Юрдеп из роботов

1. Цифровизация
юридической функции и
документооборота
в Почте России
Москва, 21 июля 2022 года
Екатерина Подберезняк, Head of Legal

2. 2
КАКИЕ ПРОЦЕССЫ ЦИФРОВИЗИРОВАЛИ?
Автоматизировали
документооборот
01

3. 3
Автоматизация документооборота
01

4. Потребность
Объем документации
В масштабах Почты России задача по
автоматизации документооборота перестает
быть тривиальной.
При этом, каждый документ должен иметь
уникальный идентификатор, исполнителя и
историю обработки.
Каждый из них должен быть найден при
необходимости любым сотрудником, имеющим
соответствующий уровень доступа.
Аппарат управления обществом и 82
крупных офиса в каждом регионе. И это
без учета почтамтов и отделений
почтовой связи
83
50 - 100
тысяч входящих документов в каждом
из них ежегодно
4

5. Минимизация
бумажного
документооборота
Повышение скорости обработки
документов в СЭД по сравнению
с бумажным документооборотом
Сквозные шаблоны
Бизнес-процессов
Контроль
исполнительской
дисциплины
Бесперебойная
работа
Бизнес-цели проекта внедрения системы
электронного документооборота (СЭД)
24/7

6. 6
Автоматизировали
документооборот
Автоматизировали
судебную работу и
сопровождение проверок
01 02
КАКИЕ ПРОЦЕССЫ ЦИФРОВИЗИРОВАЛИ?

7. 7
Автоматизация судебной работы и
сопровождения контрольно-надзорных
мероприятий
02

8. Объем судебной работы
Опять на потребность и решение влияют масштабы
Период
Гражданско-
правовые споры
Трудовые споры Претензии
Антимонопольные
споры
Запросы
гос. органов
Дела об АП Всего
2021 год 6569 851 1958 195 1408 5292 16273
Из них АУО в 2021 127 627 954 75 234 59 2076
2022 год (1
полугодие)
3771 381 509 46 558 2542 7807
Из них АУО в 2022 (1
полугодие)
44 270 188 8 43 39 592
• Судебные дела – рассматриваемые судами дела гражданско-правого характера, дела о банкротстве, об оспаривании действий / актов органов власти и иные (за
исключением трудовых споров и дел по оспариванию актов / действий ФАС России)
• Трудовые споры – судебные споры, вытекающие из трудовых отношений, а также обращения работников Общества и ответы на них
• Претензии – входящие и исходящие претензии по гражданско-правовым договорам, а также требования по банковским гарантиям
• Антимонопольные споры – дела о нарушении антимонопольного законодательства, запросов антимонопольных органов, рассмотрении жалоб на действия
Общества/третьих лиц при осуществлении закупок
• Запросы государственных органов – запросы / требования органов власти в рамках исполнения ими контрольных и надзорных функций (за исключением запросов
антимонопольных органов)
• Дела об АП – дела об административных правонарушениях в отношении Общества и его должностных лиц (за исключением дел, возбуждаемых ФАС Росси и его
территориальными органами)
8

9. Решение по автоматизации судебной работы
Case.Pro Интеграции
 Case.Pro интегрирована с системой
документооборота (СЭД) – мы получаем
зарегистрированные судебные документы,
претензии и запросы государственных
органов непосредственно в Case.Pro, эти
документы готовы к работе
 Case.Pro интегрирована системой
казначейства - это значительно упрощает
работу с исполнительными листами и
административными штрафами
 Планируется интеграция с системой учета
объектов недвижимости Почты России –
правоустанавливающие документы будут
автоматически подгружаться в судебные
дела, а результаты судебной работы - в
материалы по объектам недвижимости
Используется разработка Право.Ру – система
значительно доработана для нужд Почты
России.
В настоящий момент в системе обрабатывается
около 70 000 активных (незавершенных)
карточек – дел в работе
9

10. 10
Автоматизировали
судебную работу и
сопровождение проверок
Автоматизировали работу
с типовыми документами
01 02 03
КАКИЕ ПРОЦЕССЫ ЦИФРОВИЗИРОВАЛИ?
Автоматизировали
работу с типовыми
документами
Автоматизировали
документооборот

11. 11
Автоматизация работы
с типовыми документами
03

12. 12
ПРОБЛЕМА
Объем работы
~ 180 000 договоров в
год, которые
согласовываются в 82
филиалах
Необходимость
обеспечить единый
процесс и использование
типовых форм в
филиалах
Юристы при наличии
типовой формы договора
были вынуждены
заниматься проверкой
Каждый договор на
десятки страниц -
проверка до запятых,
ошибки, возвраты на
доработку
Нельзя применить
сокращенные сроки
согласования по
типовым формам

13. 13
ЗАДАЧИ
Шаблонизировать
договоры и
автоматизировать их
подготовку
Защитить типовые
формы от
редактирования
Ускорить согласование
документов
01 02 03
03

14. 14
КАК ПЫТАЛИСЬ РЕШИТЬ
Библиотека шаблонов в
ЕСЭД (форма проходила
согласование всех
заинтересованных
подразделений)
СЭД не защищал от
несанкционированных
правок
1C: Документооборот,
PwC (1C), FreshDoc
Шаблоны Сторонние решения
Не отвечали всем
пользовательским
требованиям

15. 15
ВЫБОР DOCZILLA PRO
Функциональность и
юзабилити
Закрытие основных задач
(защита от правок,
автозаполнение)
Кастомизация под задачи
Почты России
Гибкое встраивание в IT-
ландшафт Почты России
01 02 03 04
04

16. 16
ЧТО БЫЛО СДЕЛАНО
Создали 130
интерактивных
шаблонов документов
Интерактивные
шаблоны
Интегрировали Doczilla в
ЕСЭД Почты России и
подключили публичные
реестры и базы: ЕГРЮЛ,
КЛАДР и т.д.
Настроили маршрут,
исключили часть
отделов из маршрута и
ускорили согласование
Обучили более 1000
сотрудников и
рассказали о новых
возможностях, показали
принцип работы
Интеграция Моделирование
бизнес-процессов
Обучение

17. 17
КАКИЕ БЫЛИ ТРУДНОСТИ
Сложно менять привычки
людей - вложились в
информирование и
обучение
Выстраивание процесса
оптимизации договорной
деятельности -
совместная рабочая
группа отдела по
оптимизации бизнес-
процессов, Департамента
развития и
сопровождения продуктов
1С и юристов Почты
России и аналитиков и
legaltech-юристов Doczilla
Непростое сочетание IT
и юридического
мышления
Встраивание в IT-
ландшафт Почты России
- проработка интеграций
для сквозного процесса
согласования
договорных документов

18. 18
РЕЗУЛЬТАТЫ
сократили среднее время
подготовки документа в два
раза: с 28 до 14 минут
x2 всех документов компании
готовится в Doczilla Pro
8% ускорили согласование
документов с 5 до 2 дней
Вместо 7-8 отделов в
согласовании участвуют 3-4
2дня
исключили возможность
менять текст документа
- убрали ошибки
! юристы вместо рутины занимаются
основными функциональными
обязанностями, в т.ч. согласованием
сложных нетиповых документов
!

19. 19
ПЛАНЫ НА БУДУЩЕЕ
Увеличить количество
создаваемых документов
в Doczilla Pro c 8% до
50%
Автоматизировать
подготовку претензий
(идет пилот)
Автоматизировать
подготовку технических
заданий
Провести интеграции с
другими
информационными
системами Почты России
(закупочные процедуры,
маршрутизация
транспорта, судебно-
претензионная
деятельность)
01 02 04
03

20. ВОПРОСЫ?
Москва, 21 июля 2022 года
Екатерина Подберезняк
Head of Legal