2. Definisi Notulen Rapat
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (618), notulen
atau notula bermakna catatan singkat mengenai
jalannya persidangan (rapat) serta hal yang dibicarakan
dan diputuskan. Jadi, notulen adalah sebuah ringkasan
tentang hasil pembicaraan dalam rapat yang bersifat
ringkas, padat, sistematis, dan secara menyeluruh.
Notulen selalu memiliki keterkaitan dengan notulis.
3. Notulis merupakan orang yang bertugas untuk membuat
notulen. Untuk menghasilkan notulen yang baik, maka
dibutuhkan seorang notulis yang baik pula. Notulis
hendaknya memiliki keterampilan menyimak dan
menulis sehingga mampu menangkap seluruh isi pokok
pembicaraan dan menuliskannya dalam notulen secara
sistematis.
Peserta rapat
Peserta rapat adalah orang yang mengikuti sebuah rapat.
Seringkali untuk rapat-rapat tertentu pemimpin, moderator,
dan notulis berfungsi sekaligus sebagai peserta rapat.
4. Fungsi Notulen Rapat
• Sebagai bukti telah diadakannya suatu rapat.
• Sebagai manometer atau ukuran kesuksesan rapat. Apakah semua
tujuan rapat yang tertuang dalam notula telah berhasil dilaksanakan atau
tidak.
• Dapat digunakan sebagai acuan jika akan diadakan pembahasan
mengenai kegiatan dalam notulen tersebut.
• Sebagai sumber informasi bagi yang tidak menghadiri rapat
• Sebagai landasan pertemuan berikutnya
• Sebagai alat pengingat para peserta rapat
• Sebagai bukti sejarah
5. Bagian-Bagian Notulen
• Kepala Notulen
Sama halnya dengan surat resmi, dalam notulen resmi terdapat
kepala notulen yang berisi alamat instansi tempat diadakannya
rapat.
• Judul Notulen
Bagian ini mencakup judul rapat yang bersangkutan.
• Pemimpin rapat (Ketua dan Sekretaris)
Pembuatan notulen oleh Sekretaris, dan pengesahan notulen oleh
Ketua
• Jumlah yang diundang
Hadir :
Tidak hadir :
(Nama sebutkan dalam daftar hadir)
6. • Waktu Pelaksanaan Rapat (mulai dan berakhir)
Bagian ini mencakup hari, tanggal, serta jam dilaksanakannya rapat.
• Tempat Pelaksanaan Rapat
Berisi tentang tempat diadakannya rapat tersebut.
Misal di Ruang OSIS SMAN 1 Cikampek.
• Susunan Acara (Sebutkan secara berurutan)
Bagian ini berisi susunan kegiatan rapat tersebut, dimulai dari
pembukaan hingga penutup.
• Jalannya meeting (acara 1sampai dengan penutup)
• Hasil Rapat
Hasil rapat berisi tentang beberapa keputusan yang telah dimufakati
dalam rapat tersebut, dapat berisi tentang persetujuan hasil rapat
pada umumnya seperti kesimpulan, susunan kepanitiaan, usulan
para peserta rapat, dan jadwal kegiatan. Tergantung kepada jenis
rapat yang dilaksanakan.
7. Persyaratan menjadi notulis
a. Mampu melakukan 2 hal sekaligus, mendengar dan menulis
b. Kemampuan untuk memilih bagian yang penting dan yang tidak penting
c. Kemampuan untuk berkonsentrasi
d. Kemampuan untuk menyesuaikan diri, kemampuaan melapor secara netral
e. Memahami bahasa teknis, dan menguasai materi pembahasan
f. Kemampuaan mengetahui kebutuhan pembaca
g. Mendengarkan dengan maksud menemukan sesuatu
h. Kemampuan menulis cepat
i. Mampu mengemukakan pikiran secara cepat
j. Menguasai metode mencatat
k. Menguasai berbagai metode pengolahan data
l. Mengenal berbagai struktur rapat
8. Hak notulis
a. Sebelum rapat
Notulis berhak memperoleh
informasi mengenai latar belakang
materi yang akan di sajikan dalam
rapat.
9. b. Pada waktu rapat berlangsung
1) Berhak meminta perumusan yang jelas
mengenai tujuan rapat apabila belum
mendapatkannya.
2) Berhak menerima semua dokumen yang di
bagikan pada waktu rapat
3) Berhak menuntut ketua sidang agar
menertibkan rapat yang kacau
4) Berhak mendapatkan perumusan yang baik
dari semua peserta rapat yang
telah di ajukan
10. 5) Berhak mendapat rangkuman
dan kesimpulan rapat
6) Berhak duduk di samping
ketua sidang
7) Berhak meminta dirinya di
gantikan dalam pembicaraan yang
berkepanjangan
8) Berhak atas pembebasan
tugas-tugas lain
11. c. Sesudah rapat
1) Hak untuk mendapat kan
waktu cukup untuk mengolah
catatan
2) Berhak atas persediaan para
peserta rapat, mendapatkan
informasi tambahan rapat
12. HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN
DALAM PENYELENGGARAAN RAPAT
1.Melihat Tujuan Rapat
2.Mempersiapkan Peserta Rapat
3.Mempersiapkan Ruangan
4.Membuat Daftar Acara
5.Mempersiapkan Bahan Rapat
6.Mempersiapkan Peralatan Rapat
7.Mengirimkan Hasil Rapat
8.Melakukan Pekerjaan-pekerjaan Tindak
Lanjut
