1. www.intertrust.ru 8 (495) 956-7928
ECM-система как средство повышения
эффективности руководителя любого
уровня
Василий Редькин,
менеджер по работе с клиентами,
компания «ИнтерТраст»
Корпоративная платформа поддержки http://www.facebook.com/CompanyMedia.RU
принятия решений, управления документами,
временем, задачами и личной результативностью.

2. www.intertrust.ru 8 (495) 956-7928 О компании «ИнтерТраст»
• На ИТ-рынке с 1994 года
• Один из ведущих российских разработчиков
автоматизированных систем управления (
СЭД, системы поддержки принятия решений)
• C 1996 года – статус IBM Premier Partner по
всем направлениям (в т.ч. авторизованное
обучение и техническая поддержка)
• Более 3 000 проектов и более 350 000
пользователей в России и странах СНГ
• 20% современного рынка СЭД в России по
количеству автоматизированных рабочих
мест (по оценке DSS Consulting, Санкт-Петербург)
Корпоративная платформа поддержки http://www.facebook.com/CompanyMedia.RU
принятия решений, управления документами,
временем, задачами и личной результативностью.

3. www.intertrust.ru 8 (495) 956-7928
О компании «ИнтерТраст»
Государственные органы
власти и управления
Федерального и
регионального уровня
5 Банков, входящих в ТОР
10 крупнейших банков
России
2 предприятия, входящих
в ТОР 5 крупнейших
Российских компаний ТЭК
Ведущие российские
промышленные
предприятия, связи и
телекоммуникаций
Корпоративная платформа поддержки http://www.facebook.com/CompanyMedia.RU
принятия решений, управления документами,
временем, задачами и личной результативностью.

4. Современные проблемы
www.intertrust.ru 8 (495) 956-7928
управления
• Острый дефицит ресурсов (временных, кадровых,
материальных)
• Растущее количество документов: на всех уровнях,
во всех подразделениях
• Информационный «голод»
• «Зоопарк» информационных систем усложняет
поиск информации и процесс принятия решений,
приводит к дублированию информации
• Ускорение и усложнение цикла принятия решений
• Отсутствие обратной связи для проверки
результатов деятельности
Корпоративная платформа поддержки http://www.facebook.com/CompanyMedia.RU
принятия решений, управления документами,
временем, задачами и личной результативностью.

5. Общий принцип
www.intertrust.ru 8 (495) 956-7928
эффективного управления
Контроль
Планирование • Контроль процессов исполнения
• Планирование целей заданий (в т.ч. установленных
• Планирование процессов технологий, регламентов и т.д.)
• Планирование ресурсов • Контроль использования
• Планирование времени ресурсов
• Контроль соблюдения
календарных графиков
Анализ
• Соответствие конечных
результатов запланированным
• Фактический расход ресурсов
• Соответствие фактического
времени выполнения
плановому
Корпоративная платформа поддержки http://www.facebook.com/CompanyMedia.RU
принятия решений, управления документами,
временем, задачами и личной результативностью.

6. Основные принципы
www.intertrust.ru 8 (495) 956-7928
эффективного управления.
Пять основных элементов повышения эффективности менеджера
1. Умение контролировать свое время
2. Нацеленность на результат, а не на процесс
3. Умение строить свою работу на
преимущественно сильных качествах, как
собственных, так и коллег
4. Концентрация внимания на важнейших
участках работы, установка правильных
приоритетов
5. Принятие правильных решений за счет
системности
Питер Друкер, «Эффективный управляющий»
Корпоративная платформа поддержки http://www.facebook.com/CompanyMedia.RU
принятия решений, управления документами,
временем, задачами и личной результативностью.

7. Основные принципы
www.intertrust.ru 8 (495) 956-7928
эффективного управления.
Управление временем
Правильное управление временем –
это не только календарное
планирование: управляющий должен
видеть полную картину своих дел
(завершенных, текущих, планируемых),
правильно оценивать их значимость,
возможности размещения во времени и
(или) делегирования.
Дэвид Аллен: «Вы существенно повышаете личную продуктивность,
когда обдумываете нужные дела в нужное время и постоянно имеете под
рукой инструменты, чтобы свои идеи зафиксировать»
Корпоративная платформа поддержки http://www.facebook.com/CompanyMedia.RU
принятия решений, управления документами,
временем, задачами и личной результативностью.

8. Основные принципы
www.intertrust.ru 8 (495) 956-7928
эффективного управления.
Эффективная управляющая система
Основные условия эффективной управляющей
системы:
• Развитые коммуникации обмена
информацией
• Организация коллективной деятельности
• Нацеленность каждого на результат, а не на
процесс (личный вклад, важнее простого
участия)
• Постоянное саморазвитие участников
организации
• Коллективное развитие участников
организации
Корпоративная платформа поддержки http://www.facebook.com/CompanyMedia.RU
принятия решений, управления документами,
временем, задачами и личной результативностью.

9. Основные принципы
www.intertrust.ru 8 (495) 956-7928
эффективного управления.
Использование сильных качеств
Цель работы эффективного управляющего
– выявление и максимальное
использование наиболее сильных сторон
своих сотрудников.
Эффективная система управления должна
обладать действующей системой оценки
качества работы сотрудников
(Key Performance Indicators, KPI –
ключевые показатели эффективности).
Корпоративная платформа поддержки http://www.facebook.com/CompanyMedia.RU
принятия решений, управления документами,
временем, задачами и личной результативностью.

10. www.intertrust.ru 8 (495) 956-7928
Эволюция СЭД/ECM
Высокий уровень конкуренции и в этих
условиях необходимость повышения
эффективности работы потребовали развития и
оптимизации информационных систем,
обеспечивающих поддержку основных
управленческих бизнес-процессов компании.
За год-два СЭД/ECM сделали качественный
рывок в области повышения результативности
работы пользователей СЭД/ECM, в том числе
руководителей всех уровней!
Корпоративная платформа поддержки http://www.facebook.com/CompanyMedia.RU
принятия решений, управления документами,
временем, задачами и личной результативностью.

11. www.intertrust.ru 8 (495) 956-7928 Пользователи СЭД/ECM
• Повышение прозрачности процессов.
• Повышение скорости доставки управленческих решений.
• Своевременное получение информации, необходимой для
принятия решений.
ТОП-
менеджеры • Автоматизация профессиональной деятельности
• Согласование и контроль
Делопроизводители • Работа с проектами документов,
Секретари Служба согласование
ДОУ
• Контроль работы исполнителей
• Автоматизация своих
процессов
Руководители среднего звена
• Прозрачность хода
исполнения документов,
направленных в другие
подразделения.
Сотрудники функциональных • Взаимодействие
подразделений подразделений друг с другом
в рамках «сквозных»
процессов
Корпоративная платформа поддержки http://www.facebook.com/CompanyMedia.RU
принятия решений, управления документами,
временем, задачами и личной результативностью.

12. www.intertrust.ru 8 (495) 956-7928 Классическая СЭД.
Основные возможности
Документационное обеспечение управления
Управление типовыми деловыми процессами
Управление документацией
Документационная поддержка произвольных
регламентированных бизнес-процессов
(приложения на базе сервиса Workflow)
Коллективная работа с документами
(Collaboration)
Обеспечение безопасного хранения и работы
с документами
Корпоративная платформа поддержки http://www.facebook.com/CompanyMedia.RU
принятия решений, управления документами,
временем, задачами и личной результативностью.

13. www.intertrust.ru
Классическая СЭД.
8 (495) 956-7928
Документационное обеспечение управления
• Делопроизводство
Входящие документы,
Исходящие документы,
Внутренние документы,
Организационно-распорядительные
документы
• Обращения граждан
• Факс-отправка
• Поручения
• Корпоративный электронный
архив
Корпоративная платформа поддержки http://www.facebook.com/CompanyMedia.RU
принятия решений, управления документами,
временем, задачами и личной результативностью.

14. www.intertrust.ru
Классическая СЭД.
8 (495) 956-7928
Управление типовыми деловыми процессами
• Договоры
• Планирование
• Управление Персоналом
• Техническая поддержка (HelpDesk)
• Клиенты и Контакты
• Заседания
• Другие типовые процессы:
- Управление проектами
- Управление продажами
- Претензионно - исковая работа
- Доверенности
- Мероприятия
- Пропуска
- Командировки и т.д.
Корпоративная платформа поддержки http://www.facebook.com/CompanyMedia.RU
принятия решений, управления документами,
временем, задачами и личной результативностью.

15. www.intertrust.ru
Классическая СЭД.
8 (495) 956-7928
Коллективная работа с документами
• Совместная подготовка документов и
проектов документов
• Создание документов по шаблонам и
образцам
• Обсуждение документов
• Согласование, ознакомление,
архивирование документов
• Организация хранения всех документов в
иерархических папках с возможностью
отнесения одного документа к нескольким
папкам
• Поддержка версионности
• Быстрый поиск документов
Корпоративная платформа поддержки http://www.facebook.com/CompanyMedia.RU
принятия решений, управления документами,
временем, задачами и личной результативностью.

16. www.intertrust.ru
Классическая система.
8 (495) 956-7928
Организация и поддержка сквозного документооборота
Организация-отправитель Организация-получатель А
Входящий
Исходящий
зарегистрированный
документ № …./А
документ
Сведения (сводка)
о регистрации
Сведения (сводка)
Исходящий о ходе исполнения
документ № …./Б - резолюция
Сведения (сводка)
Сводка о о ходе исполнения
доставке - исполнение
Организация-получатель Б
Входящий документ
(на рассмотрении)
Корпоративная платформа поддержки http://www.facebook.com/CompanyMedia.RU
принятия решений, управления документами,
временем, задачами и личной результативностью.

17. www.intertrust.ru
Классическая система.
8 (495) 956-7928
Использование электронной подписи (ЭЦП)
Корпоративная платформа поддержки http://www.facebook.com/CompanyMedia.RU
принятия решений, управления документами,
временем, задачами и личной результативностью.

18. www.intertrust.ru
Классическая система.
8 (495) 956-7928
Контроль выполнения поручений (монитор исполнения)
Корпоративная платформа поддержки http://www.facebook.com/CompanyMedia.RU
принятия решений, управления документами,
временем, задачами и личной результативностью.

19. www.intertrust.ru 8 (495) 956-7928
Ключевые
пользователи СЭД/ECM
АРМ «Руководителя
высшего звена» и
Руководители высшего звена мобильное рабочее
место руководителя на
iPad
Линейные руководители Универсальные рабочие
места участников
подразделений компании и электронного
исполнители документооборота
Специализированные
Специалисты по предметным областям рабочие места
(делопроизводители, сотрудники предметных
договорных служб, юристы, сотрудники специалистов, по
служб контроля и т.п.) направлениям
деятельности
Корпоративная платформа поддержки http://www.facebook.com/CompanyMedia.RU
принятия решений, управления документами,
временем, задачами и личной результативностью.

20. www.intertrust.ru 8 (495) 956-7928
Современная СЭД/ECM
- расширяем горизонты!
От документационного
обеспечения… …К управлению деятельностью
Документ Полное управление
взаимодействием сотрудников
Точность и полнота
(исключение потерь и Высокая доступность
искажений) любого документа
Упорядочение и Произвольность формы
регламентированное хранение хранения информации
Индивидуальное авторство Коллективное творчество
Обеспечение долговременной Работа в установленных
целостности границах процессов
Корпоративная платформа поддержки http://www.facebook.com/CompanyMedia.RU
принятия решений, управления документами,
временем, задачами и личной результативностью.

21. www.intertrust.ru 8 (495) 956-7928
Современная СЭД/ECM
- расширяем горизонты!
«Классический» Документирование
документооборот: как сервис: Современный
Формализованная Корпоративная пользовательский
обработка архитектура, мультиязы интерфейс:
ответственных чность, безопасность, м Управление задачами,
документов ежведомственность временем, активностями
Персонализация Управление
контента: Кейс-менеджмент: жизненным циклом
Персональные Управляемая информации:
динамические нацеленность на Подчиненность информации
коллекции документов результат ключевым принципам
управления
Социальная
среда: Аналитика
Контекстное Мобильная СЭД:
контента: Доступ из любого места в
взаимодействие Принятие решений,
любое время
людей, документов, основанное на фактах
задач
Корпоративная платформа поддержки http://www.facebook.com/CompanyMedia.RU
принятия решений, управления документами,
временем, задачами и личной результативностью.

22. www.intertrust.ru
Современный интерфейс
8 (495) 956-7928
- необходимое условие работы в СЭД/ECM
Максимально удобный
пользовательский
интерфейс!
• Рабочее пространство делиться по
вертикали или по горизонтали
• Доступ к последним поступившим
уведомлениям из любого раздела
системы
• Пользователь знакомится
с поручениями и заданиями, узнает
их подробности и отправляет
результаты работ, открыв только одну
страницу
• Список разделов настраивается под
нужды сотрудника
• Ссылки на объекты, которые полезно
всегда иметь под рукой, доступны
из отдельной панели
Корпоративная платформа поддержки http://www.facebook.com/CompanyMedia.RU
принятия решений, управления документами,
временем, задачами и личной результативностью.

23. Персонализация контента
www.intertrust.ru 8 (495) 956-7928
и контекста в СЭД/ECM!
•Персональные каталоги
документов для работы с
уведомлениями и задачами.
Очереди полученных,
созданных, открытых,
отправленных.
•Каталог папок как инструмент
настройки рабочего места.
•Список выводимых атрибутов
для всех представлений.
•Горизонтальная и
вертикальная ориентация.
•Вывод в отдельном окне
незапланированных и
просроченных задач
Корпоративная платформа поддержки http://www.facebook.com/CompanyMedia.RU
принятия решений, управления документами,
временем, задачами и личной результативностью.

24. Методология GTD(как
www.intertrust.ru 8 (495) 956-7928
привести дела в порядок)
Корпоративная платформа поддержки http://www.facebook.com/CompanyMedia.RU
принятия решений, управления документами,
временем, задачами и личной результативностью.

25. www.intertrust.ru 8 (495) 956-7928 Регистрация входящего
Корпоративная платформа поддержки http://www.facebook.com/CompanyMedia.RU
принятия решений, управления документами,
временем, задачами и личной результативностью.

26. www.intertrust.ru 8 (495) 956-7928 Уведомление о входящем
Корпоративная платформа поддержки http://www.facebook.com/CompanyMedia.RU
принятия решений, управления документами,
временем, задачами и личной результативностью.

27. www.intertrust.ru 8 (495) 956-7928 Рассмотрение
Корпоративная платформа поддержки http://www.facebook.com/CompanyMedia.RU
принятия решений, управления документами,
временем, задачами и личной результативностью.

28. Принятие решения
www.intertrust.ru 8 (495) 956-7928
«сделать сейчас»
Корпоративная платформа поддержки http://www.facebook.com/CompanyMedia.RU
принятия решений, управления документами,
временем, задачами и личной результативностью.

29. Принятие решения
www.intertrust.ru 8 (495) 956-7928
«делегировать»
Корпоративная платформа поддержки http://www.facebook.com/CompanyMedia.RU
принятия решений, управления документами,
временем, задачами и личной результативностью.

30. Принятие решения
www.intertrust.ru 8 (495) 956-7928
«запланировать»
Корпоративная платформа поддержки http://www.facebook.com/CompanyMedia.RU
принятия решений, управления документами,
временем, задачами и личной результативностью.

31. www.intertrust.ru 8 (495) 956-7928 Календарь
Корпоративная платформа поддержки http://www.facebook.com/CompanyMedia.RU
принятия решений, управления документами,
временем, задачами и личной результативностью.

32. Принятие решения
www.intertrust.ru 8 (495) 956-7928 «открыть проект»
1. WF-процесс
3. Кейс
2. Бизнес решение
Корпоративная платформа поддержки http://www.facebook.com/CompanyMedia.RU
принятия решений, управления документами,
временем, задачами и личной результативностью.

33. www.intertrust.ru
Тайм-менеджмент -
8 (495) 956-7928
управляй временем с помощью СЭД/ECM!
Интегрированный модуль
Управления Временем (Time
Management)
Практический инструмент
эффективного управления
рабочим временем
Корпоративная платформа поддержки http://www.facebook.com/CompanyMedia.RU
принятия решений, управления документами,
временем, задачами и личной результативностью.

34. www.intertrust.ru 8 (495) 956-7928
Контроль работы
- управляй и властвуй с помощью СЭД/ECM!
Полный контроль
жизненного цикла
документов позволяет
детально отследить фазы
и стадии, через которые
проходит документ или
поручение. Система должна
предполагать вывод всех
атрибутов документа,
связанных сущностей
и перечня доступных действий
с ним.
Корпоративная платформа поддержки http://www.facebook.com/CompanyMedia.RU
принятия решений, управления документами,
временем, задачами и личной результативностью.

35. www.intertrust.ru 8 (495) 956-7928
Кейс-менеджмент -
работа не с документами, а процессами
Процессы Люди Adaptive Case Management –
практический инструмент
эффективного управления
динамическими бизнес-
процессами.
• Возможность быстрой
разработки (адаптации)
шаблонов кейсов
• Возможность полноценного
использования имеющегося
практического опыта
• Полный контроль состояния
дел, высокая скорость реакции
системы на запросы
Информация
Корпоративная платформа поддержки http://www.facebook.com/CompanyMedia.RU
принятия решений, управления документами,
временем, задачами и личной результативностью.

36. www.intertrust.ru 8 (495) 956-7928
Что такое Adaptive Case
Management
Максим Смирнов,
«adaptive case management.
Корпоративная платформа поддержки http://www.facebook.com/CompanyMedia.RU
принятия решений, управления документами,
внедорожник для
временем, задачами и личной результативностью. бизнес-процессов»

37. www.intertrust.ru 8 (495) 956-7928
Кейс-менеджмент
•Оптимизация достижения
результата в любом деле Процессы Люди
•Простой просмотр всех
документов кейса
•Динамическое управление
рабочим циклом
•Инструментарий для быстрой
разработки шаблонов кейсов
•Изучение опыта на основе
анализа прошлых дел
•Контроль состояния дел, высокая
скорость реакции системы на
Информация
запросы
Корпоративная платформа поддержки http://www.facebook.com/CompanyMedia.RU
принятия решений, управления документами,
временем, задачами и личной результативностью.

38. www.intertrust.ru 8 (495) 956-7928
Процессы или кейсы
Сервисные подразделения Проектные подразделения
Индивидуальность операций Рутинные, часто Реализация нового, что
повторяющиеся операции ранее не существовало
Полнота информации о Необходимая информация, Как правило имеется только
решении задач требуемая для решения неполная информация о
задач, большей частью задачах, необходимы
известна уточнения или даже
исследования
Регламент порядка Порядок и Обычно требуется
выполнения задач продолжительность составление отдельного
действий, требуемых для плана действий (например,
решения задач, большей календарного графика)
частью известны
Успешность результата Предполагается только Возможны неудачи вне
успешный результат зависимости от качества
действий (для операций, действий сотрудников
разрешенных регламентом) подразделения
Корпоративная платформа поддержки Сергей Котов,
http://www.facebook.com/CompanyMedia.RU
принятия решений, управления документами, «Феномен управления»
временем, задачами и личной результативностью.
http://www.rb.ru/blog/serge-kotov/

39. Социализация -
www.intertrust.ru 8 (495) 956-7928
формальное и неформальное
общение с сотрудниками в СЭД/ECM
Инструменты социального
общения в СЭД/ECM
(«Обсуждение» и пр.)
позволяют наладить
полноценное формальное и
неформальное общение между
сотрудниками разных уровней
и подразделений
Корпоративная платформа поддержки http://www.facebook.com/CompanyMedia.RU
принятия решений, управления документами,
временем, задачами и личной результативностью.

40. www.intertrust.ru 8 (495) 956-7928
Взаимодействие в
иерархической структуре
Сергей Котов,
«Феномен управления»
http://www.rb.ru/blog/serge-kotov/
Корпоративная платформа поддержки http://www.facebook.com/CompanyMedia.RU
принятия решений, управления документами,
временем, задачами и личной результативностью.

41. www.intertrust.ru 8 (495) 956-7928
Сетевой принцип
коммуникаций
Сергей Котов,
«Феномен управления»
Корпоративная платформа поддержки http://www.rb.ru/blog/serge-kotov/
http://www.facebook.com/CompanyMedia.RU
принятия решений, управления документами,
временем, задачами и личной результативностью.

42. www.intertrust.ru 8 (495) 956-7928
Аналитика контента.
Построение отчетов
Корпоративная платформа поддержки http://www.facebook.com/CompanyMedia.RU
принятия решений, управления документами,
временем, задачами и личной результативностью.

43. www.intertrust.ru 8 (495) 956-7928 Аналитика контента.
Статистика
Корпоративная платформа поддержки http://www.facebook.com/CompanyMedia.RU
принятия решений, управления документами,
временем, задачами и личной результативностью.

44. www.intertrust.ru 8 (495) 956-7928
Мобильные рабочие места руководителей на iPad
Задачи:
• Обеспечение реальной мобильности в работе с
документами
• Обеспечение максимальной оперативности в принятии
решений
• Обеспечение контроля за работой сотрудников в
режиме «реального времени» независимо от
местоположения
• Информационная поддержка во время заседаний
(собраний, совещаний), в т.ч. выездных
Функции:
• Рассмотрение документов
• Подготовка резолюций, визирование и утверждение
документов (вручную и с помощью ЭЦП)
• Распределение заданий исполнителям и контроль их
выполнения
• Полная синхронизация с основной информационной
системой
• Безопасное хранение и передача информации
Корпоративная платформа поддержки http://www.facebook.com/CompanyMedia.RU
принятия решений, управления документами,
временем, задачами и личной результативностью.

45. www.intertrust.ru 8 (495) 956-7928
Современная СЭД/ECM реализует основные принципы
эффективного управляющего.
Корпоративная платформа поддержки http://www.facebook.com/CompanyMedia.RU
принятия решений, управления документами,
временем, задачами и личной результативностью.

46. www.intertrust.ru 8 (495) 956-7928
Спасибо за внимание!
Василий Редькин,
менеджер по работе с клиентами,
компания «ИнтерТраст»
Россия, 125319, г. Москва, ул. Усиевича, д. 3
Тел./факс +7 (495) 956-7928
Корпоративная платформа поддержки http://www.facebook.com/CompanyMedia.RU
принятия решений, управления документами,
временем, задачами и личной результативностью.