Presentació de la intervenció en la taula rodona de la Jornada Consorci AOC 2016: "Aplicació pràctica de la Llei de Transparència per als ens locals"

1. GESTIÓ DOCUMENTAL I ACCÉS A LA
INFORMACIÓ
Jornada “Aplicació pràctica de la Llei de Transparència per als ens locals”
Barcelona, 17 de maig de 2016
Francesc Giménez Martín

2. GESTIÓ DOCUMENTAL
(Llei 19/2014)
Art. 19.3
Les administracions públiques, amb la mateixa finalitat a què fa referència l’apartat 2, han d’establir un
sistema de gestió de documents, informació i dades integrat que permeti la interoperativitat entre les
administracions, la localització de qualsevol document o informació i la vinculació automàtica de cada
document o conjunt de dades al seu règim d’accés i publicitat.

3. DADES
DADES
DADES
DADES
DOCUMENTS
EXPEDIENTS
PROCEDIMENTS
QUADRE DE
CLASSIFICÁCIÓ
CONTEXT
DADES ESTRUCTURADES
TIPUS
DOCUMENTALS
L’ACCÉS A LA
INFORMACIÓ
PÚBLICATAULES
D’AVALUACIÓ
ESQUEMA D’ACTUACIÓ ACCÉS A LA INFORMACIÓ
(seguint sistema gestió documental, art.19 llei 19/2014)
CATALEG DE
PROCESSOS
B
A
S
A
T
S
E
N
D
E
F
I
N
E
I
X
E
N
P
E
R
T
A
N
Y
E
N
A
C
O
N
T
E
N
E
N

4. DOCUMENTS TIPUS DOCUMENTALS
QUADRE DE TIPUS
DOCUMENTALS
SERIES DOCUMENTALS
QUADRE DE
CLASSIFICACIÓ
EXPEDIENTS
PROCEDIMENTS
QUADRE DE
CLASSIFICACIÓCATALEG DE
PROCESSOS
DADES ESTRUCTURADES CLASSIFICACIÓ EINES DE GESTIÓ DOCUMENTAL
L’ESTRUCTURACIÓ DE LES DADES A L’ADMINISTRACIÓ
(seguint sistema gestió documental)

5. TIPUS DOCUMENTALS
FUNCIÓ
ADMINISTRATIVA
TAULES D’AVALUACIÓ DOCUMENTAL
TAULES D’AVALUACIÓ
VALORS DELS
DOCUMENTS
SERIES
DOCUMENTALS
NORMATIVA
FUNCIONS

6. En resum
Per tant, seguint la classificació, es pot determinar la funció de tota documentació que entra a
l’administració, associant-la a una codificació específica del QdC
Si aquest codi es vincula als procediments establerts, es podrà determinar l’accés general a la
informació continguda gràcies al vincle dels codis del QdC amb les TAD, que es regeixen també
per la funció administrativa.
La definició prèvia de les metadades dels documents i la definició dels procediments associats,
per altra banda, facilita el coneixement de les dades contingudes.
Les peticions d’accés sobre expedients es poden determinar més fàcilment amb el coneixement
de la funció per la qual han estat creats i el procediment administratiu vinculat.

7. En resum
La connexió entre document, expedient i procediment s’estableix per la seva vinculació a una
funció.
Les funcions de l’administració es poden definir previament, així com els procediments
administratius.
Si podem determinar la informació de cada document i el podem vincular a un expedient, que
forma part, a l’hora, d’un procediment actiu, en podem determinar uns criteris generals d’accés
Amb aquesta base, es pot resoldre en bona part el volum de peticions d’accés, minimitzant
l’impacte dels terminis establerts per la llei, i respectant-ne alhora la ponderació i els límits
d’accés que la llei determina.

8. ACCÉS A LA INFORMACIÓ EN ELS ARXIUS
Segons l’Estadística d’arxius de 2013, elaborada pel Departament de Cultura, en el 2013 es van
consultar en els arxius de Catalunya un total de 1.600.978 documents, dels quals 475.756 només
en l’àmbit de l’administració local.
A nivell de dades locals:
A Girona, l’any 2015 es van atendre 5.155 consultes de 2.575 usuaris.
A Barcelona, l’any 2014, es van consultar 256.225 documents, atenent a 24.675 usuaris; i del 15 de juny
al 30 d’octubre de l’any passat es van resoldre 13.390 peticions d’accés.
A Terrassa, des del 2015 s’ha creat un procediment específic d’accés a la informació, però només
comptabilitzant l’atenció a l’arxiu, es comptabilitza un total de 485 usuaris.
A Sant Cugat, amb 87.000 habitants, hi ha una mitjana de 8 consultes setmanals a documentació
municipal a l’arxiu, 30 mensuals, 300 anuals.

9. ACCÉS A LA INFORMACIÓ EN ELS ARXIUS
Per altra banda, les peticions d’accés a la informació que s’han vehiculat a partir dels Portal de
Transparència, en el període de juny a octubre passat només van ser un total de 4 a Barcelona;
3, a Girona; i 1 a Tarragona.
A nivell estatal, el Portal de Transparencia (http://transparencia.gob.es/), a 30 d’abril de 2016
s’han atès un total de 4.872 sol·licituds d’accés a la informació, des de la seva creació al 10 de
desembre de 2014.

10. CONCLUSIONS
L’interès per accedir a la informació no és nou, s’està produint des de sempre.
La gestió documental, requeriment normatiu de la mateixa llei de transparència, es menysté
sovint en la creació interna del procediment d’accés emparat en la nova llei.
Des dels arxius, així com des d’altres departaments dels ens locals, s’estan atenent diàriament
moltes més peticions d’accés que les que es reflecteixen en els portals creats a tal efecte.
Cal redissenyar els procediments interns per simplificar l’accés a la informació, que ha de ser
únic i transparent per la ciutadania, i ha d’incloure tots els canals d’accés reals a la informació,
no només l’accés vehiculat pel portal.
Cal aprofitar les eines de gestió documental que la mateixa llei exigeix per poder trobar criteris
de qualitat i eficiència que permetin fer front al volum d’accés diari a la informació, més enllà de
les peticions d’informació vehiculats pels portals de transparència.

11. Moltes gràcies per la vostra atenció
Francesc Giménez Martín
francescgimenez@santcugat.cat
linkedin.com/in/francesc-giménez-martín-81728035