip Surat Keluar dan Surat Masuk Membutuhkan Lokasi Ruangan
Yang Luas.
4. Data Arsip Surat Keluar dan Surat Masuk Tidak Terintegrasi Ke Bidang

3. PEMILIHAN MASALAH PRIORITAS
No
.
ISU
NILAI
Total Ranking
U S G
1.
Pengarsipan Surat Masuk Dan
Keluar Masih Dalam Bentuk Fisik Di
Susun Di Ordner.
5 5 4 14 I
2.
Pencarian Berkas Surat Keluar dan Surat
Masuk Masih Membutuhkan Waktu Yang
Lama dan kurangnya keamanan berkas.
5 4 4 13 II
3.
Data Arsip Surat Keluar dan Surat Masuk
Membutuhkan Lokasi Ruangan Yang Luas. 4 4 4 12 III
4
Data Arsip Surat Keluar dan Surat Masuk
Tidak Terintegrasi Ke Bidang 4 4 3 11 IV
Keterangan Urgency :
5 : Sangat Mendesak
4 : Mendesak
3 : Cukup Mendesak
2 : Tidak Mendesak
1 : Sangat Tidak
Mendesak
Keterangan Serious :
5 : Sangat Berpengaruh
4 : Berpengaruh
3 : Cukup Berrpengaruh
2 : Tidak Berpengaruh
1 : Sangat Tidak
berpengaruh
Keterangan Growth:
5 : Sangat Berdampak
4 : Berdampak
3 : Cukup Berdampak
2 : Tidak Berdampak
1 : Sangat Tidak Berdampak

4. Identifikasi Prioritas Penyebab Masalah Utama
Belum tersedianya pengarsipan secara instan untuk surat
keluar dan surat masuk secara digital yang terintegrasi
Belum Optimal Pelayanan Pengarsipan
Surat Keluar dan Surat Masuk Akibat
Masalah Utama
Belum Adanya Edukasi dan
Regulasi Mengenai Penggunaan
Teknologi.
Idealisme yang Menganggap
Perkembangan Teknologi
Membuat Pekerjaan Lebih Rumit
Sebab
Belum Adanya Instansi
Pembimbing Perkembangan
Teknologi
Belum Adanya Revolusi Mental
Terbatasnya Informasi
Penggunaan Teknologi
Pengarsipan yang Efektip
Belum Tersedianya Media
Informasi Sosialisasi dan
Edukasi
Penyebab

5. 1. Pengarsipan Surat Masuk Dan Keluar
Masih Dalam Bentuk Fisik Di Susun Di
Ordner.
2. Pencarian Berkas Surat Keluar dan
Surat Masuk Masih Membutuhkan
Waktu Yang Lama dan kurangnya
keamanan berkas.
3 Data Arsip Surat Keluar dan Surat
Masuk Membutuhkan Lokasi Ruangan
Yang Luas.
4 Data Arsip Surat Keluar dan Surat
Masuk Tidak Terintegrasi Ke Bidang
1. Pengarsipan Digital Surat Masuk
Dan Keluar .
2. Pencarian Berkas Tidak
Membutuhkan Waktu Yang Lama.
3. Data Arsip Tidak Membutuhkan
Ruangan Khusus .
4. Data Arsip Dapat Terintegrasi ke
Bidang Sesuai Disposisi Pimpinan.
STUDI
LAPANGAN
INOVASI
TROBOSAN
“Penerapan Sistem Instan Surat Keluar Dan
Surat Masuk Untuk Mengatasi Lamanya
Penemuan Arsip Dalam Rangka Menuju
Pelayanan Administrasi Pengarsipan Yang
Cepat Dan Aman Di Badan
Kepegawaian,Pendidikan Dan Pelatihan
Kabupaten Tulang Bawang”

6. Tim Kerja Racangan Aksi Perubahan
Mentor
Adriansyah, S.H.
Coach
Drs. Agus Triono. M.Pd
Project Leader
Mira Santi, S.E.
TIM KERJA I
TIM KERJA I

7. “Penerapan Sistem instan Surat Keluar Dan
Surat Masuk Untuk Mengatasi Lamanya
Penemuan Arsip Dalam Rangka Menuju
Pelayanan Administrasi Pengarsipan Yang
Cepat Dan Aman Di Badan
Kepegawaian,Pendidikan Dan Pelatihan
Kabupaten Tulang Bawang”

8. PENTAHAPAN
1 2 3 4
Koordinasi dan
konsultasi dengan
mentor terkait
rancangan aksi
perubahan
7 6 5
Membentuk dan
Menerbitkan SK
Tim Kerja Aksi
Perubahan
Penyusunan
SOP Pengarsipan Digital
Surat Keluar dan Surat
Masuk
Menyusun Petunjuk
Pelaksanaan dan
Petunjuk Teknis
Pengujian Website
Pengarsipan Surat Keluar
dan Surat Masuk
Melaksanakan
Sosialisasi
kepada Bidang
Tersedianya
Website Pengarsipan
Digital Surat Keluar dan
Surat Masuk

9. PETA DAN PEMANFAATAN SUMBER DAYA ORGANISASI
REGULASI
1
3
2
4
Stakeholder
SARANA &
PRASARANA TEKNOLOGI

10. No. Uraian Output Pengendalian Mutu
1.
Membuat SK Tim Kerja Aksi
Perubahan
Adanya keselarasan kerja
Tim
Pekerjaan menjadi terkendali
sesuai dengan tujuan yang di
inginkan, Membangun Tim Kerja
Efektif
2.
Rapat Koordinasi bersama
Stakeholders internal
Tersusunnya surat
pemberitahuan
Kontrol pekerjaan
3.
Menyusunan
SOP Pelaksanaan
Pengarsipan
Tersusunnya SOP
Pengarsipan
Pelayanan yang berstandar
kualitas, sesuai harapan dan
kebutuhan
4.
Menyusunan etunjuk
Pelaksanaan dan Petunjuk
Teknis;
Tersusunnya Petunjuk
Pelaksanaan dan
Petunjuk Teknis
Pelayanan yang berstandar
kualitas, sesuai harapan dan
kebutuhan
5.
Menyusun
data nominatif Pengarsipan
Tersedianya data
nominatif Pengarsipan
Data yang sesuai dengan keadaan
data lapangan

11. No Uraian Output Pengendalian Mutu
6.
Membuat Website
Pengarsipan
Tersedianya Website
Pengarsipan
Website yang berstandar kualitas,
sesuai harapan dan kebutuhan
7. Mengujian Website Website dapat berjalan
Untuk memastikan Website
telah berjalan sesuai dengan
mekanisme atau pedoman yang
telah ditetapkan.
8.
Melakukan
pendampingan pengoperasian
Website kepada staf Bagian
Umum dan Kepegawaian
Staf Bagian Umum dan
Kepegawaian dapat
mengoperasikan website
Pengendalian mutu tentang
pelaksanaan mengoperasikan
website.
9.
Melaksanakan
Sosialisasi
kepada Pegawai BKPP Kab.
Tuba
Surat
Pemberitahuan
Penyebarluasan informasi kepada
seluruh pegawai BKPP Kab. Tuba

12. No. Uraian Output Pengendalian Mutu
1.
Melaksanaan
Pengarsipan surat keluar
dan surat masuk
menggunakan website
Terlaksananya
Pengarsipan surat
keluar dan surat
masuk menggunakan
website
Pelaksanaan Pengarsipan
sesuai dengan standar
sehingga memenuhi sesuai
dengan tujuan yang
diinginkan
2.
Melaksanakan
Monitoring dan Evaluasi
jangka menengah
Terlaksananya
Pengarsipan surat
keluar dan surat
masuk menggunakan
website yang
berkualitas dan tepat
guna
Membangun tim kerja yang
solid dan efektif, korrdinasi
dengan tim

13. No. Uraian Output Pengendalian Mutu
1.
Menerapkan Website
Pengarsipan surat
keluar dan surat masuk
yang dibuat dapat
dipergunakan secara
terus menerus
Pelayanan
Pengarsipan Surat
Keluar dan Surat
Masuk yang
professional, cepat
dan efisien
Pelayanan Pengarsipan
Surat Keluar dan Surat
Masuk dapat dipergunakan
secara terus menerus
secara professional, cepat
dan efisien

14. RENCANA STRATEGI PENGEMBANGAN
KOMPETENSI DALAM AKSI PERUBAHAN
No Aspek Strategi Output
1 Integritas
Mengembangkan kompetensi agar lebih
optimal dengan mengikuti Patok Banding,
Forum group discustion, kordinasi dengan
mentor
Membangun Tim Kerja Efektif, Teknik
Komunikasi dalam Konteks Pelayanan
Prima, Tata Pemerintahan yang Baik dan
Profesionalisme Aparatur,
Kepemimpinan
2
Orientasi
pada hasil
Mengembangkan kompetensi agar lebih
optimal dengan mengikuti pelatihan , kursus,
workshop, bimtek dll
kemampuan mempertahankan
komitmen pribadi yang tinggi untuk
menyelesaikan tugas, dapat diandalkan,
bertanggung jawab, mampu secara
sistematis mengidentifikasi risiko
3
Pelayanan
Publik
Mengembangkan kompetensi agar lebih
optimal dengan mengikuti pelatihan , kursus,
workshop, bimtek dll
Menambah dan Mengembangkan
Wawasan, Mengembangkan Hard skill,
Hasil pelayanan yang akan diterima
sesuai dengan ketentuan yang telah
ditetapkan.
4 Komunikasi Belajar Mandiri, Diklat, Bimtek, workshop
Terjadinya perubahan sikap dan perilaku
komunikasi sesuai keinginan