Presentatie van Friso de Jong.

1. EFACTUREN UIT OOGPUNT VAN
DOCUMENT MANAGEMENT
Friso de Jong, Voorzitter Platform ELFA, Factuurwijzer
20 september 2007, Heliview, Information & Document Management

2. Wie, wat en waarom?
Directeur Factuurwijzer (www.factuurwijzer.nl)
Oprichter/voorzitter Platform ELFA (www.platformelfa.nl)
Auteur >> Praktijkgids ‘Elektronische Facturen’
Spreker: Sprekerinstituut, Syntens, NVG, KVK, IIR,
Jaarcongres Credit Management, dagvoorzitter Congres
Elektronisch Factureren & Betalen, Europees
Betalingsverkeer, seminar eFactureren, et cetera

3. Rol van de factuur
Financieel:
onderdeel van order, betaling, omzet, winst, cash/credit
management
Communicatie:
contactmoment met de klant (consument, bedrijf, overheid)
marketingmogelijkheden
Bewijs:
handelsrechtelijk: einde van leveringsproces
fiscaalrechtelijk: recht op verrekening van BTW en aftrek van
kosten
Integratie

4. Traditioneel factuurproces

5. Traditioneel factuurproces: nadelen
Opstelfouten (leverancier) en invoerfouten (klant)
Gegevens uit meerdere systemen en afdelingen
Hoge kosten per factuur: gemiddeld € 2 - € 4
Nog hogere kosten bij een dispuut: € 25 - € ∞
Geen koppeling aan marketing, betalen of credit management
Archiefkosten
Veel, heel veel handelingen per document!
‘Compliance’ inspanningen

6. Huidige generatie elektronisch
factureren Efacturen & document
management =
Elektronisch
factureren
Geautomatiseerd
verwerken van
facturen

7. Elektronisch factureren: fiscale varianten
Er zijn vier fiscale varianten:
het toepassen van een digitale handtekening op het bericht, het document,
of op de datastructuur
gebruik maken van gestructureerd dataverkeer (EDI)
sommige andere elektronische vormen om elektronische facturen te
verzenden en ontvangen
automatische incasso
Alleen als u de derde variant gebruikt, moet u dit melden
Ook al is het Europese regelgeving, vrijwel elke Lidstaat heeft
elektronisch factureren anders geregeld

8. Elektronisch factureren: technisch
De fiscale varianten kunnen aan de hand van diverse
technische aspecten ‘ingeregeld’ worden:
seller direct, buyer direct, consolidator, four corner [SEPA]
‘application service providing’ en ‘in house’
documenten en/of gestructureerd dataverkeer
intelligente documenten of gewoon in PDF
koppeling aan betaalmogelijkheden
Hierin zijn diverse combinaties mogelijk, afhankelijk van de
aard van de factuur en de aard van uw klant(en)

9. Voordelen elektronisch factureren
Optimaliseren factuurverwerkingsproces:
vermindering van operationele verkoopproceskosten
kortere doorlooptijd (koppelen van systemen, bestanden)
betere controle en terugkoppeling
Vermindering procesfouten en bijbehorende kosten:
fouten en conflicten sneller oplosbaar
betere en betrouwbare betaling

10. Voordelen elektronisch factureren
Financiële voordelen:
kostenbesparing op factureren, creditmanagement, lagere DSO
wellicht: meer rendement door
Betere archivering, informatievoorziening en marketing
Hogere klanttevredenheid
Reduceren arbeidsintensieve handelingen