Workshop Terugmelden stap-voor-stap

1. Digitale Agenda 2020
Doe-dag Zwolle
9 februari 2017
Sessie Terugmelden
stap-voor-stap

2. 2
Hoe
Wat
Invloeden
van buiten
de gemeente
Inwoners &
ondernemers
De
organisatie
van de
gemeente
Markt &
ketenpartners
Gemeenten in de informatiesamenleving
Wet- en regelgeving
Technologische innovaties
Verwachtingen van de overheid
Maatschappelijke trends
Afspraken over standaardisatie
Invulling aan opdrachtgeverschap
Bedrijfsvoering
Structuur & cultuur

3. 3
Stappenplan terugmelden
1. Binnengemeentelijk gebruik
Basisregistraties
2. Breng processen in kaart
3. Bedenk welke interne procedure
handig is
4. Bedenk welke voorziening passend is
voor wie
5. Initieer gemeentebreed aandacht voor
het onderwerp

4. 4
Binnengemeentelijk gebruik
• In hoeverre is gebruik
basisregistraties gemeengoed?
• Hoe faciliteert de organisatie het
gebruik?

5. 5
Clusteren en classificeren processen
Onderzoeken
Geautomatiseerde
koppeling
Handmatig
overnemen
Periodiek
synchroniseren
Lage frequentie
Hoge frequentie
Geringeomvang
Hogeomvang

6. 6
clusteren
koppelen
producten en processen
overnemen synchro-
niseren
uitwerken implementatie
scenario’s
generieke implementatie
(80%)
specifieke implementatie
(20%)
Een implementatie aanpak

7. 7
Gemeenten Plateau 1 Plateau 2 Plateau 3 Plateau 4
Werkplek - werken vanuit de eigen functie Afdeling - werken vanuit de eigen afdeling Organisatie - werken binnen de gehele
organisatie
Keten - werken binnen de gehele keten
gegevens zijn van medewerkers gegevens zijn van afdelingen gegevens worden vanuit de bron (her)gebruikt
binnen de gemeente
gegevens worden binnen de keten vanuit de
bron (her)gebruikt
Bestuur Visie en Missie Eris geen beeld van hoe het gebruikvan gegevens dienstbaarkan zijn
aan het bereiken van doelen.
Een verband tussen binnengemeentelijkgebruikvan gegevens en
gedeelde missie, visie en doelen van de organisatie ontbreekt.
Eris geen gedeelde missie en visie op het gebruikvan gegevens in de
organisatie.
Het gebruiken van gegevens gebeurt vooral vanuit het optimaliseren
van processen binnen een afdeling.
Organisatiedoelstellingen zijn een optelsomvan afdelingsplannen
evenals het verband met binnengemeentelijkgebruik.
Visie en missie van hergebruikvan gegevens is gericht op het
organisatiebreed bruikbaarzijn van informatie vooralle beleidsvelden
en dienstverleningen is integraal onderdeel van de visie op
informatievoorziening.
De visie op informatievoorzieningis gericht op het vergroten van
toegevoegde waarde in de keten;gegevens worden aan alle
ketenpartners ontsloten.
Ketendoelstellingen worden leidend bij het inrichten van de
gegevenshuishoudingvan de gemeentelijke organisatie.
Strategie en doelen Strategie en doelen zijn gericht op het zogoed mogelijkdoen van je
eigen werken het gebruikvan gegevens die je daar voornodighebt.
Doelen zijn afdelingsgeoriënteerd en vastgelegd in afdelingsplannen.
Het optimaliseren van gegevenskwaliteit is geen onderwerp op de
agenda, anders dan de wettelijkvoorgeschreven audits.
Doelstellingis informatie, volgens afgesproken kwaliteitseisen vanuit
de daarvooraangewezen gegevensbron, beschikbaarte hebben voor
gebruikbinnen de gehele organisatie.
Zijn gericht op het versterken van de samenwerkingmet ketenpartners
en zijn afgeleid van de ketendoelstellingen.
Zelf doen of
samenwerken/uitbesteden
Zelfdoen tenzij samenwerken aantoonbaarmeerwaarde oplevert voor
de activiteit en/ofde medewerker.
Verschillende soorten samenwerkingen zijn mogelijk.
Als wordt samengewerkt ofuitbesteed, is dat ingegeven doorde inhoud
van het werk.
Eris sprake van integraal gegevensbeheeren -gebruikin de organisatie.
Binnengemeentelijkgebruikheeft een volwaardige positie gekregen
binnen de organisatie, al dan niet in samenwerkingmet andere
organisaties.
De regierol is belegd in de keten en de gemeente is zich bewust van haar
eigen rol in de keten en handelt daarnaar.
Structuur Op zichzelfstaande werkeenheid/afdelinghoudt zich bezigmet
bronhouderschap van wettelijkvoorgeschreven registraties.
Gebruiken beheervan gegevens is geen managementaangelegenheid.
Eris sprake van gebruikersautonomie. De gebruikerbepaalt waarvoor
en wanneerwelke gegevens gebruikt worden, hoe hij ze inwint en
vastlegt.
Verantwoordelijkheid voorgebruiken beheer van informatie is belegd
bij de vakafdeling.
Hergebruikvan gegevens is functioneel onderdeel van de vakafdeling. Er
zijn binnen de afdelingafspraken gemaakt overde verdelingvan
verantwoordelijkheden vooreenmalige inwinning, beheer, opslagen
meervoudiggebruikvan informatie.
Verantwoordelijkheid voor(her)gebruikvan gegevens is integraal
onderdeel van het management.
Erwordt gestuurd op gebruiken kwaliteit van gegevens.
De verantwoordelijkheid voorde gegevenskwaliteit is in de organisatie
belegd.
De gemeente vertaalt, de in de keten gemaakte afspraken overhet
beheeren gebruikvan gegevens, doorin haareigen informatiestructuur,
-architectuuren processen.
Medewerkers en competenties Het beheervan gegevens wordt gezien als onderdeel van het
vakinhoudelijke werkproces. Het
beheervan wettelijkvoorgeschreven registraties wordt gezien als
verlengstukvan het vakinhoudelijkwerkproces.
Afspraken overcompetenties zijn niet vastgelegd.
Bij deskundigen is kennis overhet gebruikvan gegevens in hun eigen
werkprocessen aanwezigen vice versa.
De applicatiebeheerderis tevens gegevensbeheerder
Gegevensbeheeris een afdelingsoverstijgende functie. Een
functieprofiel gegevensbeheeris beschreven en wordt gebruikt in de
organisatie. (her)Gebruikvan gegevens is
onderdeel van de beoordelingscyclus van medewerkers. Management
stuurt op basis van resultaatgericht inzetten van gegevens.
Medewerkers vertrouwen op de kwaliteit van gegevens van hun
collega's.
Kennis en inzicht in behoeften van ketenpartners. Gericht op verbinding
en samenwerking.
Eris vertrouwen in de kwaliteit van gegevens van ketenpartners.
Management van processen Het proces van inwinnen en beheervan (dezelfde)gegevens wordt op
meerdere plekken in de organisatie uitgevoerd.
Gegevens van wettelijke registraties worden aanbodgericht
toegankelijkgemaakt voorde organisatie.
(her)Gebruikvan gegevens staat ten dienste van het optimaliseren van
het werkproces binnen vakafdelingen.
'Zaakgericht werken'binnen een afdelingwordt vormgegeven. Veelal
ingegeven vanuit de mogelijkheden van een functionele applicatie.
Proces van (her)gebruik en beheervan gegevens is afgestemd op de
behoefte van de gehele organisatie.
Geheel vraaggericht. In de werkprocessen wordt afgestemd op de
koppelingvan informatie oversubjecten, objecten, zaken en
documenten. Burgers/ondernemers wordt inzicht geboden in de over
hen geregisteerde gegevens.
(her)Gebruiken beheervan gegevens zijn afgestemd op processen in de
ketens. Met partners in de keten wordt structureel aan verbeteringen
van de dienstverleningen de processen gewerkt waarbij
gebeurtenissen en signalen als triggerfungeren.
Management van gegevens:
L=gegevenslandschap,
C=gegevenscatalogus, K=Kwaliteit,
A=Afspraken
L:Geen integraal overzicht in gegevenslandschap:gegevenseilanden.
C:gebruiklandelijke catalogi, geen eigen catalogus.
K:wettelijke audits, kwaliteit wordt bepaald doorfunctie/feitelijkwerk.
A:geen kwaliteitscriteria, geen formele afspraken.
L:Gegevens basisregistraties krijgen een 'aparte'behandeling, met
name op afdelingsniveau.
C:Gegevenswoordenboeken op afdelingsniveau, al dan niet
geïncorporeerd in een vakapplicatie. Vaakzijn de
gegevenswoordenboeken afgeleid van de landelijke catalogi. K:
Kwaliteitseisen en -metingop afdelingsniveau, soms op procesniveau.
Eerste ervaringen met afstemmingvan gegevens op afdelingsniveau.
Voorzichtige verbetervoorstellen gericht op efficiencybinnen de
afdelingdoorhergebruikvan gegevens.
A:Richtlijnen hergebruikgegevens op afdelingsniveau, voorzichtige
planmatige aanpak.
L:Planmatigen organisatiebreed is gegevensmanagement geborgd.
Gegevens zijn beschikbaarterinzage voorbedrijven en burgers. Eris
verbindingvan gegevens tussen en van vakspecifieke afdelingen,
metadata worden verzameld en gebruikt. In de organisatie wordt
bedrijfsmatiggestuurd op gegevens (planningen control).
C:Organisatiebrede catalogi voorzien van metadata.
K:planmatig en gestructureerde sturingop gegevenskwaliteit.
A:afspraken zijn vastgelegd en worden nageleefd.
L:Planmatigen ketenbreed is gegevensmanagement geborgd.
Gegevens zijn beschikbaarterinzage voorbedrijven en burgers en onder
(wettelijke)voorwaarden voorketenpartners. Burgers en bedrijven
beginnen bewust te worden van eigenaarschap van gegevens. Eris
verbindingvan gegevens tussen en van ketenorganisaties, metadata
wordt verzameld en gebruikt. In de keten wordt bedrijfsmatiggestuurd
op gegevens (planningen control).
C:Ketenbrede catalogi voorzien van metadata. K:
planmatigen gestructureerde sturingin de keten op gegevenskwaliteit.
A:afspraken zijn vastgelegd en worden nageleefd in de keten. Met
partners in de keten zijn afspraken gemaakt overhet gebruiken beheer
van (meta)gegevens en nageleefd.
Systemen en technisch beheer Elke basisregistratie heeft zijn eigen applicatie (elkwetje eigen
pakketje).
Technisch beheeris veelal belegd bij systeembeheer. Ergelden geen
specifieke afspraken tussen vakafdelingen systeembeheer.
Autorisatie en informatiebeveiligingzijn ingericht volgens wettelijke
eisen van basisregistraties.
Informatiebeveiligingwordt vaakad hoc opgepakt.
Basisregistratiesystemen en beheersystemen zijn gekoppeld, al dan
niet met behulp van een gegevensmagazijn.
Technisch beheerwordt afgestemd met gebruik en wordt incidenteel
vastgelegd in dienstenniveau afspraken overbeveiligingen restore.
Autorisaties zijn vastgelegd op applicatieniveau. Dit is een van de
hoofdtaken van de applicatiebeheerder.
Informatiebeveiligingwordt iets meergestructureerd opgepakt veelal
vanuit applicatiebeheer.
De inrichtingvan het ICT-landschap is voorzovermogelijkGEMMA-
georiënteerd.
Vormgeven van het gegevensmanagement is leidend bij het inrichten
van de mid-office omgeving.
Metagegevens worden organisatiebreed geregistreerd. De
eindgebruikerziet het onderscheid niet meertussen gegevens uit
basisregistraties, kerngegevens en gegevens uit specifieke applicaties.
Erzijn organisatiebrede service-level afspraken overhet beheervan de
relevante registraties gemaakt inclusiefcentrale terugmeldvoorziening
die daadwerkelijkgebruikt wordt. Alle systemen mbt geo-en gegevens
relevante NUP-bouwstenen zijn geimplementeerd.
Autorisatie-schema's zijn organisatiebreed ingericht.
Informatiebeveiligingmaakt onderdeel uit van organisatiebreed
risicomanagement.
De inrichtingvan het ICT-landschap is voorzovermogelijkNORA-
georiënteerd. Aansluitingwordt gezocht met ketenpartners.
Vormgeven van het gegevensmanagement is leidend bij het inrichten
van de mid-office omgeving
Metagegevens worden ketenbreed geregistreerd. De eindgebruikerziet
het onderscheid niet meertussen gegevens uit basisregistraties,
kerngegevens en gegevens uit specifieke ketenapplicaties. Erzijn
kentenbrede service-level afspraken overhet beheervan de relevante
registraties gemaakt inclusiefcentrale terugmeldvoorzieningdie
daadwerkelijkgebruikt wordt. Alle ketensystemen mbt geo-en
gegevens relevante NUP-bouwstenen zijn geimplementeerd.
Autorisatie-schema's zijn organisatiebreed ingericht in afstemmingmet
de keten.
Informatiebeveiligingmaakt onderdeel uit van organisatiebreed
risicomanagement met aandacht voorinformatiebeveiligingin de
keten. Zolangwet-en regelgevingin de keten niet geborgd is, zullen
ketenpartners met elkaarsturinggeven aan het ICT-landschap in de
keten.
Standaarden Informatiemodellen en gegevensmodellen van basisregistraties worden
gebruikt. Elke basisregistratie heeft zijn eigen standaard
(gegevensmodel, informatiemodel). De meerwaarde voor
aansluitingop een landelijkinfrastructuurvoorgegevensuitwisseling
wordt nogniet herkend en erkend.
Synchronisatie van gegevens komt ad hoc en slechts beperkt voor.
Informatiemodellen en gegevensmodellen worden op applicatieniveau
met elkaarin verband gebracht.
Eerste ervaringen worden opgedaan met het Referentiemodel Stelsel
van Gemeentelijke Basisgegevens (RSGB).
Synchronisatie van gegevens vindt op applicatieniveau plaats. Het
gegevensmagazijn is 'afnemer'van de gegevens van de apllicatie.
In de markt wordt gevraagd naarstandaarden conformbestekteksten.
Ervindt echternauwelijks ofgeen toetsingop het gebruikvan de
standaard plaats. Digikoppeling, Digileveringen Digimelding
worden op afdelingsniveau ingezet.
Informatiemodellen en gegevensmodellen worden organisatiebreed op
elkaarafgestemd. RSGBis leidend voorde hele organisatie.
Synchronisatie van gegevens is organisatiebreed ingeregeld. Het
centraal gegevensmagazijn is de bron voorhergebruikvan gegevens
dooralle afnemende (vak)applicaties.
In de markt wordt gevraagd naarstandaarden conformbestekteksten.
Tevens vindt toetsingen sturingplaats op het werkend zijn van de
standaard. Digikoppeling, Digileveringen Digimelding
worden organisatiebreed en integraal ingezet.
Informatiemodellen en gegevensmodellen worden in de keten op elkaar
afgestemd. Ketenstandaarden zijn behoudens gemeentelijke
standaarden leidend voorde hele organisatie.
Ketenbreed zijn erafspraken gemaakt oversynchronisatie van gegevens
binnen geldende wet-regelgevingvan de betreffende keten.
In de markt wordt gevraagd naarketenstandaarden conform
bestekteksten. Tevens vindt toetsingen sturingplaats op het
werkend zijn van de standaard in de keten. Gebruikvan Digikoppeling,
Digileveringen Digimeldingworden ketenbreed op elkaarafgestemd.
Sub-aspectAspect
Organisatie
Informatie

8. 8
Gerede twijfel
Terugmelden op basisregistraties gebeurt bij gerede
twijfel over de juistheid van een gegeven.
1. Er is een sterk vermoeden dat een (authentiek)
gegeven onjuist is,
2. dat vermoeden is gebaseerd op kennis en kunde uit de
eigen processen en klantendoelgroep, en
3. de afnemer van gegevens uit de basisregistratie weet
wat de definitie is van een gegeven uit de registratie. Hij
kan dus beoordelen of twijfel aan de juistheid ervan
terecht is.
8

9. 9
Breng processen in kaart
• Bij welke processen wordt het meest
teruggemeld?
• Op welke processen denk je dat het meest
teruggemeld zou moeten worden?
• Op welke gegevens, anders dan die uit
basisregistraties, zou je willen dat
medewerkers ook terugmelden?
• Welke medewerkers constateren verschillen in
gegevens?
• Zijn er procesafspraken met
samenwerkingspartners over het terugmelden
bij gerede twijfel bij een gegeven uit een
basisregistratie?

10. 10
‘De praatplaat’
Gegevensmakelaar
CI
R
Module:
Civision Integraal
Raadplegen
Civision Makelaar gegevens (CMG)
Leverancier: PinkRoccade
Beheer bij
informatiemanagement
LV WOZ
Kadaster
RSIN
Bijv. belastingdienst
NHR
KVK
• HR Inzien (KvK.nl +
inlogcode) MENS-
APPLICATIE
• HR Dataservice bevraging:
Koppelen door vraag-
antwoord
APPLICATIE-APPLICATIE
• HR berichtenservice:
Leveren
Kvk naar gemeente
(bv:wijz..)
• Terugmelden (Digimelding)
Producten:
Sleutel:
KVK of
vestigingsnr
BAG
BRP
CbbCBB
Belastingen WIZ
CSAM
bedrijfsgegevens
ondernemerslok
et
Financieën
Maatschappelijke
ontwikkeling
(subsidies)
Sportzaken
(verhuur)
gebiedsontwikkeling
Vergunningen
E-suite/zgw
Corsa/DM
S
Docinfo
Wabo
Openbare
werken
2
1
Technische
koppeling
procesmatig
Meeste
bedrijfsgegeven
s
HR dataservice
bevraging
Bevraging
mutatieabonnement

11. 11
Welke interne procedure is handig
• Een centraal meldpunt bij
gegevensbeheer
• Een coördinator per domein of per
basisregistratie
• Maatwerk voor elk proces
• Een combinatie van …

12. 12
Welke voorziening is passend
• Centraal punt (mailadres, formulier)
• Individuele toegang tot
terugmeldvoorziening basisregistratie
• Een (GIS)applicatie of functionaliteit in
standaard software
• ….

13. 13

14. 14
Initieer gemeentebreed aandacht
• Communiceer over proces, procedure
en voorzieningen
• Zorg voor bewustwording over
terugmelden
• Blijf informeren totdat terugmelden
vanzelfsprekend is
• Zorg voor bestuurlijk draagvlak

15. 15
Afsluiting

16. 16
Meer weten?
• www.DA2020.nl
• kom op 5 april a.s. naar het Congres
Digitale Agenda 2020 – Samen
organiseren. Aanmelden en
programma
ziewww.da2020.nl/congres.
• volg ons op twitter:
@KINGgemeenten en/of LinkedIN