Korte uitleg van theorie over GTD.

1. Getting Things Done Themabijeenkomst Yacht 10 maart 2010 Victor Haze

2. Agenda Wie ben ik? Wat is GTD? Hoe past het binnen mijn werk? Voorbeelden Websites en verdere stappen

3. Wie ben ik? [email_address] [email_address] [email_address] linkedin.com/victorhaze twitter.com/victorhaze twitter.com/leanthings facebook.com/victorhaze

4. Wat is GTD? David Allen (davidco.com @gtdguy) Onder naar boven Time Management, Actie georiënteerd Getting in the habits Covey (7 Habits)

5. Knowledge Workers

6. Curbing the Information Overflow eMail Phonecalls Meetings/Collaboration/Co-Creation Colleagues Blogs Microblogging Feeds Alerts

7. Tools MS Outlook Gmail Twitter/Yammer RSS Reader Evernote Twitterfeed/Friendfeed Google Alerts XOIP Google Wave BRWNPPR/PSTB

9. The Flow Collect Process Organize Review Do

11. 1. Collect Vang alles en ieder ding dat je aandacht heeft. ‘ Bakjes’ (‘in’ bakje, email, notitieboekje (papier of elec.) , voicemail etc. Hoofd leeg (Uit je korte termijn geheugen) Zomin mogelijk Collectors, zoveel als nodig Leeg ze regelmatig (door Process & Organize)

12. Collection Succes Factors Drie dingen die het laten werken Alle open loops moeten in collection systeem en uit je hoofd Zo min mogelijke verzamelbakjes Regelmatig leegmaken van bakjes

13. Wat je niet wil…. Dus je moet dingen….

14. 2. Process Verwerk de items die je hebt verzameld. Neem een beslissing over je ‘stuff’ Wanneer het niet ‘actionable’ is Gooi het weg! ‘ Tickle’ het voor latere actie. Berg het op als ‘Reference’

15. Tickler File

16. Reference Systeem

17. 2. Process Wanneer ‘actionable’ Beslis over de Eerstvolgende Actie, DO (in <2 min) DELEGATE (volg op Waiting For list) DEFER ( Maybe/Later Action List) Meerdere Acties?  Project Zet op lijst ‘Projecten’

18. Dus wat doe je… Post verwerken Op weg naar Inbox Zero….

19. 3. Organize Groepeer de resultaten van Process In makkelijke zichtbare en/of beschikbare Actie ‘categorieën’ Projecten(verantwoordelijk voor eindresultaat) Calender (Acties met specifieke datum/tijd) Next Actions (acties die ASAP gedaan kunnen worden) Waiting For (projecten & acties door anderen gedaan moetne worden, die je aandacht hebben)

20. Taken in Outlook Projecten  meerdere Next Actions Calender  datum, tijd specifiek Next Actions  Deze week Waiting For  Uitbesteed Categorieën!!!! Waarom?

21. 3. Organize Voeg Sub categorieen toe waar nodig @Home, @Calls, @Computer, @Errands Voeg lijsten met LT Doelen en Waarden Voeg checklijsten toe ( functiebeschrijving, evenementen lijst, organisatieschema’s) Generiek Reference Filing System

22. Categorieën

23. 3. Organize Onderhoud een ‘On-Hold’ systeem voor mogelijke acties op een later tijdstip Someday/ Maybe, Calender, Tickler file Onderhoud een support information files systeem voor projecten

25. 4. Review Bekijk Calender en Actielijsten dagelijks (of wanneer je kan) Voer een ‘customized’ Weekly Review Opschonen Updaten Onderhouden Vooruitbrengen van je systeem Voer LT doelen, waarden & visie uit Projecten lijst compleet en actueel

26. 5. Do Maak keuzes over je acties gebaseerd Context Tijd beschikbaar Energie aanwezig Dan pas prioriteiten Blijf Flexibel in je ‘Total Life’ actie reminder systeem Altijd toegankelijk voor review, intuitief beslissingen nemen

27. 5. Do Zorg voor de beste intuïtieve keuzes Consistent reguliere focus op prioriteiten Bekijk en herijk je aangegane verplichtingen op passende intervallen op verschillende niveaus van werk en leven

28. 5. Do Startbaan – Huidige Acties (dagelijks) 10,000 ft – Huidige Projecten (wk) 20,000 ft – Huidige Verantwoordelijkheden (m) 30,000 ft – 1-2 jr Doelen (kwartaal) 40,000 ft – 3-5 jr Doelen (jaarlijks) 50,000 ft – Carriere, Leven (jaarlijks)

29. Hoe past het in mijn werk?

30. Weekly Review Flow

31. Weekly Review!! Zonder zo'n wekelijks onderhoud heb je geen overzicht, geen helderheid, geen betrouwbaar systeem, en dus geen meereffect. Bovendien: als je geen aparte tijd inruimt voor een wekelijks onderhoud, zul je diezelfde vragen steeds weer opnieuw in de loop van de week moeten beantwoorden – en dat kost veel meer denktijd. Waar liggen deze week mijn prioriteiten? Heb ik alles gedaan wat een deadline heeft? Moet ik niet eens mensen aanmanen, waar ik al lang op wacht? Zijn er nog dingen op mijn Ooit/Misschien lijst die nu aandacht moeten krijgen?

33. Websites en verder… http:// en.wikipedia.org / wiki / Tickler _file http:// www.davidco.com / http://www.43folders.com/ http:// www.lifehack.org / Gina Trappani http:// lifehacker.com / www.meereffect.nl Lifehacking.nl http:// lifehacking.nl /algemeen/ wat-is-jouw-beste-evernote-hack-win-een-boek / Evernote.com zenhabits.net