Dokumen tersebut memberikan informasi tentang sistem pengarsipan dokumen di divisi Human Resources Department perusahaan. Sistem pengarsipan menerapkan kode lokasi untuk memudahkan penelusuran dokumen dan menggunakan rak, lemari, dan folder/subfolder untuk mengelompokkan dokumen secara sistematis berdasarkan jenis dan topik dokumen.
2. Syarat Dokumen
Syarat
5 R- Rapih, Resik, Ringkas, Rawat, Rajin
Mudah ditelusuri dengan cepat
Isinya dapat dibaca
Lengkap tandatangannya
Konsisten
Memiliki masa simpan
Saat dihancurkan buat berita acara
Lainnya….
3. Rak-01
Rak-02
Lemari - 01
01-01-01 01-01-02 01-01-03 01-01-04 01-01-05 01-01-06 01-01-07 01-01-08
HRD/1-001
Surat
Keputusan
HRD/1-002
Surat
Edaran
HRD/1-003
Struktur
Organisasi
HRD/1-004
Job Desc
&
Job Spec
HRD/1-005
Surat
Keluar HRD
HRD/1-006
Surat
MasukHRD
HRD/1-007
Memo HRD
HRD/1-008
Memo HRD
01-02-01 01-02-02 01-02-03 01-02-04 01-02-05 01-02-06 01-02-07 01-02-08
HRD/2-001
Rencana TK
Tahunan
HRD/2-002
Iklan
Lowongan
HRD/2-003
Walk-In
Interview
HRD/2-004
Perpanjang
Kontrak
HRD/2-005
Scheme
Gaji
HRD/3-001
Program
Training
Tahunan
HRD/3-002
Proposal
Training
HRD/3-008
Data
Pelaksanaan
Training
Penggunaan
Kode Lokasi
01-01-08
4. Rak-01
Lemari - 01
01-01-01 01-01-02 01-01-03 01-01-04 01-01-05 01-01-06 01-01-07 01-01-08
HRD/1-001
Surat
Keputusan
HRD/1-002
Surat
Edaran
HRD/1-003
Struktur
Organisasi
HRD/1-004
Job Desc
&
Job Spec
HRD/1-005
Surat
Keluar HRD
HRD/1-006
Surat
MasukHRD
HRD/1-007
Memo HRD
HRD/1-008
Memo HRD
5. Rak-01
Rak-02
Lemari - 01
01-01-01 01-01-02 01-01-03 01-01-04 01-01-05 01-01-06 01-01-07 01-01-08
HRD/1-001
Surat
Keputusan
HRD/1-002
Surat
Edaran
HRD/1-003
Struktur
Organisasi
HRD/1-004
Job Desc
&
Job Spec
HRD/1-005
Surat
Keluar HRD
HRD/1-006
Surat
MasukHRD
HRD/1-007
Memo HRD
HRD/1-008
Memo HRD
01-02-01 01-02-02 01-02-03 01-02-04 01-02-05 01-02-06 01-02-07 01-02-08
HRD/2-001
Rencana TK
Tahunan
HRD/2-002
Iklan
Lowongan
HRD/2-003
Walk-In
Interview
HRD/2-004
Perpanjang
Kontrak
HRD/2-005
Scheme
Gaji
HRD/3-001
Program
Training
Tahunan
HRD/3-002
Proposal
Training
HRD/3-008
Data
Pelaksanaan
Training
6. Rak-01
Rak-02
Lemari - 01
01-01-01 01-01-02 01-01-03 01-01-04 01-01-05 01-01-06 01-01-07 01-01-08
HRD/1-001
Surat
Keputusan
HRD/1-002
Surat
Edaran
HRD/1-003
Struktur
Organisasi
HRD/1-004
JobDesc
&
JobSpec
HRD/1-005
Surat
KeluarHRD
HRD/1-006
Surat
MasukHRD
HRD/1-007
MemoHRD
HRD/1-007
MemoHRD
01-02-01 01-02-02 01-02-03 01-02-04 01-02-05 01-02-06 01-02-07 01-02-08
HRD/2-001
Rencana TK
Tahunan
HRD/2-002
Iklan
Lowongan
HRD/2-003
Walk-In
Interview
HRD/2-004
Perpanjang
Kontrak
HRD/2-005
Scheme
Gaji
HRD/3-001
Program
Training
Tahunan
HRD/3-002
Proposal
Training
HRD/3-003
Data
Pelaksanaan
Training
Divisi/Dept.: Human Resources Department
# File / Kelompok File / File
Folder/Sub. Folder / Sub Subject
HRD/1-000 General File
HRD/1-001 Surat Keputusan SK Direksi Yang Masih Berlaku 01-01-01
HRD/1-002 Surat Edaran SE Direksi Periode 2000 - Sekarang 01-01-02
HRD/1-003 Struktur Organisasi 01-01-03
HRD/1-004 Job Description & Job Specification 01-01-04
HRD/1-005 Surat Keluar HRD 01-01-05
HRD/1-006 Surat Masuk HRD 01-01-06
HRD/1-007 Memo HRD 01-01-07
Memo HRD 01-01-08
HRD/2-000 Rekrutmen
HRD/2-001 Rencana TK Tahunan Rencana Pengadaan 01-02-01
HRD/2-002 Iklan Lowongan 01-02-02
HRD/2-003 Walk-In Interview 01-02-03
Lokasi
Divisi/Dept.: Human Resources Department
# File / Kelompok File / File
Folder/Sub. Folder / Sub Subject
HRD/2-000 Rekrutmen
HRD/2-001 Rencana TK Tahunan Rencana Pengadaan 01-02-01
HRD/2-002 Iklan Lowongan 01-02-02
HRD/2-003 Walk-In Interview 01-02-03
HRD/2-004 Perpanjangan Kontrak 01-02-04
HRD/2-005 Scheme Gaji 01-02-05
HRD/3-000 Training
HRD/3-001 Program Training Tahunan 01-02-06
HRD/3-002 Proposal Training Inhouse & External 01-02-07
HRD/3-003 Data Pelaksanaan Training Laporan & Daftar Hadir 01-02-08
Lokasi
7. Model FORM
Divisi/Dept.: Human Resources Department
# File / Kelompok File / File
Folder/Sub. Folder / Sub Subject
HRD/1-000 General File
HRD/1-001 Surat Keputusan SK Direksi Yang Masih Berlaku 01-01-01
HRD/1-002 Surat Edaran SE Direksi Periode 2000 - Sekarang 01-01-02
HRD/1-003 Struktur Organisasi 01-01-03
HRD/1-004 Job Description & Job Specification 01-01-04
HRD/1-005 Surat Keluar HRD 01-01-05
HRD/1-006 Surat Masuk HRD 01-01-06
HRD/1-007 Memo HRD 01-01-07
Memo HRD 01-01-08
HRD/2-000 Rekrutmen
HRD/2-001 Rencana TK Tahunan Rencana Pengadaan 01-02-01
HRD/2-002 Iklan Lowongan 01-02-02
HRD/2-003 Walk-In Interview 01-02-03
Lokasi
8. Model Form
Divisi/Dept.: Human Resources Department
# File / Kelompok File / File
Folder/Sub. Folder / Sub Subject
HRD/2-000 Rekrutmen
HRD/2-001 Rencana TK Tahunan Rencana Pengadaan 01-02-01
HRD/2-002 Iklan Lowongan 01-02-02
HRD/2-003 Walk-In Interview 01-02-03
HRD/2-004 Perpanjangan Kontrak 01-02-04
HRD/2-005 Scheme Gaji 01-02-05
HRD/3-000 Training
HRD/3-001 Program Training Tahunan 01-02-06
HRD/3-002 Proposal Training Inhouse & External 01-02-07
HRD/3-003 Data Pelaksanaan Training Laporan & Daftar Hadir 01-02-08
Lokasi