![[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],Creëer de wereld waarin je wilt leven in plaats van te leven in de wereld die je krijgt.](https://image.slidesharecdn.com/pmeppuitleg20vw-12731299326436-phpapp02/85/Pm-Epp-Uitleg-2-0-Vw-1-320.jpg)
Recommended
More Related Content
Viewers also liked
Similar to Pm Epp Uitleg 2.0 Vw
Similar to Pm Epp Uitleg 2.0 Vw (20)
Pm Epp Uitleg 2.0 Vw
- 2. WAT leveren PM en Easy Performan Pro op? HOE ‘gedraagt‘ Easy Performan Pro zich? De uitleg. “ Met Performance Management geef je sturing aan de organisatie , met competenties richting aan het gedrag”. ‘ WAT’ doelt op verantwoordelijkheden, ‘HOE’ op het gedrag”. (HMB)
- 4. HR
- 7. Aan de hand van de softwarestructuur worden de onderdelen en het proces van Performance Management stap voor stap uitgelegd
- 8. Overal waar u denkt: “Dat is handig, maar ik wil het net anders”, kan dat. Meestal is dat zelfs eenvoudig te realiseren.
- 23. Uw F&B cyclus een heel jaar in bedrijf, noem het de digitale HR Assistant
- 25. Tot slot: achter dit scherm gaat een wereld van prestatie, gedrag, ontwikkeling en efficiency schuil. PM in optima forma!
- 26. Performance Management, gericht sturen met competenties Alle leidinggevenden Alle medewerkers HR & directie
Editor's Notes
- NB1: Overal waar hij staat, wordt hij/zij bedoeld. NB2: Wij adviseren u om, als u alle toelichting onder elke pagina wilt lezen, onder ‘beeld’ Note page view aan te zetten. Deze presentatie is bedoeld om u een overzicht te geven van alle mogelijkheden die Performance Management (PM) biedt. Magistralis heeft alle benodigde instrumenten voor PM in huis inclusief een softwarepakket (webapplicatie) waarin het hele functiehuis en de ontwikkelingen en prestaties van medewerkers kunnen worden ondergebracht. Magistralis heeft dus de kennis, de ‘handjes’, de instrumenten en de software. U kiest zelf wat u wel en niet wilt gebruiken. Als er bestaande initiatieven zijn die u wilt behouden, dan sluiten wij uw overige wensen daar naadloos op aan. U kunt dus gewoon kiezen uit het Magistralispakket . Wat hier inzit en hoe dit werkt ziet u hierna.
- In deze presentatie wordt toegelicht waar Performance Management (PM) en Easy Performance Pro u kunnen ondersteunen in de door uw bedrijf gekozen functionerings- en beoordelingscyclus. De cyclus waarin managers en medewerkers concreet, doel- en ontwikkelingsgericht met elkaar in gesprek zijn. Gespreksonderwerpen zijn prestaties, cultuur, gedrag (competenties) en ontwikkeling, en de beoordeling. .
- Performance Management (PM) is een prachtig instrument. Diverse organisaties, in verschillende branches hebben dit al met succes ge ï mplementeerd, zoals Pfizer, Athlon Car Lease en Lundbeck bv. Op www.magistralis.nl kunt u onder ‘projecten’ de praktijkinterviews lezen. PM is gebaat bij een topdown-implementatie. De drie grote spelers in het proces zijn: HR, de medewerkers en de leidinggevenden (die zelf tevens medewerker zijn). Easy Performan Pro is een ondersteunend softwaresysteem voor het managen, verwerken en archiveren van alle informatie, formulieren en andere documenten, en historie van een medewerker in het kader van PM. EPP is met name gemaakt om de manager en HR te ondersteunen en zorgt er tegelijkertijd voor dat de basisprincipes, zoals goed voorbereiden, intact blijven. Daarbij is EPP gericht op de aspecten beheer, administratie en controle. De manager is minder tijd kwijt aan administratie, HR hoeft minder te controleren. De medewerker zelf heeft toegang tot alle voor hem noodzakelijke materialen. Dat maakt dat alle betrokkenen zich kunnen concentreren op waar het werkelijk om gaat: het functioneren en de ontwikkeling van de medewerkers.
- In diverse ‘Medewerkerstevredenheidsonderzoeken’ zien we dat de werkwijze van PM meer objectiviteit brengt. Ook met PM is subjectiviteit dus nooit helemaal uit te sluiten. Medewerkers hebben wel het idee minder afhankelijk van de ‘bui’ van hun baas te zijn en voelen zich meer en beter betrokken bij de uitgangspunten van de organisatie. HR ziet meestal wel de voordelen van concrete, heldere en doelgerichte performancegesprekken, en het gericht kunnen inzetten van ontwikkel- en opleidingstrajecten. Vaak ziet men echter op tegen de ‘controlerende’ taak die dat met zich meebrengt. Als u liever business partner bent dan controleur, dan kan EPP voor u de oplossing zijn. Deze gemakkelijk te gebruiken webapplicatie regelt namelijk voor u het hele proces van formulieren, documenten en instrumenten rondom PM. Tevens controleert het dat PM, of uw vorm van functioneren en beoordelen, uitgevoerd wordt zoals afgesproken. Of het nu een gesprek per jaar is, twee, drie, alles is mogelijk. Alles wordt door HR uitgezet in Easy Performan Pro Performan Pro aan het begin van de cyclus. EPP, manager en medewerker voeren het uit. Je zou EPP kunnen beschouwen als een parttime HR Assistant.
- Een voorbeeld: “ De manager heeft hard gewerkt. Onderweg naar huis bedenkt hij dat er de volgende ochtend een functioneringsgesprek op het programma staat met een van zijn medewerkers. Helaas, hij heeft zich niet voorbereid en de benodigde formulieren niet geprint .” Met EPP kunt u, waar u ook bent, via internet bij de gegevens over uw medewerkers en bij de benodigde materialen om goed voorbereid een planningsgesprek, voortgangsgesprek of eindejaarsgesprek te houden. Dat is een uitkomst, want: “Ben je niet voorbereid, ga dan niet in gesprek”! Als leidinggevende mis je vaak de instrumenten om zaken tastbaar en concreet te maken. Voor jezelf maar ook om e.e.a. helder uit te kunnen leggen aan de medewerker. Hoe beter uitgelegd, ondersteund met tips en adviezen en vastgelegd, hoe beter de resultaten. Zowel ten aanzien van de uitvoering van de functie - de verantwoordelijkheden (WAT) - als van het daarbij behorende gedrag - de competenties (HOE). Magistralis heeft hiervoor alle definities, niveaus en ontwikkelgidsen voor u beschikbaar. Die ziet u straks bij ‘documenten’ (slide 22). Bij de cyclusgesprekken horen natuurlijk formulieren en administratie. Dit draagt bij aan de duidelijkheid, dwingt tot SMART formuleren en maakt eindeloze discussies onnodig. EPP regelt een deel van de administratie en vooral ook van de archivering voor u! Hierna ziet u hoe dit in zijn werk gaat.
- Dit zijn de drie instrumenten die steeds de kern van PM raken. Ze spreken voor zich en het is goed ze in het achterhoofd te houden.
- Via dit inlogscherm treedt u binnen in de wereld van Easy Performan Pro. Met behulp van deze webapplicatie managen leidinggevenden, HR en directie de prestaties, competenties en de ontwikkeling van iedere medewerker. Iedereen is geautoriseerd tot een bepaald niveau. Zo heeft de individuele medewerker alleen toegang tot zijn eigen profiel en gegevens. Uitgangspunt binnen PM is namelijk dat iedere medewerker primair zelf verantwoordelijk is voor zijn eigen ontwikkeling. Hierna ziet u waarover medewerkers, managers en de organisatie kunnen beschikken.
- Easy Performan Pro is, net als het gedachtegoed van Magistralis, ontwikkeld vanuit de optiek dat het gebruik ervan voor elke organisatie bereikbaar, toegankelijk en betaalbaar moet zijn. Daarom is een uitgebreide standaard versie gemaakt. Wijzigingen en toevoegingen, afgestemd op uw wensen en behoeften zijn over het algemeen eenvoudig, snel en tegen een bescheiden budget te realiseren. Advies: Doorloop de presentatie helemaal. Gaandeweg ziet u alle verbanden en daardoor ook de mogelijkheden scherper en beter. Printen door middel van de optie “Note Page View” of “Notitiepagina's” kan helpen om de informatie. gemakkelijker te lezen.
- Na inloggen, ziet u dit scherm. Dit bevat een overzicht van de belangrijkste functionaliteiten. Deze worden één voor één toegelicht. Natuurlijk kunt u overal uitloggen. EPP kent een Meldingen Registratie Systeem (MRS). Dit dient om een foutmelding, een idee of een suggestie voor verbetering door te geven. Reactieprotocollen zijn opgenomen in de Licentie-overeenkomst.
- Functies: bij PM en EPP draait alles om een goed en volledig beschreven functiehuis. Hierin brengt u alle functies duidelijk onder. We onderscheiden bij PM altijd de functie en de medewerker. Eerst beschrijven we de functie, daarna kijken we hoe de medewerker past. Wat nog niet op ‘gewenst’ niveau is wordt ontwikkeld. Dat is de ontwikkelingsgedachte achter PM. Hoe ziet dat er uit in EPP?
- De functiebeschrijving: hier kunt u alle gegevens kwijt met betrekking tot doel, plaats, opleidingsniveau en dergelijke maar ook alle verantwoordelijkheden met de bijbehorende indicatoren. De functiebeschrijving kan gemakkelijk geprint worden. Rechtsboven ziet u de printfunctie. U kunt deze dus op elk moment gebruiken als leidraad bij een gesprek, bijvoorbeeld als u een vacature met HR wilt bespreken of in een gesprek met een medewerker die naar een andere functie wil toegroeien en werken. NB: Functiebeschrijvingen gaan over functies en niet over medewerkers! Door alle functies in EPP te beschrijven hebt u het hele functiehuis overzichtelijk bij elkaar. EPP wordt middels een op maat gemaakte slimme interface gekoppeld aan uw personeelsinformatiesysteem. Dus dubbele data- invoer is niet meer nodig.
- Indicatoren zijn nodig om concreet te kunnen meten hoe een verantwoordelijkheid is gedragen en uitgevoerd. Ze zijn onder te verdelen in groepen zoals management, communicatie, finance etc. Zo kunt u helder met een medewerker communiceren waarom hij wel of niet voldoet en waar verbetering noodzakelijk of wenselijk is. Ook kunt u hierdoor gerichter en verantwoord verantwoordelijkheden ‘lager in de organisatie’ leggen.
- Dezelfde functie, maar nu ziet u daarvan het competentieprofiel. Dat beschrijft welke competenties nodig zijn om ervoor te zorgen dat de verantwoordelijkheden ook uitgevoerd worden met het gewenste gedrag. Het HOE dus. Op de volgende slide wordt dit verder toegelicht.
- Zo ziet een competentie eruit. De definitie, het belang van de competentie en de drie niveaus. Elke functie heeft zijn eigen gradatie, de mate waarin een bepaalde competentie vereist is. Integriteit zal bij HR bijvoorbeeld hoger liggen dan bij een productiemedewerker. Hoe helderder alles is omschreven, hoe beter manager en medewerker het profiel kunnen hanteren om concreet met elkaar in gesprek te gaan.
- Magistralis heeft gekozen voor 26 competenties uit een zeer breed scala. De meeste organisaties blijken hier, met hier en daar een aanpassing, uitstekend mee uit de voeten te kunnen. Waar wenselijk en noodzakelijk zijn aanpassingen eenvoudig te realiseren.
- Via een, op maat gemaakte, automatische koppeling worden alle medewerkers vanuit het personeelsinformatiesysteem in Easy Performan Pro geladen. U hebt dan een totaaloverzicht van alle medewerkers en iedereen heeft alleen toegang tot de onderdelen waartoe hij geautoriseerd is. In EPP komt geen bedrijfskritische informatie. U vindt er alleen de functies, cyclusgesprekken (plannings-, voortgangs- en eindejaarsgesprek) en maximaal vijf jaar historie daarvan. Op de volgende slide wordt dit geïllustreerd.
- U ziet hier het informatieoverzicht van een medewerker. Dit bevat basisgegevens en het e-mailadres voor het verzenden van alle benodigde informatie en formulieren. EPP zorgt voor de verzending op basis van een jaarlijkse instructie van HR. (zie ook slide 19) Er zijn drie tabs. De functie die momenteel wordt bekleed, de competenties met het niveau voor de functie en het daadwerkelijke niveau van de medewerker. Achter de tab Formulieren’ bevinden zich de opgeslagen formulieren van cyclusgesprekken die hebben plaatsgevonden. De informatie over de gesprekken die in EPP worden vastgelegd is steeds van wezenlijk belang bij de voorbereiding van gesprekken, beoordelingen en interne ‘verhuizingen’.
- En achter de tab Competenties bevindt zich het overzicht van het competentieprofiel van de functie, met de gedefinieerde niveaus. Daarnaast ziet u een kolom met de daadwerkelijke niveaus die na evaluatie aan de medewerker zijn toegekend. Op grond van deze informatie kunt u analyseren wat u (bij de medewerker) nodig hebt en wat deze daadwerkelijk in huis heeft. Deze analyse maakt het mogelijk om gericht opleiding, training of begeleiding in te zetten: individueel, afdelingsgericht of organisatiebreed.
- Achter dit plaatje schuilt een heel logistiek proces. Samengevat: De organisatiedoelen voor het nieuwe jaar zijn bekend. Afdelingsplannen worden daarop gebaseerd en gecommuniceerd. HR voert in EPP de noodzakelijke berichtgeving in aan leidinggevenden over de nieuwe ronde cyclusgesprekken. De data van de gekozen momenten (twee of drie) worden ingevoerd. Er vindt een controle plaats op de laatste mutaties en dan gaat EPP ‘produceren’. Elke leidinggevende ontvangt bericht over wat er te doen staat voor die betreffende ronde, met de zoveel mogelijk gepersonaliseerde formulieren als bijlage. Hierin staan natuurlijk ook alle data waarop gesprekken dienen plaats te vinden en wanneer de verslaglegging retour moet zijn. De manager blijft verantwoordelijk voor de rollout naar zijn medewerkers. EPP controleert gedurende dit proces of alle gespreksresultaten tijdig in het systeem zijn vastgelegd en waarschuwt de manager en/of HR tijdig bij afwijkingen. Op deze manier heeft HR dus een minimale controlefunctie en is beter in staat te acteren in een ondersteunende rol naar de managers en medewerkers .
- De organisatie: Hier vindt u het organigram van uw organisatie, dat automatisch wordt opgebouwd vanuit de ingevoerde gegevens. Daarmee is het altijd actueel. Heeft u bijvoorbeeld een gesprek met een sollicitant of nieuwe leverancier, dan kunt u altijd aan de hand van een actueel organigram de structuur van de organisatie uitleggen. Vanuit het organigram kunt u ook weer doorklikken tot op medewerkerniveau.
- Natuurlijk vindt u vervolgens ook alle ingevoerde afdelingen. Op deze plaats wordt de statistiek bedreven. Hier kunt u per afdeling zien hoe het met de competenties gesteld is. Wat ontbreekt er, waar is een concentratie en waar heeft u overcapaciteit? Zowel het ontwikkelen van medewerkers is van groot belang, als het vaststellen wie ‘boven functieniveau’ zit. Deze functionaliteit stelt u bijvoorbeeld in staat goed te analyseren op welk niveau medewerkers zitten zodat u onderbouwde keuzes kunt maken ten aanzien van het opleidingsaanbod. En dit helpt u weer gericht te investeren in het belangrijkste budget van de organsiatie, nl het personeelsbudget dat gemiddeld 70% van het totale budget uitmaakt.
- Last but not least: een overzicht van de documenten: de kern van het gedachtegoed van Magistralis. Een van de redenen dat PM werkt is het feit dat alles is beschreven en wordt vastgelegd. Dit voorkomt eindeloze welles-nietes gesprekken. Medewerkers vinden die duidelijkheid prettig. Daarom heeft Magistralis alles zeer nauwkeurig omschreven. Voor elk formulier is er een toelichting, voor het hele proces een handleiding, voor elke competentie de definitie en de niveaus. Daarnaast is er de ontwikkelgids (GroeiManual) waarmee manager en medewerker concreet kunnen maken welke zaken kunnen worden verbeterd en op welke manier. Wat u ook kiest, de onderdelen die u wilt gebruiken kunnen snel worden aangepast aan uw situatie. Zodra het functiehuis op orde is en het management opgeleid en bijgeschoold, kan alles snel en effectief ingezet worden. Startmomenten liggen bij voorkeur aan het begin van een boekjaar of tijdens het functioneringsgesprek.
- EPP regelt een heel jaar alles wat nodig is om F&B goed te laten lopen. Voor het jaar voert u die berichtgeving in die gewenst is om medewerkers en managers te informeren. Daarna verstuurt EPP alles, controleert of deadlines worden behaald en geeft herinneringen en des gewenst waarschuwingen. HR hoeft zich niet bezig te houden met controle e de papierwinkel wordt tot een minimum beperkt. De basis principes van PM blijven wel in takt. Beiden dienen zich goed voor te bereiden en beiden hebben verantwoordelijkheid en controle voor het proces.
- Kort maar krachtig hebt u hier de rode draad die over het algemeen door elk traject bij elke organisatie loopt. Hoe alles dan precies werkt is natuurlijk afhankelijk van aantallen, doel- en subdoelstellingen, beschikbare kennis, middelen en personele inzet. Meestal kunnen we na een dagdeel inventarisatie een gericht overzicht geven.
- Als u tot zover in ons verhaal bent gekomen, dan heeft u (nog steeds) interesse in de mogelijkheden van Magistralis en Easy Performan Pro binnen uw organisatie. We komen graag (nogmaals) langs. Kijk op www.magistralis.nl of www.performanpro.nl voor meer informatie of bel ons.
- Wij zijn graag het ontbrekende puzzelstuk(je) in dit samenwerkingsverband: de directie betrokken, HR/P&O leading en Magistralis ondersteunend. Bel voor een (vervolg) afspraak: Frans van den Hombergh op 06 520 36 549 of Harald Drost op 06 819 26 464.