07. quan ly thoi gian.pdf

C AN GIANG
D ÁN PHE
Biên son: Nguyn V! Thùy Chi
$ng Anh Tài
An Giang, tháng 01/2007

M'C L'C
PH)N M*T THI GIAN QU.N LÝ THI GIAN..............................................................1
1. Giá tr5 c7a th9i gian.....................................................................................................................................1
2. Bn ;ang s dng th9i gian t?t nh@ thA nào? ...................................................................................1
3. Hãy phân tích cách bn ;ang s dng th9i gian..............................................................................3
4. Nguyên nhân dJn ;An viLc s dng th9i gian ch@a t?t là gì?......................................................6
5. QuQn lý th9i gian...........................................................................................................................................7
PH)N HAI XÁC UNH M'C TIÊU CWA CÔNG VIYC .........................................................8
1. Xác ;5nh mc tiêu.........................................................................................................................................8
1.1 Mc tiêu chính................................................................................................................. 9
1.2 Mc tiêu h tr ................................................................................................................ 9
1.3 Mc tiêu nên có ............................................................................................................... 9
2. Nhng ;$c ;i]m c7a mc tiêu................................................................................................................10
2.1. Rõ ràng .......................................................................................................................... 10
2.2. Phân chia thi gian thc hin c th .............................................................................. 10
2.3. Phù hp kh$ n%ng ca ng'i t( ch)c ho+c cá nhân -'c giao thc hin mc tiêu....... 10
2.4. Quan tr1ng..................................................................................................................... 10
2.5. Phù hp v4i -i m chung ca t5p th ............................................................................. 10
2.6. Ph$i có thách th)c nh'ng ph$i kh$ thi........................................................................... 10
3. Phân loi mc tiêu ......................................................................................................................................11
4. S` ;?i ngh5ch gia tính cap bách và tbm quan trdng c7a công viLc (van ;g).....................13
5. Phân chia mc tiêu thành nhigu công viLc c th], có th] th`c hiLn ;@kc và xác ;5nh
mmc ;n @u tiên ............................................................................................................................................14
6. TiAn hành công viLc ;] ;t ;@kc mc tiêu........................................................................................18
TÓM TpT ....................................................................................................................................19

PH)N BA CÔNG C' QU.N LÝ THI GIAN .......................................................................20
1. r th5 quQn lý th9i gian............................................................................................................................20
2. L5ch công viLc...............................................................................................................................................23
PH)N BsN LÀM THu NÀO w Sx D'NG THI GIAN HIYU QU.? 30
1. Làm viLc có ty chmc....................................................................................................................................30
2. Lzp kA hoch tr@|c ....................................................................................................................................30
3. BiAt rõ khi nào làm viLc hiLu quQ nhat...............................................................................................30
4. Tzp tính k~ luzt ;?i v|i bQn thân.........................................................................................................31
5. Ghi li nhng thc mc trong khi th`c hiLn và dành th9i gian trao ;yi..............................31
6. S dng nguyên tc SMART..................................................................................................................31
7. ViLc hôm nay không ;] ngày mai.........................................................................................................33
8. Ki]m soát ;@kc nhng s` lãng phí c7a bn: tránh “nhng kÇ ;ánh cp th9i gian”.......33
8.1. Thay -(i th) t 'u tiên công vic do ph$i gi$i quy=t ri ro.......................................... 33
8.2. in tho?i ...................................................................................................................... 33
8.3. Thi=u mc tiêu và th) t 'u tiên ................................................................................... 33
8.4. CA gBng quá nhiCu? ....................................................................................................... 34
8.5. Khách -=n th%m quá nhiCu ............................................................................................ 34
8.6. Phân quyCn không hiu qu$........................................................................................... 34
8.7. Bàn làm vic lIn xIn..................................................................................................... 34
8.8. S chLn chM - gián -o?n ................................................................................................ 35
8.9. Không có kh$ n%ng “nói không” ................................................................................... 35
8.10. G+p gR - s lãng phí thi gian ....................................................................................... 35
9. Có th] l`c t?t.................................................................................................................................................35
TÓM TpT ....................................................................................................................................36

K nng qu n lý thi gian
1
PH)N M*T
THI GIAN QU.N LÝ THI GIAN
1. Giá tr5 c7a th9i gian
“N=u b?n muAn bi=t giá trW thi gian ca mIt n%m,
hãy hYi nhZng sinh viên n%m cuAi còn n môn h1c ph$i
d k thi tAt nghip n%m sau.”
Câu tr$ li s] là …? “Giá mà h_i -ó mình dành
thi gian nhiCu han cho vic h1c”, “b4c gì lúc -ó có thi
gian dài han”, “Giá mà có thi gian nhiCu han “, …
Thi gian là mIt khái nim trMu t'ng, vô hình và không th nBm bBt -'c nh'ng nó l?i
có tác -Ing chi phAi và $nh h'dng -=n m1i khía c?nh trong cuIc sAng ca mi chúng ta.
Thi gian là th) tài s$n, là ngu_n vAn quý báu và -Ic -áo mà mi ng'i -Cu -'c h'dng
nh' nhau Theo quy lu5t t nhiên thi gian s] t -=n và -i mIt cách nhg nhàng nh'ng s] không
bao gi quay trd l?i.
Thi gian là ngu_n lc có gi4i h?n, không th làm m4i l?i -'c và chng không th mua
hay thuê m'4n -'c ca ng'i khác.
MIt ki s' -ã tính -'c rjng v4i mIt thanh sBt n+ng 5kg, n=u làm -inh s] bán -'c 10
USD, n=u làm kim may s] bán -'c 300 USD còn n=u dùng làm nhZng cái lò xo -_ng h_ s] -em
l?i 25.000 USD. Nh' v5y, cùng mIt l'ng nguyên liu -Lu vào nh'ng v4i nhZng -Lu ra khác
nhau s] cho nhZng giá trW không giAng nhau.
Mi chúng ta -Cu có 86.400 giây/ngày, 365 ngày/n%m nh' nhau, tuy nhiên vic sn dng
“nguyên liu” thi gian -ó nh' th= nào, dùng chúng - làm gì là tùy thuIc vào quy=t -Wnh ca cá
nhân mi ng'i. N=u b?n bi=t sn dng thi gian tAt thì chBc chBn b?n s] -?t -'c nhiCu han
nhZng gì mà b?n có th .
2. Bn ;ang s dng th9i gian t?t nh@ thA nào?
B?n hãy hoàn thành tAt 10 câu hYi trBc nghim d'4i -ây bjng cách khoanh tròn vào ô tr$
li -úng nhot v4i vic sn dng thi gian ca b?n, sau -ó hãy cIng các k=t qu$ l?i - có -'c mIt
-áp án vC vic sn dng thi gian ca cá nhân b?n.

2
BN S DNG THI GIAN CA MÌNH CÓ T!T KHÔNG?
TR. LI
CÂU HÖI
Th'ng
xuyên
Thpnh
tho$ng
Ch'a
bao gi
KuT
QU.
1. Mi ngày b?n -Cu bY ra mIt kho$ng thi gian
nhot -Wnh - lên k= ho?ch làm vic cho ngày mai
3 2 1
2. B?n s] gi$i quy=t nhZng von -C l4n tr'4c tiên 3 2 1
3. B?n có th hoàn thành m1i vic trong k= ho?ch
hàng ngày
3 2 1
4. B?n có th ung dung hoàn thành công vic -úng
thi h?n
3 2 1
5. Góc h1c t5p ca b?n luôn ng%n nBp, g1n gàng 3 2 1
6. B?n có th tìm thoy nhZng tài liu -ã -'c cot
giZ lâu mIt cách nhanh chóng.
3 2 1
7. B?n có th'ng g+p khó kh%n trong vic quy=t
-Wnh xem s] làm vic gì k= ti=p
3 2 1
8. B?n -ã bao gi không kWp nIp bài t5p theo -úng
yêu cLu ca giáo viên do có nhiCu gián -o?n
3 2 1
9. B?n có vMa %n vMa -1c sách, báo, … 3 2 1
10. B?n có th'ng xuyên chpnh l?i -_ng h_ -eo tay
và -_ng h_ treo t'ng - thi gian -'c chính xác
3 2 1
Tyng s? ;i]m c7a bn

3
ÁP ÁN CHO VIYC Sx D'NG THI GIAN CWA B N
• im ca bn t 27 n 30 im.
B?n rot giYi trong vic sBp x=p và sn dng thi gian , hiu qu$ h1c t5p và công vic ca
b?n s] cao n=u b?n ti=p tc duy trì tAt thói quen sBp x=p và sn dng thi gian, thành công
chBc chBn s] njm trong tLm tay b?n.
N%ng lc sBp x=p và sn dng thi gian ca b?n là khá tAt, n=u nh' b?n dành thêm thi
gian quan tâm -Lu t' vào vic sBp x=p và sn dng thi gian ca b?n hp lý han thì hiu
qu$ h1c t5p và công vic ca b?n s] cao han.
Kh$ n%ng sBp x=p và sn dng thi gian ca b?n hai kém. Hãy phân tích tp mp các nguyên
nhân - có th sBp x=p và sn dng thi gian hp lý han.
3. Hãy phân tích cách bn ;ang s dng th9i gian
N=u b?n là ng'i -ang sn dng thi gian ca mình ch'a tAt thì vic -Lu tiên mà b?n nên
làm là hãy cA gBng mô t$ l?i mIt cách chi ti=t và chính xác “bmc tranh” vC cách sn dng thi
gian ca b?n.
Hin t?i, b?n -ang dành bao nhiêu thi gian trong ngày cho vic h1c t5p? Nghe -in
tho?i? G+p gR b?n bè? Truy c5p Internet? i mua sBm? 1c sách, báo, t?p chí? v.v…
Vic phân tích cách b?n phân phAi và sn dng thi gian là gi$i pháp duy nhot giúp b?n
bi=t mình -ang lãng phí thi gian vào nhZng vic gì - có th phân b( l?i mIt cách hiu qu$ han.
NHvT KÝ THxI GIAN
Nh5t ký thi gian là mIt công c mà b?n
sn dng - ghi l?i cách b?n sn dng thi
gian cho nhZng công vic c th .
Nh5t ký thi gian s] giúp b?n có -'c cái nhìn t(ng quan vC hin tr?ng vic sn dng thi
gian ca b?n và thông qua -ó b?n có th hi u -'c b?n -ang sn dng thi gian nh' th= nào.
MIt vài sinh viên sau khi thc hin ghi nh5t ký thi gian -ã nói:”Bây gi thì tôi có th
hi u phLn nào lý do t?i sao ch'a bao gi tôi có thi gian cho nhZng công vic quan tr1ng, th5t
-an gi$n vì tôi -ã phung phí thi gian quá nhiCu.”

4
V!y làm th nào l!p 'c nh!t ký thi gian?
B?n s] l5p nh5t ký thi gian bjng cách chia ngày h1c t5p, làm vic ca b?n thành nhiCu
phLn nhY kho$ng 30 phút. Có l] nên bBt -Lu tM thi -i m b?n bBt tay vào công vic -Lu tiên và
cho -=n khi b?n k=t thúc công vic làm cuAi cùng trong ngày - nghp nghai.
M{u nh5t ký thi gian d'4i -ây b?n có th tham kh$o cho lLn sn dng -Lu tiên và có th
chpnh sna cho phù hp v4i lWch trình làm vic ca b?n.
B'4c quan tr1ng ti=p theo là b?n cLn ph$i ghi nh5n chính xác b?n -ã sn dng thi gian
nh' th= nào, tuLn t theo thi gian tot c$ m1i ho?t -Ing trong ngày h1c t5p, làm vic ca b?n.
Không chp nhZng vic l4n, chi=m nhiCu thi gian hay -ã -'c lên lWch sBp -+t tr'4c nh' lên l4p,
h1p nhóm, -i h1c thêm hay -i làm thêm … mà c$ nhZng vic nhY nh'ng chng chi=m mIt khAi
l'ng thi gian trong ngày làm vic ca chúng ta nh' -i ch, nou cam, -i mua -_ cùng b?n hay
ng_i tán g{u v4i b?n bè …
Bn c+n ph i ghi nh!t ký thi gian bao lâu?
có th phân tích vic sn dng thi gian b?n ph$i ghi nh5t ký thi gian ít nhot là 3 ngày,
k=t qu$ phân tích s] tAt han n=u b?n có th ghi nh5t ký thi gian trong vòng 1 tuLn.
Thm ……, ngày … tháng … nám …..
Th9i ;i]m Hot ;nng
Th9i gian
s dng
KAt quQ
;t ;@kc
6.00 ……………………………………………… …………. ………………….
6.30 ……………………………………………… …………. …………………
7.00 ……………………………………………… …………. …………………
7.30 ……………………………………………… …………. …………………
8.00 ……………………………………………… …………. …………………
8.30 ……………………………………………… …………. …………………
…… ……………………………………………… …………. …………………
11.30 ……………………………………………… …………. …………………
12.00 ……………………………………………… …………. …………………
13.00 ……………………………………………… …………. …………………
13.30 ……………………………………………… …………. …………………
…….. ……………………………………………… …………. …………………
19.30 ……………………………………………… …………. …………………
20.00 ……………………………………………… …………. …………………
20.30 ……………………………………………… …………. …………………
21.00 ……………………………………………… …………. …………………
21.30 ……………………………………………… …………. …………………
22.00 ……………………………………………… …………. …………………

5
PHÂN TÍCH NHvT KÝ THxI GIAN
Công vic phân tích thi gian bao g_m 2 b'4c:
• Phân lo?i các công vic thành các nhóm công vic
• Nh5n -Wnh cách phân b( thi gian
Vic phân lo?i công vic thành các nhóm công vic da theo b$n chot ca công vic.
Thông th'ng b?n nên phân thành 3 nhóm công vic nh' sau:
• Nhóm 1: Bao g_m nhZng công vic phc v nhu cLu cá nhân nh' v sinh cá
nhân, %n uAng, gi+t quLn áo, i -_ v.v ….
• Nhóm 2: Bao g_m nhZng công vic liên quan, phc v cho vic h1c t5p, công tác
• Nhóm 3: Bao g_m nhZng công vic b?n dành cho xã hIi, nhZng công vic liên
quan -=n gia -ình và sd thích ca b?n.
Sau khi hoàn thành vic phân lo?i công vic vào các nhóm 1 – 2 – 3, b?n s] tính t l
phLn tr%m thi gian ca mi nhóm công vic.
S] là lý t'dng n=u b?n dành kho$ng 25% thi gian cho nhóm công vic sA 1, 50% cho
nhóm công vic sA 2 và 25% thi gian còn l?i cho nhóm công vic sA 3.
Còn b?n, sau khi phân nhóm công vic thì t l phLn tr%m thi gian ca mi nhóm công
vic ca cá nhân b?n là bao nhiêu ?
Nhóm 1 – NhZng công vic phc v nhu cLu cá nhân ………….. ……………….%
Nhóm 2 – NhZng công vic liên quan phc v cho vic h1c t5p, công tác ……….%
Nhóm 3 – NhZng công vic xã hIi, gia -ình và sd thích ca b?n …………………%
Hãy dành 1 phút - v] bi u -_ phân bA thi gian ca b?n và so sánh nó v4i bi u -_ thi
gian lý t'dng và ghi l?i nh5n xét ca b?n
…………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………..
Bi]u ;r phân b? th9i gian lý t@àng
Nhóm công
vi

c s 3
25%
Bi]u ;r phân b? th9i gian c7a bn
Nhóm công
vi

c s 2
… … ...%
Nhóm công
vi

c s 1
… … ...%
Nhóm công
vi

6
Vic nh5n -Wnh -'c cách b?n -ã phân b( thi gian ca mình có th -'c thc hin thông
qua vic tr$ li mIt sA câu hYi nh':
• B?n -ang dành thi gian nhiCu nhot cho nhóm công vic nào?
• Bao nhiêu thi gian -'c b?n dành cho vic h1c t5p?
• B?n có -ang nh5n quá nhiCu công vic so v4i kh$ n%ng ca b?n?
• Bao nhiêu % thi gian ca b?n -ã bW “-ánh cBp” vào nhZng vic không ph$i là ca
b?n ho+c không thc s cLn -=n s có m+t ca b?n?
• Vic sn dng thi gian -ã phù hp v4i mc tiêu ca b?n trong giai -o?n hin t?i?
=n -ây thì b?n -ã có th -'a ra -'c k=t lu5n cho vic phân tích cách sn dng thi gian
ca chính mình. Hãy dành 5 phút - suy nghÅ và ghi l?i nhZng k=t lu5n ca b?n.
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
4. Nguyên nhân dJn ;An viLc s dng th9i gian ch@a t?t là gì?
Theo b?n, có nhZng nguyên nhân nào khi=n b?n -ang sn dng thi gian ch'a tAt. Hãy suy
nghÅ và ghi l?i kho$ng 3 – 5 nguyên nhân chính.
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
Có th có rot nhiCu nguyên nhân khi=n b?n sn dng thi gian ch'a tAt, nh'ng ch y=u
có th k -=n nhZng nguyên nhân chính nh'
• Thiu các u tiên / m1c tiêu: ây có l] là nguyên nhân gây lãng phí thi gian quan
tr1ng nhot. Nó $nh h'dng -=n tot c$ chúng ta c$ vC ph'ang din nghC nghip l{n
cá nhân. NhZng ng'i hoàn thành hLu h=t nhZng công vic trong mIt ngày bi=t
chính xác h1 muAn hoàn thành cái gì. Không may là quá nhiCu ng'i trong chúng
ta nghÅ rjng mc -ích và mc tiêu là von -C ca n%m ch) không ph$i mAi quan
tâm hàng ngày. Chúng ta dành quá nhiCu thi gian cho nhZng vic nhY mà không
t5p trung vào nhZng vic quan tr1ng cho công vic và cuIc sAng ca mình.
• Khách không mi: Ba tM ch=t chóc nhot có th c'4p -i thi gian ca b?n là “Có
r$nh không”. Th ph?m d -ây là ai? b?n h1c, b?n ký túc xá, b?n ch, …
• i4n thoi – Internet: ây là ph'ang tin thông tin tuyt vi nhot nh'ng chng có
th là kÇ thù l4n nhot -Ai v4i s hiu qu$ n=u b?n không bi=t cách ki m soát vic
sn dng nó.

7
• Không có kh nng nói “không”: N=u ng'i ta có th d_n công vic ho+c von -C
lên vai b?n thì h1 s] làm -oy. MIt sA ng'i hay bW c%ng thÉng vì thi=u ki n%ng
“nói không” do s làm ng'i khác ph5t ý.
• Góc h=c t!p ba bn: Hãy nhìn l?i bàn h1c ca mình. N=u b?n nhìn thoy ít han
80% din tích ca nó thì có th b?n -ang v'4ng vào mAi “c%ng thÉng bàn gioy”.
Góc h1c t5p ca nhZng sinh viên thành công luôn ng%n nBp, g1n gàng và s?ch s].
• Trì hoãn: ây là kÇ cBp thi gian l4n nhot, không ph$i là ra quy=t -Wnh mà là tránh
né ra quy=t -Wnh. B?n có th t%ng -áng k qui thi gian hiu qu$ bjng cách gi$m
b4t chLn chM.
• … … …
5. QuQn lý th9i gian
NhZng ng'i thành công nhot th= gi4i có -i m gì chung? H1 -Cu là nhZng chuyên gia vC
qu$n lý thi gian! B?n không th thc s thành công cho -=n khi b?n bi=t cách qu$n lý thi gian
thích hp.
B?n hi u “Qu$n lý thi gian” nghÅa là gì? Hãy dành mIt vài phút - suy nghÅ và ghi l?i
cách b?n hi u vC qu$n lý thi gian.
...............................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
Có nhiCu cách hi u vC khái nim “Qu$n lý thi gian” nh':
• T5p trung dành nhiCu thi gian vào nhZng vic quan tr1ng
• Quy=t -Wnh sn dng thi gian mIt cách tAt nhot
• Làm -'c nhiCu vic han trong mIt kho$ng thi gian nhot -Wnh
• Không lãng phí thi gian vào nhZng vic không liên quan
• Ki m soát thi gian -'c tAt han.
• Tránh -'c vic vIi vã hoàn thành công vic vào phút cuAi.
Tot c$ nhZng cách hi u trên vC qu$n lý thi gian -Cu -úng và chúng ta có th -'a ra mIt
cách hi u chung cho khái nim Qu$n lý thi gian nh' sau:
QuQn lý th9i gian có nghâa ki]m soát t?t hän cách bn s dng th9i gian và ;@a ra
nhng quyAt ;5nh sáng su?t vg cách bn s dng nó.

8
PH)N HAI
XÁC UNH M'C TIÊU CWA CÔNG VIYC
Mc tiêu là -ích -=n ca mIt công vic hay mIt von -C cLn
thc hin. Vic xác -Wnh mc tiêu trong công vic s] giúp
chúng ta xem xét và thc hin công vic ca mình mIt cách
logic, và -?t hiu qu$ cao. Vì v5y, chúng ta s] ti=t kim thi
gian trong quá trình thc hin công vic -ó.
B?n không th quy=t -Wnh ph$i làm gì hôm nay n=u không
bi=t mình muAn -?t -'c -iCu gì vào ngày mai. M1i k= ho?ch
hoàn thin vic sn dng thi gian -Cu ph thuIc vào vic b?n
hi u rõ các mc tiêu ca chính mình.1
1. Xác ;5nh mc tiêu
Xác -Wnh mc tiêu trong công vic là vic xác -Wnh k=t qu$
cLn -?t -'c khi ti=n hành thc hin mIt công vic v4i mIt giá
trW hay m)c ý nghÅa nào -ó. Xác -Wnh mc tiêu nhjm: T5p
trung cho công vic quan tr1ng nhot, xác -Wnh -'c ph'ang h'4ng làm vic, ít tAn thi gian cho
nhZng vic không quan tr1ng, h?n ch= vic lãng phí thi gian. Do v5y, b'4c -Lu tiên khi ti=n
hành công vic là chúng ta cLn ph$i xác -Wnh mc tiêu c th cLn -?t -'c khi hoàn tot công vic
-ó. Qua -ó s] giúp chúng ta:
- T5p trung vào vic gi$i quy=t von -C chính
- Xác -Wnh -'c các b'4c thc hin hay nhZng gi$i pháp c th khi ti=n hành thc thi công
vic
- T5p trung gi$i quy=t nhZng công vic quan tr1ng, h?n ch= bW phân tán vào nhZng công vic
không quan tr1ng
- T?o -Ing lc phon -ou
- Ti=t kim thi gian
- Gi$i quy=t -'c von -C, -?t -'c hiu qu$ cao, -?t -'c s hài lòng giZa các thành viên
trong nhóm hay trong t( ch)c.
Mi công vic khác nhau s] có các mc tiêu t'ang )ng khác nhau, nên giá trW mong -i -?t
-'c chng s] khác nhau. Vic thc hin tMng mc tiêu c th -òi hYi cLn có kho$ng thi gian c
th - -?t -'c. Vì v5y, mc tiêu có th -?t -'c trong kho$ng thi gian ngBn hay trong thi gian
dài tùy thuIc vào tính chot và tLm quan tr1ng ca công vic cLn gi$i quy=t. Và trong quá trình
thc hin mIt công vic, ng'i ta th'ng chia mc tiêu thành m1c tiêu chính, m1c tiêu hB tr'
(mc tiêu ph) và m1c tiêu nên có.
1
Biên dWch Lê Tuyên. Qu n lý thi gian. 2004. TP. H_ Chí Minh: NXB TrÇ
Ch?y -ua v4i thi gian?

9
1.1 Mc tiêu chính
Mc tiêu chính là mc tiêu có tính quy=t -Wnh -Ai v4i s thành công ca công vic mà
chúng ta thc hin. N=u mc tiêu này bW trì hoãn hay bW lch h'4ng trong quá trình thc hin thì
công vic ca b?n không th -?t -'c giá trW mong muAn ho+c không -?t -'c hiu qu$ cao nh'
-ã -C ra. Nên mc tiêu chính là mc tiêu ph$i -?t -'c trong quá trình thc thi công vic ca b?n.
Ví d:
- Ai v4i sinh viên nói chung, mc tiêu chính là ph$i -?t -'c v%n bjng tAt nghip -?i h1c
sau 4 n%m h1c.
- Ai v4i các doanh nghip nói chung, mc tiêu chính là tAi -a hóa li nhu5n
- Mc tiêu chính ca các Giám -Ac là hoàn thành k= ho?ch v4i k=t qu$ cao nhot.
- …..
1.2 Mc tiêu h tr
Mc tiêu h tr là các mc tiêu góp phLn h tr vic thc hin m tiêu chính. NhZng mc
tiêu này chng quan tr1ng nh'ng th'ng -'c thc hin trong dài h?n. Các mc tiêu h tr là
cLu nAi - -?t -'c mc tiêu chính.
Ví d:
- Ai v4i sinh viên nói chung, mc tiêu chính là ph$i -?t -'c v%n bjng tAt nghip -?i h1c
sau 4 n%m h1c. Các mc tiêu ph là ph$i hoàn thành tAt các k thi h1c k, n( lc han nZa
trong h1c t5p,…
- Ai v4i các doanh nghip nói chung, mc tiêu chính là tAi -a hóa li nhu5n, các mc tiêu
ph có th là n( lc ti=t kim chi phí, n( lc các h1at -Ing xúc ti=n bán hàng,…
- Mc tiêu chính ca các Giám -Ac là hoàn thành k= ho?ch v4i k=t qu$ cao nhot, mc tiêu h
tr có th là vic tuy n -'c các Tr'dng phòng giYi, huon luyn nghip v cho các nhân
viên - góp phLn -?t -'c mc tiêu chính.
- ………
1.3 Mc tiêu nên có
M1c tiêu nên có là mc tiêu nhjm h tr cho vin thc hin mc tiêu chính tAt han. Do
v5y, n=u có các m1c tiêu nên có thì nó s] h tr tAt han cho các mc tiêu chính m+c dù s] phát
sinh thêm thêm chi phí. Tuy nhiên, n=u không có nhZng mc tiêu này thì chúng ta v{n thc hin
-'c mc tiêu chính.
Ví d:
- Trong các doanh nghip thì m1c tiêu nên có th'ng là các trang thi=t bW hay v%n phòng làm
vic, vì n=u có -Ly - các trang thi=t bW làm vic hin -?i s] giúp cho các nhân viên làm
vic v4i hiu suot cao han, và n=u v%n phòng làm vic thông thoáng và tho$i mái s] t?o bLu
không khí tAt cho nhân viên làm vic
- M1c tiêu nên có -Ai v4i sinh viên có th là h thAng th' vin -Ly - các lo?i sách và sA
l'ng nhiCu, sinh viên có -iCu kin ti=p c5n thc tiân và )ng dng lý thuy=t vào thc tiân
th'ng xuyên han
- ………

10
2. Nhng ;$c ;i]m c7a mc tiêu
Thông th'ng mc tiêu có nhZng -+c -i m sau -ây:
2.1. Rõ ràng
N=u mc tiêu không rõ ràng s] làm b?n mot nhiCu thi gian. Vì v5y mc tiêu rõ ràng s]
giúp b?n thc hin tAt công vic -'c giao. +c bit, khi b?n muAn ng'i khác giúp mình thc
hin mIt công vic nào -ó, b?n ph$i cho h1 bi=t rõ mc tiêu chng nh' thi gian - hoàn thành
công vic -ó.
2.2. Phân chia thi gian thc hin c th
Khi nào s] hoàn thành -'c mc tiêu này? Vic xác -Wnh -'c thi gian thc hin mIt
công vic s] giúp b?n tránh -'c vic mot thi gian -Lu t' cho công vic khác nh'ng không góp
phLn hoàn thành mc tiêu ca mình.
2.3. Phù hp kh$ n%ng ca ng'i t( ch)c ho+c cá nhân -'c giao thc hin mc tiêu
iCu này s] khuy=n khích b?n n( lc thc hin mc tiêu hay nhim v -'c giao. N=u
mc tiêu v't ngoài kh$ n%ng ca b?n s] khi=n cho b?n n$n chí trong vic thc hin mc tiêu -ã
giao, t?o tâm lý không tAt trong khi thc hin công vic và gây nên s)c .
2.4. Quan tr1ng
Vic xác -Wnh mc tiêu -?t -'c cLn ph$i gBn liCn v4i mIt m)c ý nghÅa hay tLm quan
tr1ng nào -ó. iCu này s] giúp b?n thoy hãnh din han khi hoàn thành mc tiêu này và nó s] t?o
-Ing lc, kích thích b?n n( lc làm vic tAt han trong thi gian t4i.
Ng'c l?i, n=u mc tiêu b?n nêu ra không có ý nghÅa hay tLm quan tr1ng gì s] làm cho
b?n chán n$n khi thc hin và th'ng s] xuot hin câu hYi: “Thc hin vic này - làm gì?” hay
“T?i sao ph$i thc hin vic này, trong khi vic làm này không có ý nghÅa gì c$?”,… nh' v5y k=t
qu$ -?t -'c s] không cao ho+c b?n s] không bao gi -?t -'c mc tiêu -ã -C ra.
2.5. Phù hp v4i -i m chung ca t5p th
Trong cuIc sAng b?n không th tách khYi cIng -_ng, t5p th hay mIt nhóm -ang sAng
xung quanh b?n. Do v5y mc tiêu mà b?n xác -Wnh hay -C ra ph$i phù hp v4i nhZng -+c -i m
chung ca t5p th - có s ng hI c( vh ca t5p th , t?o -Ing lc cho b?n hoàn thành mc tiêu
mIt cách tAt nhot.
N=u mc tiêu ca b?n tách ri ho+c -i ng'c l?i v4i li ích ca t5p th thì b?n s] bW cô l5p
ho+c b?n s] -Ai m+t v4i làn sóng ph$n -Ai b?n mIt cách m?nh m] nên b?n khó có th -?t -'c
mc tiêu -ã -C ra.
2.6. Ph$i có thách th)c nh'ng ph$i kh$ thi
Khi b?n -+t ra mc tiêu nào -ó thì nó luôn -òi hYi b?n ph$i n( lc nhiCu han - -?t -'c
mc tiêu -ã -C ra. Tuy nhiên, nó ph$i phù hp thc tiân và kh$ n%ng ca b?n (b?n có th thc
hin -'c). N=u mc tiêu quá xa ri thc tiân, v't quá kh$ n%ng ca b?n thì cho dù b?n có n(
lc -=n -âu chng không th -?t -'c mc tiêu -ó.
Nh' v5y, v4i nhZng -+c -i m trên s] giúp b?n -+t mc tiêu phù hp v4i b$n thân và có
tính thách th)c, t?o -Ing lc - b?n phon -ou vut qua khó kh%n - -=n -ích cuAi cùng.

11
3. Phân loi mc tiêu
Khi b?n cLn -?t -'c mIt -iCu mong muAn trong t'ang lai,
b?n ph$i -+t cho mình nhZng mc tiêu nhot -Wnh, xác -Wnh -âu là
m1c tiêu chính, m1c tiêu hB tr' và m1c tiêu nên có.
Sau khi xác -Wnh -'c các mc tiêu, b?n cLn '4c l'ng thi
gian thc hin ca tMng mc tiêu c th - xác -Wnh -'c thi gian
hoàn thành tMng mc tiêu -ó. Bên c?nh -ó, b?n cLn xem xét l?i
nhZng ho?t -Ing trong nhZng ngày tr'4c -ây - xác -Wnh -'c
nhZng y=u tA nào chi phAi thi gian ca b?n nhiCu nhot, tM -ó b?n
s] có s -iCu chpnh phù hp - t5p trung gi$i quy=t nhZng von -C
chính, quan tr1ng góp phLn hoàn thành mc tiêu.
Ví d 1:
XÁC UNH MãC U TIÊN CHO CÔNG VIYC CWA B N2
Mc tiêu Mmc @u tiên Din giQi
?t -'c 500,000USD 'u tiên tài
tr bên ngoài cho nhZng kho$n mc
có th chop nh5n -'c
Chính CLn thi=t - md rIng sang -Wa -i m th)
hai. Cna hàng không th phát tri n mà
không có -?i lý th) hai
Doanh thu hàng n%m tM các ca sd
ho?t -Ing là 6 triu USD và li
nhu5n sau thu= là 700,000USD
Chính Trong bAn n%m
ào t?o David - anh ta có th -$m
trách các ho?t -Ing d cna hàng th)
nhot
H tr Trong n%m t4i. Tôi không th md cna
hàng th) hai cho -=n khi David sän
sàng -$m trách vic qu$n lý cna hàng
th) nhot
Phát tri n dây chuyCn cung )ng có
chi phí thop và -úng hgn
H tr Có kh$ n%ng cBt gi$m chi phí hàng hóa
và chi phí hàng t_n 600,000USD hàng
n%m
C$i thin ch'ang trình li ích s)c
khYe mà không thêm nhiCu chi phí
Nên có NhZng li ích cho s)c khYe ca chúng
ta còn ít c?nh tranh so v4i nhZng nhà
bán lÇ khu vc khác
Nâng cop h thAng k= toán Nên có MIt h thAng tAt han s] ti=t kim thi
gian và cho nhiCu thông tin kWp thi -
ra quy=t -Wnh và ki m soát
Phát tri n website th'ang m?i -in
tn
H tr Ph'ang án tAt nhot - t%ng doanh thu
mà không cLn ph$i thêm din tích sàn
2
Biên dWch: Bích Nga, Ton Ph'4c và Ph?m ThW Sáu. Cåm nang kinh doanh Harvard (Harvard Business Essentials):
Qu n lý thi gian (Time management). 2006. TP. H_ Chí Minh: NXB T(ng Hp
Phân lo?i mc tiêu ra sao?

12
Ví d 2:
XÁC UNH MãC U TIÊN CHO CÔNG VIYC CWA B N: “Ph$i -?t -'c lo?i khá trong
h1c k này”
Mc tiêu Mmc @u tiên Din giQi
Xác -Wnh ph'ang pháp h1c t5p
-úng -Bn (tham gia h1c nhóm,
th'ng xuyên -+t câu hYi -Ai v4i
thLy cô và b?n bè n=u tôi ch'a hi u
rõ von -C,…)
Chính Nh4 lâu, có ki=n th)c chuyên môn sâu
(có nhZng bài t5p hay tình huAng khó,
tôi cLn có s giúp -R ho+c trao -(i v4i
b?n bè - hi u von -C rõ han, không t?o
các l h(ng tri th)c,…)
CLn cù, siêng n%ng Chính Dành nhiCu thi gian - h1c t5p, nghiên
c)u chuyên môn và các lÅnh vc khác
Có trang thi=t bW, ph'ang tin phc
v vic h1c t5p (th' vin, dng c
thí nghim, sách, báo, internet, TV,
máy tính,…
H tr Nâng cao tri th)c, ti=p c5n thc tiân và
thu th5p -'c nhiCu dZ liu ho+c s
ki=n - d{n ch)ng, ch)ng minh cho
nhZng phát bi u ho+c bài vi=t ca tôi
Tham gia các ho?t -Ing th thao Nên có Mi ngày dành 60 phút vào bu(i chiCu,
tM 16h30 -=n 17h30 ho+c 17h00 -=n
18h00
Tham gia các hình th)c gi$i trí khác Nên có Thpnh tho$ng tham gia các ho?t -Ing
ngoài tri: picnic, dã ngo?i, hay xem
bi u diân v%n ngh,…
Qua -ó cho thoy, vic phân lo?i -úng các lo?i mc tiêu s] giúp b?n -?t -'c -iCu mong muAn
v4i k=t qu$ tAt và ti=t kim -'c thi gian. Tuy nhiên, mc tiêu th'ng là nhZng công vic hay
von -C mà b?n s] -?t -'c trong t'ang lai (ngBn h?n ho+c dài h?n), và trong t'ang lai có th s]
có nhZng thay -(i nhot -Wnh d chính b$n thân b?n ho+c nhZng thay -(i do các y=u tA bên ngoài
gây ra. Nên b?n cLn ph$i th'ng xuyên xem xét (c5p nh5t) l?i các mc tiêu ca mình sao cho phù
hp v4i xu th= phát tri n ca thi -?i chng nh' phù hp v4i b$n thân b?n trong tMng thi k nhot
-Wnh.
5nh kå xem xét các mc tiêu c7a bn bèng cách ;$t câu hêi:3
Các mc tiêu này có còn thc t= không?
Các mc tiêu này có còn phù hp không?
Các mc tiêu này có còn liên quan không?
N=u bY mc tiêu này thì có $nh h'dng -=n ng'i khác không (tr'ng hp trong t5p th )?
3

13
Thay -(i - thích )ng v4i nhZng bi=n -(i ca môi tr'ng là rot quan tr1ng, nh'ng không vì
th= mà b?n th'ng xuyên thay -(i mc tiêu ca mình chp vì nhZng khó kh%n nhot thi. Khi thay
-(i mc tiêu, b?n ph$i chú ý -=n nhZng -i m sau:
NhZng thay -(i -ó s]:
• Không nên $nh h'dng l4n -=n t5p th hay thi u sA nào -ó có liên quan -=n mc tiêu
ca b?n tM tr'4c -ó
• Không nên lch h'4ng so v4i mc tiêu ban -Lu
• Không nên chuy n b?n sang mIt mc tiêu m4i hoàn toàn
• Không trái v4i -?o -)c, truyCn thAng v%n hóa xã hIi -'c sA -ông công chúng chop
nh5n
4. S` ;?i ngh5ch gia tính cap bách và tbm quan trdng c7a công viLc (van ;g)
Trong cuIc sAng hàng ngày b?n dành nhiCu thi gian - gi$i quy=t nhiCu công vic hay von
-C khác nhau, trong -ó có mIt von -C mà các b?n th'ng hay -Ai m+t, -ó là tính cop bách ca
công vic.
Công vic cop bách là công vic -òi hYi cLn -'c gi$i quy=t ngay. Tuy nhiên, m1i công vic
cop bách ch'a hÉn phc v hay h tr cho vic thc hin mc tiêu hay s thành công ca b?n
trong t'ang lai. Thông th'ng mc tiêu chính -'c hoàn thành trong t'ang lai, vì v5y tính cop
thi=t ca các mc tiêu chính không mang tính t)c thi.
Ví d:
Mc tiêu chính ca b?n là -?t -'c tom bjng tAt nghip -?i h1c lo?i giYi sau khi tAt nghip.
Mc tiêu chính ca b?n là h1c k này ph$i thi qua h=t các môn (không thi l?i môn nào)
Mc tiêu chính ca b?n là s] làm vic cho công ty liên doanh sau khi tAt nghip
Mc tiêu chính ca b?n là sau 03 n%m công tác, b?n s] làm Tr'dng phòng nhân s ca mIt
công ty, 02 n%m ti=p theo s] là Phó Giám -Ac,…
Mc tiêu chính ca b?n là trd thành gi$ng viên sau khi tAt nghip, sau 02 n%m h1c xong
Master và trd thành gi$ng viên giYi, 03 n%m ti=p theo -i h1c nghiên c)u sinh ti=n si,…
Tot c$ mc tiêu trên ph$i -'c thc hin trong t'ang lai, không ph$i thc hin ngay l5p t)c.
Tuy nhiên, trong thc t= b?n l?i luôn bW mot thi gian và công s)c cho nhZng công vic cop bách
nh'ng không ph$i là các mc tiêu chính ca b?n. Th'ng các mc tiêu dài h?n hay g+p ph$i von
-C này, vì b?n nghÅ rjng còn nhiCu thi gian - thc hin mc tiêu ca mình nên không cLn ti=n
hành thc hin mc tiêu ngay l5p t)c.
Ví d:
Hàng tháng b?n -'c gia -ình cho b?n 400.000-_ng, b?n d ki=n s] ti=t kim - dành
100.000-_ng/tháng, qua h1c k này b?n s] mua 2 bI quLn áo tM sA tiCn tích lhy -ó. Tuy nhiên,
sau 3 tháng xe -?p ca b?n bW h' hYng n+ng và ph$i thay th= s'n xe m4i và mIt sA bI ph5n
khác, -iCu này làm b?n mot 250.000-_ng. Và b?n s] cA gBng ti=p tc - dành trong thi gian t4i
- mua quLn áo.
B?n vMa nh5n -'c h1c b(ng trW giá 5 triu -_ng, b?n d ki=n tuLn t4i s] mua mIt máy vi tính
giá kho$ng 4,5 triu -_ng và 0,5 triu còn l?i s] chi tiêu vào vic khác. Tuy nhiên, 4 ngày sau khi
b?n nh5n -'c h1c b(ng, b?n bW mot -in tho?i di -Ing, vì v5y b?n -ã l5p t)c chi 2 triu - mua

14
-in tho?i m4i. B?n nghÅ rjng, b?n s] n( lc h1c t5p - có ca hIi nh5n -'c mIt lo?i h1c b(ng
t'ang t - r_i sau -ó s] mua ngay máy vi tính.
Lúc 9h00 b?n -ang làm bài t5p - -Lu gi chiCu nIp bài cho thLy d?y môn toán, kho$ng 9h15
b?n ca b?n -=n mi b?n -i uAng café - trao -(i mIt sA von -C. B?n nghÅ: b?n muAn bi=t von -C
-ó là gì nên b?n -ã t?m ng'ng làm bài t5p và -i uAng café.
B?n -ang làm bài t5p trên máy vi tính (d tLng trt) -'c kho$ng 20 phút, mIt ng'i b?n khác
-=n nh b?n lên tLng 1 (phòng -1c sách ca th' vin) - gi$i thích cho b?n oy mIt von -C mà b?n
oy không hi u khi -ang -1c sách. B?n t?m dMng làm bài t5p ca mình và lên tLng 1 giúp b?n
mình.
Qua các ví d trên cho thoy, m1i von -C mà b?n gi$i quy=t -Cu không liên quan gì -=n mc
tiêu chính ca b?n, m+c dù b?n c$m thoy rjng nhZng vic này -'ang nhiên ph$i làm, nh'ng nó
l?i lãng phí thi gian ca b?n. ChÉng nhZng th=, mà nó còn h'4ng b?n ngày càng xa ri mc tiêu
ca mình, nh'ng th5t s b?n chÉng có la ch1n khác; -iCu này chng -úng vì b?n giúp b?n bè hay
ng'i khác là l] -'ang nhiên vì -ó là tinh thLn t'ang tr l{n nhau trong cuIc sAng, là truyCn
thAng--?o -)c xã hIi.
gi$i quy=t nhZng von -C này, b?n cLn l5p k= ho?ch làm vic c th , vi=t lWch làm vic rõ
ràng. Hàng tuLn, b?n s] xem xét l?i nhZng công vic mà b?n -ang -Ai m+t hàng ngày. Qua -ó,
b?n s] thoy -'c nhZng công vic nào liên quan -=n các mc tiêu chính và mc tiêu h tr ca
b?n, công vic nào mang tính cop bách nh'ng l?i không liên quan -=n các mc tiêu ca b?n.
Vì v5y n=u trong cuIc sAng, b?n không có nhZng nguyên tBc nhot -Wnh -Ai v4i b$n thân thì rot
khó qu$n lý -'c thi gian ca b?n và b?n s] luôn c$m thoy công vic (không quan tr1ng) ca
b?n ngày càng nhiCu, không th gi$i quy=t kWp thi m+c dù b?n -ã n( lc h=t kh$ n%ng và t5p
trung công s)c - gi$i quy=t chúng.
iCu quan tr1ng là b?n ph$i phân bit -'c -âu là công vic cop bách và quan tr1ng (?), -âu
là công vic chp -an thuLn là cop bách (?). làm -'c -iCu này, b?n ph$i th'ng xuyên luyn
t5p và thc hin công vic theo mIt k= ho?ch và lWch trình c th . MIt khi b?n phân bit -'c hai
lo?i công vic trên, b?n s] có cách bA trí thi gian mIt cách hp lý nhot chng nh' khi nào nên tM
chAi nhZng công vic cop bách nh'ng không quan tr1ng. Và nh' v5y b?n -ã gi$i quy=t -'c von
-C -Ai nghWch giZa tính cop bách và tLm quan tr1ng ca công vic.
5. Phân chia mc tiêu thành nhigu công viLc c th], có th] th`c hiLn ;@kc và xác ;5nh mmc
;n @u tiên
Nh5n bi=t và x=p lo?i mc tiêu là -iCu cLn thi=t n=u b?n có ý -Wnh
nghiêm túc vC vic t5n dng hLu h=t thi gian ca b?n4
. Tuy v5y, có
mIt sA mc tiêu chính quá l4n và -òi hYi thi gian dài - hoàn thành
chúng nên b?n không th trc ti=p gi$i quy=t -'c chúng ngay, mà
b?n cLn ph$i chia chúng thành nhZng công vic c th - thu5n tin
trong qu$n lý và thc hin tMng vic mIt theo trình t logic.
4
Biên dWch: Bích Nga, Ton Ph'4c, Ph?m ThW Sáu. Cåm nang kinh doanh Harvard (Harvard Business Essentials):
L4n-nhY hay quan tr1ng-khån cop?

15
Ví d:
Mc tiêu chính ca b?n Thành là b?n muAn có -'c tom bjng tAt nghip -?i h1c lo?i giYi.
Mc tiêu chính ca chW Tuy=t là b?n sau 10 n%m làm vic, chW s] xây -'c c%n nhà khang
trang trong nIi ô TP. Long Xuyên.
Mc tiêu chính ca b?n Nguyên là sau 2 n%m d?y h1c s] trd thành giáo viên giYi.
Mc tiêu chính ca b?n C'ng là sau 3 n%m làm vic s] trd thành ki s' giYi.
Các mc tiêu trên không th thc hin -'c ngay mà cLn ph$i -'c chia ra thành nhZng
nhim v c th ph$i -?t -'c hàng tuLn, hàng tháng, hàng quý, hàng n%m,…
Nhìn chung, vic dùng mc tiêu - qu$n lý thi gian ca b?n s] vô cùng quan tr1ng, vì v5y
b?n có th v5n dng các b'4c sau -ây - qu$n lý thi gian hiu qu$ han:
• Chia nhY mc tiêu thành nhiCu công vic (nhim v) c th và kh$ thi
• Xác -Wnh m)c -I 'u tiên: sau khi chia mc tiêu thành nhiCu công vic c th b?n hãy
ti=n hành phân lo?i nhZng công vic -ó theo m)c -I 'u tiên theo th) t I, II và III.
M)c 'u tiên I: nhZng công vic dành cho mc tiêu chính ca b?n, -ó là nhZng công
vic mang tính cop bách và quan tr1ng
M)c 'u tiên II: nhZng công vic dành cho mc tiêu h tr, -ó là nhZng công vic
mang tính cop bách và tLm quan tr1ng chp d m)c trung bình ho+c chp là cop bách ho+c
tLm quan tr1ng cao (chp mIt y=u tA duy nhot) và ng'c l?i,
M)c 'u tiên III: nhZng công vic cop bách ho+c không cop bách nh'ng không quan
tr1ng lBm.
• SBp x=p vic thc hin công vic th5t logic, phù hp: Vic thc hin các công vic
theo mIt th) t tr'4c sau s] giúp b?n hoàn thành các công vic mIt cách nhWp nhàng,
công vic -'c hoàn thành tr'4c h tr công vic sau.
Ví d:
Nhóm ca b?n (03 b?n) chuån bW báo cáo vC mIt ch -C ca mIt môn h1c, quy trình
thc hin có th nh' sau:
Thu th5p dZ liu ê L5p dàn ý (outline) ê La ch1n các ý chính ê SBp x=p các ý cho
m?ch l?c ê Báo cáo thn (diân t5p) ê Hiu chpnh ê Báo cáo chính th)c
Nh' v5y mAi quan h giZa các công vic là ph thuIc l{n nhau, công vic sau ph$i
ch s khdi -Lu và k=t thúc ca công vic tr'4c -ó (nh' ví d trên). Tuy nhiên, không
ph$i tot c$ các công vic -Cu theo tuân th quy lu5t nh' th=, công vic sau s] -'c
ti=n hành sau công vic tr'4c -ó mIt kho$ng thi gian nhot -Wnh ch) không nhot thi=t
ph$i ch công vic tr'4c -ó k=t thúc m4i bBt -Lu ho+c có th thc hin các công vic
song song v4i nhau.
Ví d:
Vic các b?n thc hin v sinh làm -gp toàn bI khuôn viên tr'ng, do toàn bI khuôn
viên tr'ng quá l4n nên ph$i -'c chia thành nhiCu khu vc khác nhau, mi l4p hay
mi khoa s] thc hin mIt khu vc nhot -Wnh. Nh' v5y, các l4p hay khoa có th thc
hin phLn vic ca mình song song v4i nhau hay chp tr'4c sau mIt kho$ng thi gian
ngBn. Không nhot thi=t ph$i ch mIt l4p hay khoa nào -ó khdi -Lu và k=t thúc thì l4p
hay khoa khác m4i ti=p tc phLn vic ca mình.

16
Vì v5y, khi ti=n hành phân chia mc tiêu thành nhiCu công vic khác nhau, b?n cLn
l'u ý -=n mAi quan h giZa các công vic - xác -Wnh thi -i m bBt -Lu ca mi công
vic cho phù hp nhjm ti=t kim thi gian.
• b4c l'ng thi gian hoàn thành mi nhim v: ây không ph$i là mIt công vic dâ
dàng cho các b?n, có nhZng công l+p -i l+p d m)c -I th'ng xuyên thì b?n dâ dàng
'4c l'ng thi gian - thc hin chúng.
Ví d:
B?n s] rot dâ dàng '4c l'ng kho$ng thi gian cLn có - -i tM nai b?n d -=n tr'ng
h1c, vì nó diân ra hàng ngày, th5m chí nhiCu lLn trong mIt ngày.

17
NHIYM V' VÀ THI GIAN5
Mc tiêu: Gi4i thiu mIt lo?t các chuyên -C -ào t?o nIi bI-ban -Lu là hai lLn mIt
tháng trong thi gian ba tháng (t(ng cIng sáu lLn). N=u -'c quan tâm nhiCu và có
hiu qu$, nhZng lo?t chuyên -C này s] -'c ti=p tc
NhiLm v Hot ;nng
|c l@kng
th9i gian
(phút) Ghi chú
1 H1p lLn -Lu tiên - phân
tích chi=n l'c
60 G_m Ramon, Harriet,
Julie, và Peter
2 H1p lLn hai: Xác -Wnh -C tài
và ng'i thuy=t trình
75 G_m tot c$ nhZng ng'i
trên cIng thêm Fred
3 Suy tính -Wa -i m t( ch)c
chuyên -C, vic giao ti=p và
thúc -åy nIi bI
120
4 H1p riêng tMng ng'i thuy=t
trình
240
5 Tri n khai chuyên -C giao
ti=p
180 Liên quan -=n ti=p thW
6 Giám sát thc hin 180
7 ánh giá h5u chuyên -C 60 NhZng gì -4 làm -'c và
ch'a làm -'c
8 Gdi th' c$m an và món quà
nhY cho tMng ng'i thuy=t
trình
60
Tyng th9i gian 975 S? gi9: 16,25
Tuy nhiên, trong cuIc sAng nhZng von -C m4i luôn phát sinh và rot khó - b?n '4c l'ng
-'c thi gian cLn thi=t - hoàn thành chúng. Trong tr'ng hp này, b?n cLn thi=t tham kh$o ý
ki=n ca b?n bè, thLy cô hay ng'i thân ca mình,… - '4c l'ng kho$ng thi gian t'ang -Ai
hp lý cho công vic -ó. Và b?n cLn xác -Wnh thêm kho$ng chênh lch tM ±10% -=n ±20% - d
trù nhZng phát sinh không trông -i có th x$y ra.
5

18
Sau khi b?n chia mc tiêu thành nhiCu công vic và '4c l'ng thi gian hoàn thành chúng,
b?n cLn ph$i xem xét l?i lLn nZa, -iCu chpnh kWp thi th) t 'u tiên ca tMng công vic cho phù
hp v4i nhZng thay -(i ca xã hIi. Và n=u có th , hãy -+t niCm tin và giao vic cho ng'i khác
- b?n có nhiCu thi gian gi$i quy=t nhZng công vic chính và quan tr1ng. Bên c?nh -ó, mIt
trong nhZng von -C không kém phLn quan tr1ng - -?t -'c mc tiêu, -ó là b?n cLn ph$i sBp x=p
các công vic trong s( nh5t ký ca b?n theo m)c -I quan tr1ng ho+c theo th) t 'u tiên - thu5n
tin cho b?n trong quá trình thc hin các công vic (có th -iCu phAi v4i các b?n khác hay -_ng
nghip).
Ví d:
Trd l?i v4i ví d vC nhóm b?n báo cáo chuyên -C môn h1c, b?n có th phân công b?n A giYi
vC sn dng máy tính tìm ki=m dZ liu trên m?ng, b?n B thích -1c sách s] tìm dZ liu trong sách,
báo,… và b?n giYi vC vic lÅnh vc vi=t thì b?n s] vi=t dàn ý (outline),…
6. TiAn hành công viLc ;] ;t ;@kc mc tiêu
Tr'4c khi ti=n hành công vic, b?n hãy xác -Wnh von -C sau theo nguyên tBc 5W-2H nh' sau:
T?i sao ph$i thc hin công vic này (Why)?
NIi dung là gì (What)?
Khi nào s] thc hin (When)?
Thc hin nh' th= nào (How)?
Thc hin trong bao lâu (How long)?
V4i ai (Who)?
ï -âu (Where)?
Tr$ li cho các câu hYi trên s] giúp b?n hoàn thành công vic ca mình mIt cách tAt nhot, bdi
vì -ó là nhZng -Wnh h'4ng chung cho b?n trong vic thc thi hay gi$i quy=t mIt von -C.

19
TÓM TpT
- Xác -Wnh mc tiêu trong công vic là mIt trong
nhZng y=u tA qu$n lý thi gian hiu qu$. N=u
b?n ch'a xác -Wnh -'c mc tiêu trong công
vic thì khó có th qu$n lý tAt thi gian ca
b?n.
- Thông th'ng, mc tiêu -'c chia làm ba lo?i:
Mc tiêu chính, mc tiêu h tr và mc tiên
nên có.
- NhZng -+c -i m ca mc tiêu là ph$i rõ ràng,
phân b( -'c thi gian, phù hp kh$ n%ng ca
b?n, quan tr1ng, phù hp mc tiêu chung ca
t5p th và có tính thn thách nh'ng khà thi.
- Có th b?n s] mot nhiCu thi gian và công s)c
cho nhZng vic cop bách nh'ng không quan
tr1ng. Hãy cA gBng ki m soát von -C này.
- Các mc tiêu th'ng -?t -'c trong t'ang lai và t'ang -Ai l4n, vì v5y b?n cLn chia mc
tiêu thành nhiCu công vic c th , kh$ thi và xác -Wnh m)c 'u tiên thc hin các công vic
-ó. PhAi hp thc hin công vic cùng v4i các cá nhân ho+c t( ch)c.
- Tr'4c khi ti=n hành thc hin công vic b?n nên áp dng nguyên tBc “5W-2H” - thc
hin công vic -?t -'c hiu qu$ cao.

20
PH)N BA
CÔNG C' QU.N LÝ THI GIAN
1. r th5 quQn lý th9i gian
_ thW qu$n lý thi gian là mIt công c thông minh giúp b?n quy=t -Wnh tính khån cop và
tLm quan tr1ng ca mIt công vic c th nào -ó.
TÍNH KHJN CLP
MIt vic -'c coi là khån cop khi nó -òi hYi s chú ý ngay l5p t)c. Khi mIt vic ph$i
hoàn thành vào mIt thi -i m nhot -Wnh, khi thi h?n cuAi cùng -=n gLn nó s] trd nên khån cop
han.
Gi$ sn b?n có ba công vic sau:
1. Lên k= ho?ch dã ngo?i cho l4p sau khi tAt nghip.
2. Tìm ý t'dng cho -C tài thc t5p tAt nghip
3. Hoàn thành bài t5p cá nhân - nIp cho gi$ng viên vào sáng th) hai tuLn t4i
Xét theo tính khån cop thì vic hoàn thành bài t5p khån cop han vì thi h?n cuAi cùng gLn
kC han. Chuy=n dã ngo?i s] -'c t( ch)c sau khi các thành viên trong l4p -ã hòan thành -C tài
tAt nghip nên vic tìm ý t'dng cho -C tài thc t5p thì khån cop han.
B?n có th bi u diân 2 công vic này trên mIt trc thÉng -)ng nh' sau:
+ Khån cop
- Bài t5p cá nhân
- Ý t'dng cho -C tài thc t5p tAt nghip
- K= ho?ch dã ngo?i cho l4p tháng t4i
ó Khån cop
Khi thi gian trôi -i, c$ ba công vic s] có xu h'4ng chuy n dLn lên phía trên ca trc
thÉng -)ng, công vic ngày càng khån cop han.
TNM QUAN TRRNG
MIt vic -'c coi là quan tr1ng khi nó có mIt ý nghÅa l4n ho+c s] gây ra mIt k=t qu$/h5u
qu$ -áng k . M)c -I quan tr1ng ca công vic không bW $nh h'dng bdi thi gian trôi -i.
Trd l?i ví d nêu trên, xét vC tLm quan tr1ng ca công vic thì vic hoàn thành bài t5p cá
nhân t'ang -Ai không quan tr1ng dù khån cop han, vic tìm ý t'dng cho -C tài thc t5p tAt

21
nghip là rot quan tr1ng m+c dù ch'a khån cop, vic lên k= ho?ch cho chuy=n dã ngo?i là ít quan
tr1ng nhot so v4i hai vic còn l?i vào thi -i m hin t?i.
Chúng ta có th sn dng mIt trc ngang - th hin hai -iCu này nh' sau:

í Quan trdng + Quan trdng
B?n có nh5n xét gì vC th) t 3 công vic trong ví d trên theo m)c -I khån cop và
quan tr1ng? an gi$n là th) t các công vic theo m)c -I quan tr1ng -ã thay -(i so v4i th) t
theo tính khån cop. Thông th'ng, th) t s] khác nhau khi sBp x=p theo m)c -I quan tr1ng và
khån cop.
S THT QUUN LÝ THXI GIAN
K=t hp hai trc quan tr1ng và khån cop, chúng ta s] có -_ thW qu$n lý thi gian nh' sau:
+ Khån cop

- Quan tr1ng + Quan tr1ng

- Khån cop
Khi k=t hp m)c -I quan tr1ng và khån cop ca ba công vic trên -_ thW qu$n lý thi gian
ta có th bi=t -'c rjng:
• Vic hoàn thành bài t5p cá nhân thì khån cop han là vic tìm ý t'dng cho -C tài
thc t5p tAt nghip, vì th= nó cLn -'c hoàn tot s4m han.
• Vic tìm ý t'dng cho -C tài thc t5p tAt nghip quan tr1ng han vic lên k= ho?ch
dã ngo?i cho l4p, vì v5y công vic này cLn -'c dành s quan tâm suy nghÅ, -Lu
t' thi gian nhiCu han.
• Vic lên k= ho?ch dã ngo?i cho l4p vào tháng t4i xét vC m)c -I quan tr1ng và
khån cop so v4i 2 vic tr'4c -Cu thop han nên có th gi$i quy=t sau cùng.
S( d*ng +, th- qu0n lý th3i gian là m6t cách h8u ích +: xem xét nh8ng +òi h?i +@Ac
+Bt ra cho th3i gian cEa bGn, nó giúp b?n -'a ra quy=t -Wnh vC trình t gi$i quy=t các công vic
mIt cách nhanh chóng và -$m b$o -?t -'c nhZng mc tiêu -ã -C ra.
Nhìn l?i công vic ý t'dng cho -C tài thc t5p tAt nghip, b?n -ã l'ng tr'4c -'c m)c
-I quan tr1ng nh'ng do có quá nhiCu vic cLn ph$i gi$i quy=t gop nên công vic -ó v{n ch'a
thc hin -'c. =n giZa tuLn v%n phòng Khoa có thông báo danh sách các sinh viên - tiêu

22
chuån làm lu5n v%n tAt nghip trong -ó có b?n -_ng thi chng có thông báo vC vic các gi$ng
viên trong khoa s] t' von cho sinh viên vC vic ch1n -C tài tAt nghip vào ngày th) ba tuLn t4i, -
tham gia bu(i t' von này sinh viên cLn ph$i chuån bW sa bI mIt sA thông tin liên quan -=n -C tài
-Wnh ch1n. =n -ây thì công vic này có s di chuy n trên -_ thW thi gian.
+ Khån cop


- Khån cop
Khi th3i gian trôi +i thì m6t công viKc khMn cNp sQ trR nên khMn cNp hTn.
M6t công viKc sQ thay +Wi mXc +6 quan trYng nZu nh@ các 0nh h@Rng hoBc kZt qu0 cEa
nó thay +Wi.
BYN Ô PHNN T[ CA S THT QUUN LÝ THXI GIAN
_ thW qu$n lý thi gian -'c t?o nên bdi 4 ô vuông hay g1i là các ô phLn t'. Bjng vic
th hin các công vic vào các ô phLn t' t'ang )ng, chúng ta s] phân lo?i công vic. Vic này s]
giúp chúng ta làm rõ nhZng mAi nguy hi m hay ri ro nhot -Wnh n=u mIt công vic nào -ó không
-'c thc hin
B?n hãy liên t'dng -_ thW trên m+t phÉng ca -_ng h_, bAn ô phLn t' lúc này có th -'c
g1i tên thành: Ô 0 – 3 gi, Ô 3 – 6 gi, Ô 6 – 9 gi, Ô 9 – 12 gi.
+ Khån cop
Ô 9 -12 gi9 Ô 0 – 3 gi9
Ô nhanh và ;än giQn Ô @u tiên hàng ;bu
Ô 6 -9 gi9 Ô 3 – 6 gi9
Ô lãng phí Ô lzp kA hoch
- Khån cop
Vic phân lo?i các công vic vào các ô t'ang )ng và hi m h1a có th x$y ra -'c tóm tBt
trong b$ng d'4i -ây.

23
Ô phbn t@ Loi công viLc Hi]m hda
Ô 0 -3 gi
Ô 'u tiên hàng -Lu
Công vic vMa khån cop
vMa quan tr1ng
Công vic có th không -'c thc hin tAt
Ô 3 – 6 gi
Ô l5p k= ho?ch
Công vic không khån cop
nh'ng quan tr1ng
Công vic có th s] không bao gi -'c
thc hin
Ô 6 – 9 gi
Ô lãng phí
Công vic khån cop nh'ng
t'ang -Ai kém quan tr1ng
Chúng ta th'ng bY thi gian - làm nhZng
vic này.
Ô 9 – 12 gi
Ô nhanh và -an gi$n
Công vic vMa không khån
cop chng chÉng quan tr1ng
Quá nhiCu thi gian có th -'c bY ra cho
vic tuy khån cop nh'ng không quan tr1ng
Bây gi sau khi hi u rõ vC -_ thW qu$n lý thi gian, b?n hãy thc hành bjng cách ghi l?i
nhZng công vic mà b?n -ã làm trong ngày hôm qua, th hin chúng vào -_ thW qu$n lý thi gian
và xác -Wnh th) t các công vic theo -_ thW qu$n lý thi gian. Sau cùng hãy so sánh s khác bit
v4i thc t= b?n -ã thc hin. Hãy ghi l?i mIt vài nh5n xét ca b?n.
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
2. L5ch công viLc
có th ki m soát và sn dng thi gian ca mình mIt cách hiu qu$ b?n cLn ph$i trù
tính và l5p k= ho?ch tr'4c cho thi gian ca mình. Hai trong sA nhZng công c cLn thi=t mà mIt
ng'i qu$n lý thi gian giYi th'ng có -ó là : Cu?n nhzt ký và L5ch công viLc
Cu?n nhzt ký dành cho vic l5p k=
ho?ch dài h?n, - ghi l?i nhZng cuIc
hgn, s kin và nhZng cam k=t cho mIt
thi -i m nào -ó trong t'ang lai (các
tháng trong n%m và n%m k= ti=p) do -ó
b?n nên có sän nh5t ký ca n%m hin t?i
và n%m k= ti=p.
M{u nh5t ký d'4i -ây -'c gi4i thiu mang tính chot gi ý - các b?n tham kh$o, b?n có
th t t?o nh5t ký riêng phù hp v4i tính chot công vic ca chính b?n, -iCu này hoàn toàn rot tAt.

24
YEAR PLANNER - 2007
January February ……… December
1. Mon ........................ 1.Thur ……………….. ……………… 1. Sat………………….
2. Tues ........................ 2.Fri …………………. ……………… 2. Sun ..........................
… … ......................... ……………………….. ……………… ………………………..
… … ......................... ……………………….. ……………… ………………………..
28. Sun ....................... 28.Wed ................... … ……………… 28. Fri...........................
29. Mon ...................... ……………… 29. Sat..........................
30. Tues ...................... ……………… 30. Sun……………….
31. Wed …………….. ……………… 31. Mon ……………..
L5ch làm viLc dành cho vic l5p k= ho?ch ngBn h?n (cho
mIt tuLn ho+c mIt ngày). Vic lên lWch làm vic s] giúp
b?n theo dõi -'c s ti=n tri n nhiCu vic cùng lúc và
l5p k= ho?ch cho b'4c ti=p theo trong chui các công
vic.
LÀM TH^ NÀO ` LaP [bC LTCH LÀM VIcC?
Vic l5p lWch làm vic ph$i tr$i qua 3 b'4c theo trình t nh' sau:
L]p danh sách ( LiKt kê danh sách nh8ng công viKc mu_n làm)
B?n hãy ghi l?i tot c$ nhZng vic b?n muAn làm trong mIt kho$ng thi gian c th (mIt
tuLn, mIt ngày). MIt sA công vic có tính chot l+p -i l+p l?i th'ng xuyên do -+c -i m vic h1c
t5p, công vic ca b?n nh' -i h1c chính khóa, -i h1c thêm, v.v…nh'ng khi l5p lWch làm vic b?n
v{n ph$i tính -=n nhZng vic này vì th= cách tAt nhot là b?n hãy ghi luôn chúng vào danh sách.
l5p -'c danh sách nhZng công vic muAn làm b?n cLn sn dng mIt t gioy riêng và
sn dng mIt sA tiêu -C theo m{u gi ý d'4i -ây:
S? thm t` Công viLc Nhzn xét Th9i gian @|c tính
………… …………………………… ……………………….. ……………………….
………… …………………………… ……………………….. ……………………….
………… …………………………… ……………………….. ……………………….
Trong cIt S? thm t` b?n hãy -iCn sA th) t liên tc tM 1 cho -=n công vic cuAi cùng mà
b?n lit kê ra.
Lzp danh sách các công viLc mu?n làm
QuyAt ;5nh trình t` giQi quyAt các công viLc mu?n làm
Phân by th9i gian cho các công viLc

25
Trong cIt Công viLc b?n s] ghi l?i tot c$ nhZng công vic mà b?n muAn làm trong tuLn
t4i ho+c ngày mai, k c$ nhZng công vic th'ng xuyên, cA -Wnh l+p l?i.
Trong cIt Nhzn xét b?n nên ghi thi h?n ph$i hoàn thành công vic. MIt sA công vic có
th xác -Wnh sän thi h?n ph$i hoàn thành, mIt sA công vic khác thì có thi h?n ph$i hoàn thành
tr'4c khi mIt s vic khác có th bBt -Lu.
Trong cIt Th9i gian @|c tính b?n s] ghi l?i l'ng thi gian (sA phút) cLn thi=t - thc
hin công vic.
Chúng ta hãy cùng nhau xem xét ví d1 dji ây có th hiu rõ hln vm quá trình l!p
lnch làm vi4c ca cá nhân.
Lan Ph'ang là sinh viên n%m 3 ngành K= toán doanh nghip, cô -'c các b?n trong l4p
tín nhim bLu làm l4p tr'dng ca l4p. Cô -ã lit kê 1 danh sách các công vic mà cô muAn làm
vào ngày mai (th) hai) nh' sau:
STT Công viLc Ghi Chú
Th9i gian
@|c tính
1.
1c 2 cuAn t?p chí Th= gi4i ph nZ - tr$ cho
Loan vào sáng mAt.
30’
2.
Phác th$o sa bI k= ho?ch thành l5p câu l?c bI
Ti=ng Anh cho l4p.
60’
3. H1c 3 ti=t môn Lu5t doanh nghip. TM 13.00 -=n 15.30 150’
4.
Tìm tài liu trên Internet chuån bW cho h1p
nhóm báo cáo môn Qu$n trW doanh nghip.
Ph$i xong tr'4c
10.00
90’
5.
G1i -in cho giáo viên d?y ThW tr'ng Ch)ng
khoán vC -Wa -i m h1c bù sáng th) t'.
15’
6.
H1p nhóm báo cáo môn Qu$n trW doanh
nghip.
Hgn lúc 10.00 90’
7. Vi=t báo cáo tháng. 30’
8
a
i th%m Mai Am ph$i nh5p vin. 60’
9.
H1c ti=ng Anh bu(i tAi t?i trung tâm ngo?i
ngZ.
TM 19.00 -=n 20.30 90’
10. ánh cLu lông v4i Linh. ã hgn lúc 17.00 60’

26
QuyZt +-nh trình tb gi0i quyZt công viKc trong danh sách.
Vic xác -Wnh trình t gi$i quy=t công vic trong danh mc ph$i tr$i qua 2 b'4c nhY:
• B'4c th) nhot: Xác -Wnh các công vic có thi h?n ph$i hoàn thành và sBp x=p
chúng theo thi gian
Loan -ã tách nhZng công vic -ã xác -Wnh thi h?n hoàn thành trong danh sách bao g_m
các công vic sA 3 – 4 – 6 – 9 – 10. C%n c) vào thi h?n xác -Wnh ca các công vic và thi gian
'4c tính, Loan -ã sBp x=p th) t gi$i quy=t các công vic này nh' sau:
STT Công viLc Ghi Chú Th9i gian @|c tính
4.
Tìm tài liu trên Internet chuån bW cho
h1p nhóm báo cáo môn QTDN
Ph$i xong tr'4c
10.00
90’
6.
H1p nhóm báo cáo môn Qu$n trW
doanh nghip
Hgn lúc 10.00 90’
3. H1c 3 ti=t môn Lu5t doanh nghip TM 13.00 -=n 15.30 150’
10. ánh cLu lông v4i Linh ã hgn lúc 17.00 60’
9.
H1c ti=ng Anh bu(i tAi t?i trung tâm
ngo?i ngZ
TM 19.00 -=n 20.30 90’
• B'4c th) hai: Th hin nhZng vic còn l?i trong danh mc vào -_ thW qu$n lý thi
gian. B'4c này s] giúp b?n -'a ra -'c quy=t -Wnh -'c trình t gi$i quy=t các công vic da
trên m)c -I quan tr1ng và tính khån cop ca công vic. ây là mIt b'4c quan tr1ng mà b?n
không nên bY qua vì n=u không b?n s] có khuynh h'4ng gi$i quy=t các công vic dâ dàng, thú vW
tr'4c r_i m4i -=n các công vic khó kh%n và ph)c t?p.
V4i ví d ca Loan, trong danh sách s] còn l?i các công vic sA 1 – 2 – 5 – 7 – 8, các
công vic này không có thi h?n xác -Wnh nên vic sBp x=p trình t gi$i quy=t các công vic này
Loan -ã sn dng -_ thW qu$n lý thi gian nh' sau:
+ Khån cop


- Khån cop
K=t qu$ ca vic bi u diân các công vic lên -_ thW qu$n lý thi gian cho phép Loan có -'c th)
t gi$i quy=t các công vic còn l?i nh' sau : 5 7 2 8 1
Phân bW th3i gian (Quy=t -Wnh kho$ng thi gian s] dành cho mi công vic)

27
Sau khi k=t thúc b'4c 2, b?n -ã có th sBp x=p l?i danh sách công vic cLn làm ban -Lu
theo mIt trình t m4i.
B?n có th sn dng m{u gi ý d'4i -ây - lên danh sách trình t gi$i quy=t công vic
SA th) t Công vic Thi gian '4c tính Thi gian d ki=n K=t qu$
……….. …………………… ………………….. ……………………… …………
……….. …………………… ………………….. ……………………… …………
……….. …………………… ………………….. ……………………… …………
SA th) t -'c ghi nh5n trong cIt S? thm t` là sA th) t ban -Lu, s] không có gì ng?c
nhiên n=u sA th) t có th s] không bBt -Lu tM con sA 1 và chng không liên tc.
Trong cIt Công viLc b?n nên ghi nIi dung ngBn g1n và nhZng -iCu cLn l'u ý - tính thi
gian thc hin công vic.
BoN Sq IrN CÔNG VIcC VÀO DANH SÁCH THEO TRÌNH Tw NÀO?
Sau khi k=t thúc b'4c 2, trong tay b?n có 2 danh mc th) t công vic:
• Danh mc th) t các công vic -ã xác -Wnh chính xác thi h?n ph$i hoàn thành:
B?n nên sBp nhZng công vic trong danh mc này vào danh sách tr'4c theo mAc
thi gian
• Danh mc th) t các công vic còn l?i: SBp x=p công vic vào các kho$ng thi
gian còn trAng trong danh sách theo th) t.
Trong cIt Th9i gian d` kiAn b?n s] -iCn vào thi gian d ki=n bBt -Lu và k=t thúc công
vic da trên l'ng thi gian '4c tính cLn thi=t - hoàn thành công vic.
Quay trd l?i ví d vC lWch làm vic ca Loan, bjng vic -iCn các công vic theo th) t -ã
có d b'4c 2 cIng v4i thi gian '4c tính cLn thi=t - hoàn thành mi công vic, Loan -ã phân b(
thi gian cho các công vic ngày mai nh' sau:

28
S?
thm t`
Công viLc
Th9i gian
@|c tính
Th9i gian d`
kiAn th`c hiLn
KAt quQ
5
G1i -in cho giáo viên d?y ThW
tr'ng Ch)ng khoán vC -Wa -i m
h1c bù sáng th) t'.
15’ 7.00 – 7.15
7 Vi=t báo cáo tháng 30’ 7.15 – 7.45
4
Tìm tài liu trên Internet chuån bW
cho h1p nhóm báo cáo môn Qu$n trW
doanh nghip
75’ 7.45 – 9.00
2
Phác th$o sa bI k= ho?ch thành l5p
câu l?c bI Ti=ng Anh cho l4p.
60’ 9.00 – 10.00
6
H1p nhóm báo cáo môn Qu$n trW
doanh nghip
90’ 10.00 – 11.30
Nghp tr'a – Chuån bW -i h1c 75’ 11.30 – 12.45
3 H1c 3 ti=t môn Lu5t doanh nghip 150’ 13.00 – 15.30
8 i th%m Mai Am ph$i nh5p vin 60’ 15.30 – 16.30
10 ánh cLu lông v4i Linh 60’ 17.00 – 18.00
V sinh cá nhân – ön tAi 45’ 18.00 – 18.45
9
H1c ti=ng Anh bu(i tAi t?i trung tâm
ngo?i ngZ
90’ 19.00 – 20.30
1
1c 2 cuAn t?p chí Th= gi4i ph nZ
- tr$ cho Loan vào sáng mAt.
30’ 21.00 – 21.30
Lên k= ho?ch làm vic cho ngày mai 30’ 21.30 – 22.00
B?n hãy dành kho$ng 2 phút và ghi l?i mIt vài nh5n xét ca b?n sau khi -1c xong lWch
làm vic ngày mai ca Loan.
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
Trong thc t= khi xây dng và thc hin lWch làm vic b?n cLn l'u ý mIt sA -i m d'4i
-ây:
• Hãy nh4 rjng các ngày làm vic ca b?n chBc chBn có nhZng thi -i m sinh lc
cao ho+c thop, chÉng h?n nh' bu(i chiCu là thi -i m mà nhiCu ng'i gi$m sinh
lc. Nên x=p lWch cho nhZng vic và ho?t -Ing quan tr1ng -òi hYi tính sáng t?o và

29
n%ng l'ng vào bu(i sáng – thi -i m mà b?n tpnh táo và d_i dào sinh lc nhot.
NhZng vic linh tinh hàng ngày nên x=p vào nhZng thi -i m sinh lc thop
• Khi sBp lWch làm vic nên t?o ra mIt sA kho$ng trAng thi gian - gi$i quy=t khng
ho$ng và nhZng -iCu ngoài mong -i
• Hãy cA gBng k=t hp các công vic có th - ti=t kim thi gian.
• Khi lWch h1c t5p, làm vic ca b?n có s thay -(i, hãy ghi l?i nhZng gì -ã thc s
x$y ra - có bin pháp -iCu chpnh kWp thi cho phù hp v4i s thay -(i mà v{n
-$m b$o -'c mc tiêu -ã -+t ra ban -Lu.
• CuAi mi chu k (tuLn, ngày) cLn ghi l?i k=t qu$ vic thc hin công vic, hãy
chuy n nhZng công vic.
=n -ây thì b?n -ã hoàn tòan có th sn dng công c -_ thW qu$n lý thi gian, s( nh5t ký
và lWch làm vic - lên k= ho?ch qu$n lý thi gian vàng ng1c ca chính b$n thân mình.

30
PH)N BsN
LÀM THu NÀO w Sx D'NG THI GIAN HIYU QU.?
B?n th'ng qu$n lý thi gian ca mình nh' th= nào? B?n có
bao gi c$m thoy mình không - thi gian - làm công vic
trong ngày? B?n có khi nào thoy mình -ã kit s)c nh'ng v{n
không hoàn tot -'c m1i vic6
.
Có nhZng ngày b?n chÉng có vic gì - làm, chng có hôm
b?n ph$i ch?y -ua h=t tAc lc v4i thi gian mà v{n còn hàng
-Ang vic ch'a gi$i quy=t h=t. Có th do công vic ca b?n ch'a
(n -Wnh nh'ng nguyên nhân chính là vì b?n ch'a bi=t cách sBp
x=p thi gian7
.
1. Làm viLc có ty chmc
SBp -+t bàn làm vic g1n gàng, ng%n nBp, khoa h1c v4i h thAng h_ sa, tài liu riêng, có lWch
công tác chính cho c$ kho$ng thi gian dài v4i các công vic c th hàng ngày, và -Mng quên mIt
cái... s1t rác d bên c?nh. SBp x=p bàn làm vic, nhZng t5p tin trên máy vi tính, email - b?n có th
tìm thoy dâ dàng. Quá nhiCu thi gian -ã bW lãng phí cho vic tìm thông tin mà b?n bi=t rjng -áng
lý ra b?n có th thu x=p tAt han. Benjamin Franklin -ã tMng nói tAt nhot là: MIt nai cho m1i th),
m1i th) trong mIt nai ca nó. Có th sn dng mIt sA ch'ang trình trong máy tính - qu$n lý
công vic, sành -iu mIt tý thì chai PDA gBn theo ng'i (-in tho?i di -Ing thì không ghi -),
ghi l?i các nhim v ph$i làm sBp t4i (cùng các thông tin quan tr1ng) vào lWch bi u trong máy
tính. ánh dou nhZng công vic 'u tiên ho+c v)t bY nhZng gioy t không cLn dùng. Có th ghi
chú thêm thông tin trên nhZng t gioy note (sticker) nhY dán tr'4c m+t nh'ng nh4 là các måu
gioy này ngoài vic khi=n cho bàn làm vic trông không -gp mBt còn có th bW bay -i mot.
2. Lzp kA hoch tr@|c
-=n -Lu gi sáng m4i lên k= ho?ch trong ngày là quá muIn. Hãy sBp x=p vic th5t c th
tM chiCu hôm tr'4c. Hãy tách riêng các công vic và xác -Wnh rõ vic nào nên làm ngay hôm sau,
vic nào nên làm tr'4c trong tuLn này, vic nào có th - l?i. 'ang nhiên, danh sách các công
vic có th thay -(i hàng ngày vì phát sinh thêm vic m4i.
3. BiAt rõ khi nào làm viLc hiLu quQ nhat
N=u thoy mình làm vic vào bu(i sáng là hiu qu$ nhot, t?i sao l?i không -'a nhZng công
vic quan tr1ng vào bu(i sáng? NhZng thi gian không ph$i là “-pnh” thì dành - làm nhZng
công vic mang tính chot th'ng nh5t, kém hop d{n han. Chng có ng'i thoy h1 chp vi=t lách
hiu qu$ trong không gian yên tÅnh vào lúc... nna -êm. Chng không ph$i thói quen xou nh'ng s]
bot li vì n=u muAn hYi han, -in tho?i thì chp có cách ch -=n sáng hôm sau.
6
14.06.2006, Qu$n lý thi gian hiu qu$ (trc tuy=n). Theo Career. 1c tM:
http://www.dddn.com.vn/Desktop.aspx/TinTuc/Viec-Lam/Quan_ly_thoi_gian_hieu_qua/ (-1c ngày 05.12.2006)
7
Ph'ang Hoa. ngày 16.09.2006. Qu$n lý thi gian - làm vic tAt han (trc tuy=n). Theo BBC. 1c tM:
http://www19.dantri.com.vn/vieclam/2006/9/141399.vip (-1c ngày 05.12.2006)

07. quan ly thoi gian.pdf

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (20)

Similar to 07. quan ly thoi gian.pdf

Similar to 07. quan ly thoi gian.pdf (20)

07. quan ly thoi gian.pdf