Rigsarkivets Konference 2015 for alle, som interesserer sig for offentlig forvaltning og arkiver. Sted: DGI-byen i København Dato: 04-11-2015

1. Åben indsigt på www.syddjurs.dk
Rigsarkivets konference – 4. november 2015
Jon Badstue Pedersen
Afdelingsleder
Digitalisering
Syddjurs Kommune
jbp@syddjurs.dk

2. Agenda
• Manuel publicering
• Åben indsigt
• Åben indsigt på www.syddjurs.dk
• Arkitektur
• Regler og fleksibilitet
• Særlige udfordringer
• Perspektiver

3. Manuel publicering
• Manuel publicering til syddjurs.dk/OS2web via Public
Web Service (PWS)
• Sag(er) og dokument(er) kobles til en indholdsside i et
CMS
• Eksempel: Biogasanlæg på syddjurs.dk

4. Tomt slide til eksempelvis billeder

5. Åben indsigt
• Et agilt samarbejde mellem Formpipe, Bellcom og
Syddjurs Kommune
• Formpipe og Bellcom har været positive partnere i
projektet ved at imødekomme ønsker og krav fra
Syddjurs’ side og selv byde konstruktivt ind
• Hele løsningen er bygget med løst koblet arkitektur med
klare snit mellem komponenterne
• En løsning der ikke påvirker eksisterende systemers
performance

6. Åben indsigt på www.syddjurs.dk

7. Åben indsigt
Åben indsigt omfatter:
• Mere end 40.000 ejendoms- og emnesager
• Mere end 250.000 dokumenter
• Søgning i sagers og dokumenters metadata

8. Åben indsigt
ESDV (Elektronisk Sags-
og DokumentValidering)
Acadre CM
Adlib Enterprise Server
Formpipe
Output manager
Syddjurs.dk
Asynkron PDF-
rendering
Backup
Data og filer
læses via PWS
Metadata på sager
og dokumenter
opdateres via PWS
Metadata på sager
og dokumenter
eksporteres til CMS
Filer hentes ”on
demand” – kan være
både originalfil,
renderet fil og tekstfil
Firewall
7
6
5
4
3
2
1

9. Åben indsigt
Forklaring til topologi
1. Acadre -> ESDV. ESDH udstiller sine data via Public Web Services (PWS). Via PWS læser ESDV oplysninger om
sager, dokumenter og sagsbehandlere
2. ESDV -> Acadre. Via ESDV har brugerne mulighed for at omjournalisere sager og dokumenter direkte i ESDH
3. Acadre -> Traen Publicering. Hver nat, efter der er taget backup af hele ESDH-databasen, kopieres denne backup
i sin helhed til Traen Publicering serveren
4. Traen Publicering->Adlib. På Traen Publicering serveren kører et konverteringsjob, der holder øje med hvilke
dokumenter der iflg. opsatte regler er publiceret. Når et dokument er publiceret, kopierer jobbet det binære
dokument over på Adlib-serveren via en webservice (push), og anmoder om at dokumentet skal konverteres til pdf.
5. Adlib->Traen Publicering. Konverteringsjobbet spørger jævnligt Adlib serveren om status for pdf-konvertering, og
når dokumentet er pdf-konverteret, hentes den pdf-konverterede udgave tilbage til Traen Publicering databasen
(pull), og både original og pdf-version slettes fra Adlib serveren.
6. Traen Publicering->Syddjurs.dk. Når en sag eller et dokument skal publiceres til hjemmesiden, kalder Traen
Publicering serveren en web service på syddjurs.dk. Publiceringen foregår altså via push fra Traen Publicering på
internt net, gennem firewallen til syddjurs.dk i DMZ.
7. Syddjurs.dk -> Traen Publicering. Når en besøgende på hjemmesiden vælger at åbne et dokument i Åben Indsigt
foregår det ved at en proxy på syddjurs.dk henter dokumentet fra via en fildownload webservice på Traen
Publicering serveren. Som udgangspunkt vises altid den pdf-konverterede udgave, men proxyen har mulighed for
at hente original version, pdf-version samt ocr-version (tekst fra et scannet dokument).

10. Åben indsigt
Regler og fleksibilitet - eksempler
• Regel i Formpipe Output Manager:
• Ejendoms- og emnesager fra specifikke
afdelinger
• Renderings-regel:
• TIFF-filer (billedformat) renderes ikke til prf
• Regler i OS2web/syddjurs.dk:
• Syddjurs.dk ”bestemmer” selv hvilke regler fra
Traen Publicering der skal publiceres
• Original-filer må godt vises
• Msg-filer (mailformat) må ikke vises

11. Åben indsigt
Regler og fleksibilitet - fortsat
• Tre muligheder for ESDV (Elektronisk Sags- og
DokumentValidering):
• ”Set på” og må derved publiceres
• Er i karantæne
• Er ikke ”set” endnu
• Kun sager og dokumenter der er håndteret af ESDV
medtages i Traen Publicerings regler

12. Åben indsigt

13. Åben indsigt
Særlige udfordringer
• Håndtering af adressebeskyttede oplysninger
• Håndtering af mails der kommer fra/afsendes til
Digital post

14. Borgernes brug
• Søgninger – vejnavn eller sagsnr.
• Links – logiske http://www.syddjurs.dk/sag/10/8191
• Statistik

15. Proaktiv brug
• Løbende afgørelser og tilladelser på forsiden
• Breve til borgere, partshøringer – pdf eksempel
• Visning af høringssvar
• http://www.syddjurs.dk/politik/budget-og-
regnskab/hoeringssvar-budget-2016
• Visning af enkeltdokumenter fra ESDH
• http://www.syddjurs.dk/politik/moedeplan

16. Reaktiv brug
• Aktindsigter - Vindmølle korrespondance
• Forespørgsler - eks med tegninger

17. Presseomtale og uventede hændelser
• Navngivning
• Søgning i google – undtages
• Fejl – vil ske – hav sikkerhedstjek og beredskab
• Presse aktindsigt– ekstrahering er fortsat manuel
Eks Søhusparken http://www.syddjurs.dk/sag/14/26792
• Presse klip – undvære indsigtsløsning

18. Perspektiver
• Understøtte manuel publicering på syddjurs.dk og
Medarbejderportal
• Personalemapper på Borger.dk (hvor lønsedlerne jo
allerede er)
• Borgersager på Borger.dk (projekt i gang)

19. Perspektiver
• Federeret og relateret søgning i indhold fra ESDH, CMS og
Borger.dk (og meget mere) på syddjurs.dk
• Fritekstsøgning
• Postliste
• Ejendomssager fra forgængermyndigheder på syddjurs.dk

20. Hvordan kommer man i gang
• Foretag vurdering af eventuelle datarettelse, ændringer i
registreringspraksis, oprettelse af autoprofiler eller
anvendelse af ESDV som set i Syddjurs Kommune
• Begynd med et afgrænset sagsområde/funktionsområde,
eks. Postliste eller ejendomssager
• Start fra dags dato og ikke med historiske data