Informatie voor contactpersonen als bijlage bij het inrichtingsdocumenten en de starterskit

1. Bijlage bij de starterskit en het inrichtingsdocument Qsuite (voor contactpersonen) Pagina 1 van 8
Bijlage bij de starterskit en het inrichtingsdocument Qsuite
Hoe geven we de inrichting en de
implementatie van de Qsuite vorm?
Inleiding
Een mooi systeem, met allerlei mogelijkheden, is natuurlijk prachtig. Om tot een goed werkend
systeem te komen, hebben we eerst de schone taak om het systeem met elkaar in te richten en te
implementeren.
Met een goede inrichting en een goede implementatie passen we met elkaar de stukjes in elkaar.
Het proces van inrichten en implementeren is een proces dat aandacht en zorgvuldigheid verdient. In
We hebben met elkaar een project te managen. Hoe we dat doen, hebben we in dit document
uiteengezet. Deze informatie is ook onderdeel van de leeromgeving.

2. Bijlage bij de starterskit en het inrichtingsdocument Qsuite (voor contactpersonen) Pagina 2 van 8
Verschillende fasen in het proces om te komen van inrichting, via oplevering en implementatie
naar een goede beheers- en verbetercyclus
Het inrichtings- en implementatietraject van de Qsuite bevat een aantal fasen. In het volgende schema
zijn deze opgenomen.
We onderkennen vier fasen in twee verschillende aandachtsgebieden.
De fasen beschrijven het proces van inrichting tot beheer en verbetering. Door deze fasen heen gaan
we van initiële (eenmalige) activiteiten naar structurele activiteiten.
Fase 1 Inrichting en fase 2 Oplevering zijn initieel.
Fase 3 Implementatie en fase 4 Beheer en verbetering zijn structureel.
De aandachtsgebieden zijn enerzijds de techniek (het systeem moet het technisch goed doen), maar
anderzijds de kennis (alle medewerkers moeten goed uit de voeten kunnen in het systeem en daartoe
opgeleid zijn).
De fasen kunnen we dan als volgt omschrijven:
Fase 1 Inrichting
In deze fase werkt het inrichtingsteam van Novire en het kernteam aan de optimale inrichting van de
Qsuite (techniek). Tegelijkertijd verdiept het kernteam zich in de opleiding van de Improvement
Academy in de digitale leeromgeving (kennis). Het kernteam doorloopt de hele opleiding en bepaalt
welke delen van deze opleiding aan de medewerkers tijdens de implementatie beschikbaar gesteld
moeten worden.
Fase 2 Oplevering
In de oplevering wordt de Qsuite – met deze initiële inrichting – definitief gemaakt, vastgesteld en in
beheer genomen
Fase 3 Implementatie
Nu de inrichting helemaal klaar is, kan de Qsuite uitgerold worden binnen de organisatie. Tot nu toe
had alleen het kernteam toegang, maar nu krijgen ook de andere collega’s een account. De
implementatie start door de leeromgeving door te nemen.

3. Bijlage bij de starterskit en het inrichtingsdocument Qsuite (voor contactpersonen) Pagina 3 van 8
Fase 4 Beheer en verbetering
Iedereen werkt met de Qsuite en de inrichting is in deze fase gereed. Natuurlijk staat de ontwikkeling
niet stil. De bestaande inrichting en functies moeten worden onderhouden en beheerd, maar we doen
meer. Novire werkt continue door aan verbetering en middels de gestandaardiseerde werkwijze doen
we dat in gezamenlijkheid, in een kennisnetwerk.
Welke stappen doorlopen we tijdens de inrichting en implementatie?
Deze fasen kunnen we verder uitwerken in de volgende stappen:
Fase Aandachtsgebied: Techniek Aandachtsgebied: Kennis
Initieel 1.Inrichting Stap 1
De contactpersoon ontvangt een mail
met daarin dit document en het
aanvraagformulier voor accounts.
Stap 2
De contactpersoon vult het account-
aanvraagformulier met de gegevens
van de leden van het kernteam. Deze
leden zijn betrokken in de
inrichtingsfase. Zij ontvangen van de
contactpersoon dit document en van
Novire hun eigen account en
starterskit.
Met behulp van deze starterskit
hebben zij toegang tot de Qsuite en
zien zij de leeromgeving en de
projectmanagementomgeving.
Stap 3
De leden van het kernteam
verzamelen alle informatie in de eigen
organisatie die relevant is of kan zijn
voor de inrichting van de Qsuite. Denk
hierbij aan documenten, procedures,
checklisten en excelbestanden. De
leden van het kernteam uploaden deze
naar de desbetreffende map in de
Qsuite onder Kennisbank – Rapporten.
Dit is het centrale verzamelpunt van
alle documentatie die we nodig hebben
tijdens de inrichting van de Qsuite. Alle
documentatie die in de
projectmanagementomgeving is
Stap 1
Na ontvangst van de
starterskit nemen de leden
van het kernteam de
leeromgeving door. Zo
leren zij de scope,
reikwijdte en mogelijkheden
van de Qsuite vast kennen.

4. Bijlage bij de starterskit en het inrichtingsdocument Qsuite (voor contactpersonen) Pagina 4 van 8
geüpload maakt onderdeel uit van het
inrichtingstraject. Belangrijk is dus om
zo volledig mogelijk te zijn. Zorg er
voor dat de documenten de actuele
en/of de gewenste werkwijze
weergeven; dan haal je het meeste
rendement uit het inrichtingstraject!
Stap 4
Het kernteam en Novire bespreken
met elkaar de gewenste inrichting van
de Qsuite in workshop 1
Stap 5
Novire legt de inrichting in theorie vast
in het inrichtingsdocument
Stap 6
Het kernteam beoordeelt deze
theoretische inrichting zoals
beschreven in het inrichtingsdocument
en geeft reactie in inrichtingsdocument
(wijzigingen bijhouden of opmerkingen
toevoegen)
Stap 7
Novire richt de werkomgeving in de
applicatie in en houdt hierbij rekening
met de reacties in het
inrichtingsdocument.
Novire verwerkt de opmerkingen in het
reactiedocument en legt ook de reactie
van Novire weer vast in dit
reactiedocument. Novire publiceert alle
gegevens in de Qsuite onder
Kennisbank > rapporten.
Stap 8
Indien er sprake is van een migratie,
dan maakt Novire een
migratiedocument op.
Stap 9
Het kernteam beoordeelt het
migratiedocument en legt eventueel de
vertalingen vast.
Stap 10
Het kernteam levert de data vanuit het
oude systeem aan t.b.v. de migratie.
Novire draagt zorg voor de migratie
volgens een stappenplan. Novire en
het kernteam testen de migratie. Dit
gebeurt in een aantal stappen die via
de Qsuite navolgbaar zijn.
2.Oplevering Stap 1
Na de test stellen het kernteam en
Novire vast dat de Qsuite gereed is om
mee te gaan werken. Het kernteam en
Stap 1
De leden van het kernteam
bepalen de inhoud van de
opleiding voor de rest van

5. Bijlage bij de starterskit en het inrichtingsdocument Qsuite (voor contactpersonen) Pagina 5 van 8
Novire plannen de datum voor de
definitieve start of overgang. In het
geval van een migratie draagt het
kernteam er zorg voor dat voor de
tweede maal – op het laatste moment
– de data wordt aangeleverd. De dag
erna zal achteraf moeten worden
geregistreerd in de Qsuite (we streven
naar één dag, maar dit is onder
voorbehoud dat er geen onverwachte
problemen optreden).
Stap 2
Novire maakt het opleverdocument op.
Stap 3
Het kernteam accepteert de initiële
inrichting van de Qsuite door het
opleverdocument te ondertekenen. Na
de oplevering wordt de applicatie in
beheer genomen door Novire. De
contacten gaan over van het
inrichtingsteam naar de servicedesk.
de collega’s. Er kunnen
twee varianten van de
opleiding worden
opgesteld; een volledige
versie (die het kernteam
heeft gebruikt) en een
versie die de andere
collega’s kunnen benutten.
Die opleiding wordt
afgestemd op de rol die
iemand vervult.
Structureel 3.Implementatie Stap 1
Alle collega’s ontvangen
hun accounts en starten
met het doornemen van de
leeromgeving. In de
leeromgeving staan
concrete opdrachten om zo
met de werkomgeving
vertrouwd te raken.
Afhankelijk van de wensen
van de organisatie kan
deze digitale leerervaring
worden aangevuld met
trainingsmomenten (al dan
niet via train-de-trainer).
4.Beheren en
verbeteren
Stap 1
Conform de ServiceLevelAgreement
pakt de servicedesk ingezonden
vragen (via de knop Ondersteuning)
op.
Stap 2
Volgens de daarvoor beschreven
policy ontwikkelt Novire nieuwe
functionaliteiten en stelt deze
beschikbaar. Ook publiceert Novire
nieuwe cursussen of aanpassingen in
de cursussen via de leeromgeving.
Novire informeert over nieuwe
releases middels berichten aan de
contactpersoon danwel aan de
personen die een licentie op een
opleiding hebben. De contactpersoon
bespreekt de nieuwe mogelijkheden
intern en neemt contact op met de
Stap 1
Vragen worden door
collega’s aan de
servicedesk gesteld of aan
de leden van het kernteam
die kunnen optreden als
superuser.
Stap 2
Volgens de daarvoor
beschreven policy
ontwikkelt Novire nieuwe
functionaliteiten en stelt
deze beschikbaar. Ook
publiceert Novire nieuwe
cursussen of aanpassingen
in de cursussen via de
leeromgeving. Novire
informeert over nieuwe
releases middels berichten

6. Bijlage bij de starterskit en het inrichtingsdocument Qsuite (voor contactpersonen) Pagina 6 van 8
servicedesk om de functionaliteiten
ook beschikbaar te krijgen in de eigen
applicatie.
aan de contactpersoon
danwel aan de personen
die een licentie op een
opleiding hebben. De
contactpersoon bespreekt
de nieuwe mogelijkheden
intern en neemt contact op
met de servicedesk om de
functionaliteiten ook
beschikbaar te krijgen in de
eigen applicatie.
Zo werken we
gestructureerd aan
continue verbetering!
Waarom is het belangrijk de leeromgeving door te nemen?
Zowel voor het kernteam, als ook voor alle medewerkers (tijdens de implementatie), is het heel
belangrijk de leeromgeving door te nemen. Middels de leeromgeving hebben we met elkaar het
instrument in handen om continue kennis te delen, maar weten we ook zeker dat we hetzelfde
referentiekader hebben. Bovendien is het efficiënt: in de leeromgeving staat alles uitgelegd. Door daar
met elkaar op terug te vallen, hoeven we niet te herhalen en kunnen we met elkaar maximaal de
energie steken in doorontwikkeling en verbetering. Deze groei in kennis kunnen we vervolgens weer
met elkaar delen via de leeromgeving: een prachtige opwaartse spiraal dus!
Communicatie van de documenten in de
inrichtingsfase
Na de oplevering – wanneer we structureel met
elkaar aan de slag zijn – communiceren we middels
de leeromgeving en middels vragen aan de
servicedesk via de knop ondersteuning. Iedere
vraag zetten we weer om in aanvullende kennis in
de leeromgeving. Een structurele verbetercyclus
dus.
Voor die tijd – tijdens de initiële fase van inrichting
en oplevering – werken we veel meer projectmatig.
We leggen keuzes en reacties vast. Dat leidt tot
verschillende versies van documenten. Om hier
goed het overzicht in te houden hanteren we het
systeem voor projectdocumentatie binnen de
Qsuite. Het kernteam is lid van deze
documentenmap (groep). Novire plaatst een
bestand en ieder lid van het kernteam krijgt een
berichtje. Andersom idem dito. Na reactie plaatst
het kernteam het bestand terug. Zo hebben we
altijd overzicht in de laatste versies en de keuzes
die gemaakt zijn tijdens de inrichting.

7. Bijlage bij de starterskit en het inrichtingsdocument Qsuite (voor contactpersonen) Pagina 7 van 8
Wanneer je een bestand upload, plaats dan een berichtje.
Ieder lid van de groep, waarbij het abonnement aan staan (staat standaard aan en kan zelf worden
uitgezet), ontvang per mail een kopie van het bericht met een link naar het geüploade document. Zo
hebben we alle informatie centraal beschikbaar en meteen gearchiveerd, hebben we het versiebeheer
goed geregeld, maar toch gemakkelijk beschikbaar voor alle leden van het kernteam.
Spelregelsen tips
Om de inrichting en implementatie succesvol te laten verlopen, hebben we een aantal spelregels en
tips.
Stel een contactpersoon aan Gedurende de inrichting om alle communicatie intern te
stroomlijnen en het eerste aanspreekpunt te zijn voor
Novire.
Na de oplevering is de contactpersoon degene die

8. Bijlage bij de starterskit en het inrichtingsdocument Qsuite (voor contactpersonen) Pagina 8 van 8
geïnformeerd wordt over nieuwe functionaliteiten en die
het eerste aanspreekpunt is voor de servicedesk.
Werk met een klein kernteam Het is belangrijk dat leden van het kernteam mee kunnen
denken in het technisch verfijnen van het systeem én een
belangrijke rol kunnen vervullen in de implementatie van
de Qsuite. Selecteer dit team zorgvuldig. Belangrijk is dat
de leden van het kernteam de processen goed kennen en
ook in de fase van inrichten door de aanpassingen ‘heen
kunnen kijken’. In deze fase is de software nog niet
helemaal 'uitgehard’ namelijk.
Lever actuele en complete informatie
aan
Bij de inrichting baseren we het ontwerp op de
documenten die in de organisatie worden gebruikt. Dat
kunnen procedures, formulieren, instructies en excel-
bestanden zijn. Zorg ervoor dat je de laatste versies
aanlevert. Herzie ze desnoods nog. Novire zal deze
documenten namelijk integreren in de inrichting.
Verzamel de reacties intern en koppel
één keer terug
Verzamel alle reacties van de kernteamleden in één
reactie in het reactiedocument en upload dat. Wees er
zeker van dat de reacties eenduidig zijn en besluit zijn van
de organisatie en niet van één persoon.