Mastering The Management System إتقان نظام الإدارة

بسم الله الرحمن الرحيم
إتقان نظام الإدارةMastering the Management System
قسم البحث والتطوير
شركة تكنوليد للأتمتة المتكاملة
آذار 2008
1
إتقان نظام الإدارة

مواضيع المحاضرة:
الإدارة والمؤسسة.
الحلقة المغلقة لنظام الإدارة.
المراحل الخمس لإتقان نظام الإدارة.
ميزات وأسس نجاح المؤسسة.
توصيات.
2
www.TECHNOLEAD.com

الإدارة:
الإدارة هي الإجراء المؤسساتي الذي يهدف لإتمام الأعمال والفعاليات التنفيذية التي تحقق متطلبات المؤسسة بشكل فعال وبكفاءة عالية من خلال أشخاص آخرين بأعلى عائد على الموارد*.
* الموارد: أشخاص، مال، أوقات، مواد، أصول، ... إلخ.
3
www.TECHNOLEAD.com

4
www.TECHNOLEAD.com

مقدمة عن إتقان نظام الإدارة الحلقي المغلق:

النظام يناسب المؤسسات التجارية وغير الربحية كالجمعيات الخيرية و منظمات العمل المدني.
يصف التصميم والتنفيذ لنظام من أجل تخطيط استراتيجي وتنفيذ الإجراءات والتعلم والتطوير من خلال التغذية الراجعة.
سيتم طرح أدوات للمديرين للتطبيق في مراحل مختلفة من النظام.

5
www.TECHNOLEAD.com

الحلقة المغلقة لنظام الإدارة
1.
طور الاستراتيجية
حدد المهمة والرؤية والقيم
إجراء التحليل الاستراتيجي
صياغة الاستراتيجية
5.
ترجم الاستراتيجية
افحص و كيف الاستراتيجية
2.
خطة استراتيجية
بطاقات النتائج المتوازنة BSC
حدد الأهداف الاستراتيجية
اختر المقاييس والأهداف
اختر المبادرات الاستراتيجية
قم بتحليل الريحية
قم بتحليل الترابط في الاستراتيجية
افحص الاستراتيجية الناتجة
4.
راقب وتعلم
3.
خطط للعمليات التنفيذية
خطة تنفيذية
لوحة القياسات
الموازنات
الأرباح والخسائر
حسن الإجراءات الرئيسية
طور خطة المبيعات
جهز الموازنات
راجع الاستراتيجية
راجع الإجراءات التنفيذية
نفذ الإجراءت و المبادرات
6
www.TECHNOLEAD.com

1. طور الاستراتيجية:
1 - في أي مجال من الأعمال نحن ولماذا؟

الغرض من العمل (المهمة – Mission):
لماذا توجد المؤسسة
ماذا تقدم لزبائنها
جملتان مختصرتان

7
www.TECHNOLEAD.com

1. طور الاستراتيجية (تابع)

النتائج التي نتطلع إليها مستقبلاً (الرؤية – Vision):
جملة مقتضبة
أهداف المؤسسة متوسطة إلى طويلة المدى
تحدد السوق المستهدف والزمن المتوقع للرؤية
يجب أن تضع هدفاً صعباً مقارنة مع معطيات اليوم
البوصلة الداخلية التي توجه الأفعال (القيم – Values):
تصف سلوك وثقافة وتصرفات المؤسسة

8
www.TECHNOLEAD.com

2- ماهي القضايا الأساسية التي نواجهها في أعمالنا؟

تحليل استراتيجي لوضع المؤسسة الداخلي والخارجي
نموذج القوى الخمس لمايكل بورتر
تحليل PESTLE
تحليل مقدرات المؤسسة و إنجازاتها
SWOT

9
www.TECHNOLEAD.com

10
www.TECHNOLEAD.com

11
www.TECHNOLEAD.com

12
www.TECHNOLEAD.com

3 - كيف سننافس بأفضل مايمكن؟

وصف الاستراتيجية وكيف ستقوم المؤسسة بتنفيذها، وذلك بالإجابة للأسئلة التالية:
ماهو سوقنا أو زبوننا المستهدف؟
ماهي القيمة المفترضة التي تميزنا؟
ماهي الإجراءات التي تعطينا الميزة التنافسية؟
ماهي القدرات البشرية المطلوبة للتفوق في الإجراءات؟
ماهي التقنيات التي تعيننا على تنفيذ الاستراتيجية؟
ماهي البنية المطلوب للمؤسسة من أجل تحقيق الاستــراتيجية؟

13
www.TECHNOLEAD.com

استراتيجية المحيط الأزرق:
مليون نسخة (أول سنة) – 41 لغة
"المحيط" يشير الى السوق او الصناعة.
"المحيطات الزرقاء" هي الأسواق
غير المستغلة وغير المتنازع عليها،
والتي فيها المنافسة ضئيلة أو تكاد تكون معدومة. أما ”المحيطات الحمراء" فتشير إلى الأسواق المشبعة والتي فيها المنافسة شرسة، وهي مزدحمه بالشركات التي تقدم نفس النوع من الخدمات او تنتج نفس النوع من السلع.
14
www.TECHNOLEAD.com

1.
5.
2.
4.
راقب وتعلم
3.
الموازنات
15
www.TECHNOLEAD.com

2. ترجم الاستراتيجية:
16
www.TECHNOLEAD.com

2. ترجم الاستراتيجية:
يتم ترجمة الاستراتيجية إلى أهداف ومقايـيس تتميز بسهولة الربط والتواصل في أقسام الشركة وبين أفرادها.

خريطة الاستراتيجية:
تقوم بتشريح الاستراتيجية من خلال 4 مواضيع
تحوي في كل موضوع منها علاقات السبب والمسبب (Cause & Effect).

- تتمتع بوصل عناصر الاستراتيجية والأهداف والإجراءات القريبة والمتوسطة بالبعيدة المدى.
17
www.TECHNOLEAD.com

18
www.TECHNOLEAD.com

2. ترجم الاستراتيجية (تابع):

بطاقة النتائج المتوازنة Balance Scorecard:
بدون مقاييس تقدم وأداء نحو الهدف لايمكننا تطوير العمل والتحكم بتحسينه.
تحتوي BSC على مؤشرات ومقاييس الأداء لأهداف تحقق مبتغى الاستراتيجية.

19
www.TECHNOLEAD.com

20

21

22
www.TECHNOLEAD.com

23
www.TECHNOLEAD.com

24
www.TECHNOLEAD.com

1.
5.
2.
4.
راقب وتعلم
3.
الموازنات
25
www.TECHNOLEAD.com

3. خطط للعمليات التنفيذية:

بعد وضوح الأهداف والمؤشرات الاستراتيجية يتم تطوير الخطة التنفيذية والتي تبين الإجراءات التي تحقق الأهداف.
تبدأ المرحلة بتحديد الأولويات لمشاريع تطوير الإجراء ومن ثم تحضير لخطة البيع التفصيلية وتليها خطة الموارد وأخيراً موازنة الرأس المال العامل.
إدارة الجودة المتكاملة TQM، Reengineering،

Six Sigma ... إلخ.
26
www.TECHNOLEAD.com

3. خطط للعمليات التنفيذية (تابع):
1 - تطوير الإجراءات:

تتكون من مشاريع قصيرة المدى (12-18 شهر) والتي يتم اختيارها لتحقيق خريطة الاستراتيجية.
يتم قياس الإجراء بشكل مستمر من خلال الاستجابة، السرعة، الجودة والتكلفة.
الهدف الرئيسي هنا أن يتم وصل تطوير الإجراء القصير المدى مع أولويات الاستراتيجية بعيدة المدى.
وجود المعلومات والمؤشرات في تقرير واضح ومبسط.

27
www.TECHNOLEAD.com

منهجية السيغمات الست Six Sigma :

لضمان جودة عالية لإرضاء الزبون من خلال تطبيق لخارطة طريق DMAIC كما يلي:
28
www.TECHNOLEAD.com

3. خطط للعمليات التنفيذية (تابع): -
29
www.TECHNOLEAD.com

2 - خطة المبيعات:

يجب على المديرين أن يحددوا الموارد المطلوبة لتتنفيذ وتحقيق الخطة الاستراتيجية وذلك لكل إجراء.
يتم تفكيك الخطة الإجمالية للمبيعات إلى الكميات المتوقعة وطبيعة الطلبيات و حجمها و آليات تنفيذها.
استخدام المعلومات والخبرات القديمة هنا يلعب دوراً أساسياً من أجل تحديد التوقعات للخطة.
اعتماد الموارد المطلوبة لتحقيق الخطة.

30
www.TECHNOLEAD.com

31
www.TECHNOLEAD.com

32
www.TECHNOLEAD.com

3 - خطة قدرات الموارد:

تحديد الموارد المطلوبة و حجمها بقياس تكاليفها وربحية الإجراءات التي سيستفاد منها والمنتجات التي ستبيعها و الزبائن التي ستتعامل معها.
استخدام تقنيةActivity – Based – Costing (ABC) تعتمد على المعلومات القديمة المجربة من خلال مجموعة معادلات التي تعطينا أجوبة عن الموارد المطلوبة وحجمها وعددها و كفاءتها وإنتاجيتها.

33
www.TECHNOLEAD.com

4 - موازنات الرأس المال و العمليات التنفيذية:

بعد أن تم اعتماد الموارد المطلوبة للمرحلة القادمة، سيبدو لنا جلياً التكاليف المتوقعة لتطبيق الاستراتيجية المطلوبة.
وبالتالي يتم توليد الموازنات المتوقعة للعمليات التنفيذية والتي ستتغير بشكل ديناميكي وتتطور لاحقاً بناءً على النتائج والمعطيات أثناء التنفيذ.
يمكن لنا أن نحصل على التقارير المالية المتوقعة من الأرباح والخسائر لكل منتج أو زبون أو قنوات بيع أو منطقة بشكل دوري.

34
www.TECHNOLEAD.com

1.
5.
2.
4.
راقب وتعلم
3.
الموازنات
35
www.TECHNOLEAD.com

4. راقب وتعلم:
36
www.TECHNOLEAD.com

4. راقب وتعلم:

تقوم المؤسسة بعقد ثلاثة أنواع من الاجتماعات لضمان تنفيذ خطة الاستراتيجية والتنفيذية والتعلم من النتائج:
1 – عرض الإنجاز للأقسام المسؤولة عن العمليات التنفيذية ومعالجة المشاكل التي ظهرت.
2 – اجتماعات للمديرين خاصة بالاستراتيجية. والتي يتم من خلالها عرض BSC ومؤشرات الإنجاز ومعالجة العوائق ومراقبة التقدم.
3 – النوع الثالث من الاجتماعات عبارة عن المرحلة الخامسة والأخيرة من نظام الإدارة الحلقي المغلق.

37
www.TECHNOLEAD.com

4. راقب وتعلم (تابع):
1 - اجتماعات لعرض العمليات التنفيذية OM:

اجتماعات متكررة.
حل القضايات قريبة المدى كـ:

مشاكل الزبائن، تأخير التوريدات، عيوب إنتاج، تعطل ميكانيكي، غيابات متكررة لموظفين رئيسيين، فرص مبيعات جديدة.

عدد تكرار الاجتماعات يعتمد على تجدد و سرعة تغير المعلومات المتوفرة. وبالتالي تزيد من سرعة تعلم الشركة.
يشمل الاجتماع عادة أفراد من نفس القسم (مبيعات، إنتاج ، تسويق، مالية، إدارة عليا... ).

38
www.TECHNOLEAD.com

OM عادة ما تكون قصيرة، عالية التركيز، تناقش المعلومات، وتعطي قرارات للتنفيذ.
اجتماع بلا كراسي قد تكون فكرة حسنة.

39
www.TECHNOLEAD.com

2 - اجتماعات لعرض الاستراتيجية SM:

اجتماع الإدارة القيادية لوحدة العمل لمراجعة تقدم الأداء للاستراتيجية، وهي الإدارة العليا.
يجب عدم مناقشة أي أمور تتعلق بالعمليات التنفيذية.
عدد مرات الاجتماعات تعتمد على التأكد من اعتماد الاستراتيجية وفهمها لدى الجميع.
تناقش أمور بعيدة المدى التي تأخذ أكثر من شهر للحصول على النتائج.
5Ws + 1H

40
www.TECHNOLEAD.com

41
www.TECHNOLEAD.com

1.
5.
2.
4.
راقب وتعلم
3.
الموازنات
42
www.TECHNOLEAD.com

5. افحص وكيّـف الاستراتيجية:

هي المرحلة التي تغلق نظام الإدارة.
في حال كون بعض الافتراضات التي بنيت عليها الاستراتيجية ناقصة أو يشوبها عيب في بناء الاستراتيجية،
يتم معالجتها وإعادة صياغتها لتلائم النتائج المطلوبة.
وقد نحتاج لوضع استراتيجية جديدة بشكل كامل.

43
www.TECHNOLEAD.com

5. افحص وكيّـف الاستراتيجية (تابع):
1- تقارير التكلفة و الربحية:
فهم الوضع الاقتصادي الحالي للاستراتيجية بمعرفة الأرباح والخسائر لكل خط إنتاج أو زبون أو سوق أو منطقة ...
وعلى التنفيذيين أن يروا أماكن نجاح الاستراتيجية وفشلها ومحاولة إيجاد طرق طرق لتجنب العمليات الخاسرة وتوسيع نطاق العمليات الرابحة وتطويرها مجالاً وحجماً.
* إعادة تسعير، تعديل وتطوير إجراءات التنفيذ، إعادة صياغة العلاقات ...
44
www.TECHNOLEAD.com

5. افحص وكيّـف الاستراتيجية (تابع):
2- التحاليل الإحصائية:
تحديد عوامل الترابط بين الأجزاء المختلفة بين العوامل المؤثرة على الاستراتيجية.
ولاء الأفراد، أنظمة تقانة المعلومات المستخدمة، طريقة التنفيذ ...
3- الاستراتيجيات البارزة:
يتم تطوير الاستراتيجية من داخل المؤسسة.
يتم تعديل باقي المؤشرات و خريطة الاستراتيجية وبطاقة النتائج المتوازنة.
يتم البدء بحلقة جديدة من الخطوات في نظام الإداري الحلقي المغلق.
45
www.TECHNOLEAD.com

ميزات المؤسسة الناجحة:
الجودة (Quality)
منظمة أفقية (Flat Organisation)
قيمة مضافة عالية (Value Added)
سرعة الاستجابة (Responsiveness)
خدمةمتميزة Excellent Service))
الإبداعInnovation))
الأفراد (People)
القيادة (Leadership)
46
www.TECHNOLEAD.com

أسس المؤسسة الناجحة ومعاييرها:
أ - قياس الأداء:
ب - رضى الزبون:
47
www.TECHNOLEAD.com

أسس المؤسسة الناجحة ومعاييرها (تابع):
ت - تطوير الأفراد:
ث - إجراءات متفوقة:
48
www.TECHNOLEAD.com

أسس المؤسسة الناجحة ومعاييرها (تابع):
ج - استخدام تطبيقات تقينات المعلومات:
49
www.TECHNOLEAD.com

50
www.TECHNOLEAD.com

51
أسباب خسائر الأداء في الشركات: (معدل خسارة 37%):
www.TECHNOLEAD.com

52

توصيات أخيرة:

اقرأ وتعلم وكن مستمعاً جيداً ومرناً.
طور مهاراتك الإدارية والقيادية.
كن منظماً وحاسماً.
احفظ الكلمات السحرية:

(5W’s+1H)، SMART))، (PESTLE)، (SWOT) ... إلخ.

خطط ونفذ وتأكد من التنفيذ الصحيح للخطط.
لا تيأس وأعد الكرة.
وازن بين العمل – البيت – المجتمع – النفس

53
www.TECHNOLEAD.com

المراجع:
Harvard Business Review
Good to Great (Jim Collins)
Six Sigma Handbook (Forrest Breyfogle)
The Business Handbook (Philip and Sandra Webb)
54
www.TECHNOLEAD.com

وفقكم الله
55