1. p. 1
offerte
Prototypen van een
digitale tool voor
buurtsubsidiesStudio Jonas Piet, 14 mei 2013
Stadsdeel Oost werkt al enige tijd aan nieuwe
manieren van verantwoorden, beoordelen
en beter inzetten van buurtsubsidies. De
bedoeling is om dit proces transparanter en
interactiever te maken voor buurtbewoners
en betrokkenen om burgers beter te
ondersteunen om lokael initiatieven te
ontwikkelen. Stadsdeel Oost wil hiervoor een
digitale tool ontwikkelen.
Om te leren welke obstakels en
mogelijkheden er zijn bij het toepassen van
zo’n tool, in de buurt maar juist ook in de
eigen organisatie, is het zaak om ideeën
concreet te maken en te testen. Prototyping
wordt gezien als een geschikte aanpak om
in de praktijk te leren, en om zo mogelijk de
resultaten van dit project toe te passen bij de
volgende subsidiecyclus.
Op dit moment loopt er een traject waarin
zo’n 20 projecten een buurtsubsidie hebben
aangevraagd. Hiermee wordt aansluiting
gezocht bij het prototypen van nieuwe
mogelijkheden. Stadsdeel Oost heeft heeft
het afgelopen jaar ook andere projecten
gestart rondom buurt participatie, zoals
mijnbuurtbegroting.nl en het crowdfunding
platform Voor je buurt. Er zal gekeken
worden waar deze instrumenten en de
buurtsubsidie elkaar kunnen versterken.
Inleiding
Prototypes een App voor dakloze jongeren

2. p. 2
De digitale tool die in dit project geprototyped wordt, zal eraan bij dragen dat buurtsubsidies
effectiever en efficiënter ingezet worden om lokale initiatieven te ondersteunen. Daarbij is het
doel om het verantwoorden van de besteede middelen van een ‘bureaucratische verplichting’
te veranderen in een activiteit die initiatieven helpt om het eigen proces zo goed mogelijk
vorm te geven.
‘Verantwoording’ van buurtsubsidies zou best eens kunnen veranderen:
Van...
(bestaande verantwoording)
Naar...?
(mogelijke verantwoording nieuwe vorm)
Aan wie? intern
intern, met openheid naar initiatieven en
burgers
Waar?
op papier
(zichtbaar intern)
op internet, en wellicht op papier
(voor iedereen zichtbaar)
Wanneer?
vooraf (beoordeling) &
achteraf (evaluatie)
vooraf & tijdens (feedback)
Waarom?
verantwoorden van besteede
middelen
om bruikbare input te kunnen geven om
initiatief verder te helpen
Rol Stadsdeel? subsidie verstrekker
hefboom om het makkelijker te maken
om ook andere ondersteuning te vinden
Probleemstelling
De onderzoeksvraag voor prototyping is de volgende:
‘Hoe kan een digitale tool zo goed mogelijk bijdragen aan een effectieve en efficiente
inzet van subsidies, als instrument om mensen te ondersteunen om eigen initiatieven
op te zetten?’
Deze vraag kan geplitst worden in een aantal praktische vragen:
• Wie kan en wil iets met deze digitale tool?
• Wie kunnen we met deze digitale tool bereiken (en wie niet)?
• Wat verwachten mensen van deze tool?
• Wat voor hulp hebben mensen nodig bij het op deze manier aanvragen van subsidie?
• Wat hebben subsidieaanvragers precies nodig en wat hebben ze al?
Doelstelling

3. p. 3
Een prototyping aanpak met medewerkers
van Stadsdeel Oost
Prototyping is het vervaardigen van snel te
maken modellen, die getest worden met
(toekomstige) gebruikers van een product of
dienst tijdens de ontwikkelling. Door dit vanaf
het begin van het proces te doen, kan nuttige
feedback worden verkregen die helpt bij het
maken van beslissingen. Zodoende wordt het
risico beperkt, en het ontwerp verbeterd.
De bedoeling is dat een aantal medewerkers
van stadsdeel Oost zelf met deze aanpak aan
de slag gaan zodat de eigen kennis, ervaring
en contacten kunnen worden ingezet. Het
is uiteindelijk de bedoeling dat zij met de
digitale tool verder gaan. Daarnaast is het
een mooie manier om de aanpak uit te
proberen. Bij dit project zullen verschillende
soorten prototypes worden toegepast.
Papieren prototypes
Voorstellingen van de digitale tool op papier
(bijvoorbeeld schetsen, screenshots) kunnen
worden getest in onderzoeksinterviews
met toekomstige gebruikers. Hieruit is veel
te leren over wat voor soort functies zij
verwachten, wat voor obstakels ze zien, over
de structuur van de informatie, en over de
‘tone of voice’. Inzichten uit deze interviews
zijn direct toe te passen bij het verbeteren
van het ontwerp. ‘Gebruikers’ zijn in dit geval
niet alleen de initiatieven die om subsidie
vragen, maar ook medewerkers van het
stadsdeel die hierbij betrokken zullen raken.
Experience prototypes
Na papieren prototypes kan een stap verder
worden gegaan met prototypes die meer op
de ‘echte’ digitale tool lijken, en die lijken
te werken voor gebruikers op hun eigen
computer. Hiermee is uit te proberen hoe
gebruikers met de digitale tool zouden
omgaan in hun eigen omgeving, welke
obstakels en kansen daar liggen, en of ze
daadwerkelijk de tool gebruiken.
Aandachtspunten
• Perspectief: Op dit moment denkt
het Stadsdeel vooral vanuit de eigen
organisatie; verantwoording van
bestuurders over besteedde middelen. De
digitale tool moet ervoor zorgen dat het
proces beter aansluit bij initiatiefnemers.
• Bestaande procedures: Het moet passen
binnen de bestaande procedures van het
stadsdeel (maar mag de grenzen opzoeken);
• Amsterdam-breed verandert de manier
waarop subsidies worden toegekend. Een
digitale tool die werkt kan mogelijk ook op
andere plekken worden ingezet.
• Samen leren: Aansluiten op / samenwerken
met andere gemeenten om samen te leren?
• Touchpoints: Wat zijn de mogelijke
touchpoints: niet alleen digitaal, maar
ook aan de balie, op een poster in het
buurtcentrum, formulier, etc.?
• Knowledge transfer: hoe tijdens het traject
van het initiatief kennis wordt vastgelegd
en gedeeld met soortgelijke initiatieven.
Aanpak
bouw het snel
- visualisatie/ simpel model
probeer het uit
- met mensen, in de
gebruiksomgeving
verzamel feedback
- van clienten medewerkers
aanscherpen of
verwerpen
volgende stap
- van het concept
Prototyping cyclus

4. p. 4
Project- en leerdoelen
1. Inzicht in hoe een digitale tool het
proces van subsidie en horizontale
verantwoording kan ondersteunen;
2. Begrip van aandachtspunten, praktische
problemen en mogelijkheden bij het
ontwikkelen van de tool;
3. Enthousiasme bij een groepje mensen, die
verder betrokken kunnen worden tijdens
de ontwikkeling (intern en in de buurt);
4. ‘hands on’ ervaring met prototyping
technieken binnen Stadsdeel Oost.
Deliverables
1. Een of enkele prototypen van digitale tools
die verder ontwikkeld kunnen worden met
een web-developer;
2. Overzicht van wat we geleerd hebben bij
het testen van de prototypes;
3. Personas: segmentatie van betrokkenen
(intern en extern) en hun behoeften;
4. Beeldverslag van het project, incl.
contacten die gelegd zijn met mensen
in de buurt, intern, en mogelijke
samenwerkingspartners.
Voor dit voorstel zijn twee varianten bedacht. Voor de ‘maximale variant’ wordt voorgesteld
om een prototypingteam van 3 medewerkers van Stadsdeel Oost samen te stellen en te
begeleiden bij het ontwerpen en testen van een aantal prototypes. Het project krijgt vorm in 5
workshops met steeds 1-3 weken daartussen, met tussentijdse ondersteuning op afstand. Het
team gaat tussen de workshops zelf een 1-2 dagen aan de slag en wordt daarbij ondersteund
door een stagiair (interaction design), die helpt om snel visuele prototypes te vervaardigen.
Kosten: €4.000 excl. BTW, wanneer stagiair door Stadsdeel wordt vergoed
(Zie p. 7 voor een kostenoverzicht)
Team
Mogelijke teamleden:
1 beleidsadviseur
1 gebiedsmanager
1 participatiemakelaar
1 stagiair (bijv. Design for Interaction)
Tijdsbesteding van het team
3 mensen x 5 sessie x 0,5 dag = 7,5 dagen
3 mensen x 4 ‘huiswerk’ dagen = 12 dagen
extra uren van medewerkers = 2,5 dagen
totaal = 20 dagen
(over 3 medewerkers, gedurende 4 maanden)
Variant 1: ‘Maximale variant’
Ideas for ‘components’ to support the design
and delivery of services according to the
developed principles were worked out.
This was done in workshops with frontline
staff from the Council and Third Sector
organisations.Two of these components
were tested with social care users. During
this process the usefulness and usability
of the service principles were tested.The
service principles were refined and grouped
under key themes within a Strategic
Commissioning Framework.
the early
pe projects
service
ing of the
mall steps.
Again, we used the stories of research participants to
create tangible responses.
ng what we learned from staff applying them on practical projects.
ork with principles at commissioning, design and delivery level.
ponents in
care users.
Two of the ideas for system components were worked out to support the communication between service
users and professionals. Early versions were tested in the context of social care, using paper-based models.
19
Papieren prototype in een test interview Papieren prototype van telefoongroepen

5. p. 5
workshop 1:
hoe doen we het nu?
(0,5 dag)
Intro en wat weten we al van de soorten initiatieven?
• introductie prototyping - prototyping ‘zelf ervaren’
• in kaart brengen van stakeholders en initiatieven
• opzetten interviews voor nulmeting: hoe gaat het proces nu en wat
vinden bestaande initiatieven / stakeholders daarvan?
opdracht:
buurt interviews
(1 dag)
Uitvoeren interviews in de buurt met verschillende initiatieven
(en mogelijke externe betrokkenen) mbv journey maps:
• welke resources hebben ze nodig en van wie?
• hoe / wanneer willen ze dat verantwoorden?
• wat is daarvoor nodig?
workshop 2:
interne betrokkenen
(0,5 dag)
Workshop met grotere groep mogelijke betrokkenen (incl. wethouder /
raadslid), met als input de journey maps van initiatieven:
• Waar zitten de pijnpunten / mogelijkheden?
• Wie moeten hier iets mee intern?
• Ideeën: waar kunnen we het verschil maken?
opdracht:
ideeen uitwerken
(1 dag)
Verder uitwerken van een 3-5 ideeën:
• hoe zou het er praktisch uit kunnen zien?
• wat levert het op voor verschillende stakeholders?
• wat zijn de kritische factoren / aannames die we willen testen?
workshop 3:
papieren prototypes maken
(0,5 dag)
Eenvoudige papieren prototypes en test/s ontwerpen en produceren.
Denk aan een papieren schets van een website, app, digitaal formulier,
etc. Interviews opzetten en voorbereidingen treffen.
opdracht:
papieren prototypes testen
(1 dag)
Prototypes afmaken en testen in interviews. Testen met 3-5 van de 20
initiatieven uit het lopende subsidie traject, en zo mogelijk ook met
andere.
workshop 4:
experience prototypes maken
(0,5 dag)
Ontwerpen van volgende iteratie van de prototypes obv evaluatie van
de papieren prototypes. Zo mogelijk een eenvoudige digitale tool (denk
aan wordpress-based website, simpel filmpje, communicatie plan)
opdracht:
experience prototype testen
(1 dag)
Eenvoudige experience prototypes bouwen, en testen met 3-5 van de 20
initiatieven in het lopende traject.
workshop 5
herontwerp
(0,5 dag)
Aanpassen en verbeteren van concept/en op basis van wat we geleerd
hebben in de prototypes.
presentatie Verschillende concepten/prototypen en de leerlessen tav een digitale
tool worden gepresenteerd door het team
Mogelijke data voor de workshops:
3 juni t/m 12 juli
12 t/m 23 augustus
16 september t/m 27 september
Belangrijke data:
15 mei: schetsen van proces van het project
5 juni: voortgangsmemo ‘monitoring en
verantwoording’ behandeld in de commissie
1 juni: mogelijke week om te starten
1 oktober: nieuwe subsidie ronde