C4 Patrick Vanhoorde

1,409 views

Published on

Published in: Business
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
1,409
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
41
Actions
Shares
0
Downloads
0
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide
  • C4 Patrick Vanhoorde

    1. 1. Elektronische facturatie voor de KMO Hoe werkt elektronische facturatie & wat zijn de voordelen? Patrick Van Hoorde, Product Team Manager Certipost E-mail: [email_address]
    2. 2. Agenda <ul><li>Evolutie electronische facturatie </li></ul><ul><li>Enkele vragen </li></ul><ul><li>Wetgevend kader electronische facturatie </li></ul><ul><li>Proces uitgaande facturen </li></ul><ul><li>Proces binnenkomende facturen </li></ul><ul><li>Business case </li></ul><ul><li>Business vereisten </li></ul>
    3. 3. Evolutie electronische facturatie <ul><li>Billentis * </li></ul><ul><ul><li>Versnelde groei in electronische facturatie </li></ul></ul>47% groei 440 million e-bills 150.000 bedrijven 14 million consumenten 280 million e-bills 30.000 bedrijven 10 million consumenten 190 million e-bills 10.000 bedrijven 6 million consumenten 2006 2005 2004 60% groei * Bron: www.billentis.com
    4. 4. Agenda <ul><li>Evolutie electronische facturatie </li></ul><ul><li>Enkele vragen </li></ul><ul><li>Wetgevend kader electronische facturatie </li></ul><ul><li>Proces uitgaande facturen </li></ul><ul><li>Proces binnenkomende facturen </li></ul><ul><li>Business case </li></ul><ul><li>Business vereisten </li></ul>
    5. 5. Enkele vragen <ul><li>Weet je hoeveel documenten (facturen, orders) je verstuurt/ontvangt per jaar? Via welke kanalen: post, fax,...? </li></ul><ul><li>Hoeveel kost het verwerken van papieren documenten aan jouw bedrijf? </li></ul><ul><li>Hoeveel leveranciers & klanten heb je? </li></ul><ul><li>Hoe encodeer je inkomende documenten (facturen)? </li></ul><ul><li>Hebben je klanten of leveranciers reeds gevraagd om over te stappen op electronische communicatie (EDI, XML, e-Facturatie,...)? </li></ul>
    6. 6. Agenda <ul><li>Evolutie electronische facturatie </li></ul><ul><li>Enkele vragen </li></ul><ul><li>Wetgevend kader electronische facturatie </li></ul><ul><li>Proces uitgaande facturen </li></ul><ul><li>Proces binnenkomende facturen </li></ul><ul><li>Business case </li></ul><ul><li>Business vereisten </li></ul>
    7. 7. Wat is een factuur? <ul><li>De factuur is slechts één categorie van commerciële documenten </li></ul><ul><ul><li>De factuur is slechts één van de commerciële documenten (order, leveringsnota,…) die regelmatig uitgewisseld worden tussen commerciële partners </li></ul></ul><ul><li>Doel van de factuur </li></ul><ul><ul><li>Bevestigen van de verplichting van de klant ten opzichte van de leverancier. Herkenning van schuld </li></ul></ul><ul><ul><li>Om de klant uit te nodigen de schuld te betalen </li></ul></ul><ul><ul><li>Dient als bewijsmiddel in een proces tegen leverancier of klant </li></ul></ul><ul><ul><li>BTW aangifte en terugvordering </li></ul></ul><ul><ul><li>Declaratie statistieken voor intra EU handel </li></ul></ul><ul><ul><li>Export en inport aangifte voor extra EU handel </li></ul></ul><ul><ul><li>Marketing & informatie </li></ul></ul>
    8. 8. European VAT Directive Inhoud: Verplichtte velden <ul><li>Datum van uitgifte van de factuur </li></ul><ul><li>Een sequentieel nummer, gebaseerd op één of meerdere series, dat de factuur uniek identificeerd </li></ul><ul><li>BTW nummer leverancier </li></ul><ul><li>BTW nummer klant </li></ul><ul><ul><li>Voor BTW plichtigen </li></ul></ul><ul><ul><li>in andere gevallen </li></ul></ul><ul><li>Volledige naam en adres van de leverancier </li></ul><ul><li>Volledige naam en adres van de klant </li></ul><ul><li>Hoeveelheid en soort producten geleverd of omvang en soort van de geleverde diensten </li></ul><ul><li>… . </li></ul><ul><li>Prijs per item </li></ul><ul><li>Alle kortingen niet inbegrepen in de prijs per item </li></ul><ul><li>Taxeerbaar bedrag per vrijstelling of tarief </li></ul><ul><li>BTW tarief </li></ul><ul><li>Te betalen BTW bedrag in nationale eenheid </li></ul><ul><li>… . </li></ul>
    9. 9. European VAT Directive Inhoud: Herkende modellen <ul><ul><li>Advanced electronic signature (no qualified signature required; but allowed) </li></ul></ul><ul><ul><li>EDI </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>5 criteria </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Uitwisseling van electronische gegevens </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Van computer naar computer </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Gestructureerde boodschap gebaseerd op een overeengekomen formaat </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Automatisch proces </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Ondubbelzinnig </li></ul></ul></ul></ul><ul><li>Herkent drie methodes voor electronische facturatie: Authenticiteit van origine en integriteit van inhoud worden gegarandeerd door: </li></ul><ul><ul><li>Andere methode (3rd way) </li></ul></ul>
    10. 10. European VAT Directive Inhoud: (Electronische) Archivering <ul><li>Principe: bewaring op gelijke welke plaats en medium: </li></ul><ul><ul><li>Integriteit </li></ul></ul><ul><ul><li>Authenticiteit </li></ul></ul><ul><ul><li>Leesbaarheid </li></ul></ul><ul><li>Lidstaten kunnen volgende dingen opleggen: </li></ul><ul><ul><li>Plaats van opslag </li></ul></ul><ul><ul><li>Formaat van opslap </li></ul></ul><ul><li>Periode van opslag </li></ul><ul><ul><li>Niet geharminoseerd </li></ul></ul><ul><li>In België </li></ul><ul><ul><li>7 jaar (wet 27 December 2005) </li></ul></ul><ul><ul><li>Electronische factuur </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Origineel formaat  electronisch gearchiveerd </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Papieren factuur </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Origineel formaat  papier archief </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Of electronische archivering (wet 27 December 2005) </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Garanties waaraan voldaan moet worden </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Integriteit </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Authenticiteit </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Leesbaarheid </li></ul></ul></ul>
    11. 11. Agenda <ul><li>Evolutie electronische facturatie </li></ul><ul><li>Enkele vragen </li></ul><ul><li>Wetgevend kader electronische facturatie </li></ul><ul><li>Proces uitgaande facturen </li></ul><ul><li>Proces binnenkomende facturen </li></ul><ul><li>Business case </li></ul><ul><li>Business vereisten </li></ul>
    12. 12. Uitgaande facturen: duur proces <ul><li>Opstellen en voorbereiden factuur 0,3 € </li></ul><ul><li>Factuur versturen 1,4 € </li></ul><ul><li>Betaling opvolgen 2,0 € </li></ul><ul><li>Archiveren 1,0 € </li></ul><ul><li>Opnieuw versturen verloren facturen 0,7 € </li></ul><ul><li>Klachten behandelen 2,5 € </li></ul><ul><li>Financiële kosten 2,0 € </li></ul>Totale winst uitgaande factuur: 6 € Outbound e-Billing X X
    13. 13. Agenda <ul><li>Evolutie electronische facturatie </li></ul><ul><li>Enkele vragen </li></ul><ul><li>Wetgevend kader electronische facturatie </li></ul><ul><li>Proces uitgaande facturen </li></ul><ul><li>Proces binnenkomende facturen </li></ul><ul><li>Business case </li></ul><ul><li>Business vereisten </li></ul>
    14. 14. Inkomende facturen: duur proces 6. Klachtenbehandeling 1,8 € 5. Archivering 1,4 € 4. Betaling 3,0 € 3. Validatie & order matching 5,6 € 2. Ingave factuurgegevens 2,0 € 1. Behandeling binnenkomende post 1,2 € Totale winst voor inkomende factuur : 9 € Inbound e-Billing Source: Deloitte&Touche X X
    15. 15. Agenda <ul><li>Evolutie electronische facturatie </li></ul><ul><li>Enkele vragen </li></ul><ul><li>Wetgevend kader electronische facturatie </li></ul><ul><li>Proces uitgaande facturen </li></ul><ul><li>Proces binnenkomende facturen </li></ul><ul><li>Business case </li></ul><ul><li>Business vereisten </li></ul>
    16. 16. Business case: 20% besparing in eerste jaar -20%
    17. 17. Agenda <ul><li>Evolutie electronische facturatie </li></ul><ul><li>Enkele vragen </li></ul><ul><li>Wetgevend kader electronische facturatie </li></ul><ul><li>Proces uitgaande facturen </li></ul><ul><li>Proces binnenkomende facturen </li></ul><ul><li>Business case </li></ul><ul><li>Business vereisten </li></ul>
    18. 18. Business requirements voor electronische facturatie <ul><li>Toegankelijke oplossing voor alle marktsegmenten zonder installatie van software </li></ul><ul><ul><ul><li>Grote bedrijven </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Kleine en middelgrote bedrijven </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Consumenten </li></ul></ul></ul><ul><li>Electronische facturatie moet legaal zijn </li></ul><ul><ul><ul><li>BTW wetgeving </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Archivering (7 jaar) </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Origineel formaat, dus geen uitgeprintte versie </li></ul></ul></ul></ul><ul><li>Electronische facturatie gaat verder dan pure aflevering </li></ul><ul><ul><ul><li>Integratie van electronische betaalfunctionaliteiten </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Integratie in backoffice </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Track &Trace: afleverings- en leesnotificatie </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Notificatie: e-mail/sms + tweede notificatie voor ongelezen berichten </li></ul></ul></ul><ul><li>Snelle toetreding zonder operationele zorgen </li></ul><ul><ul><ul><li>Onmiddelijke roll-out </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Klantenbestand en klantengegevens worden uitbesteed </li></ul></ul></ul>
    19. 19. Electronische facturatie: voordelen <ul><li>Kostenbesparing </li></ul><ul><ul><li>Minder typfouten na integratie in backoffice </li></ul></ul><ul><ul><li>Electronische facturen kunnen gemakkelijk geïmporteerd worden in backoffice </li></ul></ul><ul><ul><li>Facturen zijn gemakkelijker terug te vinden </li></ul></ul><ul><ul><li>Goedkope archivering (online) </li></ul></ul><ul><ul><li>Gemakkelijk toegangbaar zonder installatie van software </li></ul></ul><ul><li>Tijdswinst </li></ul><ul><ul><li>Validatie tussen order en factuur is heel eenvoudig </li></ul></ul><ul><ul><li>Tijd die vrijkomt kan gebruikt worden voor focus op de core business </li></ul></ul>

    ×