Your SlideShare is downloading. ×
Praktijkpresentatie ISProjects - Factuurcongres 2011
Praktijkpresentatie ISProjects - Factuurcongres 2011
Praktijkpresentatie ISProjects - Factuurcongres 2011
Praktijkpresentatie ISProjects - Factuurcongres 2011
Praktijkpresentatie ISProjects - Factuurcongres 2011
Praktijkpresentatie ISProjects - Factuurcongres 2011
Praktijkpresentatie ISProjects - Factuurcongres 2011
Praktijkpresentatie ISProjects - Factuurcongres 2011
Praktijkpresentatie ISProjects - Factuurcongres 2011
Praktijkpresentatie ISProjects - Factuurcongres 2011
Praktijkpresentatie ISProjects - Factuurcongres 2011
Praktijkpresentatie ISProjects - Factuurcongres 2011
Praktijkpresentatie ISProjects - Factuurcongres 2011
Praktijkpresentatie ISProjects - Factuurcongres 2011
Praktijkpresentatie ISProjects - Factuurcongres 2011
Praktijkpresentatie ISProjects - Factuurcongres 2011
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Thanks for flagging this SlideShare!

Oops! An error has occurred.

×
Saving this for later? Get the SlideShare app to save on your phone or tablet. Read anywhere, anytime – even offline.
Text the download link to your phone
Standard text messaging rates apply

Praktijkpresentatie ISProjects - Factuurcongres 2011

631

Published on

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
631
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
3
Actions
Shares
0
Downloads
6
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

Report content
Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
No notes for slide

Transcript

  • 1. Digitale Factuurverwerking GEA Convenience-Food Technologies Hans Nooijen Manager Accounting Services FSSC
  • 2. Agenda Aanleiding Traditionele factuurverwerking Digitale factuurverwerking Voordelen digitale factuurverwerking Eisen voor goede werking van het proces Praktijk ervaringen ISP in gebruik Vervolgtraject binnen GEA Behaalde scan cijfers Behaalde besparingen Ruimte voor vragen
  • 3. Aanleiding
    • Teveel facturen raken kwijt
    • Groter aanbod facturen a.g.v. uitbreiding services naar Financial Shared Service Center
    • Innoverend
    • Verhoging efficiëntie
    • Versnelling doorlooptijd facturen
    • Digitaal archief
  • 4. Traditionele inkoop factuurverwerking
      • Invoer en codering tijdsintensief
      • Veel handelingen (kopiëren, distribueren)
      • Beperkt zicht op facturen in omloop
      • Risico van zoekraken van facturen
      • Lange doorlooptijd
      • Extra werk door aanmaningen en telefonische vragen van leveranciers
  • 5. Digitale factuurverwerking
    • Twee soorten flows binnen het proces
    • Facturen zonder inkoopbestelling (Kostenfacturen)
    • Facturen met inkoopbestelling (Logistieke facturen)
  • 6. Facturen zonder inkoopbestelling Scannen en Coderen, boeken in ERP-systeem Factuurontvangst centraal Doorsturen naar budgethouder Per mail wordt de budgethouder geïnformeerd dat er een factuur goedgekeurd dient te worden Ja nee Voldoende procuratie? Vrijgave voor betaling in ERP-sys Factuur akkoord Akkoord door procuratiehouder ? 1 nee Ja nee Ja Creditnota opvragen 1 einde
  • 7. Facturen met inkoopbestelling Scannen en Coderen, boeken in ERP-systeem Factuurontvangst centraal Matching akkoord? Ja Vrijgave voor betaling in ERP-sys Nee Matching factuur en bestelling Aanbieden aan procuratiehouder Procuratiehouder akkoord? ja Nee Creditnota opvragen einde
  • 8. Voordelen
    • Facturen raken niet meer kwijt
    • Budgethouders volledig inzicht in facturen
    • Uitgebreide zoekfunctie op kostenplaats, project, leverancier etc.
    • Kortere doorlooptijden door digitaal rappelsysteem
    • Betere leveranciersinformatie mogelijk
    • Efficiënte werkwijze
    • Hoger bewustzijn van routing.
    • Minder archiveringswerkzaamheden
  • 9. Belangrijke eisen
    • Leveranciers sturen facturen t.a.v. Accounts Payable Department
    • Dus niet op naam besteller
    • De postkamer bezorgt dus de facturen direct bij ons!
    • Ons inkoopordernummer moet verplicht op de factuur vermeld staan, anders kunnen we de factuur niet digitaal verwerken.
    • Onze leveranciers zijn van deze wijzigingen schriftelijk op de hoogte gebracht.
  • 10. Praktijkervaringen
    • Iedereen vindt het gebruiksvriendelijk, nuttig
    • Ga niet teveel in op individuele uitzonderingen
    • Goede voorbereiding: creëer draagvlak
    • Goed Functioneel Ontwerp (praktijkactiviteiten)
    • Communiceren, Communiceren
    • Pro actief mensen benaderen
    • Train liever teveel dan te weinig mensen
    • Communiceer!
  • 11. Overzicht gebruik ISP in FSSC Europa
    • Plaats – land ERP- Systeem soort bedrijf
    • Bakel – NL Baan & ERP LN Productie- site & verkoop Benelux
    • Slagelse – DK ERP LN & SAP Productie- site & verkoop Denemarken
    • Oslo – NO SAP verkoop Noorwegen
    • Halmstad – SE SAP verkoop Zweden
    • Helsinki – FI SAP verkoop Finland
    • Osnabrueck – DE SAP verkoop Duitsland – Slovenie
    • Rothrist – CH SAP verkoop Zwitserland
    • Newport- Pagnell – UK SAP verkoop UK en Ierland
    • Boedapest - HU SAP verkoop Hongarije
    • Grumello – IT SAP verkoop Italië
    • Barcelona – ES SAP verkoop Spanje en Portugal
    • Praag – CZ SAP verkoop Tsjechië
    • Angers – FR SAP verkoop Frankrijk
  • 12. Vervolgtraject - 1
    • Uitbreiding van Invoice Scanning naar SSC in Frisco, USA (Navision - midden 2011)
    • Uitbreiding van Invoice Scanning naar SSC in Bangkok, Thailand voor Azië (Exact Globe - eind 2011)
    • Intercompany facturen (nu via interfaces) ook via ISP dmv XML-bestanden (juni 2011)
    • Invoering van Local Procurement Module (reeds technisch live, echter nog niet in gebruik)
    • Verwerking van PDF-facturen, maakt scannen overbodig (mei 2011)
    • Overgang naar E-invoice, waarbij de leverancierfacturen omgezet worden naar XML en daarna automatisch verwerkt worden
  • 13. Vervolgtraject - 2
    • Verdere uitrol ISP indien andere landen in FSSC Europa komen zoals:
    • Plaats – land ERP- Systeem soort bedrijf planning
    • Warschau – PL SAP verkoop Polen 2011
    • Moskou – RU SAP verkoop Rusland 2011
    • Kiev – UA SAP verkoop Oekraine 2011
    • Athene – GR SAP verkoop Griekenland 2011
    • Istanbul – TR SAP verkoop Turkije 2011
    • Weert – NL Softcel & SAP productie en verkoop 2011
    • Wallau – DE ERP LN productie 2011
    • Buehl – DE SAP Productie 2011
    • Kempten – DE SAP Productie 2011
    • Midden-Oosten – div. SAP verkoop 2012
    • Zuid-Afrika SAP verkoop 2012
  • 14. Behaalde cijfers 2010 Bakel Productie
    • 52039 facturen gescand, hiervan:
    • 50786 afgehandeld, dus betaalbaar gesteld (=97,6% !!!)
    • Verdeling facturen:
    • 3622 kostenfacturen (=7%)
    • 48417 logistieke facturen (=93%), hiervan:
    • 36651 direct goedgekeurd (=76%)
    • 1253 facturen staan nu open, hiervan:
    • 360 kostenfacturen
    • 893 logistieke facturen, hiervan:
    • 191 wacht op creditnota
    • 702 Status wacht op goederen, nog niet geleverd.
  • 15. Behaalde besparingen
    • Medewerkers Crediteurenadministratie kunnen meer werk verzetten. 1,5 FTE van 50.000 facturen traditioneel naar 3,1 FTE 250.000 facturen gescand. Archiefwerkzaamheden en het nieten van pakbonnen achter de factuur is overbodig geworden. Ook het distribueren van de facturen is niet meer nodig.
    • Inkoopadministratie hoeft geen inkooporders meer te printen
    • Magazijnmedewerkers hoeven geen pakbonnen te koppelen aan goederen ontvangstbonnen.
    • Budgethouders hoeven zelf niets meer bij te houden handmatig, ze hebben een eigen digitaal archief.
  • 16. VRAGEN ?

×