Hur kan du ännu bättre arbeta för tydliga effektiva texter? Hur kan vi ta klarspråksarbetet till nästa nivå? Språkkonsult Anna Hass från Expressiva rekommenderar att inspireras av verksamhets-, webb- och systemutveckling. Välkommen att höra av dig för att diskutera vidare: 08-549 00 555

1. Klarspråk 2.0
Få ut maximal nytta av klarspråksarbetet
Anna Hass, Expressiva

2. Nulägesanalysen
Vad kan komma att hända under arbetet?
Ringa in möjligheter och svårigheter i SWOT-analys
Vad kan gå fel?
Uppskatta riskernas värde och planera lösningar
Gör en riskvärdering där ni på en skala 1–5 bestämmer
hur sannolik varje risk är och hur allvarliga
konsekvenserna blir. Multiplicera de två sifforna och
ordna riskerna enligt summan. Bestäm hur ni ska
motverka riskerna. Prioritera utifrån summan.
2

3. SWOT för traditionellt
klarspråksarbete
Skriv ner
» metodens styrkor
» metodens svagheter
» möjligheter – vad kan vi uppnå?
» hot – vilka svårigheter kan vi stöta på?
3

4. Få ut maximal effekt av klarspråksarbetet
Skapa delaktighet och förändring internt:
» Argumentera med rätt argument
» Visualisera värdeflödet för att skapa gemensamma mål
» Stimulera med återkoppling genom workshoppar och
mätningar
Arbeta med rätt sak:
» Fokusera på att förbättra läsarens process, inte språket
Styr projekten bra:
» Använd strukturerad metodik från system- och
webbutveckling
» För att kunna göra en bra mottagaranpassning måste ni
prata med mottagarna
» För att veta att ni följer språklagen måste ni mäta
4

5. Vilka ska jag övertyga? Vilka skriver vi för?
Använd personor för att få en konkret bild
av mottagarna
Exempel: interna personor, typer av medarbetare
» ekonomen och ingenjören – excel
» juristen och utredaren – word
» visionären och pragmatikern – mindmap
» socionomen och pedagogen – samtal
» Perfektionisten
» den osäkra, den med låg läs- och skrivförmåga
» den som är ovillig att förändras
5

6. Hur övertygar vi människor att
utveckla språket?
Argumentera enligt de gamla
grekernas principer
» Logos – faktaargument
» Patos – att du väcker rätt känslor
» Etos – din personlighet och trovärdighet
6

7. Hur övertygar vi olika medarbetare?
Gör en argumentationsanalys utifrån
personorna
Tes 1: Organisationen ska satsa tid och pengar på
klarspråksarbete
Persona Fakta Känslor Pondus
.
Gillar siffror
Gillar ord o regler
Gillar visioner
Gillar människor
7

8. Hur övertygar vi olika medarbetare?
Gör en argumentationsanalys utifrån
personorna
Tes 2: Du ska ändra ditt skrivsätt och skriva enligt
klarspråksprinciperna
Persona Fakta Känslor Pondus
.
Gillar siffror
Gillar ord o regler
Gillar visioner
Gillar människor
8

9. Avsätt tid för reflektion
Ställ frågan ”varför?” fem gånger
Varför ska vi arbeta med klarspråk?
a) För att lagen säger det. Varför? För att
medborgarna ska ha rätt att förstå. Varför? Det är en
demokratisk rättighet. Varför? I Sverige har vi
tillsammans bedömt att det blir ett bättre samhälle om
folket är med och bestämmer.
b) För att få en smidigare förvaltning. Varför? För att vi
ska använda skattebetalarnas tid och pengar så
effektivt som möjligt. Varför? För att Sverige som land
ska vara effektivt och folk ska må bra.
9

10. Frågor vi borde ställa innan vi börjar prata
skrivregler och meningsbyggnad:
» Vad är organisationens uppdrag? Varför finns den?
Vilket värde ska den åstadkomma i samhället?
» Varför har vi våra regler? Vad ska de leda till?
» Varför ser våra texter ut som de gör?
» Vad vill vi kunna göra med texterna?
» Vad vill läsarna kunna göra med texterna?
10

11. Varför finns vi?
Skapa delaktighet och
kultur för utveckling med Lean
Lean thinking av Womack och Jones:
1. Specificera värdet sett ur kundens perspektiv
Lean handlar om att leverera värdet som kunderna
efterfrågar. Inget mer eller mindre. Genom att klart
definiera värdet av en speciell produkt eller tjänst ur
slutkundens perspektiv kan allt slöseri som inte skapar
värde för kunden upptäckas och tas bort.
2. Identifiera och kartlägg värdeflödet
När värdet ur kundens perspektiv har definierats
måste värdeflödet som skapar detta värde kartläggas.
Värdeflödet är alla aktiviteter tvärs igenom alla delar
av organisationen som är inblandade i att leverera en
produkt eller tjänst.
11

13. Skapa gemensam bild
och gemensamma mål
Var kan vi utvecklas?
Skaffa koll på processerna
Varför ska jag ändra mig?
Synliggör målen, värdeflödet och processerna för
medarbetarna
När är vi klara – vad menar vi med att något är klart?
Mätbart och konkret.
13

14. När är Lean framgångsrikt?
» Högsta ledningen har förstått innebörden i Leans
tankesätt och att det inte är ett program eller projekt
utan en resa de påbörjat.
» Förbättringsarbetet drivs av medarbetare som kan
processerna.
» Fokus är på värde för kunden.
» Arbetet drivs strukturerat – projekt för projekt, och i
en takt som är anpassad till verksamhetens förmåga
att ta till sig förändringarna.
» Resultaten mäts med lättbegripliga mätetal.
» Uppföljning sker planerat och konsekvent.
14

15. Er process: Godkännande av
livsmedelshantering
» En medborgare ansöker om att driva restaurang i
en viss lokal. Det krävs tillstånd enligt
livsmedelslagen.
15

16. Texterna i processen
Vilken text? Vem skriver? Vad ska texten syfta Vad kan fungera me r
till? effektivt?
Webbtexten om regeln
Blanketten
Instruktionen till
b lanketten
begäran o m
ko mp lettering
bedö mning –
anteckning
p latsbesök – protoko ll
beslutsunderlag,
tjänsteskrivelse
beslutsbrev
protoko ll
meddelande om
inspektio n
inspektio nsprotokoll
16

17. Er process står i texten ...
Vad händer när ansökan eller anmälan lämnats in?
När Miljöförvaltningen har tagit emot din ansökan om godkännande
kommer en så kallad godkännandeprövning att göras.
Handläggningen påbörjas inom två veckor när en ansökan har
kommit in. Under granskningen kommer Miljöförvaltningen att
kontrollera om det finns några brister i din ansökan samt eventuellt
begära kompletterande uppgifter eller handlingar. I vissa fall
bedömer Miljöförvaltningen att det inte är nödvändigt med ett
godkännande, utan att det räcker att anläggningen registreras.
Annars kommer en handläggare från Miljöförvaltningen att besöka
din anläggning för att gå igenom rutiner i verksamhetens
egenkontrollprogram samt granska hur lämplig lokal, utrustning och
inredning är i förhållande till den verksamhet som är tänkt att
bedrivas. Du får inte starta verksamheten innan anläggningen är
godkänd.
När det kommer in en anmälan för registrering görs först en
bedömning av om det räcker att anläggningen registreras, eller om
den ska godkännandeprövas. Visar det sig att det räcker med
registrering kommer du att få ett skriftligt beslut om att
anläggningen har blivit registrerad. Om du har lämnat in en anmälan
om registrering får du starta verksamheten tio vardagar efter att du
gjort din anmälan, eller tidigare om du får ditt beslut om registrering
tidigare.
Du kommer också få beslut om riskklass och årlig kontrollavgift.
Den riskklass anläggningen har blivit placerad i avgör hur ofta
Miljöförvaltningen kommer att besöka din anläggning för
rutinkontroll.
17

18. ... er process styr texten
Godkännande och registrering av verksamhet
För att få bedriva livsmedelsverksamhet krävs att anläggningen antingen är godkänd
eller registrerad som livsmedelsanläggning. En livsmedelsanläggning definieras som
den plats där en företagare bedriver sin verksamhet. Detta innebär att om platsen,
företaget eller verksamheten ändras räknas det som en ny livsmedelsanläggning
- tidigare innehavares godkännande eller registrering gäller inte för den nye ägaren.
Krav på godkännande eller registrering gäller också vid ombildning av företag, som
leder till att bolaget får ett nytt organisationsnummer - även om det är samma
personer som driver verksamheten. Läs mer om vad som gäller vid ägarbyte och
ändring av verksamhet i på sidan ”Ändrad verksamhet, ägarbyte m.m.” i menyn till
vänster.
Godkännande eller registrering – vad gäller?
Skillnaden mellan godkännande och registrering är att det vid ansökan om
godkännande görs en prövning av ifall lokalen, verksamheten och egenkontrollen
uppfyller kraven i livsmedelslagstiftningen. Registrering däremot är endast en
administrativ åtgärd där information om verksamheten förs in i Miljöförvaltningens
register. Kontroll kommer därefter, i båda fallen, att ske med regelbundna intervaller
som är beroende av bland annat verksamhetens hygieniska risker.
Vilken livsmedelshantering som ska ske avgör om verksamheten behöver ett
godkännande, eller om det räcker med registrering. När livsmedel bereds eller
bearbetas krävs godkännande. Det gäller till exempel restauranger, livsmedelsbutiker
med charkdisk eller smörgåsberedning och tillagningskök i skolor.
För verksamheter med mindre hygienisk risk, utan bearbetning eller beredning,
räcker det med registrering. Exempel på verksamheter där det räcker med
registrering är försäljning av färdigförpackade livsmedel eller servering av livsmedel
som tillagats i en annan anläggning.
I vissa specifika fall behöver verksamheter varken godkännas eller registreras. Detta
gäller till exempel om privatpersoner tillfälligt hanterar livsmedel i liten skala såsom
vid julmarknader.
Om ett företag hanterar livsmedel på mer än en plats krävs normalt ett godkännande
eller registrering för var och en av anläggningarna.
Är du osäker på vad som gäller för din verksamhet är du välkommen att höra av dig
18 till Livsmedelskontrollen, se kontaktuppgifter uppe till höger på den här sidan.

19. Läsarens process:
Starta en restaurang
...
Hitta en lokal
Skriva en affärsplan
Söka tillstånd för att
» driva restaurang i den aktuella lokalen
» servera alkohol
» ha en uteservering
Köpa möbler
...
19

21. Exempel:
Karlstads projekt fick Lilla Klarspråkskristallen
Syften med projektet: ökad demokrati och effektivare administration
Innehåll:
1. kartlägga och ifrågasätta rutiner
2. nya mallar och uppstyrd terminologi
3. förtydliga ansvar och roller – fokus handläggarrollen
4. skrivkurser
Framgångsfaktorer
» Långsiktighet
» strukturerat arbetssätt – projektmodell
» helhetssyn och processtänkande
» tydligt ansvar
» ledningens stöd och engagemang.
Svagheter?
» inga användarstudier
» främst språk- och textnära insatser
» inte användningsanpassade mallar
21

22. 21 okt ober 2011