1. SPECTRUM in the Nordic Region
Rolf Källman
www.digisam.se
Tagung zum Sammlungsmanagement
Hamburg 10´th of June 2013
a collaborative approach towards
translation and implementation

2. Why?
• During the time in many ways a common
history and overlapping and connected
Cultural Heritage
• There are stories that need to be told
• Strengthen the Nordic perspectives in the
European collaboration…
• …and by that strenghten the European
collaboration as a whole

3. Open digital heritage information in the
Nordic region

4. Helsinki februari 2013

5. Background

6. Finland
Pilot museums delivered data to the National Digital
Library of Finland in 2011
Numerous inconsistencies in the museum
cataloguing
Different CMSs cause most of the inconsistencies
in metadata
Some problems solved by a harvesting tool LIDO,
but not all
The main outputs 2012-2015:
Enterprise architecture for museum sector
Development of cataloging
New unified Collection Management System for
museo 2015
Development of museum sector’s interface in
National Digital Library
Outputs of Museum 2015 are made in working
groups

7. Working group for cataloging
primary aim: harmonize museum cataloging
draw up a process description for cataloging
create platform-independent and
standardized cataloging instructions based on
SPECTRUM
find a common consensus of classifications
museo 2015
systems for museums to describe the objects that
are chosen to catalogue recommendations of the use of ontologies and
controlled vocabularies

8. Norway
Increased knowledge of, and attention to collections management
The Ministry of Culture has asked the Arts Council for a
broader plan for collections management in norwegian museums.
We believe a comprehensive standard will support such a plan
and contribute to:
• a common understanding of challenges and tasks in the museums
• improve the quality of practical work being done in museums
• better documentation
• better museum software
• easier access to relevant information on collections management

9. Infrastructure

10. Standards
• Descriptive, conceptuel and technical

11. Metadatastandarder• Det finns en mängd olika typer av metadatastandarder som
används av kulturarvsinstitutioner. De kan klassificeras i:
– Describing standards (beskrivande standarder, baseras på
Dublin Core), ursprungligen för webbresurser (dokument). De
som använder Dublin Core använder ofta också andra
standarder vilket innebär att Dublin Core i praktiken ofta fungerar
som en sekundär standard.
– Information schemes (metadata): domänspecifika; för museer,
bibliotek, arkiv, m m.
– Tekniska standarder av teknisk, icke-beskrivande karaktär,
några konceptuella
– ”Harvesting-schema”-standarder. I museisektorn är LIDO
ledande ”skörd-schema”, medan bilden är mer varierad i
biblioteks- och arkivsektorn.

12. Beskrivande standarder
Domänspecifika:
Arkiv:
− EAD och ISAD (G) används båda, men är inte lämpliga för data från de andra
sektorerna.
Bibliotek:
− Olika specifikationer för MARC, liksom MODS.
− RDA (Resource Description and Access) modellen för att hantera semantisk webb
och länkade databehov.
Museer:
− Ett antal beskrivande metadata standarder används bl a: CDWA, LIDO, museumdat,
Object ID, VRA och SPECTRUM (SPECTRUM är både en beskrivande standard och
en processuell standard.
− LIDO byggdes på CDWA, museumdat och SPECTRUM . Därför kan man säga att
dessa tre standarder är kompatibla med och kan presenteras i LIDO.
− LIDO är en tillämpning av CIDOC CRM som är den enda ISO-certifierade
standarden för kulturarvsdata. CIDOC CRM är också en konceptuell modell.
− Inom museisektorn finns det idag en stor variation i användningen av
metadatastandarder. Oavsett vilken standard som finns i systemet kan museernas
metadata oftast aggregeras i LIDO.

13. Konceptuella standarder:
Museer:
• CIDOC CRM
CIDOC Conceptual Reference Model (CRM) antogs
formellt som en internationell standard (ISO-standard)
antogs formellt den 12 september 2006.
Bibliotek:
• FRBR
FRBR Functional Requirements for bibliographic records:
Mycket arbete har redan gjorts för att harmonisera de båda
modellerna, och de relevanta begreppen från FRBR-
modellen integrerades i CIDOC CRM-modellen. En
liknande insats pågår inom och i dialog med arkivsektorn.
CIDOC CRM kan ses som den ledande konceptuella
referensmodellen för kulturarvet.

14. Tekniska standarder (icke-
beskrivande):
• METS, en teknisk, icke-beskrivande modell som återspeglar
strukturen av ett digitalt objekt. Den används ofta i kombination med
andra modeller.
• Det gäller att säkra att både kunna förstå och återsöka
informationen, idag och i framtiden. För det behövs kunskap om
innehållet, i form av tekniska metadata, men också om struktur och
kontext, ”paket” med metadata som beskriver både hur
informationen ska läsas och hur den tekniska miljön som den
skapades i såg ut, dvs man säkrar äkthetsbevarande och
bevarande av kontext.

15. Interoperabilitet
• strategiskt viktigt, även om svårt att uppnå.
• goda framsteg har gjorts inom vissa områden (t ex den ökade
tillgången av RDF-baserade länkade data samt CIDOC-CRM och
LIDO) men det återstår en hel del arbete
• e-infrastrukturer tillhandahåller tjänster som
kan övervinna tidigare kritiska frågor som skalbarhet och
komplexitet.
• Tekniskt utmanande med betydande insatser och investeringar.
• Oftast inga generella lösningar
• När interoperabilitet har uppnåtts kan det stödja aggregering,

16. Digisam
• har som huvvuduppdrag att koordinera arbetet för att
målen för strategin ska nås under perioden 2012-2015
• ska stå för kunskapsinhämtning och
kompetensuppbyggnad
• ska ta fram:
– underlag för rekommendationer och allmänna råd.
– förslag på en samordnad digital informationshantering och
gemensamma kostnadseffektiva lösningar för digitalt bevarande.
– Förslag på roll- och ansvarsfördelning
• är en del av den nationella strategin för digitalisering av
kulturarvet

17. Mål
Alla statliga institutioner som samlar, bevarar och
tillgängliggör kulturarvsmaterial och kulturarvsinformation
ska ta fram en plan för digitalisering och tillgänglighet.
.

18. Resultaten av Digisams arbete ska vara
skalbara och användbara för hela
kulturarvsområdet

19. Ett flertal områden kräver samordning, vissa
hanteras av Digisam

20. Alla statliga institutioner som samlar, bevarar
och tillgängliggör kulturarvsmaterial och
kulturarvsinformation ska ha en plan för
digitalisering och tillgänglighet.
Planer

21. Var står vi?

22. Hur går vi vidare?

24. Nationally in different phases…

25. Protect investments made…create values
and use

26. • Infrastructure and standards…

28. • Why choose
• SPECTRUM?
• It already exists!
• It is in use, has been tested and is continuously
developed
• It is maintained by in an active organization, Collections
Trust
• There is a partner program and cooperation on further
development
• SPECTRUM has an international community of users
• It is linked to accreditation, benchmarks etc.
• SPECTRUM compliancy serves as a guarantee for
quality museum software

29. • Who will benefit?
• a standard makes life more predictable – from job descriptions to software
• requirements
• easier to plan, monitor and document museum work
• … and how?
• Main target group: museum leaders and
• professionals because
• easier to define need for resources and prioritize
• information and resources on collections management at hand for
professionals
• possible to communicate experiences with a common reference
• easier to exchange competence and knowledge when everybody “speaks
the same
• language”
• documentation is readable across institutions – enables coordinated
collecting

30. • statistics and reports based on common understanding
of prosedures and
• documentation – gives solid basis for measurements
• the Arts Council
• stable framework for information and resources on our
web site
• provides ready referencees and requirements for
different projects we fund
• provides a theoretical framework for training, courses,
education
• provides common ground for cooperation with other
countries

31. • provides descriptions of workflow in museums –
ready to be implemented in CMS
• museum software developers
• provides well defined and described information
elements required in documentation
• has a system of testing and approving CMSs
• is LIDO compatible
• third party developers gets access to information
definitions – easier to make apps(?)

32. • …implementing
• SPECTRUM
• As a comprehensive standard for collections management – SPECTRUM
has
• the potential to be the back bone of our plan for collections management –
aims
• and priorities can be tied to procedures, results can be measured
• SPECTRUM is presented and linked to a whole range of resources, internal
and
• external at Collections Link – we hope to provide much the same kind of
service
• on our web site (Advice, Policies and legal advice etc., «How to…» videos
and
• descriptions)
• We can probably implement SPECTRUM directly through our digital
• infrastructure (since almost all norwegians museums under the Ministry of
• Culture use the same CMS)

33. • Standards to regulate infrastructure:
• Museum work – Primus and Statistics
• • SPECTRUM
• • CEN-standards
• • Existing norwegian standards
• Ontology and data exchange formats for museum objects – Primus
• and Statistics
• • CIDOC CRM
• • LIDO
• • ESE/EDM
• • Dublin Core
• …vocabularies and authorities – CultureHUB
• • SKOS
• • Thesaurus
• • Problem: system turns into a standard of its own….

34. • Projects 2013-
• Conservation module in Primus
• Module for planning and documenting maintenance of cultural historical
buildings in Primus
• Standard and software system requirements for museum logistics
• Building an Arts Council sub site – presenting the SPECTRUM procedures,
appendix
• Start producing and linking to different resources from the procedures
• Statistics – framing todays numbers in SPECRUM terminology
• One week course training museum staff to make their museum work more
efficently and to better
• integrate documentation, dissemination conservation and collections care
• Important to support digitization, long term preservation og digital material,
legacy data, etc.

35. • Ultimate goals
• RELEVANT MUSEUMS
• SUSTAINABLE DEVELOPMENT OF COLLECTIONS
• WIDER USE OF COLLECTIONS
• We are looking to see if SPECTRUM can function as the
glue
• between all the different professions involved in
collections
• management witin one museum, between museums and
maybe even
• to help integrate collections and collection work with the
rest of
• museum activities.

36. • Testing and
• evaluation
• Feedback from relevant professional
bodies
• Testing Spectrum in selected museums
• Evaluation of benefit and adaptability
• National hearing?

37. Conclusions
• numerous inconsistencies in the museum
• cataloging
• different CMSs cause most of the
inconsistencies
• in metadata
• some problems solved by a harvesting
tool
• LIDO, but not all

38. • Implementation
• 2015?

39. • Nordisk samverkan – varför och hur?

40. Samverkan med andra

41. Tack för uppmärksamheten!
Följ oss, delta och diskutera
www.digisam.se
Facebook: Digisam.riksarkivet
Twitter: @digisam_ra
E-post: digisam@riksarkivet.se

42. standarder
format
föreskrifter
allmänna råd
riktlinjer
rekommendationer
guidelines
best practises

43. Tillgängligt och
användbart

44. Styra
Producera
Använda
Bevara
Följa upp

46. Länkad Öppen Data

47. Vem säger vad?