Project Professionalisatie
Blok 1, Onderwerp 2: Personal Management
Walter Flaat, 7 november 2006

Inhoud deze maand
• Personal Management
• Het Nut
• De Methoden
• Covey’s 7 habits
• Getting Things Done, David Allen
• De Keuze

Aanpak
Dagelijks! Denk Research Probeer
Minimaal Wekelijks! Verwoord Maak Permanent
Resultaat
Niet meedoen een keer? Geef het aan!

Time-Management

Generaties van persoonlijke planning
Systematisch
Zelf-ontwikkeling
Alle aspecten van je leven

Generaties van persoonlijke planning
1e generatie: Reminders Todo
Systematisch
Zelf-ontwikkeling
Alle aspecten van je leven

Generaties van persoonlijke planning
1e generatie: Reminders Todo
2e generatie: Plannen/Voorbereiden Agenda
Systematisch
Zelf-ontwikkeling
Alle aspecten van je leven

Generaties van persoonlijke planning
1e generatie: Reminders Todo
2e generatie: Plannen/Voorbereiden Agenda
Plan
3e generatie: Time-management
Systematisch
Zelf-ontwikkeling
Alle aspecten van je leven

Generaties van persoonlijke planning
1e generatie: Reminders Todo
2e generatie: Plannen/Voorbereiden Agenda
Plan
3e generatie: Time-management
Systematisch
Zelf-ontwikkeling 4e generatie: Personal Management Systeem
Alle aspecten van je leven

Inventarisatie
• Ik doe altijd de juiste dingen op een bepaald moment
• Ik ben nooit wat kwijt dat ik nodig heb
• Ik heb een gestructureerde manier van omgaan met alles
dat er op mij af komt
• Ik weet dat ik naar met wat ik doe direct naar mijn
lange-termijn doelen werk

Het Nut
• Zorg ervoor dat je informatie op je af krijgt wanneer
je er ook echt wat aan kan doen
• Zorg ervoor dat je doet wat op dat moment het beste
is om te doen
• Zorg ervoor dat je niet na gaat denken over dingen
wanneer je er toch niks aan kan doen (in bed of zo)
• Zorg ervoor dat je zo productief mogelijk bent, met
zo min mogelijk stress

De Methoden!
(Hele) Lange termijn doelen
Dagelijks werk

De Methoden!
(Hele) Lange termijn doelen
GTD
Dagelijks werk

De Methoden!
(Hele) Lange termijn doelen
Covey
GTD
Dagelijks werk

Getting Things Done
• Mikt op “Stress Free Productivity” door het maken
van een betrouwbaar systeem, zodat jij je niet druk
hoeft te maken
• ‘Mind Like Water’
• Praktisch, Procedureel en Theoretisch waterdicht. Veel
IT-ers zijn fan.

Covey’s 7 Habits
• “7 habits of highly effective people”
• Insteek: Time management etc, is leuk maar met
‘trucs’ los het echte probleem niet op
• Kijk naar je eigen waarden en doelen en zorg
ervoor dat wat je doet daarmee in
overeenstemming is
• Twee delen: De habits en de planningmethode
• Veel managers zijn fan

GTD... De stappen
• Collect; Alles in een inbox!
• Process; Elk item in de inbox (procedure)
• Organize; Lijsten, Agenda, Filen
• Review; Kijk naar je lijsten, Wekelijks review
• Do; Doe het

Collect
Stuff Echt
Aantekeningen Post/Mail/Voicem. Losse papiertjes alles!
INBOX

Organize
INBOX

Organize
INBOX
Per item
Actionable?

Organize
INBOX
Per item
< 2 min? Actionable?

Organize
INBOX
Per item
< 2 min? Actionable?
Ja Nee
Doe! Actie in systeem

Organize
INBOX
Per item
< 2 min? Actionable?
Ja Nee
Meer dan 1 actie nodig!
Doe! Actie in systeem Project
Bepaal volgende actie

Organize
Systeem

Organize
Systeem
Lijsten
- Next Action
- Projecten
- Wacht op..
- Someday/Maybe
- Context lijsten!

Organize
Systeem
Lijsten Agenda
- Next Action Alleen voor items
- Projecten die echt op een
- Wacht op.. bepaald moment
- Someday/Maybe moeten
- Context lijsten! - Zoals afspraken

Organize
Systeem
Lijsten Agenda Filing
- Next Action Alleen voor items
- Projecten die echt op een Tickler
- Wacht op.. bepaald moment
- Someday/Maybe moeten
- Context lijsten! - Zoals afspraken A-Z

Review
- Kijk naar je lijsten, bepaal aan de hand van
tijd, energie, context etc wat je doet
- Neem 1x per week je systeem goed door in
een review

Dus:
(Hele) Lange termijn doelen
Someday/Maybe
Projecten
GTD (Next) Actions

Planning demo

Covey, De habits (theorie)
1. Be proactive
2. Begin with the end in mind
3. First things first
4. Think win/win
5. Seek first to understand...
then to be understood
6. Synergize
7. Sharpen the Saw

Habits 1 & 2
• Be Proactive
• Proactiviteit
• Circle of Influence
• Begin with the end in mind
• “All things are created twice”
• Principle center
• Missie statement
• Visualiseer
• Identificeer rollen & doelen

Habit 3 u
Belangrijk Belangrijk
b & Urgent
1 2
3 4
• First things first
Urgent niks
• Kwadrantplanning!
• Zeg nee tegen veel nieuwe Q3 en Q4, zoveel mogelijk Q2!
• Wekelijkse review van rollen, doelen en taken
• Delegeren
• Habits 1 + 2 + 3 = Onafhankelijkheid 1 2
3 4
ideaal

Habits 4 en 5
• Think win/win
• Probeer altijd iets zo te regelen dat alle partijen er baat bij
hebben. Accepteer geen oplossingen waarbij eenzijdig gewin is
• Seek first to understand... then to be understood
• Empatisch luisteren
• Diagnose vóór recept
• Autobiografisch antwoord
• Zoek daarna begrip
• 1 on 1

Habit 6
• Synergize
• Synergistic Communication
• Fishing for the third alternative
• Negatieve energie
• Waardeer de verschillen
• Force field analysis
• Habit 1 t/m 6: Onderlinge afhankelijkheid

Habit 7
• Sharpen the Saw
• “Opladen” van je capaciteit
• Fysiek, Mentaal, Spiritueel, Sociaal/Emotioneel
• Balans in vernieuwing
• Opwaardse spiraal

Onderlinge afhankelijkheid
• Emotionele bankrekening
• ... heb je bij iedereen
• ... bepaald het beeld van jou, tolerantie van je foutjes
• Storten:
• Begrip voor de persoon
• Let op de kleine dingetjes
• Afspraken nakomen
• Verwachtingen verhelderen
• Toon integriteit
• Oprechte excuses

De Methoden!
Missie statement
Waarden
Covey
Doelen
Weekdoelen
Dagelijks werk

Planning demo

Links
- 43folders.com; Life hacks en GTD info. Must read.
- lifehacker.com; Life hacks
- davidco.com; GTD site, wat gratis materiaal
- stephencovey/franklincovey.com; 7 habits
- diyplanner.com; Templates voor papieren organizer
- hipsterpda.com; 43f informatie capture ‘tool’
- pocketmod.com; Een beetje papier
- .. en nog meer die later deze maand komen ..

Succes!!!