プロジェクト管理
 ツールの使い方
コミュニケーション指向のタスク管理
アジェンダ

• なぜプロジェクト管理ツールを使うの
 か?

• デモ
• タスクのライフサイクルについての説
 明・話し合い
なぜプロジェクト管理ツー
  ルを使うのか?
• タスクを忘れない!
• 今やるべきタスクを選択して集中する
• プロジェクト全体を見通す
• チームのメンバーとコミュニケーショ
 ンをとる
タスクを忘れない

• 一つの決まった場所にタスクを集める
• メールから登録
• 会議で決まったタスクの入力
選択と集中
• 全てのタスクを把握したら、タスクにプラオ
  リティをつける。
• 大抵は、チームの都合によってプライオリ
  ティは自動的に決まる。
• 締め切りの設定。
• プライオリティと締め切りから、いまやるべ
  き事が分かる。
 • → 集中する
プロジェクトを見通す

• 全体としてどういうタスクがあるの
 か?

• どういう順番で、いつまでに個々のタ
 スクが完了する必要があるか?(依存関
 係)

• 誰がどのタスクをやっているのか?
コミュニケーション

• 誰がどのタスクをやっているのか?
• 自分のタスクがどのような進捗状況か
 を知らせる。

• 作業についての質問や決定事項をコメ
 ントでシェアする。
ツールチェックポイント
•   入力の容易さ

•   タスクのグルーピングの仕方

•   コミュニケーション機能

•   フィード機能

•   外部アプリ連携

    •   カレンダー

    •   メール

•   外部の著者・ライター管理
デモ
•   Asana

    •   とにかく早い

    •   「見出し」でタスクの整理

•   Basecamp

    •   メールアーカイブ

    •   振り返り機能

•   Flow

    •   とっつきやすい

    •   APIが無い。振り返り系の機能がない。
タスクのライフサイ
    クル
タスクの追加・アサイン
• 全体会議で決定
• 現場レベルでの「これお願い」
 • 口頭やメールはNG。必ずタスク化する。
• 各自で追加するタスク
• 自動で追加
 • メールでの仕事の問い合わせ
 • ユーザーからの問い合わせ
タスクの切り方
• 一人の人が、1日以内で終わるくらい
  を目処にタスクに分解する。
• 大きすぎると進捗が把握しづらい。
• 小さすぎると管理が面倒。
• マイルストーンを設定して、タスクをグ
  ルーピングする。
• 全体のフローが分かりやすい事を意識
ゴール設定
• 「何をするか?」ではなくて「何を達
  成するか?」に着目する。
• 「何をするか?」の解釈は人によっ
  て異なる。
• 作業ではなくてゴールが重要。
• タスク設定時に、成果物を具体的に定
  義する。ここは依頼者の責任。
作業中
• コメント欄で状態をアップデートする
 • 「作業開始しました」「中断してます」
   「80%完了しました」など
 • これが日報の代わりになる
• 質問や追加の情報などもここに
• Inbox機能やフィード・タイムライン機能で、
  他の人がやっている作業をチェックする。
作業が終わったら

• 完了をマークする(楽しい瞬間)
• 申し送りがあれば、コメント欄に書
 く。
他のメンバーの作業の把握



• フィード機能などでの、全体の把握。
• デイリーメールでのサマリー。
ルール
• タスクは全て管理ツールに載せる。
 • ツールに載って無いタスクはやらな
  くていいし、やってはいけない。

• タスクにコメントして、状況を逐次
 アップデートする。

• タスクが終わったら完了をマークす
 る。←超重要
プロジェクト管理ツールは、作業を把
握する手段であると同時に、チームメ
ンバーとのコミュニケーションの手段
     でもあります。
おしまい

プロジェクト管理ツールの使い方〜チームワークのための運用