Jeanpaul Jonker - BasWare

1. Elektronisch facturenontvangen- ikbenklaar en wat nu?JeanpaulJonker, Basware

2. Agenda Introductie Basware Basware Connectivity Basware en E-Facturen ontvangen Case SITA Aansluiten/activering van leveranciers Afsluiting, Q&A Topics

3. Wie is Basware? Basware Internationaal software ontwikkelaar Oplossingen inkoop & factuurverwerking Wereldwijd # 1 op gebied van elektronische factuurverwerking (Forrester) 1.400 klanten, 800.000 eindgebruikers Opgericht in 1985 (Nasdaq/OMX), 800+ werknemers Kantoren in 10 landen+ keypartners: RICOH Connectivity ElektronischeuitwisselingFacturen, Orders, Leveringsbevestiging, Catalogie Oplossingenvoorleveranciers en ontvangers Procurement Sourcing Contractmanagement Inkoop Invoice Automation Factuurverwerking Order matching KPI Connectivity E-Facturen, E-Orders, E-Catalogs

4. Basware klanten in Nederland

5. End to End Invoice Automation voor Financial Shared Services Leveranciers (verzenders) Kopers (ontvangers) E-Facturatie Elektronische Factuurverwerking Goedkeuren Coderen Workflow order/ contract matching Boeking Betaalbaar stellen Archiveren Rapporteren KPI Analyse Scan OCR E-Factuur E-Factuur Papierenfactuur Outsourcedscanning ERP Betaling

6. Basware& Elektronisch Factureren

7. Wat is Basware Connectivity? Basware SupplierConnectivity Volgende stap in automatisering Inkoop & Crediteuren: Elektronische communicatie klant en leverancier in gehele Purchase to Pay proces facturen, orders en leverancierscatalogi Supplier self service Verlaging kostprijs per A/P of A/R transactie Oplossingen en diensten Basware Business Transactions Basware Supplier Portal Basware Scan & Capture Aanvullende diensten Basware SupplierAdoptionCampaign

8. Voordelen E-Fakturatie Ontvanger Geen scanning, invoer Snellere verwerking facturen Foutafhandeling Onderhandeling en uitnuttig betaalkortingen Verhoging kwaliteit en inhoud Automated Order Matching Verzender Besparing mail, print, verzendkosten Track & trace facturen Snellere doorlooptijd Minder foutafhandeling Betere leveranciersrelatie Discount onderhandeling

9. Case SITA - Elektronischfacturenontvangen -

10. Case SITA Toonaangevendeafvalverwerker Sinds 2004: Elektronische Factuurverwerking “Papierenfacturenbij het afval” In 2009: stap elektronisch ontvangen E-Facturen “Papierenfacturennaar de prullenbak : SITA gaat voor digitaal” Leveranciersopbouw: 126.000 facturen / 5.400 leveranciers TOP 100 = 60.000 facturen >12 per jaar = 4.200

13. SITA (ontvanger) SITA leveranciers(verzenders) Multi-Channel Oplossing E-Facturatie Kleineleveranciers SUPPLIER PORTAL FTP Directeconecties, groteleveranciers CONNECTIE BASWARE BT 1 formaat 1 connectie Leveranciersaangesloten Bijeenander platform BTE BASWARE ip BUSINESSTRANSACTIONS PARTNEROPERATOR Basware IP Leveranciers met PDF facuur per email PDF conversion/ E-Faktuur SCAN CAPTURE Paper invoice

14. Supplier Adoption Campaign

15. Supplier Adoption Campaign? Informeren Motiveren Connecteren Outsourcen van: Aansluiten, conversie, formaten, connectiesnaarBasware Target TOP Toon Timing Tijd Notificatie Feedback follow-up Implementatie/connectie Reminder & escalatie Rapportage

16. Initiatiefleverancierszijde

17. Campagne 1 Keyfacts 31 juli 2009 150 leveranciers Brief SITA Follow up Basware

18. Feedback Ikwil best meedoen, maar het moetnietmeerkostendan het nu is -> kostenneutraal Kan ikookbeginnen met invoeren op Supplier Portal en later alsiktijdheb XML facturensturen? Ikvind al langdat we ditzoudenmoetendoen, nu hebikeindelijkeenreden me hier in teverdiepen We zullenertocheenkeeraanmoeten Wijworden al aanallekantenuitgeknepen en nu moetikhierookaanmeedoen Ikstuur U graageentweede login code vooronsportaal op PDF PDFPDFPDF..PFFFFF

19. Samenvattingresultaten en vervolg Resulaten 150 benaderd 42 respons 5 nee/ 19 ja /20 in overweging, intern navraag Leukereacties, onverwachtehoek Doorlooptijd Slechte timing, respons in top 10 telaag TOP20 benaderd door Inkoop December 2009 Informatie over nieuweadresering -> alleleveranciers Responsformulier Binnen 48 uur: 82 respons

20. Overigerespons en aandachtspunten Leveranciersfeedback 10 keer : Jij de factuur, ik de order 5 keer: Bestellen op webshop 3 keer: Analyse van huidigefacturatieeerst Aanvullendedocumenten Benadrukpluspunten Track & trace Supplier self service Factuurimage Vaakvergeten Onbegrepen PDF niet, maarwel PDF+XML!

21. Factuurimage

22. Aandachtspunten Aansluitenkosttijd Herhalingblijftnoodzakelijk Hoe omtegaan met aanvullendedocumenten Visueleafbeelding intern belangrijk Inkoop en crediteurensamenoptrekken Watkanerinhoudelijkverbeterdworden Kies voor een multi-channel approach Timing Waarblijft de overheidalsverzender?

23. Resultaten en samenvatting

24. SITA (ontvanger) SITA leveranciers(verzenders) Multi-Channel Oplossing E-Facturatie Kleineleveranciers SUPPLIER PORTAL FTP Directeconecties, groteleveranciers CONNECTIE BASWARE BT 1 formaat 1 connectie Leveranciersaangesloten Bijeenander platform BTE BASWARE ip BUSINESSTRANSACTIONS PARTNEROPERATOR Basware IP Leveranciers met PDF facuur per email PDF conversion/ E-Faktuur SCAN CAPTURE Paper invoice

25. SITA (ontvanger) SITA leveranciers(verzenders) Multi-Channel Oplossing E-Facturatie SUPPLIER PORTAL CONNECTIE BASWARE BT 1 formaat 1 connectie BTE BASWARE ip BUSINESSTRANSACTIONS PARTNEROPERATOR Basware IP PDF conversion/ E-Faktuur SCAN CAPTURE Paper invoice

26. Groeipaddigitaliseren Purchase to Pay documentstromenbij SITA 26 4 3 2 1 E-Facturenontvangen Top 200 Outsourced Scanning E-Facturenverzenden E-Facturenontvangen Kleineleveranciers via Supplier Portal Invoice status, supplier self service via SP Anderedocumenten: E-Orders, confirmation, ASN, E-Catalog E-Orders verzenden Naargroteleveranciersgeintegreerd

27. Bedankt voor uwaandacht