Summery Time Management

1. Time Management
Samenvatting JCI NL basis Time Management training (TM)
Hoeveel is jouw tijd waard? Traditionele TM methoden zijn onvoldoende, want nu verwerk
je meer informatie via meer communicatie middelen terwijl je direct antwoord verwacht; Je
ervaart tijdsdruk als het ene moment het volgende opeet (stapelen van je activiteiten door
je “oorlog voor constante aandacht”).
Iedereen heeft evenveel tijd. Dit kan je niet managen, maar gedrag wel. Als je efficiënter
leert werken, dan hou je meer tijd en energie over voor de leuke dingen (die JIJ kiest)!
S.M.A.R.T. plannen is een dynamisch proces: de planning kan worden bijgesteld, maar de
doelstelling niet. Wat wil je bereiken? Hoe ga je dit doen? Wie zijn hiervoor nodig? Wanneer
moeten deze taken worden uitgevoerd? Hou je activiteiten een dag bij in een logboek om
bewust te worden waar je (onbewust) voor kiest; Het doel is om steeds meer nutteloze tijd te
elimineren.
Hersenspinsels waarvan je nog niet hebt bepaald wat je ermee wilt doen, geeft
overbelasting. Neem regelmatig pauzes om je energie beter te benutten en manage je
activiteiten slimmer door je hoofd leeg te maken (RAM geheugen even resetten), zodat je
beter kan focussen en meer kwaliteit kan leveren op geselecteerde activiteiten.
Covey’s vergelijking van de vaas met stenen, kiezels en grind: doe de dingen in de juiste
volgorde (van belangrijkheid). Neem de tijd om te kijken wat belangrijk voor je is om de
gewenste output te maximaliseren (herinner de test oefening!). Het geheim is je
aandacht/energie te richten op wat jij kiest! Baken vervolgens je prioriteiten af.
Zorg voor een goede, geordende werkomgeving waar je niet zomaar zal worden afgeleid;
Communiceer (email) in batches en maak dit ook kenbaar, zodat men hier op in kan spelen.
20% van je tijd en energie maar liefst 80% van je resultaten opleveren! 1% boven deze 20 is
dan al winst, aangezien 80% van ieders energie wordt verspeeld. We doen soms ons best om
seconden te sparen om vervolgens… uren te verspillen! Waar verspil jij tijd aan?
Hoe vaak komt het niet voor dat we er iets tussen laten komen? Uitstellen is normaal, maar
dat moet nu stoppen!!! Hoe langer we wachten…, hoe moeilijker, duurder of stressvoller
het wordt (je output en impact daalt). Handel wat je direct kan doen bewust af zonder
uitstel of archiveer het voor het juiste moment.
Zeg NEE tegen tijdslurpende opdrachten of delegeer ze naar de juiste persoon hiervoor!
Pauzeer niet je (denk)activiteiten, alleen maar omdat iemand dat wilt.
Voor aanvullende vragen: michielvanderhoeven@hotmail.com (JCI Rotterdam) Pagina 1

2. Time Management
Welke activiteiten management tools benut jij om minder tijd te verspillen?
Met welke onnodige activiteiten kan jij volgens de onderstaande Prioriteiten Matrix van
Covey stoppen om meer tijd krijgen voor de dingen die je echt belangrijk vindt?
Stel elke week (dag) vast wat je nu, later of niet zelf zou moeten doen; Doe het nu!
Prioriteiten Matrix aangepast uit: Covey. Stephen R., “7 habits of highly effective people”
Referenties: Per Stilling cursus Free Time – Basic Time Management, Stephen Covey, 7 habits
of highly effective people, Robert Bakker, time management in 12 stappen, Ineke Brusse,
effectief tijdbeheer, David Allen, Doe het nu!
Voor aanvullende vragen: michielvanderhoeven@hotmail.com (JCI Rotterdam) Pagina 2