Taxonomieën maken en toepassen in SharePoint 2013

1. Taxonomieën maken en
toepassen in SharePoint 2013
VOGIN-IP lezing
Donderdag 26 maart 2015
Joyce van Aalten

2. Voorstellen
• Joyce van Aalten, Invenier
– Niet zoeken, maar vinden
– Consultant en trainer
– Productonafhankelijk (GX, Drupal, SOLR), maar
veel SharePoint

3. SharePoint terminologie
• Kolommen/Columns
• Termenopslag/Managed metadata store
• Termensets/Term sets
• Ondernemingstrefwoorden/enterprise
keywords
• Inhoudstypen/Content types
• Lijsten/Lists
• Bibliotheken/Libraries
• Sites, pagina’s, webparts, apps, …

4. Kolommen/metadata
• Kolommen = eigenschappen = metadata
• Gebruik in bibliotheken en lijsten
• Op bibliotheek-/lijstniveau, site-niveau, site
collectie-niveau of farm niveau

5. Kolommen/metadata
• Kolominstellingen
– Verplicht ja/nee
– Meerdere waarden toegestaan ja/nee
– Standaardwaarde
• Soorten kolommen, o.a.
– Eén tekstregel
– Keuze (keuzemenu)
– Datum en tijd
– Beheerde metagegevens

6. Beheerde metadata
• Termenopslag = managed metadata service
= managed metadata store = aanmaken en
beheer van termensets
• Termenset = beheerde metagegevens =
taxonomie/thesaurus = gecontroleerde
trefwoorden = termen die toegekend
kunnen worden in bibliotheken of lijst

7. Beheerde metadata
• Termenset
– Koppeling met (site)kolommen
– Mogelijkheid tot importeren via .csv bestand
• Termen
– Trefwoorden = waarden in een kolom
– Beschrijving = scope note
– Standaardlabel = voorkeursterm
– Andere labels = synoniemen = verwijsterm

8. Ondernemingstrefwoorden
• Ondernemingstrefwoorden = vrije
trefwoorden = folksonomy = tagging
• Beheer in de managed metadata service
• Mogelijk om vrije trefwoorden te
verplaatsen naar termenset

9. Site-inhoudstypen
• Voorgedefineerde manier om instellingen,
gedrag en metadata te hergebruiken
• Onderscheiden zich van elkaar wat betreft
metadata, beleidsregels, werkstromen, te
gebruiken sjablonen
• Centrale vraag: Dit is een ……
• Denk aan: handleidingen, notulen,
rapporten, nieuwsbrieven, afbeeldingen

10. Vinden m.b.v. metadata
• Binnen bibliotheek of lijst
– Sorteren/filteren op kolom
– Weergaven
– Metagegevens navigatie-instellingen
• Binnen sites: webonderdelen
– Bibliotheken en lijsten i.c.m. weergaven
– Inhoud samenvatten > Inhoudsquery

11. Full tekst zoekmachine
• Zoekresultaten
– Managed metadata aanbieden als
verfijningsfilter
– Maar: synoniemen uit termenset zijn geen
query expansion!

12. Bestaande SP taxonomieën
Wand General Business taxonomy
http://sharepointtaxonomy.com/wand-
general-business-taxonomy-for-sharepoint
Sambo ICT taxonomie (Taxonomie MBO)
http://www.kennisnet.nl/sectoren/mbo/taxo
nomie_documenten/

13. Maken van import .csv
Excel met macro
http://www.wictorwilen.se/Post/Create-
SharePoint-2010-Managed-Metadata-with-
Excel-2010.aspx
Notepad ++
http://notepad-plus-plus.org

14. Maken van import .csv
• Bestand openen in Excel2010
• Vul het bestand met de termen
• SharePoint 2010 > Create Term Store File
• Open aangemaakte bestand in Notepad ++
• Coderen > Naar UTF-8 Codering
• Opslaan als .csv
• Importeren in managed metadata store

15. Vragen of meer weten?
• Mail: joyce@invenier.nl
• Website: www.invenier.nl
• Twitter: @joycevanaalten
• LinkedIn: /joycevanaalten