Open Data e conservazione dei documenti informatici

Università degli Studi di Cagliari
DIPARTIMENTO DI GIURISPRUDENZA
Relatore: Gianluca Satta
“Open Data e conservazione dei
documenti informatici”
CORSO DI FORMAZIONE INPS “VALORE P.A.”
Tema del corso:
Amministrazione Gestione e trasparenza dei dati
informatici delle pubbliche amministrazioni (open data)
Titolo del corso
L’open Data nella Pubblica Amministrazione

Open Data e conservazione
Per essere open i dati devono essere:
Completi. Devono comprendere tutte le componenti (metadati) che consentano di
esportarli, utilizzarli on-line e off-line, integrarli e aggregarli con altre risorse e diffonderli in
rete.
Primari. Le risorse digitali devono essere strutturate in modo tale che i dati siano presentati
in maniera sufficientemente granulare, così che possano essere utilizzate dagli utenti per
integrarle e aggregarle con altri dati e contenuti in formato digitale;
Tempestivi. Gli utenti devono essere messi in condizione di accedere e utilizzare i dati
presenti in rete in modo rapido e immediato, massimizzando il valore e l’utilità derivanti da
accesso e uso di queste risorse;
Accessibili. I dati devono essere resi disponibili al maggior numero possibile di utenti
senza barriere all’utilizzo, quindi preferibilmente attraverso il solo protocollo Hypertext
Transfer Protocol (HTTP) e senza il ricorso a piattaforme proprietarie. Devono essere
inoltre resi disponibili senza alcuna sottoscrizione di contratto, pagamento, registrazione o
richiesta.
Leggibili da computer. Per garantire agli utenti la piena libertà di accesso e soprattutto di
utilizzo e integrazione dei contenuti digitali, è necessario che i dati siano processabili in
automatico dal computer.
2

Per essere open i dati devono essere:
In formati non proprietari. I dati devono essere codificati in formati aperti e pubblici, sui
quali non vi siano entità (aziende o organizzazioni) che ne abbiano il controllo esclusivo.
Sono preferibili i formati con le codifiche più semplici e maggiormente supportati.
Liberi da licenze che ne limitino l’uso. I dati aperti devono essere caratterizzati da
licenze che non ne limitino l’uso, la diffusione o la redistribuzione. Esempi di licenze
utilizzate diffusamente a livello mondiale per il riuso dei dati sono le Creative commons.
Riutilizzabili. Affinché i dati siano effettivamente aperti, gli utenti devono essere messi
in condizione di riutilizzarli e integrarli, fino a creare nuove risorse, applicazioni e servizi di
pubblica utilità.
Ricercabili. I dati devono essere facilmente identificabili in rete, grazie a cataloghi e
archivi facilmente indicizzabili dai motori di ricerca.
Permanenti. Le peculiarità fino ad ora descritte devono caratterizzare i dati nel corso del
loro intero ciclo di vita.
…conservati
3

Il problema della conservazione degli Open Data è sottovalutato
9 maggio 2013
MEMORANDUM FOR THE HEADS OF EXECUTIVE DEPARTMENTS AND
AGENCIES
Mancano le informazioni e gli approfondimenti relativi al modo in cui questo
specifico tipo di dati può e deve essere conservato.
USA 2009 – Amministrazione Obama
Memorandum for the Heads of Executive Departments and Agencies on Transparency and
Open Government
Entrambe le strategie richiamano il Project Open Data Github, una repository di linee
guida, casi studio e strumenti che l’amministrazione centrale ha messo a disposizione
delle agenzie federali
4

Data
A value or set of values representing a specific concept or concepts. Data become
“information” when analyzed and possibly combined with other data in order to extract
meaning, and to provide context. The meaning of data can vary depending on its context.
Dataset
A dataset is an organized collection of data. The most basic representation of a dataset is
data elements presented in tabular form. A dataset may also present information in a variety
of non-tabular formats, such as an extensible mark-up language (XML) file…
Information
Any communication or representation of knowledge such as facts, data, or opinions in any
medium or form, including textual, numerical, graphic, cartographic, narrative, or
audiovisual forms
Project Open Data Github
Information vs. document
5

DIKW Pyramid – Relazioni strutturali e funzionali
6

DIKW Pyramid
Documento
7

La normativa in vigore nel nostro ordinamento – Codice
dell’Amministrazione Digitale – D. lgs. 82/2005
Art. 68 CAD - Analisi comparativa delle soluzioni
Art. 50 CAD - Disponibilità dei dati delle pubbliche amministrazioni
Art. 51. Sicurezza dei dati, dei sistemi e delle infrastrutture delle pubbliche
amministrazioni
8

3. Agli effetti del presente decreto legislativo si intende per:
a) formato dei dati di tipo aperto, un formato di dati reso pubblico, documentato
esaustivamente e neutro rispetto agli strumenti tecnologici necessari per la fruizione dei dati
stessi;
b) dati di tipo aperto, i dati che presentano le seguenti caratteristiche: 1) sono disponibili
secondo i termini di una licenza che ne permetta l'utilizzo da parte di chiunque, anche per
finalità commerciali, in formato disaggregato; 2) sono accessibili attraverso le tecnologie
dell'informazione e della comunicazione, ivi comprese le reti telematiche pubbliche e private,
in formati aperti ai sensi della lettera a), sono adatti all'utilizzo automatico da parte di
programmi per elaboratori e sono provvisti dei relativi metadati; 3) sono resi disponibili
gratuitamente attraverso le tecnologie dell'informazione e della comunicazione, ivi comprese
le reti telematiche pubbliche e private, oppure sono resi disponibili ai costi marginali sostenuti
per la loro riproduzione e divulgazione , salvo i casi previsti dall'articolo 7 del decreto
legislativo 24 gennaio 2006, n. 36, e secondo le tariffe determinate con le modalità di cui al
medesimo articolo.
Art. 68 CAD
9

Accessibilità e disponibilità del dato aperto
In che modo?
Attraverso l’incorporazione del dato all’interno di un documento
Dato Documento
Rapporto di funzionalità - strumentalità
10

Art. 50 CAD - Disponibilità dei dati delle pubbliche amministrazioni
1. I dati delle pubbliche amministrazioni sono formati, raccolti, conservati, resi disponibili e
accessibili con l'uso delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione che ne
consentano la fruizione e riutilizzazione, alle condizioni fissate dall'ordinamento, da parte delle
altre pubbliche amministrazioni e dai privati; restano salvi i limiti alla conoscibilità dei dati
previsti dalle leggi e dai regolamenti, le norme in materia di protezione dei dati personali ed il
rispetto della normativa comunitaria in materia di riutilizzo delle informazioni del settore
pubblico.
Anche il legislatore è consapevole dello stretto rapporto tra dato e documento.
La conservazione riguarda i documenti ma, allo stesso tempo prevede che anche il dato (non
solo il documento) deve essere oggetto di conservazione
11

Art. 51. Sicurezza dei dati, dei sistemi e delle infrastrutture delle pubbliche
amministrazioni
1. Con le regole tecniche adottate ai sensi dell'articolo 71 sono individuate le modalità che
garantiscono l'esattezza, la disponibilità, l'accessibilità, l'integrità e la riservatezza dei
dati, dei sistemi e delle infrastrutture.
1-bis. DigitPA, ai fini dell'attuazione del comma 1: a) raccorda le iniziative di prevenzione e
gestione degli incidenti di sicurezza informatici; b) promuove intese con le analoghe strutture
internazionali; c) segnala al Ministro per la pubblica amministrazione e l'innovazione il
mancato rispetto delle regole tecniche di cui al comma 1 da parte delle pubbliche
amministrazioni.
2. I documenti informatici delle pubbliche amministrazioni devono essere custoditi e
controllati con modalità tali da ridurre al minimo i rischi di distruzione, perdita,
accesso non autorizzato o non consentito o non conforme alle finalità della raccolta.
2-bis. Le amministrazioni hanno l'obbligo di aggiornare tempestivamente i dati nei propri
archivi, non appena vengano a conoscenza dell'inesattezza degli stessi.
12

Stretto legame tra dato (aperto), informazione e documento
D’ora in poi si parlerà di
documenti
13
Documento
(contenitore)
Informazioni
(contenuto)
Dati
(contenuto)
Definizioni

La dematerializzazione: processo attraverso cui il documento
giuridico viene formato (e conservato) utilizzando supporti di natura
informatica.
La conservazione: processo finalizzato al mantenimento dei
requisiti di validità giuridica ed integrità informativa dei documenti,
al fine di consentirne l'accesso o l'esibizione.
14
Definizioni

Relatore: Gianluca Satta 15
Cosa significa conservare?
Conservare documenti è una funzione essenziale insita nella
produzione documentale stessa.
La produzione di documenti implica infatti la conservazione degli
stessi nel tempo.
Il documento è “una cosa che resta”, prodotta proprio per essere
conservata nel tempo e resa disponibile a chi ha interesse a
conoscere l'atto o il fatto rappresentato nel documento.
Jacques Le Goff, storico
Definizioni

Formazione
Trasmissione
 Firme elettroniche (firma elettronica semplice,
avanzata, qualificata e firma digitale)
 Marcatura temporale
 Documento informatico
Acquisizione Protocollo informatico
Archiviazione
Posta elettronica certificata (PEC)
Gli archivi della P.A. (Codice dei beni culturali)
Contenuto Trattamento dei dati personali (Codice della Privacy)
coordinamento con altre discipline
16
La conservazione dei documenti

 L. 7 agosto 1990, n. 241 - “Procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai
documenti amministrativi”
 D. Lgs. 12 febbraio 1993, n. 39 - “Sistemi informativi automatizzati nella P.A.”
 Legge 24 dicembre 1993, n. 537 - Introduce una norma su validità del documento su
supporto ottico
 Direttiva del Presidente del Consiglio 5 settembre 1995 “Rete unitaria della pubblica
amministrazione”
 DPCM 6 dicembre 1996, n. 694 “Riproduzione sostitutiva dei documenti di archivi e
di altri atti dei privati”
 L. 15 marzo 1997, n. 59 “Delega al Governo per la riforma della Pubblica
Amministrazione e per la semplificazione amministrativa”
 D.P.R. 10 novembre 1997, n. 513 Regolamento sulla formazione, l'archiviazione e la
trasmissione di documenti con strumenti informatici e telematici
17
Evoluzione normativa

 Del. AIPA 30 luglio 1998, n. 24 “Reg. Tecn. riproduzione e conservazione di
documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli
originali”
 D. Lgs. 20 ottobre 1998, n. 368 “Istituzione del Ministero per i beni e le attività
culturali”
 DPCM 8 febbraio 1999 “Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la
conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei
documenti informatici ai sensi dell’art. 3, comma 1, del D.P.R. 10 novembre 1997, n.
513”
 DPCM 22 ottobre 1999, n. 437 “Carta di identità elettronica e del documento di
identità elettronico”
 Direttiva del Presidente del Consiglio del 28 ottobre 1999 “Gestione informatica dei
flussi documentali nelle pubbliche amministrazioni”
18

 Direttiva C.E. 13 dicembre 1999, n. 93 “Direttiva del Parlamento europeo e del
Consiglio relativa ad un quadro comunitario per le firme elettroniche”
 DPCM 31 ottobre 2000 “Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al
decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n. 428
 Del. AIPA 23 novembre 2000, n. 51 “Regole tecniche in materia di formazione e
conservazione di documenti informatici delle pubbliche amministrazioni”
 D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 “Testo unico delle disposizioni legislative e
regolamentari in materia di documentazione amministrativa” (TUDA)
 Del. AIPA 16 febbraio 2001, n. 27 “utilizzo della firma digitale nelle pubbliche
amministrazioni”
 Del. AIPA 13 dicembre 2001, n. 42 “Regole tecniche per la riproduzione e
conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei
documenti agli originali” - D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 (TUDA)
19

 D. Lgs. 23 gennaio 2002, n. 10 “Attuazione della Dir. 1999/93/CE relativa ad un
quadro comunitario per le firme elettroniche”
 DPCM 13 gennaio 2004 “Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la
conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei
documenti informatici”
 D. Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42 “Codice dei beni culturali”
 DMEF 23 gennaio 2004 “Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai
documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto”
 Del. CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11 “Regole tecniche per la riproduzione e
conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità”
 Del. CNIPA 17 febbraio 2005, n. 4 “Regole per il riconoscimento e la verifica del
documento informatico”
 D. Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 “Codice della amministrazione digitale” (CAD)
20

 D. Lgs. 4 aprile 2006, n. 159 "Disposizioni integrative e correttive al decreto
legislativo 7 marzo 2005, n. 82 recante codice dell'amministrazione digitale"
 DPCM 30 marzo 2009 “Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e
verifica delle firme digitali e validazione temporale dei documenti informatici”
abrogato il DPCM 13 gennaio 2004
 Del. CNIPA 21 maggio 2009 n. 45 “Regole per il riconoscimento e la verifica del
documento informatico” abroga Circ. AIPA 19 giugno 2000, n. 24
 Circ. DigitPA 29 dicembre 2011 , n. 59 “ Modalità per presentare la domanda di
accreditamento da parte dei soggetti pubblici e privati che svolgono attività di
conservazione dei documenti informatici”
 DPCM 22 febbraio 2013 “Regole tecniche in materia di generazione,
apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali”
 Det. Commissariale Agid. 30 Aprile 2014 n. 63 “Modalità di attuazione dell’articolo
19, comma 7, del DPCM 22 febbraio 2013”
21

 DPCM 3 dicembre 2013 “Regole tecniche in materia di sistema di
conservazione” abroga Del. CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11 “Regole tecniche per la
riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la
conformità”
 DPCM 3 dicembre 2013 “Regole tecniche per il protocollo informatico”,
pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 12 marzo 2014 (GU serie gen. 59, suppl. ord. 20)
 DPCM 13 novembre 2014 “Regole tecniche in materia di documenti
informatici”, pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 12 gennaio 2015 (GU serie gen. 8)
 Circ. Agid 10 aprile 2014 n. 65 “Modalità per l’accreditamento e la vigilanza sui
soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti
informatici”
22

D. Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 “Codice della amministrazione digitale” (CAD)
DPCM 3 dicembre 2013 “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione”,
pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 12 marzo 2014 (suppl. ord. n. 20, serie gen. 59)
D. Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 “Codice in materia di protezione dei dati personali”
Circ. Agid 10 aprile 2014 n. 65 “Modalità per l’accreditamento e la vigilanza sui
soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti
informatici”
DPCM 13 novembre 2014 “Regole tecniche in materia di documenti informatici”,
pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 12 gennaio 2015 (GU serie gen. 8)
23
Conservazione: normativa in vigore

Codice civile, art. 2215 bis – Documentazione informatica
Decreto Ministero Economia e Finanze del 3 aprile 2013, n. 55
“Regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della
fattura elettronica da applicarsi alle amministrazioni pubbliche ai sensi
dell’art. 1, commi da 209 a 213, della legge 24 dicembre 2007.
Pubblicato in G.U. n. 118 del 22 maggio 2013”
Decreto Ministero Economia e Finanze 17 giugno 2014 “Modalità di
assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed
alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto - articolo 21, comma 5,
del decreto legislativo n. 82/2005”
24
Ulteriore normativa di riferimento

D. Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 Codice
dell’Amministrazione Digitale
Art. 20, commi 3 e 5-bis, Art. 23-ter,
comma 4, Art. 43, commi 1 e 3, Art. 44,
Art. 44-bis
“Regole tecniche in materia di sistema
di conservazione”
DPCM 3 dicembre 2013, pubblicato in
Gazzetta Ufficiale il 12 marzo 2014
(suppl. ord. n. 20, serie gen. 59)
 atto a garantire le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità,
reperibilità dei documenti
 per l’intero ciclo di gestione, ovverossia per l’intero arco temporale di esistenza
del documento informatico
 indipendentemente dall’evoluzione del contesto tecnologico
Sistema per la conservazione dei documenti informatici
25

Dati aperti
• Accessibili
• Leggibili
• Formati non proprietari
• Permanenti
Conservazione
• Integrità e reperibilità
• Leggibilità
• Garantiti per l’itero ciclo
di gestione

Nuovi sistemi di conservazione Nuove regole tecniche
(DPCM 3 Dicembre 2013)
Vecchi sistemi di conservazione
(Del. CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11)
Facoltà di adeguarli alle nuove regole entro l’11 aprile 2017
(in tal caso vi è l’obbligo di disporre un piano dettagliato nel manuale di
conservazione)
Validi ed efficaci
fino all’11 Aprile 2017
Dopo l’11 Aprile 2017 sarà obbligatorio adeguare tutti i sistemi
esistenti alle nuove regole tecniche
27

Art. 44 CAD - Requisiti per la conservazione dei documenti
informatici
28
Il sistema di conservazione dei documenti informatici assicura:
a) l'identificazione certa del soggetto che ha formato il documento e
dell'amministrazione o dell'area organizzativa omogenea di riferimento di cui
all'articolo 50, comma 4, del decreto del Presidente della Repubblica 28
dicembre 2000, n. 445;
b) l'integrità del documento;
c) la leggibilità e l'agevole reperibilità dei documenti e delle informazioni
identificative, inclusi i dati di registrazione e di classificazione originari;
d) il rispetto delle misure di sicurezza previste dagli articoli da 31 a 36 del
decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, e dal disciplinare tecnico
pubblicato in allegato B a tale decreto.

Art. 3 R.T. - Sistema di conservazione
Il sistema di conservazione assicura, dalla presa in carico dal produttore fino
all’eventuale scarto, la conservazione, tramite l’adozione di regole, procedure e tecnologie,
garantendo le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità.
Oggetti destinati alla conservazione:
- i documenti informatici e i documenti amministrativi informatici con i metadati ad essi
associati (di cui all’allegato 5 al presente decreto)
- i fascicoli informatici ovvero le aggregazioni documentali informatiche con i metadati
ad essi associati (di cui all’allegato 5 al presente decreto), contenenti i riferimenti che
univocamente identificano i singoli oggetti documentali che appartengono al fascicolo o
all’aggregazione documentale.
Le componenti funzionali del sistema di conservazione assicurano il trattamento
dell’intero ciclo di gestione dell’oggetto conservato nell’ambito del processo di
conservazione.
Il sistema di conservazione garantisce l’accesso all’oggetto conservato, per il periodo
prescritto dalla norma, indipendentemente dall’evolversi del contesto tecnologico.
29

Allegato 1 R.T. – Glossario/Definizioni
Autenticità - Definizione
Caratteristica di un documento informatico che garantisce di essere ciò che dichiara di essere,
senza aver subito alterazioni o modifiche. L’autenticità può essere valutata analizzando
l'identità del sottoscrittore e l'integrità del documento informatico
Integrità – Definizione
Insieme delle caratteristiche di un documento informatico che ne dichiarano la qualità di
essere completo ed inalterato
Affidabilità – Definizione
Caratteristica che esprime il livello di fiducia che l’utente ripone nel documento informatico
Leggibilità – Definizione
Insieme delle caratteristiche in base alle quali le informazioni contenute nei documenti
informatici sono fruibili durante l’intero ciclo di gestione dei documenti
30

Art. 20, CAD
“Regole tecniche in materia di documenti informatici”
DPCM 13 novembre 2014 pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 12
gennaio 2015 (GU serie gen. 8)
Il documento informatico assume piena validità e rilevanza agli effetti di legge,
solo se la sua formazione e, conseguentemente, la memorizzazione e
trasmissione telematica, è in linea con le regole tecniche previste ai sensi
dell’art. 71 del CAD
 Entrato in vigore l’11 febbraio 2015
 Completato quadro normativo della regolamentazione tecnica: firme elettroniche,
conservazione e protocollo informatico
31
La conservazione e il rapporto con il documento informatico

Art. 20, comma 5-bis del CAD
Gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti, si
intendono soddisfatti a tutti gli effetti di legge a mezzo di
documenti informatici, se le procedure utilizzate sono
conformi alle regole tecniche (ndr: in materia di sistemi di
conservazione e in materia di formazione del documento
informatico).
La conservazione dei documenti informatici
32

Regole tecniche sul
documento informatico
Regole tecniche sul
sistema di conservazione
 Stesso ambito di applicazione
 Il sistema di conservazione è rivolto ad assicurare l’autenticità, l’integrità,
l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti informatici.
Necessario determinare
cosa si intende per
“documento informatico”.
collegate
33

Documento informatico
• Sistemi di validazione temporale
• Copia informatica di documento analogico
• Copia per immagine su supporto informatico di
documento analogico
• Copia informatica di documento informatico
• Duplicati informatici
Documenti amministrativi informatici
Fascicoli informatici

Definizione di documento informatico
Art. 1, comma 1, lett. p) CAD
“rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”
35
La definizione di documento informatico
Schema di Decreto Legislativo recante modifiche e integrazioni al Codice
dell’Amministrazione Digitale di cui al Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n.
82, ai sensi dell’articolo 1 della legge 7 agosto 2015, n. 124, in materia di
riorganizzazione delle amministrazioni pubbliche.
Art. 1: abroga (e modifica) diverse definizioni del CAD, tra cui quella di cui
alla lett. p)

Definizione di documento elettronico
Art. 3, punto 35) Regolamento eIDAS: qualsiasi contenuto conservato in forma
elettronica, in particolare testo o registrazione sonora, visiva o audiovisiva;
36
Regolamento eIDAS (electronic IDentification Authentication and Signature)
REGOLAMENTO (UE) N. 910/2014 DEL PARLAMENTO EUROPEO E DEL
CONSIGLIO del 23 luglio 2014 in materia di identificazione elettronica e servizi fiduciari
per le transazioni elettroniche nel mercato interno e che abroga la direttiva 1999/93/CE
CAPO IV
DOCUMENTI ELETTRONICI
Articolo 46
Effetti giuridici dei documenti elettronici
A un documento elettronico non sono negati gli effetti giuridici e l’ammissibilità
come prova in procedimenti giudiziali per il solo motivo della sua forma elettronica.
La definizione di documento informatico (1 luglio 2016)

Il documento informatico
L'idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo
valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio5, tenuto conto delle sue
caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità ed immodificabilità, fermo restando
quanto disposto dall'articolo 21”.
Art. 20, comma 1-bis, del CAD
Dal punto di vista legale, quindi, il documento informatico è destinato a produrre effetti
giuridici diversi a seconda dei requisiti che possiede.
Qualità e sicurezza del documento:
 Garantiti grazie all’adozione di un sistema di gestione documentale
 Qualità = Capacità di rendere fruibili le informazioni in esso contenute (leggibilità dei
dati binari contenuti al suo interno per essere correttamente interpretati dai sistemi
informatici – importanza dei formati adottati)
37

L'idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo
valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio5, tenuto conto delle sue
caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità ed immodificabilità, fermo restando
quanto disposto dall'articolo 21”.
Art. 20, comma 1-bis, del CAD
Immodificabilità: caratteristica che rende il contenuto del documento informatico non
alterabile nella forma e nel contenuto durante l’intero ciclo di gestione e ne garantisce la
staticità nella conservazione del documento stesso
Staticità: caratteristica che garantisce l’assenza di tutti gli elementi dinamici, quali
macroistruzioni, riferimenti esterni o codici eseguibili, e l’assenza delle informazioni di ausilio
alla redazione, quali annotazioni, revisioni, segnalibri, gestite dal prodotto software utilizzato
per la redazione

Definizione del CAD del documento informatico:
rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti
Articolo 3, Regole Tecniche (DPCM 13 novembre 2014)
Formazione del documento informatico
1. Il documento informatico è formato mediante una delle seguenti principali modalità:
a) redazione tramite l’utilizzo di appositi strumenti software;
b) acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto informatico,
acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento
analogico, acquisizione della copia informatica di un documento analogico;
c) registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici
o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili
all’utente;
d) generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o
registrazioni, provenienti da una o più basi dati, anche appartenenti a più soggetti
interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica.
39
La formazione dei documenti informatici

Documenti informatici “nativi”
Redazione con appositi strumenti software (art. 3, comma 1, lett. a))
Acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto informatico
(art. 3, comma 1, lett. b))
Servizi in Cloud
Download
Supporti di memoria
Duplicati informatici ≠ copie informatiche
40

Acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico
Documento cartaceo Copia per immagine
Acquisizione della copia informatica di un documento analogico
Documento cartaceo
Contenuto identico all’originale
41

Registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla
presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all’utente
(art. 3, comma 1, lett. c))
42

Generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni,
provenienti da una o più basi dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo
una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica
(art. 3, comma 1, lett. d))
Database
Forma statica
43
…Registro giornaliero di protocollo

Nel caso di un documento informatico “nativo” (comma 1, lett. a), le caratteristiche
di immodificabilità e di integrità sono determinate da una o più delle seguenti
operazioni:
1) la sottoscrizione con firma digitale ovvero con firma elettronica qualificata;
2) l'apposizione di una validazione temporale;
3) il trasferimento a soggetti terzi con posta elettronica certificata con ricevuta
completa;
4) la memorizzazione su sistemi di gestione documentale che adottino idonee
politiche di sicurezza;
5) il versamento ad un sistema di conservazione.
Immodificabilità e integrità

Nel caso di documento informatico formato mediante l’acquisizione (comma 1, lettera b), le
caratteristiche di immodificabilità e di integrità sono determinate dall’operazione di
memorizzazione in un sistema di gestione informatica dei documenti che garantisca
l’inalterabilità del documento o in un sistema di conservazione.
Nel caso di documento informatico formato ai sensi del comma 1, lettere c) e d), le
caratteristiche di immodificabilità e di integrità sono determinate dall’operazione di
registrazione dell’esito della medesima operazione e dall’applicazione di misure per la
protezione dell’integrità delle basi di dati e per la produzione e conservazione dei log di
sistema, ovvero con la produzione di una estrazione statica dei dati e il trasferimento della
stessa nel sistema di conservazione.
Immodificabilità e integrità

La validazione temporale
46
Riferimento temporale: “un’informazione contenente la data e
l’ora con riferimento al Tempo Universale Coordinato (UTC), della
cui apposizione è responsabile il soggetto che forma il documento.”
[scopo: individuare la data di formazione del documento
informatico]
Validazione temporale: il risultato della procedura informatica
con cui si attribuiscono, ad uno o più documenti informatici, una
data ed un orario opponibili ai terzi.
Marca temporale (o “time stamp”): metodo di validazione
temporale più diffuso. Il riferimento temporale che consente la
validazione temporale e che dimostra l’esistenza di un’evidenza
informatica (ad es. un documento informatico) in un tempo certo.

!! Attenzione alla validità !!
 Il certificato di firma del titolare ha un periodo ha una validità di 3 anni
 Può essere revocato o sospeso (ad es. in caso di guasto, sottrazione o smarrimento del
dispositivo di firma, quando il titolare ha perso il controllo esclusivo del dispositivo o
quando il titolare abbia il ragionevole dubbio che i certificati qualificati possano essere
utilizzati da altri)
Documento sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata
Art. 21, comma 3, CAD
L'apposizione ad un documento informatico di una firma digitale o di un altro tipo di firma
elettronica qualificata basata su un certificato elettronico revocato, scaduto o sospeso equivale
a mancata sottoscrizione
Cosa fare per preservare l’autenticità di un documento informatico sottoscritto oltre
il termine di scadenza del certificato?
È necessario avvalersi di un riferimento temporale opponibile ai terzi
47

La marca temporale, in quanto attestazione, ha pieno valore legale solo se
ottenuta/apposta mediante l’intervento di una terza parte fidata ed imparziale,
ossia di un Certificatore Accreditato (o TSA - Time Stamping Authority)
Marca Temporale: validità minima di 20 anni.
Il tempo che intercorre tra la data di avvio degli effetti giuridici (ad esempio la sottoscrizione di
un documento scrittura privata) e la data risultante dall’apposizione della marca temporale
deve essere il più possibile breve.
48
Art. 20, comma 3, CAD
“La data e l'ora di formazione del documento informatico sono opponibili ai terzi
se apposte in conformità alle regole tecniche sulla validazione temporale.”
Per attribuire a un documento informatico una data ed un orario opponibili ai
terzi, è necessario attenersi a quanto riportato nelle regole tecniche contenute nel
DPCM 22 febbraio 2013 (firme elettroniche) e nel DPCM 13 novembre 2014
(documento informatico).

Art. 41, comma 4, del DPCM 22 febbraio 2013 - Altri sistemi di validazione
temporale
a) il riferimento temporale contenuto nella segnatura di protocollo di cui all’art. 9
del DPCM 3 dicembre 2013 sul protocollo informatico;
b) il riferimento temporale ottenuto attraverso la procedura di conservazione dei
documenti in conformità alle norme vigenti;
c) il riferimento temporale ottenuto attraverso l’utilizzo di posta elettronica
certificata ai sensi dell’art. 48 del CAD;
d) il riferimento temporale ottenuto attraverso l’utilizzo della marcatura postale
elettronica ai sensi dell’art. 14, comma 1, punto 1.4 della Convenzione postale
universale, come modificata dalle decisioni adottate dal XXIII Congresso
dell’Unione postale universale, recepite dal Regolamento di esecuzione emanato
con il D.P.R. 12 gennaio 2007, n. 18.

Pubblica
Amministrazione
Quando un documento informatico “transita” per uno di questi due strumenti,
acquisisce “automaticamente” una validazione temporale, assumendo con ciò tutti i
benefici che ne derivano.
Segnatura di protocollo Posta elettronica certificata
Un’altra modalità per garantire e mantenere nel tempo l’efficacia probatoria del
documento informatico sottoscritto, è il suo tempestivo versamento in un sistema di
conservazione

Il documento informatico: copia e duplicato
Le definizioni del CAD – Art. 1
Copia informatica di documento analogico: il documento informatico avente
contenuto identico a quello del documento analogico da cui è tratto
Copia per immagine su supporto informatico di documento analogico: il
documento informatico avente contenuto e forma identici a quelli del documento
analogico da cui è tratto;
Copia informatica di documento informatico: il documento informatico avente
contenuto identico a quello del documento da cui è tratto su supporto informatico con
diversa sequenza di valori binari;
Duplicato informatico: il documento informatico ottenuto mediante la memorizzazione,
sullo stesso dispositivo o su dispositivi diversi, della medesima sequenza di valori binari del
documento originario;
51

Art. 22, CAD - Copie informatiche di documenti analogici
1. I documenti informatici contenenti copia di atti pubblici, scritture private e documenti in
genere, compresi gli atti e documenti amministrativi di ogni tipo formati in origine su supporto
analogico, spediti o rilasciati dai depositari pubblici autorizzati e dai pubblici ufficiali, hanno
piena efficacia, ai sensi degli articoli 2714 e 2715 del codice civile [ndr: medesima efficacia
dell’originale da cui sono tratte], se ad essi è apposta o associata, da parte di colui che li
spedisce o rilascia, una firma digitale o altra firma elettronica qualificata. La loro esibizione e
produzione sostituisce quella dell'originale.
2. Le copie per immagine su supporto informatico di documenti originali formati in origine su
supporto analogico hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono estratte
Condizione:
 la loro conformità deve essere attestata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò
autorizzato, con dichiarazione allegata al documento informatico e asseverata secondo le
regole tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 71.
 la loro conformità all'originale non è espressamente disconosciuta.

Art. 4, R.T. - Copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico
La copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico […] è prodotta
mediante processi e strumenti che assicurino che il documento informatico abbia contenuto e
forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto, previo raffronto dei documenti o
attraverso certificazione di processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la
corrispondenza della forma e del contenuto dell’originale e della copia.
[…] può essere sottoscritta con firma digitale o firma elettronica qualificata da chi effettua la copia.
Come inserire l’attestazione di conformità:
1. Laddove richiesta dalla natura dell’attività, può essere inserita nel documento informatico
contenente la copia per immagine. Il documento informatico così formato è sottoscritto con
firma digitale del notaio o con firma digitale o firma elettronica qualificata del pubblico
ufficiale a ciò autorizzato.
2. Può essere altresì prodotta come documento informatico separato contenente un riferimento
temporale e l’impronta di ogni copia per immagine. Il documento informatico così prodotto è
sottoscritto con firma digitale del notaio o con firma digitale o firma elettronica qualificata del
pubblico ufficiale a ciò autorizzato.

Art. 22, CAD - Copie informatiche di documenti analogici
4. I documenti informatici contenenti copia di atti pubblici, scritture private e
documenti in genere [ndr: copia informatica di documento analogico] e le copie
per immagine su supporto informatico di documenti originali formati in origine su
supporto analogico sostituiscono ad ogni effetto di legge gli originali formati in
origine su supporto analogico, e sono idonee ad assolvere gli obblighi di
conservazione previsti dalla legge, salvo quanto stabilito dal comma 5 [ndr:
documenti analogici originali unici]

Documenti cartacei di cui si possiede un solo esemplare originale
Art. 22 CAD
Con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri possono essere individuate
particolari tipologie di documenti analogici originali unici per le quali, in ragione di
esigenze di natura pubblicistica, permane l'obbligo della conservazione dell'originale
analogico oppure, in caso di conservazione sostitutiva, la loro conformità all'originale deve
essere autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato con
dichiarazione da questi firmata digitalmente ed allegata al documento informatico.
Non possono essere
digitalizzati e conservati
in formato elettronico
Possono essere digitalizzati e conservati in
formato elettronico, a condizione che la
loro conformità all’originale sia autenticata
come previsto dall’art. 22 CAD
55
Limite: i documenti analogici originali unici

Documenti analogici originali unici
Documenti per i quali permane l’obbligo di conservazione del cartaceo originale
1. Atti contenuti nella raccolta ufficiale degli atti normativi della Repubblica
2. Atti giudiziari, processuali e di polizia giudiziaria
3. Opere d’arte
4. Documenti di valore storico-artistico
5. Documenti conservati negli archivi, biblioteche di Stato
6. Atti notarili
7. Atti conservati dai notai prima della consegna agli Archivi notarili
8. Atti conservati presso gli Archivi notarili
Documenti per i quali è consentita la conservazione in formato elettronico (art. 22 CAD)
1. Decreti del Presidente del Consiglio dei Ministri, decreti ministeriali e interministeriali
2. Atti amministrativi da adottarsi nella forma del D.P.R.
3. Decreti dirigenziali e direttoriali
Per i vari ministeri sono elencati i documenti interessati, tra cui:
1. Documenti in materia di tutela dei diritti civili, confessioni religiose, di cittadinanza, immigrazione
2. Atti inerenti la tutela della sicurezza dello Stato, dell’ordine e della sicurezza pubblica
3. Piani paesaggistici e protocolli disciplinari degli stessi
56
DPCM 21 marzo 2013, Allegato A

Art. 23, CAD - Copie analogiche di documenti informatici
1. Le copie su supporto analogico di documento informatico, anche sottoscritto con
firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, hanno la stessa efficacia
probatoria dell'originale da cui sono tratte se la loro conformità all'originale in
tutte le sue componenti è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato.
2. Le copie e gli estratti su supporto analogico del documento informatico, conformi
alle vigenti regole tecniche, hanno la stessa efficacia probatoria dell'originale se la
loro conformità non è espressamente disconosciuta. Resta fermo, ove previsto
l'obbligo di conservazione dell'originale informatico.
57

Art. 23-bis, CAD - Duplicati e copie informatiche di documenti informatici
1. I duplicati informatici hanno il medesimo valore giuridico, ad ogni effetto di
legge, del documento informatico da cui sono tratti, se prodotti in conformità
alle regole tecniche di cui all'articolo 71.
Art. 5. R.T. documento informatico
1. Il duplicato informatico di un documento informatico […] è prodotto mediante
processi e strumenti che assicurino che il documento informatico ottenuto sullo
stesso sistema di memorizzazione, o su un sistema diverso, contenga la stessa
sequenza di bit del documento informatico di origine.
58

Art. 23-bis, CAD - Duplicati e copie informatiche di documenti informatici
2. Le copie e gli estratti informatici del documento informatico, se prodotti in conformità
alle vigenti regole tecniche di cui all'articolo 71, hanno la stessa efficacia probatoria dell'originale
da cui sono tratte se la loro conformità all'originale, in tutti le sue componenti, è attestata da un
pubblico ufficiale a ciò autorizzato o se la conformità non è espressamente disconosciuta. Resta
fermo, ove previsto, l'obbligo di conservazione dell'originale informatico.
Art. 6. R.T. documento informatico
Le copie e gli estratti informatici di documenti informatici:
Sono prodotti attraverso l’utilizzo di uno dei formati idonei
Mediante processi e strumenti che assicurino la corrispondenza del contenuto della copia o
dell’estratto informatico alle informazioni del documento informatico di origine previo raffronto dei
documenti o attraverso certificazione di processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di
garantire la corrispondenza del contenuto dell’originale e della copia
se sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata da chi effettua la copia ha la stessa
efficacia probatoria dell’originale, salvo che la conformità allo stesso non sia espressamente
disconosciuta
L’attestazione di conformità osserva le medesme regole viste per la copia per immagine su
supporto informatico (Art. 4, R.T.)
59

Art. 23-ter, CAD - Documenti amministrativi informatici
1. Gli atti formati dalle pubbliche amministrazioni con strumenti informatici, nonché i dati e i
documenti informatici detenuti dalle stesse, costituiscono informazione primaria ed originale
da cui è possibile effettuare, su diversi o identici tipi di supporto, duplicazioni e copie per gli
usi consentiti dalla legge.
2. I documenti costituenti atti amministrativi con rilevanza interna al procedimento
amministrativo sottoscritti con firma elettronica avanzata hanno l'efficacia prevista dall'art.
2702 del codice civile [ndr: scrittura privata].
3. Le copie su supporto informatico di documenti formati dalla pubblica amministrazione in
origine su supporto analogico ovvero da essa detenuti, hanno il medesimo valore giuridico, ad
ogni effetto di legge, degli originali da cui sono tratte, se la loro conformità all'originale è
assicurata dal funzionario a ciò delegato nell'ambito dell'ordinamento proprio
dell'amministrazione di appartenenza, mediante l'utilizzo della firma digitale o di altra firma
elettronica qualificata e nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 71; in
tale caso l'obbligo di conservazione dell'originale del documento è soddisfatto con la
conservazione della copia su supporto informatico.

Art. 9 R.T. (D.p.c.m. 13.11.2014) - Documento amministrativo informatico
61
Al documento amministrativo informatico si applica quanto indicato nel Capo II
per il documento informatico, salvo quanto specificato nel presente Capo.
Le pubbliche amministrazioni, ai sensi dell’art. 40, comma 1, del Codice, formano
gli originali dei propri documenti attraverso gli strumenti informatici riportati nel
manuale di gestione ovvero acquisendo le istanze, le dichiarazioni e le
comunicazioni di cui agli articoli 5-bis (comunicazioni tra P.A. e imprese), 40-bis
(protocollo informatico) e 65 (istanze e dichiarazioni telematiche) del Codice.
3. Il documento amministrativo informatico, di cui all’art 23-ter del Codice, formato
mediante una delle modalità di cui all’art. 3, comma 1, del presente decreto, è
identificato e trattato nel sistema di gestione informatica dei documenti di cui al
Capo IV del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, […].

5. Il documento amministrativo informatico assume le caratteristiche di immodificabilità e di
integrità, oltre che con le modalità di cui all’art. 3, anche con la sua registrazione nel registro
di protocollo, negli ulteriori registri, nei repertori, negli albi, negli elenchi, negli archivi o nelle
raccolte di dati contenute nel sistema di gestione informatica dei documenti […].
6. […] eventuali ulteriori formati possono essere utilizzati dalle pubbliche amministrazioni in
relazione a specifici contesti operativi che vanno esplicitati, motivati e riportati nel manuale di
gestione […].
Al documento amministrativo informatico sono associati dei metadati (alcuni dei quali
costituiscono il nucleo o insieme minimo – previsto dall’art. 53 D.p.R. 445/2000)
10. Ai fini della trasmissione telematica di documenti amministrativi informatici, le pubbliche
amministrazioni pubblicano sui loro siti gli standard tecnici di riferimento le codifiche
utilizzate e le specifiche per lo sviluppo degli applicativi software di colloquio, rendendo
eventualmente disponibile gratuitamente sul proprio sito il software per la trasmissione di dati
coerenti alle suddette codifiche e specifiche.
Art. 9 R.T. (D.p.c.m. 13.11.2014) - Documento amministrativo informatico

Fascicolo informatico - Definizione
Aggregazione strutturata e univocamente identificata di atti, documenti o dati informatici,
prodotti e funzionali all’esercizio di una specifica attività o di uno specifico procedimento.
Nella pubblica amministrazione il fascicolo informatico collegato al procedimento
amministrativo è creato e gestito secondo le disposizioni stabilite dall’articolo 41 del Codice.
Aggregazione documentale informatica – Definizione
Aggregazione di documenti informatici o di fascicoli informatici, riuniti per caratteristiche
omogenee, in relazione alla natura e alla forma dei documenti o in relazione all’oggetto e alla
materia o in relazione alle funzioni dell’ente
Allegato 1 R.T. – Glossario/Definizioni
Ciclo di gestione – Definizione
Arco temporale di esistenza del documento informatico, del fascicolo informatico,
dell’aggregazione documentale informatica o dell’archivio informatico dalla sua formazione
alla sua eliminazione o conservazione nel tempo
63

Art. 41 CAD - Procedimento e fascicolo informatico
1. Le pubbliche amministrazioni gestiscono i procedimenti amministrativi utilizzando le
tecnologie dell'informazione e della comunicazione, nei casi e nei modi previsti dalla
normativa vigente. […]
2. La pubblica amministrazione titolare del procedimento raccoglie in un fascicolo
informatico gli atti, i documenti e i dati del procedimento medesimo da chiunque formati;
[…]. Il fascicolo informatico è realizzato garantendo la possibilità di essere direttamente
consultato ed alimentato da tutte le amministrazioni coinvolte nel procedimento. Le regole per
la costituzione, l'identificazione e l'utilizzo del fascicolo sono conformi ai principi di una
corretta gestione documentale ed alla disciplina della formazione, gestione, conservazione e
trasmissione del documento informatico, ivi comprese le regole concernenti il protocollo
informatico ed il sistema pubblico di connettività, e comunque rispettano i criteri
dell'interoperabilità e della cooperazione applicativa; […].
64

Art. 41 CAD - Procedimento e fascicolo informatico
2-ter. Il fascicolo informatico reca l'indicazione:
a) dell'amministrazione titolare del procedimento, che cura la costituzione e la gestione del
fascicolo medesimo;
b) delle altre amministrazioni partecipanti;
c) del responsabile del procedimento;
d) dell'oggetto del procedimento;
e) dell'elenco dei documenti contenuti, salvo quanto disposto dal comma 2-quater.
e-bis) dell'identificativo del fascicolo medesimo.
2-quater. Il fascicolo informatico può contenere aree a cui hanno accesso solo
l'amministrazione titolare e gli altri soggetti da essa individuati; esso e' formato in modo da
garantire la corretta collocazione, la facile reperibilità e la collegabilità, in relazione al
contenuto ed alle finalità, dei singoli documenti; e' inoltre costituito in modo da garantire
l'esercizio in via telematica dei diritti previsti dalla citata legge n. 241 del 1990. […]
65

Rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti
Nuove regole tecniche
DPCM 3 dicembre 2013
Sistema di conservazione unico
Formata con le modalità previste
dall’art. 3 del d.p.c.m. 13 novembre 2014
66
La nuova definizione di documento informatico

Vecchie regole tecniche
Del. CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11
Conservazione dei documenti analogici
Conservazione documenti digitali
Conservazione sostitutiva (“a norma”)
Nuove regole tecniche
DPCM 3 dicembre 2013
In passato...
Oggi…
Nuova concezione
del documento informatico
(Art. 3, regole tecniche
sul documento informatico)
67

Amministrazioni dello Stato
Istituti, scuole e università
Amministrazioni centrali, Regioni, le Province, i
Comuni e relativi enti pubblici
Camere di commercio, industria, artigianato e
agricoltura
Aziende ed enti del Servizio sanitario nazionale
Privati
(con sede legale in Italia o UE)
Persone fisiche
Persone giuridiche
Enti e associazioni
Soggetti esterni a cui è affidata la gestione o la conservazione dei documenti informatici
Capo II, artt. 40, 43 e 44 del
capo III, capo IV del CAD
(documento informatico e
firme elettroniche,
trasferimenti, libri e scritture)
Relative regole tecniche
(art. 2 Reg. Tecn., art. 2, commi 2 e 3 CAD)
68
Ambito soggettivo di applicazione

Quali soggetti hanno l’obbligo di adottare un sistema di conservazione?
Art. 20, comma 5-bis del CAD
Gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti, si intendono soddisfatti a
tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti informatici, se le procedure utilizzate sono
conformi alle regole tecniche (in materia di sistemi di conservazione e in materia di
formazione del documento informatico).
69
Ambito oggettivo di applicazione
Art. 43 CAD – Riproduzione e conservazione dei documenti
1. I documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza ed ogni atto, dato o
documento di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, ove riprodotti
su supporti informatici sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se la
riproduzione e la conservazione nel tempo sono effettuate in modo da garantire la conformità
dei documenti agli originali, nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 71.
(…)
3. I documenti informatici, di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento,
possono essere archiviati per le esigenze correnti anche con modalità cartacee e sono
conservati in modo permanente con modalità digitali, nel rispetto delle regole tecniche stabilite
ai sensi dell'articolo 71.

Obbligo di conservare
Obbligo di produrre documenti direttamente
ed unicamente in formato digitale
Tutti i soggetti che hanno l’obbligo di conservare documenti per i quali è prevista la
produzione direttamente ed unicamente in formato digitale originale, senza poter utilizzare
il formato cartaceo ai fini della validità legale dello stesso
70

Amministrazioni Pubbliche
Art. 40. Formazione di documenti informatici
1. Le pubbliche amministrazioni ((...)) formano gli originali dei propri
documenti con mezzi informatici secondo le disposizioni di cui al presente
codice e le regole tecniche di cui all'articolo 71.
Obbligo di produrre documenti direttamente ed
unicamente in formato digitale
71
((...)) = Art. 27 DECRETO LEGISLATIVO 30 dicembre 2010, n. 235 ha
modificato l’art. 40, sopprimendo le parole “che dispongono di idonee risorse
tecnologiche”.

La pubblica amministrazione
 Ricorso alle tecnologie dell'informazione nei procedimenti amministrativi
per realizzare gli obiettivi di efficienza, efficacia, economicità, imparzialità,
trasparenza e semplificazione.
 Adotta le tecnologie dell'informazione e della comunicazione nei rapporti
interni, tra le diverse amministrazioni e tra queste e i privati.
• Uso dei mezzi informatici per la
formazione dei documenti originali
• Protocollo informatico
• Gestione digitale dei flussi documentali
Esempi
Art. 12 CAD - Norma di indirizzo generale
72

Esigenze di
carattere pubblico
Obbligo di
conservare
73
Salvaguardare i diritti soggettivi, gli interessi legittimi, il diritto
d’accesso, la ricerca a fini storici, culturali e scientifici
La pubblica amministrazione
Gli archivi e i documenti degli enti pubblici sono beni culturali
La conservazione dei documenti rappresenta una funzione di carattere istituzionale
Testimonianza diretta delle
loro azioni al servizio della
collettività
Garantire il corretto
funzionamento
Ragioni di
interesse storico

DPCM 3 dicembre 2013 – Regole tecniche sul protocollo informatico
74
Entrata in vigore: 11 Ottobre 2015
Adeguamento organizzativo e funzionale dei sistemi di gestione documentale delle pubbliche
amministrazioni. Registrazione di protocollo:
 dei documenti ricevuti e spediti dall'amministrazione
 tutti i documenti informatici;
 le comunicazioni che pervengono o sono inviate dalle caselle di posta elettronica e/o PEC;
 le istanze e le dichiarazioni presentate alle pubbliche amministrazioni per via telematica.
Registro giornaliero di Protocollo: registro informatico di atti e documenti in ingresso e in
uscita che permette la registrazione e l’identificazione univoca del documento informatico
all’atto della sua immissione cronologica nel sistema di gestione informatica dei documenti
Art. 7, comma 5 – Regole tecniche sul protocollo informatico
Entro la giornata lavorativa successiva a quella della sua produzione deve essere trasmesso al
Sistema di Conservazione
Registro giornaliero di protocollo…se lo dice la legge

Obbligo di conservare per i privati
Art. 2220 Codice Civile
Obbligo di conservazione per dieci anni dei
documenti contabili, delle fatture, delle lettere e
dei telegrammi ricevuti e delle copie delle fatture,
delle lettere e dei telegrammi spediti
 Imprenditori commerciali: libro giornale,
libro degli inventari, scritture contabili.
 S.p.a.: libro soci, libro delle obbligazioni,
libro delle adunanze delle assemblee, del
consiglio di amministrazione, ecc...
 S.r.l.: libro soci, libro delle decisioni dei soci,
degli amministratori, libro del collegio
sindacale o del revisore
Art. 22, D.P.R. 29 settembre 1973, n.600
Obbligo di conservazione delle scritture contabili
obbligatorie e la relativa documentazione fino a
quando non siano definiti gli accertamenti relativi al
corrispondente periodo d'imposta
 Obblighi di conservazione in materia fiscale:
registri IVA, il registro dei corrispettivi per
mancato o irregolare funzionamento del
registratore di cassa, il registro delle ricevute fiscali,
il registro merci, il registro onorari
 Datori di lavoro: libro matricola, del libro paga e
registro degli infortuni
75

Privati
Unico caso in cui è previsto l’obbligo di conservare e l’uso esclusivo del
formato digitale per la validità legale del documento stesso
La fattura elettronica emessa in favore della P.A.
76

Fin dove si estende?
Solo nel caso di obbligo di conservazione dei documenti, la
cui produzione è prevista esclusivamente in formato elettronico
L’adozione di un sistema di conservazione è FACOLTATIVA quando:
In via residuale
riconosciuta la validità legale del
documento cartaceo
non è previsto un obbligo di legge che
impone la produzione di documenti
digitali
assenza di obbligo di conservazione
Obbligo di rispettare
le regole tecniche
77

Gli open data vanno conservati?
Ai sensi dell’art. 68 del CAD, gli open data devono essere:
1. Disponibili
2. Accessibili attraverso le tecnologie ICT
3. Attraverso un formato aperto.
Il dato per essere fruibile deve essere documentato, ossia
inserito all’interno di un documento
Il documento nel quale devono essere inseriti gli open data
deve necessariamente essere un documento informatico
Sussiste sia l’obbligo di produrre il documento (contenente gli
open data) direttamente in formato digitale, sia l’obbligo di
conservazione (come tutti i documenti prodotti dalla P.A.)

Gli oggetti della conservazione sono trattati dal sistema di conservazione in pacchetti
informativi
Art. 4 R.T. – Oggetti della conservazione
Pacchetto di versamento
Pacchetto informativo inviato dal produttore al sistema di conservazione secondo
un formato predefinito e concordato descritto nel manuale di conservazione.
Pacchetto di distribuzione
Pacchetto informativo inviato dal sistema di conservazione all’utente in risposta ad
una sua richiesta
Pacchetto di archiviazione
Pacchetto informativo composto dalla trasformazione di uno o più pacchetti di
versamento secondo le specifiche contenute nell’allegato 4 del presente decreto e
secondo le modalità riportate nel manuale di conservazione
Contenitore che racchiude uno o più oggetti da conservare (documenti informatici, fascicoli informatici,
aggregazioni documentali informatiche), oppure anche i soli metadati riferiti agli oggetti da conservare
1
2
3
79

Art. 6 R.T. – Ruoli e responsabilità
I soggetti della conservazione
Persona fisica o giuridica, di norma diversa dal soggetto che ha formato il documento, che
produce il pacchetto di versamento ed è responsabile del trasferimento del suo contenuto
nel sistema di conservazione. Nelle pubbliche amministrazioni, tale figura si identifica con
responsabile della gestione documentale.
PRODUTTORE
Persona, ente o sistema che interagisce con i servizi di un sistema di gestione informatica
dei documenti e/o di un sistema per la conservazione dei documenti informatici, al fine di
fruire delle informazioni di interesse
UTENTE
Soggetto responsabile dell’insieme delle attività elencate nell’articolo 8, comma 1 delle
regole tecniche del sistema di conservazione
RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE
80

1. Non coincide necessariamente con il soggetto che ha formato il documento
2. Può essere una persona fisica o giuridica
3. Compito di predisporre e inviare il pacchetto di versamento prodotto nel contesto del
sistema di gestione documentale e contenente i documenti corredati dei necessari metadati
descrittivi, il quale viene quindi trasmesso al sistema di conservazione. All’interno delle
P.A. il produttore è rappresentato dal dirigente o dal funzionario Responsabile della
gestione documentale
Produttore
Produzione del pacchetto di
versamento
Responsabilità del trasferimento del
contenuto del pacchetto di versamento
nel sistema di conservazione
Attività poste in capo al produttore

Produttore
Il pacchetto di versamento deve essere trasferito ai fini della sua acquisizione al sistema di
conservazione. Il produttore si assume quindi la responsabilità di produrre il pacchetto di
versamento e di trasferirne correttamente il contenuto nel sistema
Eventuali errori nel trasferimento del contenuto nei sistemi di conservazione saranno riferibili
in via diretta ed immediata al produttore del pacchetto di versamento
titolare del contenuto
documentale
produttore del pacchetto
di versamento
Dovrà garantire il rispetto di una serie di requisiti di matrice sia legale che operativa
coincidono
nessuna delega
1) rispettare i termini di conservazione; 2) curare l’acquisizione del pacchetto di versamento nel
sistema di Conservazione, monitorando eventuali anomalie; 3) in quanto Responsabile del
versamento del pacchetto informativo all’interno del sistema di conservazione, resta ferma la sua
esclusiva responsabilità laddove provveda all’invio di pacchetti di versamento, e questi siano
accettati dal sistema, contenenti documenti non validi o illeggibili. Una volta conservati a norma,
tali documenti sono immodificabili e non possono essere rimossi dal sistema di conservazione.

Produttore
titolare del contenuto
documentale
produttore del pacchetto
di versamento
Dovrà garantire il rispetto di una serie di requisiti di matrice sia legale che operativa
coincidono
nessuna delega
1) risolvere eventuali anomalie a seguito del rifiuto del pacchetto di versamento da
parte del sistema di conservazione; 2) classificare la documentazione secondo il
piano della conservazione concordato con il Responsabile della conservazione,
rispettando altresì gli accordi tecnici intercorsi con il Responsabile stesso; 3)
produrre i file contenenti i metadati necessari all’indicizzazione dei documenti
curandosi della corrispondenza tra gli stessi e l’oggetto conservato; 4) garantire
l’effettiva leggibilità della copia informatica di documenti analogici inviati in
conservazione (a seguito delle attività di scannerizzazione o renderizzazione); 5)
assicurare la continuità dei documenti inviati in conservazione senza salti di
numerazione degli archivi (numeri mancanti).

Utente
L’utente è la persona fisica o giuridica, interna o esterna al sistema di conservazione
che richiede l’accesso alla documentazione dell’archivio.
Il recupero dell’informazione presso il produttore avviene principalmente per finalità
amministrative e a scopo di controllo.
L’utente deve essere sempre opportunamente autenticato ed ogni attività di accesso e
recupero dei documenti deve essere definita sulla base del livello di autorizzazione
concesso.
Il ruolo di Utente del sistema di conservazione è rivestito da tutti quei soggetti che,
avendone diritto, possono interrogare il sistema al fine di ottenerne il Pacchetto di
Distribuzione.
Utente: può essere una persona fisica, un ente o un sistema in grado di interagire con i
servizi del sistema per la conservazione dei documenti informatici, al fine di fruire delle
informazioni di interesse. Solitamente si tratta di personale amministrativo e gestionale del
soggetto titolare delle informazioni conservate, ovvero del personale appartenente alle
Autorità preposte alle attività di controllo e verifica nei confronti dei titolari dei
documenti.

a) definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della
tipologia dei documenti da conservare, della quale tiene evidenza, in conformità alla
normativa vigente;
b) gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità alla
normativa vigente;
c) genera il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di
conservazione;
d) genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica
qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione; [ndr: sottoscrive digitalmente il
pacchetto di archiviazione]
e) effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione;
f) assicura la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità
degli archivi e della leggibilità degli stessi;
g) al fine di garantire la conservazione e l’accesso ai documenti informatici, adotta misure
per rilevare tempestivamente l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e
delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalità; adotta analoghe
misure con riguardo all’obsolescenza dei formati;
Il responsabile della conservazione è il dominus del sistema di conservazione
85
Art. 7 R.T. – Responsabile della conservazione

h) provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all’evolversi
del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione;
i) adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione
ai sensi dell’art. 12;
j) assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo
intervento, garantendo allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento
delle attività al medesimo attribuite;
k) assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l’assistenza e le risorse
necessarie per l’espletamento delle attività di verifica e di vigilanza;
l) provvede, per gli organi giudiziari e amministrativi dello Stato, al versamento dei
documenti conservati all’archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato secondo quanto
previsto dalle norme vigenti;
m) predispone il manuale di conservazione di cui all’art. 8 e ne cura l’aggiornamento
periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici
rilevanti.
Il responsabile della conservazione è il dominus del sistema di conservazione

Chi è, di fatto, il responsabile della conservazione?
Nelle pubbliche amministrazioni, il ruolo del responsabile della conservazione è svolto da un
dirigente o da un funzionario formalmente designato.
Nelle pubbliche amministrazioni, il ruolo di responsabile della conservazione può essere
svolto dal responsabile della gestione documentale ovvero dal coordinatore della gestione
documentale, ove nominato.
Responsabile della gestione documentale o responsabile del servizio per la tenuta
del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi
Dirigente o funzionario, comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di
professionalità tecnico archivistica, preposto al servizio per la tenuta del protocollo
informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, ai sensi dell’articolo 61 del
D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, che produce il pacchetto di versamento ed effettua il
trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione.

Art. 61 D.P.R. 445/2000
1. Ciascuna amministrazione istituisce un servizio per la tenuta del protocollo informatico,
della gestione dei flussi documentali e degli archivi in ciascuna delle grandi aree organizzative
omogenee individuate ai sensi dell'articolo 50. Il servizio e' posto alle dirette dipendenze della
stessa area organizzativa omogenea.
2. Al servizio è preposto un dirigente ovvero un funzionario, comunque in possesso di idonei
requisiti professionali o di professionalità tecnico archivistica acquisita a seguito di processi di
formazione definiti secondo le procedure prescritte dalla disciplina vigente. 3. Il servizio svolge
i seguenti compiti:
a) attribuisce il livello di autorizzazione per l'accesso alle funzioni della procedura, distinguendo
tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all'inserimento e alla modifica delle
informazioni;
b) garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si svolgano nel
rispetto delle disposizioni del presente testo unico;
c) garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di protocollo di
cui all'articolo 53;
Servizio per la gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e
degli archivi

d) cura che le funzionalità del sistema in caso di guasti o anomalie siano ripristinate entro
ventiquattro ore dal blocco delle attività e, comunque, nel più breve tempo possibile;
e) conserva le copie di cui agli articoli 62 e 63, in luoghi sicuri differenti;
f) garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell'organizzazione delle attività di
registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le
funzionalità di accesso di cui agli articoli 59 e 60 e le attività di gestione degli archivi di cui agli
articoli 67, 68 e 69;
g) autorizza le operazioni di annullamento di cui all'articolo 54;
h) vigila sull'osservanza delle disposizioni del presente testo unico da parte del personale
autorizzato e degli incaricati.
Art. 61 D.P.R. 445/2000
Servizio per la gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e
degli archivi
89

a) predisporre lo schema del manuale di gestione di cui all’art. 5;
b) proporre i tempi, le modalità e le misure organizzative e tecniche di cui all’art. 3, comma 1,
lettera e) [ ];
c) predisporre il piano per la sicurezza informatica relativo alla formazione, alla gestione, alla
trasmissione, all’interscambio, all’accesso, alla conservazione dei documenti informatici nel
rispetto delle misure minime di sicurezza previste nel disciplinare tecnico pubblicato in
allegato B del decreto legislativo del 30 giugno 2003, n. 196 e successive modificazioni,
d’intesa con il responsabile della conservazione, il responsabile dei sistemi informativi o, nel
caso delle pubbliche amministrazioni centrali, il responsabile dell’ufficio di cui all’art. 17 del
Codice e con il responsabile del trattamento dei dati personali di cui al suddetto decreto.
Il coordinatore della gestione documentale definisce e assicura criteri uniformi di trattamento
del documento informatico e, in particolare, di classificazione ed archiviazione, nonché di
comunicazione interna tra le aree organizzative omogenee, ai sensi dell’art. 50, comma 4, del
testo unico.
Art. 4 R.T. – Protocollo informatico (D.p.c.m. 3.12.2013)
Compiti del responsabile della gestione documentale
90

La gestione documentale
Non è possibile effettuare una corretta conservazione dei documenti informatici
senza dare attuazione alle regole previste per la gestione documentale – flussi
documentali.
Entrambe gli aspetti sono strettamente legati tra loro.
Senza una corretta gestione documentale non può esservi una corretta conservazione
91
Il documento nel quale sono previste tutte le regole per la corretta gestione documentale è
previsto dall’art. 5 del D.p.c.m. 3.12.2013 (Regole tecniche in materia di protocollo
informatico)
MANUALE DELLA GESTIONE
DOCUMENTALE
Obbligo di pubblicazione mediante sito web istituzionale

Art. 5 R.T. (D.p.c.m. 3.12.2013) - Manuale di gestione
92
Il manuale di gestione descrive il sistema di gestione, anche ai fini della conservazione, dei
documenti informatici e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la
tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi.
Nel manuale di gestione sono riportati, in particolare:
a) la pianificazione, le modalità e le misure di cui all’art. 3, comma 1, lettera e) [ndr:
adeguamento organizzativo e funzionale];
b) il piano di sicurezza dei documenti informatici di cui all’art. 4, comma 1, lettera c) ;
c) le modalità di utilizzo di strumenti informatici per la formazione dei documenti
informatici, ai sensi dell’art. 40, comma 1, del Codice, e per lo scambio degli stessi all’interno
ed all’esterno dell’area organizzativa omogenea, ivi comprese le caselle di posta elettronica,
anche certificata, utilizzate;
d) la descrizione di eventuali ulteriori formati utilizzati per la formazione del documento
informatico in relazione a specifici contesti operativi esplicitati e motivati;
e) l’insieme minimo dei metadati associati ai documenti soggetti a registrazione particolare e
gli eventuali ulteriori metadati rilevanti ai fini amministrativi, definiti,
per ogni tipologia di documento, nell’ambito del contesto a cui esso si riferisce;

93
f) la descrizione del flusso di lavorazione dei documenti ricevuti, spediti o interni, incluse le
regole di registrazione per i documenti pervenuti secondo particolari modalità di trasmissione,
tra i quali, in particolare, documenti informatici pervenuti attraverso canali diversi da quelli
previsti dagli articoli 16 e 17, nonché tramite fax, raccomandata o assicurata;
g) l’indicazione delle regole di smistamento ed assegnazione dei documenti ricevuti con la
specifica dei criteri per l’ulteriore eventuale inoltro dei documenti verso aree organizzative
omogenee della stessa amministrazione o verso altre amministrazioni;
h) le modalità di formazione, implementazione e gestione dei fascicoli informatici relativi ai
procedimenti e delle aggregazioni documentali informatiche con l’insieme minimo dei
metadati ad essi associati;
i) l’indicazione delle unità organizzative responsabili delle attività di registrazione di
protocollo, di organizzazione e tenuta dei documenti all’interno dell’area organizzativa
omogenea;
j) l’elenco dei documenti esclusi dalla registrazione di protocollo, ai sensi dell’art. 53, comma
5, del testo unico;
k) l’elenco dei documenti soggetti a registrazione particolare e le relative modalità di
trattamento;

94
l) i registri particolari definiti per il trattamento di registrazioni informatiche anche associati ad
aree organizzative omogenee definite dall’amministrazione sull’intera
struttura organizzativa e gli albi, gli elenchi e ogni raccolta di dati concernente stati, qualità
personali e fatti, di cui all’art. 40, comma 4, del Codice;
m) il sistema di classificazione, con l’indicazione delle modalità di aggiornamento, integrato
con le informazioni relative ai tempi, ai criteri e alle regole di selezione e conservazione, con
riferimento alle procedure di scarto;
n) le modalità di produzione e di conservazione delle registrazioni di protocollo informatico e,
in particolare, l’indicazione delle soluzioni tecnologiche ed organizzative
adottate per garantire l’immodificabilità della registrazione di protocollo, la contemporaneità
della stessa con l’operazione di segnatura ai sensi dell’art. 55 del Testo
unico, nonché le modalità di registrazione delle informazioni annullate o modificate
nell’ambito di ogni sessione di attività di registrazione;
o) la descrizione funzionale ed operativa del componente «sistema di protocollo informatico»
del sistema di gestione informatica dei documenti con particolare riferimento alle modalità di
utilizzo;
p) i criteri e le modalità per il rilascio delle abilitazioni di accesso interno ed esterno alle
informazioni documentali;

Documenti amministrativi informatici e conservazione
95
Art. 11, D.p.c.m. 13.11.2014. - Trasferimento nel sistema di conservazione
1. Il responsabile della gestione documentale, ovvero, ove nominato, il coordinatore della
gestione documentale:
a) provvede a generare, per uno o più documenti informatici, un pacchetto di versamento
nelle modalità e con i formati concordati con il responsabile della conservazione e
previsti dal manuale di conservazione;
b) stabilisce, per le diverse tipologie di documenti, in conformità con le norme vigenti in
materia, con il sistema di classificazione e con il piano di conservazione, i tempi entro
cui i documenti debbono essere versati in conservazione;
c) verifica il buon esito dell’operazione di versamento tramite il rapporto di versamento
prodotto dal sistema di conservazione.
Gestione documentale vs. Conservazione documentale
Il sistema di gestione documentale risulta in ogni caso logicamente distinto da quello di
conservazione, in termini di infrastrutture informatiche adottate e metodologie
organizzative, procedurali e descrittive degli archivi formati.

Responsabile del trattamento
dei dati personali
Responsabile della conservazione
opera di intesa con
Responsabile della sicurezza
del sistema
Responsabile della
gestione documentale
Responsabile dei sistemi
informativi
Il responsabile della conservazione non opera da solo
Art. 7. Regole Tecniche DPCM 3 dicembre 2013
96

Responsabile del trattamento Responsabile della conservazione
limitatamente ai dati personali
contenuti nei documenti oggetto del
sistema di conservazione.
Non sempre è possibile…
1) Il titolare non è obbligato a nominare un
responsabile del trattamento
2) la conservazione è affidata ad un soggetto
esterno ai sensi dell’art. 5 delle regole tecniche
Il responsabile della conservazione e i ruoli privacy
Responsabile del trattamento (art. 4, lett. g, Codice della Privacy)
La persona fisica, la persona giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente,
associazione od organismo preposti dal titolare al trattamento di dati personali.
Parere del Garante sullo schema di DPCM
regole tecniche in materia di sistema di
conservazione dei documenti informatici -
24 aprile 2013
97

1) Il titolare non è obbligato a nominare un responsabile del trattamento
Non è escluso l’obbligo di nominare il responsabile della conservazione
Si dovrà coordinare direttamente con il titolare del trattamento
Titolare del trattamento
Delega di funzioni
Responsabile del trattamento
Rapporto
98

Il soggetto esterno affidatario della
conservazione dei documenti informatici
assume il ruolo di responsabile esterno
del trattamento
La nomina ai sensi del Codice Privacy deve essere eseguita con atto espresso, non
essendo implicita nella nomina del soggetto responsabile della conservazione, o nell’atto
con cui quest’ultimo affida la gestione all’esterno
2) la conservazione è affidata ad un soggetto esterno ai sensi dell’art. 5 delle regole tecniche
Responsabile del trattamento + responsabile conservazione
non possono più coesistere in capo alla stessa persona
Il responsabile della conservazione rimane
sempre interno all’amministrazione o ente
(pubblico o privato)
99

Il manuale della conservazione è il documento di riferimento in cui vengono
descritte in modo dettagliato fasi di lavoro, strumenti e responsabilità che
caratterizzano tutta l’attività di conservazione.
Il manuale della conservazione
Lo scopo del manuale è quello di condividere il metodo tra produttore e
conservatore e renderlo noto anche a chi ne abbia interesse; qualora il
conservatore sia accreditato presso l’ AgID il manuale è pubblicato in elenco
all’indirizzo
http://www.agid.gov.it/agenda-digitale/pubblicaamministrazione/conservazione/elenco-
conservatori-attivi
Le regole tecniche per la conservazione, adottate dal DPCM 3 dicembre
2013 all’art. 8, comma 2 tracciano una sorta di indice minimo degli
argomenti che vanno trattati nel manuale della conservazione

Il manuale della conservazione – Art. 8 R.T. D.p.c.m. 3.12.2013
a) mantenere traccia dei soggetti che hanno assunto, nel tempo, la responsabilità del sistema di
conservazione;
b) descrivere la struttura organizzativa, in cui sono chiari funzioni responsabilità e obblighi di
chi interviene nel processo di conservazione sia nel ruolo di produttore che di conservatore;
c) descrivere gli oggetti che vengono conservati in termini di:
tipologia: registro di protocollo giornaliero, determinazioni di spesa, fattura
elettronica[..]
formato: indicare in quale formato vengono conservati i documenti per singola
tipologia: pdf, jpg, xml e altri. L’art. 11 delle regole tecniche DPCM 3 dicembre 2013
limita le tipologie a quelle previste dal suo allegato 2 che viene periodicamente
aggiornato. Alla data i formati indicati per la conservazione sono:
- per i documenti e per gli allegati ai messaggi di posta: PDF, PDF/A, TIFF, JPG,
office open XML (OOXML), ODF, XML, TXT;
- per i messaggi di posta: RFC 2822/MIME.

metadati: elencare cioè le informazioni che ne caratterizzano l’identificazione certa.
Tali informazioni (metadati) sono organizzate in file xml, associate indissolubilmente al
documento secondo quanto disposto dalle regole tecniche e devono necessariamente
riferirsi almeno a:
 [nel caso si tratti di un documento informatico]: identificativo; data chiusura;
oggetto; soggetto produttore; destinatario;
 [nel caso si tratti di un documento amministrativo informatico]: identificativo;
segnatura di protocollo ai sensi del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 art. 53 e
delle regole tecniche per il protocollo informatico DPCM 3 dicembre 2013;
mittente; destinatario.
d) descrivere il metodo di versamento in conservazione da parte del produttore, che deve
avvenire per gruppi di documenti - c.d. pacchetti – e che deve terminare con un rapporto di
esito emesso dal conservatore; analogamente va descritto il metodo inverso, ossia quello c.d. di
esibizione, quando cioè il produttore richiede al conservatore di recuperare ed esibire un
documento precedentemente affidatogli per la conservazione;

e) descrivere il processo di conservazione ed il trattamento dei documenti nel sistema di
conservazione; in tale sezione del manuale è necessario descrivere almeno quanto previsto
dall’art.9 delle regole tecniche DPCM 3 dicembre 2013 ossia:
metodo di acquisizione e presa in carico del pacchetto da parte del conservatore
tipo di verifiche effettuate sulla congruità del pacchetto da parte del conservatore e
come viene gestito l’inevitabile rifiuto in caso di anomalie
metodo di produzione del rapporto di versamento di uno o più pacchetti che,
ricordiamo, deve contenere anche un riferimento temporale (specificato con data e ora
di riferimento internazionale, il c.d. UTC, tenendo conto dei periodi in cui è in vigore o
meno l’ora legale.
metodo di calcolo delle impronte calcolate sull’intero contenuto del pacchetto
metodo di preparazione del pacchetto di archiviazione da parte del conservatore e
validazione con firma digitale da parte del Responsabile della conservazione;

metodo di preparazione del pacchetto di distribuzione da parte del conservatore e
validazione con firma digitale da parte del Responsabile della conservazione; tale
evento è previsto quando l’utente chiede l’accesso ad un documento conservato e ne
possiede titolo per accedere allo stesso
metodo di produzione di duplicati informatici e/o copie informatiche del documento
conservato richieste dall’utente nel rispetto di quanto prescritto dal DPCM 13
novembre 2014, dall’effettivo diritto di accesso dell’utente medesimo al documento e
da quanto previsto in tema di trattamento dei dati personali
metodo adottato per lo scarto del pacchetto di archiviazione nel rispetto delle
disposizioni del MIBACT e della norma vigente in tal senso
f) descrivere il sistema di conservazione negli aspetti prettamente tecnici: quali sono le
componenti tecnologiche, fisiche e logiche utilizzate, quali le misure di sicurezza e come le
stesse vengono gestite ed evolute nel tempo

g) descrivere come viene svolto il monitoraggio sul corretto funzionamento del sistema di
conservazione e sull’integrità dei documenti conservati. In questo ambito va evidenziato il
comportamento che andrebbe ad adottarsi in caso anomalie;
h) descrivere il procedimento che consente ad un utente di richiedere l’esibizione di un
documento conservato, su che base questa richiesta viene accolta o rifiutata, quali azioni ne
conseguono e come vengono espletate (ad esempio: in caso di rifiuto, si riporta all’utente tale
decisione con la motivazione oppure in caso di accettazione si risponde all’utente con copia del
documento richiesto, ottenuta dal conservatore in forma di pacchetto di distribuzione), di
conseguenza vanno anche descritte le modalità di produzione dei duplicati o copie del
documento;
i) riportare, per tipologia, i tempi entro i quali i documenti debbano essere proposti allo scarto
oppure avviati in conservazione facendo riferimento in tal senso al proprio manuale di gestione
del protocollo informatico e gestione documentale;
j) indicare i procedimenti ed casi in cui interviene il pubblico ufficiale;
k) indicare le normative in vigore nei luoghi in cui vengono conservati i documenti.

a) l’acquisizione da parte del sistema di conservazione del pacchetto di versamento
per la sua presa in carico;
b) la verifica che il pacchetto di versamento e gli oggetti contenuti siano coerenti con
le modalità previste dal manuale di conservazione e con quanto indicato all’art. 11
[ndr: formati];
c) il rifiuto del pacchetto di versamento, nel caso in cui le verifiche di cui alla lettera b)
abbiano evidenziato delle anomalie;
d) la generazione, anche in modo automatico, del rapporto di versamento relativo ad
uno o più pacchetti di versamento, univocamente identificato dal sistema di
conservazione e contenente un riferimento temporale, specificato con riferimento al
Tempo universale coordinato (UTC), e una o più impronte, calcolate sull’intero
contenuto del pacchetto di versamento, secondo le modalità descritte nel manuale di
conservazione;
Processo di conservazione – Art. 9 R.T. D.p.c.m. 3.12.2013

e) l’eventuale sottoscrizione del rapporto di versamento con la firma digitale o firma
elettronica qualificata apposta dal responsabile della conservazione, ove prevista nel
manuale di conservazione;
f) la preparazione, la sottoscrizione con firma digitale o firma elettronica qualificata
del responsabile della conservazione e la gestione del pacchetto di archiviazione sulla
base delle specifiche della struttura dati contenute nell’allegato 4 e secondo le modalità
riportate nel manuale della conservazione;
g) la preparazione e la sottoscrizione con firma digitale o firma elettronica qualificata,
ove prevista nel manuale di conservazione, del pacchetto di distribuzione ai fini
dell’esibizione richiesta dall’utente;
h) ai fini della interoperabilità tra sistemi di conservazione, la produzione dei pacchetti
di distribuzione coincidenti con i pacchetti di archiviazione;

i) la produzione di duplicati informatici o di copie informatiche effettuati su richiesta
degli utenti in conformità a quanto previsto dalle regole tecniche in materia di
formazione del documento informatico;
j) la produzione delle copie informatiche al fine di adeguare il formato di cui all’art.
11, in conformità a quanto previsto dalle regole tecniche in materia di formazione del
documento informatico;
k) lo scarto del pacchetto di archiviazione dal sistema di conservazione alla scadenza
dei termini di conservazione previsti dalla norma, dandone informativa al produttore;
l) nel caso degli archivi pubblici o privati, che rivestono interesse storico
particolarmente importante, lo scarto del pacchetto di archiviazione avviene previa
autorizzazione del Ministero dei beni e delle attività culturali e del turismo rilasciata al
produttore secondo quanto previsto dalla normativa vigente in materia.

Documento
informatico
Ricezione via
PEC (Posta
Elettronica
Certificata)
Segnatura di
Protocollo
Sistema di
Gestione
Documentale
Il Responsabile della
Gestione documentale
coincide con il
Produttore (nelle P.A.)
Il Produttore si attiva
per l’avvio del
documento in
conservazione
Il versamento del documento informatico in conservazione
Può essere anche
Responsabile della
Conservazione

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