1. M MAKING MEEEETTIINNGG WWOORRKK ::
HHOOWW TTOO PPLLAANN,, OORRGGAANNIIZZEE,, AANNDD
CCOONNDDUUCCTT PPRROODDUUCCTTIIVVEE
MMEEEETTIINNGGSS
PPrreesseenntteedd bbyy::
RRoobbeerree && AAssssoocciiaatteess
1 of 32 HR-MMW-T-DN Version 1.0

2. HHooww ttoo bbee aaccttiivvee
lleeaarrnneerr??
 TToo ttaakkee
rreessppoonnssiibbiilliittyy ffoorr
tthheeiirr oowwnn lleeaarrnniinngg;;
Self Evaluation #1
 PPaarrttiicciippaattee;;
 AAsskk qquueessttiioonn,, aanndd
 TTaakkee rriisskk
Form B:
2 of 32 HR-MMW-T-DN Version 1.0

3. TTooddaayy’’ss AAggeennddaa::
OOppeenniinngg AAccttiivviittiieess
PPllaannnniinngg aa MMeeeettiinngg
SSttaarrttiinngg aa MMeeeettiinngg
FFooccuussiinngg aanndd
FFaacciilliittaattiinngg
CCoonncclluuddiinngg aa MMeeeettiinngg
ddeemmoonnssttrraattiioonnss,,
CClloossiinngg AAccttiivviittiieess
3 of 32 HR-MMW-T-DN Version 1.0

4. TTrraaiinniinngg
OObbjjeeccttiivveess
 PPaarrttiicciippaannttss wwiillll hhaavvee tthhee
ffoolllloowwiinngg ooppppoorrttuunniittiieess ::
– TToo lleeaarrnn hhooww ttoo ppllaann aanndd ccoonndduucctt
mmeeeettiinnggss ttoo mmaaxxiimmiizzee
ppaarrttiicciippaattiioonn aanndd aacchhiieevvee ddeessiirreedd
oouuttccoommeess;;
– TToo iinnccrreeaassee uunnddeerrssttaannddiinngg ooff tthhee
ddiiffffeerreenncceess bbeettwweeeenn ttaasskk aanndd
iinntteerrppeerrssoonnaall iissssuueess iinn aa ggrroouupp;;
– TToo ddeevveelloopp aann aaccttiioonn ppllaann 4 ffoorr
of 32 uussiinngg eeffffeeccttiivvee HR-mmeeeettiinngg MMW-T-DN Version 1.0
pprraaccttiicceess;;

5. IInnttrroodduucciinngg
YYoouurrsseellff
NNaammee
OOccccuuppaattiioonn
HHoobbbbiieess
WWoonnddeerrffuull VVaaccaattiioonn
5 of 32 HR-MMW-T-DN Version 1.0

6. pprrooggrraamm iinn hhooww ttoo
ccoonndduucctt mmeeeettiinnggss iiss
nneeeedd??
““PPeeooppllee ssppeenndd tthhoouussaanndd
ooff hhoouurrss iinn mmeeeettiinnggss,, yyeett
ffeeww ooff uuss kknnooww hhooww ttoo
ccoonndduucctt mmeeeettiinnggss tthhaatt aarree
eeffffeeccttiivvee aanndd eennaabbllee uuss ttoo
aaccccoommpplliisshh oouurr
oobbjjeeccttiivveess..””
6 of 32 HR-MMW-T-DN Version 1.0

7. TThhee ddiiffffeerreennccee
bbeettwweeeenn TTaasskk aanndd
DDeessiirreedd OOuuttccoommee
 TThhee ttaasskk iiss tthhee ppuurrppoossee
ooff tthhee mmeeeettiinngg oorr tthhee
rreeaassoonn wwhhyy tthhee mmeeeettiinngg
iiss bbeeiinngg hheelldd..
 tthhee ddeessiirreedd oouuttccoommee iiss
tthhee pprroodduucctt oorr wwhhaatt iitt iiss
tthhaatt ppeeooppllee wwiillll ttaakkee
aawwaayy ffrroomm tthhee mmeeeettiinngg..
7 of 32 HR-MMW-T-DN Version 1.0

8. YYoouurr MMeeeettiinngg
EExxppeerriieennccee
 WWhhaatt ttyyppee ooff mmeeeettiinnggss
ddoo yyoouu ccoonndduucctt??
 WWhhaatt iiss eeffffeeccttiivvee aabboouutt
yyoouurr mmeeeettiinngg??
 WWhhaatt iiss iinneeffffeeccttiivvee aabboouutt
yyoouurr mmeeeettiinnggss??
 WWhhaatt aarree ccaauusseedd ooff tthhee
8 of 32 HR-MMW-T-DN Version 1.0
iinneeffffeeccttiivveenneessss??

9. BBeenneeffiitt aanndd CCoosstt ooff
MMeeeettiinnggss
BBeenneeffiitt CCoosstt
 __________________________
____________________________
 __________________________
____________________________
 PPrriioorriittiizzee aanndd rreeppoorrtt oouutt
yyoouurr tthhrreeee ttoopp bbeenneeffiittss
9 of 32 aanndd ccoossttss..
HR-MMW-T-DN Version 1.0

10. TThhee BBeenneeffiitt ooff
MMeeeettiinngg LLiisstt
 BBeelloonnggiinngg
 RReessoouurrccee ffoorr
nneeww iiddeeaass
 CCoommmmiittmmeenntt ttoo
iiddeeaass
 LLeeaarrnniinngg ffrroomm
eeaacchh ootthheerr
 BBuuiillddiinngg
rreellaattiioonnsshhiippss bbyy
 SSttaattuuss
 AAbbiilliittyy ttoo
iiddeennttiiffyy wwiitthh
oouuttccoommeess
 CCoommmmiittmmeenntt ttoo
aaccttiioonn
 SSeennssee ooff mmuuttuuaall
aaccccoommpplliisshhmmeenntt
 FFuunn
10 of 32 HR-MMW-T-DN Version 1.0

11. CCoonntteenntt aanndd
PPrroocceessss
 CCoonntteenntt::
WWhhaatt iiss ttaallkkeedd aabboouutt aatt
11 of 32 HR-MMW-T-DN Version 1.0
tthhee mmeeeettiinngg
– TThhee aaggeennddaa
ttooppiiccss
– IInnffoorrmmaattiioonn,,
–OOppiinniioonn
– DDeecciissiioonnss
– AAccttiioonn
– PPllaannss
– TTaasskk ooff tthhee
 PPrroocceessss::
HHooww tthhee mmeeeettiinngg
pprroocceeeeddss
– HHooww tthhee
ggrroouupp wwoorrkk
ttooggeetthheerr ttoo
aaccccoommpplliisshh
tthhee ttaasskk aanndd
ttoo bbuuiilldd aanndd
mmaaiinnttaaiinn
ccoohheessiivveenneessss..

12. IInnttrroodduuccttiioonn ooff
LLeeaarrnniinngg JJoouurrnnaallss
 WWrriittee ddoowwnn oonn FFoorrmm AA
““WWhhaatt yyoouu hhaavvee lleeaarrnneedd
aatt tthhiiss ppooiinntt iinn tthhee
PPrrooggrraamm””
 FFoorrmm AA pprroovviiddeess aann
ooppppoorrttuunniittyy ttoo rreeccoorrdd
yyoouurr lleeaarrnniinngg..
12 of 32 HR-MMW-T-DN Version 1.0

13. FFiivvee kkeeyyss ttoo
lleeaaddiinngg mmeeeettiinngg
 PPllaannnniinngg :: Is all of the thing
that must be done to prepare
for the meeting.
 SSttaarrttiinngg :: refer how you set
the tone and create the climate
for the meeting.
 FFooccuussiinngg:: Means keeping the
meeting on track.
13 of 32 HR-MMW-T-DN Version 1.0

14. FFiivvee kkeeyyss ttoo lleeaaddiinngg
mmeeeettiinngg ((ccoonntt..))
 FFaacciilliittaattiinngg :: Refer to the
many things a leader can do to
involve participants, be
supportive, resolve conflict, and
manage differences.
 CCoonndduuccttiinngg Is the way in
which the leader ends the
meeting to assure that
participants feel satisfied with
14 of 32 HR-MMW-T-DN Version 1.0

15. Planning AA MMeeeettiinngg
““NNiinnee SStteeppss ttoo PPllaannnniinngg
tthhee MMeeeettiinngg””
1. Clarify the task of the meeting.
2. Define the desired outcomes.
3. Design the sequence of meeting
activities.
4. Determine who should attend,
roles, ad ground rules.
5. Decide when to meet, when to
end.
6. Determine logistics, equipment
and administrative matters, and
notify participants.
7. Complete the agenda.
8. Communicate the agenda to
participants.
15 of 32 HR-MMW-T-DN Version 1.0

16. KKeeyy ppooiinnttss
 TThhoorroouugghh ppllaannnniinngg iiss
ccrriittiiccaall ttoo tthhee ssuucccceessss ooff aa
mmeeeettiinngg..
 FFaaiilliinngg ttoo ppllaann iiss ppllaannnniinngg
ttoo ffaaiill..
 IItt iiss iimmppoorrttaanntt ttoo ggoo
tthhrroouugghh aallll ooff tthhee sstteeppss..
16 of 32 HR-MMW-T-DN Version 1.0

17. SStteepp 11 ::
CCllaarriiffyy tthhee ttaasskk ooff
tthhee mmeeeettiinngg
 TThhee ttaasskk ssttaatteemmeenntt iiss aa oonnee--
lliinnee ssttaatteemmeenntt ddeessccrriibbiinngg
tthhee pprriimmaarryy aaccttiivviittyy oorr
ppuurrppoossee ooff tthhee mmeeeettiinngg.. TThhee
ttaasskk ssttaatteemmeenntt ssttaarrttss wwiitthh aa
vveerrbb..
–TToo ddeecciiddee tthhee bbeesstt wwaayy ttoo
aapppprrooaacchh oouurr ccoommmmuunniiccaattiioonn
pprroobblleemm
17 of 32 HR-MMW-T-DN Version 1.0

18. SStteepp 22 ::
DDeeffiinnee DDeessiirreedd
OOuuttccoommee
 TThhee ddeessiirreedd oouuttccoommee
ddeessccrriibbeess tthhee eexxppeecctteedd
rreessuullttss ooff tthhee mmeeeettiinngg-- ttee
pprroodduucctt tthhaatt ppaarrttiicciippaannttss
wwiillll ttaakkee aawwaayy wwiitthh tthheemm
wwhheenn tthhee mmeeeettiinngg iiss oovveerr..
18 of 32 HR-MMW-T-DN Version 1.0

19. SStteepp 33 ::
DDeessiiggnn tthhee SSeeqquueennccee ooff
MMeeeettiinngg AAccttiivviittiieess
 AAllwwaayyss ppllaann;;
 UUssee aanndd iicceebbrreeaakkeerr;;
 SSeeqquueennccee mmeeeettiinngg
19 of 32 HR-MMW-T-DN Version 1.0
ttooppiiccss ;;
 AAllllooww ssuuffffiicciieenntt ttiimmee
ffoorr aann eennddiinngg..

20. SStteepp 44 ::
DDeetteerrmmiinnee WWhhoo SShhoouulldd
AAtttteenndd,, RRoolleess,, aanndd GGrroouunndd
RRuulleess
 WWhhoo SShhoouulldd AAtttteenndd??
20 of 32 HR-MMW-T-DN Version 1.0
–EEsssseennttiiaall
–OOppttiioonnaall
 RRoolleess
 GGrroouunndd RRuulleess

21. SStteepp 55 ::
DDeecciiddee WWhheenn ttoo MMeeeett,,
WWhheenn ttoo EEnndd
 HHoolldd iimmppoorrttaanntt ddeecciissiioonn--
mmaakkiinngg//pprroobblleemm ssoollvviinngg mmeeeettiinnggss
wwhheenn ppeeooppllee hhaavvee hhiigghh eenneerrggyy..
 IInn tthhee mmoorrnniinngg
 AAvvooiidd MMoonnddaayy mmoorrnniinnggss aanndd FFrriiddaayy
aafftteerrnnoooonnss aass mmuusshh aass ppoossssiibbllee..
 DDeecciiddee wwhhaatt ttiimmee ttoo bbeeggiinn aanndd ttoo
eenndd..
 TTrryy nnoott ttoo eexxcceeeedd ssiixx hhoouurrss
 SSeett tthhee mmeeeettiinngg ddaattee wwhheenn ppeeooppllee
aanndd iinnffoorrmmaattiioonn aavvaaiillaabbllee
21 of 32 HR-MMW-T-DN Version 1.0
 BBrreeaakkss eevveerryy ttwwoo hhoouurrss..

22. SStteepp 6 ::
DDeetteerrmmiinnee LLooggiissttiiccss,,
EEqquuiippmmeenntt,, aanndd
AAddmmiinniissttrraattiivvee MMaatttteerrss,,
aanndd NNoottiiffyy PPaarrttiicciippaannttss
 MMeeeettiinngg llooccaattiioonn
 RRoooomm llaayyoouutt::
 EEqquuiippmmeenntt aanndd ssuupppplliieess
eeqquuiippmmeenntt
 RReeffrreesshhmmeenntt
 NNoottiiffiiccaattiioonn
22 of 32 HR-MMW-T-DN Version 1.0

23. SStteepp 77 ::
CCoommpplleettee tthhee AAggeennddaa
 IInnttrroodduuccttiioonn aatt tthhee bbeeggiinnnniinngg
aanndd ssuummmmaarryy aatt tthhee eenndd ((ffiivvee
ttoo ffiifftteeeenn mmiinnuutteess ffoorr eeaacchh))
 NNoottee eessppeecciiaallllyy aanndd wwrriittee oouutt
tthhee ddeessiirreedd rreessuullttss
 BBee ssuurree ttoo aasssseessss tthhee aammoouunntt
ooff ttiimmee rreeqquuiirreedd ffoorr eeaacchh iitteemm
 WWrriittee tthhee aaggeennddaa oonn aa cchhaarrtt ssoo
aallll ppaarrttiicciippaannttss ccaann sseeee iitt
dduurriinngg tthhee mmeeeettiinngg..
23 of 32 HR-MMW-T-DN Version 1.0

24. SStteepp 88 ::
CCoommmmuunniiccaattee tthhee
AAggeennddaa ttoo PPaarrttiicciippaannttss
PPrriioorr ttoo tthhee MMeeeettiinngg
 BBeeffoorree tthhee mmeeeettiinngg ddaattee,,
sseenndd tthhee mmeeeettiinngg aaggeennddaa
bbyy;;
–FFoorrwwaarrddiinngg aa ccooppyy ooff tthhee
MMeeeettiinngg PPllaann WWoorrkksshheeeett
–SSeennddiinngg ddaattee ,, ssttaarrtt aanndd eenndd
ttiimmeess,, llooccaattiioonn
–EElleeccttrroonniicc ccoommmmuunniiccaattiioonn ooff
24 of 32 HR-MMW-T-DN Version 1.0

25. SStteepp 99 ::
SSeett uupp tthhee MMeeeettiinngg
RRoooomm
 AArrrraannggee tthhee mmeeeettiinngg rroooomm
ttoo ssuuppppoorrtt aaccccoommpplliisshhiinngg
yyoouurr ddeessiirreedd oouuttccoommeess aanndd
aaggeennddaa aaccttiivviittiieess..
 CCoonnssiiddeerr eeqquuiippmmeenntt aanndd
ccoommffoorrtt::
25 of 32 HR-MMW-T-DN Version 1.0

26. 22.. SSttaarrttiinngg aa
MMeeeettiinngg
 WWeellccoommeedd aanndd iinnttrroodduucceedd
ppeeooppllee
 SSttaatteedd tthhee ttaasskk
 SSttaatteedd aanndd ddiissppllaayyeedd tthhee
ddeessiirreedd oouuttccoommee
 GGaavvee bbaacckkggrroouunndd
 RReevviieewweedd oorr ddeevveellooppeedd tthhee
aaggeennddaa aanndd ddiissppllaayyeedd iitt..
 CCllaarriiffiieedd eexxppeeccttaattiioonnss
 LLiisstteedd oorr sseett ggrroouunndd rruulleess aanndd
ddiissppllaayyeedd tthheemm
26 of 32 HR-MMW-T-DN Version 1.0

27. 33.. FFooccuussiinngg oonn tthhee
TTaasskk  LLeeaadd tthhee mmeeeettiinngg tthhrroouugghh tthhee
27 of 32 HR-MMW-T-DN Version 1.0
aaggeennddaa
 IInnttrroodduuccee eeaacchh aaggeennddaa iitteemm..
CCoovveerr ttiimmee aanndd ddeessiirreedd
rreessuullttss..
 KKeeeepp tthhee ddiissccuussssiioonn oonn ttrraacckk
bbyy rreeffeerrrriinngg ttoo tthhee ssttrruuccttuurreess
 TToo ffooccuuss aatttteennttiioonn,, uussee aa cchhaarrtt
ppaadd aanndd eeaasseell oorr ootthheerr vviissuuaall
aaiiddss..
 MMaaiinnttaaiinn aa ““bbiinn lliisstt”” ooff
iimmppoorrttaanntt iitteemmss

28. 44.. HHooww ttoo ffaacciilliittaattee
AA mmeeeettiinngg lleeaaddeerr mmuusstt
28 of 32 HR-MMW-T-DN Version 1.0
ffaacciilliittaattee
 PPaarrttiicciippaanntt iinnvvoollvveemmeenntt
 ddeeaall wwiitthh ccoonnfflliicctt
 mmaannaaggee ddiiffffeerreennccee
 mmaakkee ssuurree tthhaatt eevveerryyoonnee iiss
hheeaarrdd
 kkeeeepp ccoommmmuunniiccaattiioonn ooppeenn
 ccaarrrryy oouurr mmaannyy ootthheerr ttaasskk

29. FFaacciilliittaattiinngg
PPaarrttiicciippaanntt
IInnv v RRooeeaallddvv tetehhmmee aaeessssnniiggttnneedd sseeccttiioonnss
aanndd ppllaann aa wwaayy ttoo ““tteeaacchh”” tthhee
rreesstt ooff tthhee ggrroouupp
 GGiivvee tthhee ggrroouupp ffiifftteeeenn mmiinnuutteess
ttoo pprreeppaarree aanndd ffiivvee mmiinnuutteess ttoo
pprreesseenntt
AA.. PPrroommoottiinngg PPaarrttiicciippaattiioonn
BB.. AAtttteennddiinngg ttoo tthhee PPaaccee
CC.. DDeeaalliinngg wwiitthh
CCoouunntteerrpprroodduuccttiivvee 29 of 32 HR-MMW-T-DN Version BBeehhaavviioorr
1.0
DD.. MMaannaaggiinngg ddiiffffeerreenncceess aanndd

30. 55.. CCoonncclluuddiinngg aa
MMeeeettiinngg
TThhee FFiivvee SStteeppss ttoo
CCoonncclluuddiinngg aa MMeeeettiinngg  SSuummmmaarriizzee
 CCoommppaarree
 IIddeennttiiffyy uunnffiinniisshheedd
30 of 32 HR-MMW-T-DN Version 1.0
bbuussiinneessss
 CCoommpplleettee tthhee aaccttiioonn PPllaann
 AAsskk ffoorr ffeeeeddbbaacckk

31. CClloossiinngg AAccttiivviittiieess
 WWhhaatt aaccttiioonnss yyoouu wwiillll ttaakkee
aass aa rreessuulltt ooff bbeeiinngg iinn tthhiiss
ttrraaiinniinngg pprrooggrraamm??
–WWrriittee tthheessee aaccttiioonnss oonn tthhee
bbaacckk ooff FFoorrmm AA
 WWhheenn yyoouu wwiillll ttaakkee tthhiiss
aaccttiioonn??
31 of 32 HR-MMW-T-DN Version 1.0

32. TThhaannkk yyoouu
ffoorr yyoouurr
ppaarrttiicciippaattiioonn
aanndd wwiisshh yyoouu
eeffffeeccttiivvee
mmeeeettiinnggss..
NNooww yyoouu ccaann mmaakkee
aannyy ttyyppee ooff
““eeffffeeccttiivvee””
MMeeeettiinngg..........
32 of 32 HR-MMW-T-DN Version 1.0