Presentatie van Eelco Drieënhuizen, Rotaform.

1. Rotaform
De visie vertaald
mei 2007
Eelco Drieënhuizen
ICT Manager, Rotaform
1
Elektronisch Faktureren
10-5-2007

2. Agenda
Introductie Rotaform
Visie vertaald
de elektronische factuur: document als communicatiemoment
toepassing in de praktijk
aandachtspunten rond implementatie
2
Elektronisch Faktureren
10-5-2007

3. Dienstverlening
Document Services
150 medewerkers
200 miljoen prints
80 miljoen enveloppen
50 miljoen e-mails
10 miljoen e-facturen
2 miljoen gescande documenten
Volledige document life-cycle
Ook een (e-)factuur is een document!
3
Elektronisch Faktureren
10-5-2007

4. Opdrachtgevers
Banken en verzekeringsmaatschappijen
Telefonie- en kabelbedrijven
Card maatschappijen
Overheid (waterschappen en ministeries)
Loterijen
B2B and B2C
4
Elektronisch Faktureren
10-5-2007

5. Zo … of zo?
De factuur is in ontwikkeling als
communicatiemoment
Content
beheer
5
Elektronisch Faktureren
10-5-2007

6. Visie
De factuur is een communicatiemoment
De communicatie behoort helder te zijn
Bevordert betaling, voorkomt vragen
Extra mogelijkheden dankzij aanvullende (op de ontvanger
afgestemde) informatie
De ontvanger kiest: papier of elektronisch
Reacties moeten eenvoudig verwerkbaar zijn
Archivering is een logische aanvulling
Extra’s dankzij elektronische presentatie
On-line analyses, downloads, notificaties
Inzet algemeen gebruikte standaards
6
Elektronisch Faktureren
10-5-2007

7. Farao Modules
Farao: modulaire e-Billing van Rotaform
Farao bestaat uit een framework en modules
Farao basis (incl. presentment en beheer)
Module betalen (waaronder internet bankieren)
Module archief
Module marketing
Module service
Module response & dispuut
Module notificatie
Plus:
Aansluiting op Print & Mail
Eventuele specifieke wensen / aanpassingen
7
Elektronisch Faktureren
10-5-2007

8. Farao
8
Elektronisch Faktureren
10-5-2007

9. Kenmerken Farao
Geschikt voor alle digitale documenten
Importeren gegevens: als papieren factuur
Gebruikers met rollen en rechten (optie: workflow)
Content Management voor bijv. marketing
Archieffunctie (optie: inzage customer support)
Notificatie
Download
Export
Reactie ontvanger (dispuut) met FAQ
Optimale combinatie papier en elektronisch
En …
9
Elektronisch Faktureren
10-5-2007

10. Kenmerken Farao
Betalen
Machtiging
Keuze betaaldatum
Keuze bedrag (indien gewenst)
Digitale Nota
Rotaform als BSP
iDEAL
On-line rapportages (Cockpit)
Website bezoek
Notificaties
Betalingen
enz.
10
Elektronisch Faktureren
10-5-2007

11. Implementatie
ASP
Voordelen van ‘meeliften’
‘In-huis’ is ook een optie
Papier en elektronisch samen
Vormgeving
Opbouwen van een ‘elektronische klantenkring’
11
Elektronisch Faktureren
10-5-2007

12. Ervaringen
Groei: gaat niet vanzelf
Notificatie als extra contactmoment
Betaalsnelheid elektronische factuur
Opties die de betaler heeft, stimuleren gebruik
Ontvangstmethode (papier of elektronisch)
Keuze betaalmoment
On-line rapportages (verbruik)
Herinneringen zijn makkelijk en functioneel
Techniek bruikbaar voor meer dan facturen alleen
12
Elektronisch Faktureren
10-5-2007

13. Aandachtspunten
Bepaal of aan deze voorwaarden wordt voldaan
Doelgroep is er (in voldoende mate) klaar voor
Standaards zijn onder controle
Benodigde informatie is voorhanden
Richt de volgende zaken goed in
Proces verantwoordelijken
Beschikbaarheid website(s) en documenten
Wat blijft er over
Gedegen Risico Analyse op uw situatie
Claim: “ik heb het niet ontvangen”
Manipulatie van gegevens
Risico’s elektronische en papieren factuur laten zich
vergelijken
13
Elektronisch Faktureren
10-5-2007

14. Wanneer gaat u elektronisch factureren?
14
Elektronisch Faktureren
10-5-2007