1. De Leeuwarder privacy-
aanpak: doen wat nodig is
• Sabine van Eck
• Tea Bouma
• Fettje Nolles

2. • Landelijke actielijn privacy
• Leeuwarder privacy aanpak
• De praktijk en de privacy-issues
Agenda

3. Copyright © 2013 Capgemini Consulting. All rights reserved.
Gemeenten krijgen een grotere verantwoordelijkheid voor het goed en zorgvuldig
delen van gegevens in het sociale domein
Voortbouwend op bestaande
kennis en ervaring uit publieke
en private sector;
Gebruikmakend van bestaande
instrumenten, tools en
producten van gemeenten;
Focus op sociale wijkteams;
Generiek voor alle gemeenten
3
Governance
multiprobleemsituaties
meervoudigevragen
Enkelvoudigevragen
triagetriage
Toestemming
vereist
Toestemming
vereist
Het borgen van privacy vraagt bewustwording, tijd en inzet van gemeenten

4. Copyright © 2014 Capgemini Consulting. All rights reserved.
Privacy binnen VISD: Privacy vraagt om een integrale aanpak
4
Governance
Governance richt zich op de
inrichting van de organisatie
m.b.t. privacy. Denk hierbij aan
rollen en
verantwoordelijkheden, wie
voert de regie, wie controleert
en op wat voor manier.
Werkprocessen & triages
Dit onderdeel richt zich o.a. op
de volgende vraagstukken; hoe
gaat men om met
persoonsgegevens in het
dagelijkse werk, wat voor
stappen worden er gevolgd, wie
is verantwoordelijk in welk
onderdeel van het proces, welke
partijen zijn betrokken en wat
moeten zij precies weten?
Bewustwording en training
Betrokken professionals moeten
over een zekere mate van
privacy bewustzijn beschikken
om privacy situaties te
herkennen. Ze moeten getraind
worden in hoe zij met specifieke
situaties om moeten gaan.
Communicatie intern en aan
burgers zijn essentieel.
Beleid
Het beleid onderdeel richt zich
op het opstellen en
implementeren van een Privacy
beleid. Hierin wordt beschreven
hoe de organisatie, zowel intern
als extern, om moet gaan met
persoonsgegevens. Denk hierbij
bv. aan convenanten waar regels
in zijn beschreven over het delen
van persoonsgegevens met
externe partners.
Beheer en opslag gegevens
Persoonsgegevens worden in allerlei systemen
geregistreerd, gedeeld en openbaar gemaakt. Denk
bv. aan vragen als; is er nagedacht over welke rol
welke informatie mag inzien? Weet men wat voor
type persoonsgegevens worden opgeslagen en
welke systemen intern en extern hier toegang tot
hebben?
Beleid
Werkprocessen
&
Triages
Bewustwording
&
training
Beheer en opslag gegevens
Governance

5. Copyright © 2013 Capgemini Consulting. All rights reserved.
In elke fase wordt de checklist per puzzelstuk uitgebreid met instrumenten en
steeds concretere voorbeelden
5
Fase 1; inventariseren &
organiseren
Fase 2; Ontwikkelen &
uitwerken
Fase 3; implementeren &
borgen
Inventariseren van instrumenten per
puzzel:
 Eerste opzet van een checklist per
puzzelstuk van het privacy raamwerk
 Voorinvulling op basis van ervaring
privacy projecten andere sectoren
 Per puzzelstuk een aantal
instrumenten of deliverables
Instrumenten uitbreiden en
voorbeelden verzamelen:
 Eerste opzet uniform maken aan taal
gemeenten
 Uitbreiden van opzet met
instrumenten opgehaald uit
interviews en workshops
 Per instrument een voorbeeld of
casus definieren, opgehaald uit de
workshops
 Wij maken vertaling van privacy
beleid (GBA, WBP en eventueel 1 v.d.
3 wetten)
Inventariseren van instrumenten per
puzzel:
 Checklist per puzzelstuk van het
privacy raamwerk en bijbehorende
voorbeelden
 Legal controle voorbeelden
Eerste opzet van instrumenten per puzzel Instrument Voorbeeld(en)
Governanc
e
Governance checklist
• Rollen en functies
• Verantwoordelijkheden
• Rapportages
Voorbeeld Rollen
en functies
Privacy raamwerk
toolbox

6. Copyright © 2013 Capgemini Consulting. All rights reserved.
Uitgelicht: Voorbeeld van het Governance onderdeel uit de Privacy raamwerk
toolbox
6
Governance
Voorbeeld Rollen en functiesPrivacy raamwerk toolbox
Governance checklist
 Rollen en functies
 Verantwoordelijkheden
 Rapportages
1. Gebruiker
selecteert het
onderdeel waar hij
geïnteresseerd in is.
Bijvoorbeeld
Governance
2. Het onderdeel
Governance toont een
checklist met
onderwerpen die van
belang zijn voor de
organisatorische
inrichting van de
gemeente. Als men op
een onderdeel klikt, zoals
Rollen en functies, krijgt
men een praktisch
voorbeeld te zien

7. Copyright © 2014 Capgemini Consulting. All rights reserved.
 Eerste frontlijnteam in 2008, nu 5 sociaal wijkteams
 In 2014 naar 7 wijkteams, 2 pilots jeugd- en gezinsteam, 1 scholenteam en
1 dorpenteam
 Doorontwikkeling aanpak;
– alle inwoners met een hulpvraag binnen het sociaal domein
– generalist bij burger, specialist in team
– regie op plan voor inwoners met meervoudige problematiek
– I gezin, 1 plan, 1 sociaal werker
– registratie in 1 regiesysteem
– 1 centrale toegang, enkelvoudige vragen zelf afhandelen, bij complexe vragen
doorverwijzen naar wijkteam
 Wijkteams onder de vlag van een coöperatie (fase businessplan)
Wijkaanpak Leeuwarden

8. Copyright © 2014 Capgemini Consulting. All rights reserved.
 Informatie-analyse: Hoe werkt de sociaal werker, welke informatie heeft hij/
zij nodig, wanneer heeft hij/zij informatie van anderen nodig, hoe krijgt hij/
zij deze informatie, welke informatie registreert de sociaal werker, wanneer
deelt hij/ zij informatie met anderen en hoe? Etc.
Privacy-aanpak: doen wat nodig is
# Bron
(Interne of
externe
verzender
)
Doel van
verstrekk
en
Data
(gegevens)
Ontvang
er
(intern
of
extern)
Wijze
van
verstrekk
en
Grondsla
g
Vastlegge
n?
Locatie
van
vastlegge
n
Inzien
door
burger,
professio
nal?
Wijze van
inzien
Data (in te
zien)
Communi
catie
burger

9. Copyright © 2014 Capgemini Consulting. All rights reserved.
 Juridische toets: Wat moeten we regelen om de gewenste werkwijze te
mogen uitvoeren? En werkwijze eventueel aanpassen indien de gewenste
werkwijze niet binnen de wettelijke kaders mag.
Privacy-aanpak: doen wat nodig is
Beleid
Werkprocessen
&
Triages
Bewustwording
&
training
Governance
Raamafspraken:
Vastleggen afspraken
(triage, afwegingskader,
wijze van gegevensdeling,
communicatie burger,
verantwoording) in
convenanten
Gedragscode/ spelregels
sociaal werker en
samenwerkingspartners:
Training
Inrichting organisatie:
rol en positie sociaal
werker en
samenwerkingspartners
Werkprocessen en
triage: werkproces van
aanmelding/ signaal tot
aan afsluiten dossier,
triage, afwegingskader
Beheer en opslag: autorisatiemodel en beveiliging

10. Copyright © 2014 Capgemini Consulting. All rights reserved.
 http://www.youtube.com/watch?v=0n_Ty_72Qds
De praktijk?

11. Copyright © 2014 Capgemini Consulting. All rights reserved.
De praktijk in Leeuwarden
 Vraagverheldering
- Direct afhandelen
- Aanmelding bij het sociaal wijkteam
- Doorzetten naar specialist
Indien er sprake ik van multi-problematiek doet de
sociaal werker een uitgebreidere vraagverheldering.
(huisbezoek, externe gegevensbronnen, indien nodig
rondje langs de velden)
 Oppakken van de vraag
- Sociaal werker gaat open het eerste
gesprek in
- Wat is er aan de hand?
- Draagkracht/ draaglast?
 Plan van aanpak
- Wat kan iemand zelf?
- Hoe kan het netwerk ondersteunen?
- Welke professionele hulp is nodig?

12. Copyright © 2014 Capgemini Consulting. All rights reserved.
De praktijk in Leeuwarden
 Zorgoverleg t.b.v. plan
- Op initiatief van sociaal werker
- Samen met burger
- Samenstelling afhankelijk van
bewoner/gezin en problematiek
 Monitoring
- Zelfredzaamheidsmatrix
- Voortgang in contactverslagen
- Nazorgperiode van twee jaar, daarna
sluiting dossier
- Afspraken met ketenpartners over
voortgang en terugkoppeling
 Escaleren (bij geweld, veiligheid,
zware overlast etc.)
- Veiligheidshuis, AMHK, Wethouder/
Burgemeester

13. Copyright © 2014 Capgemini Consulting. All rights reserved.
 Triage:
 A: Bij aanmelding op basis van NAW en ondersteuningsvraag
 B: Bij vraagverheldering aan de hand van quick scan (direct afhandelen,
aanmelding bij het sociaal wijkteam of doorzetten naar specialist)
 C: Bij vraagverheldering meervoudige problematiek
 D: Bij zorgoverleg
 E: Bij escaleren
Privacy-issues:
Welke informatie heb je nodig?
Met wie deel je informatie en waarom?