線上5

1. 工務局及所屬公共工程處公文線上簽核等第 5 次研商會議紀錄
一、 開會時間：101 年 9 月 27 日（星期四）上午 10 時 00 分
二、 開會地點：永華市政中心二樓會議室
三、 主持人： 李主任秘書國榮
四、 出席人員：如后附簽到單
五、 主席致詞：（略）
六、 報告事項：
●上次會議紀錄
議題一、如何提昇本局及公共工程處公文線上簽核比例。
說明：
(一)第 1 次會議決議：近期目標（101 年 4 月底）提升至 30%，長期
目標（101 年底）則訂為 60%以上。
(二)7 月 16 日線上簽核比例統計資料局平均 47.57%，工程處平均
54.42%。
決議：
（1） 有關公文線上簽核比例，是政府目前很重視並大力推動之措
施，也是時代趨勢，奉局長指示仍請本局及工程處各科室再多
加倡導及配合，以有效提升比例。
（2） 民治中心目前局收文無掃描機器，故無法由紙本轉成電子文一
事，請秘書室儘快研擬解決方案，以免影響本局線上簽核比例。
（本項工作請於 8 月初以前完成）。
議題二、本局公文簽核速度局處中評比排名落後，如何改進提升至中
間階段。
說明：
(一)目前公文逾期件數在資訊系統內明顯少很多，如果不含展期資
料，大部分顯示資料是到期或當日逾期案件。
(二)公文時效工務局 5 月份 2.47 日(自行統計 2.48 日)，23 名(29 個
一級機關)；工務局公共工程處 5 月份 2.82 日，14 名(19 個二級
機關)
(三) 公文時效工務局 6 月份自行統計 2.14 日(5 月局處平均 2.65

2. 日，6 月局處平均 2.36 日，減少 0.29 日)，6 月份排名應該會進
步。
決議：公文時效的成績應該可以再降低 0.3 日，倘若下個月（7 月）
的成績本局公文處理天數高於 2.14 日，各科室要自行檢討。
尤其使用管理科與建築管理科，不應以展期方式當作公文處理
的作為，本局及工程處各科亦請比照，冀望下個月使用管理科
與建築管理科兩科的公文處理時效都能降至 2.0 日以下。
議題三、101 年 5 月 29 日府秘文字第 1010437276 號書函，請依「電
子公文節能減紙推動方案」加強提升電子交換比率於 101 年
度達到 82%目標。
說明：
(一)行政院為推動節能減碳，來文請機關加強提升電子公文交換比
率。
(二)工務局依據統計資料顯示電子公文交換目前：6 月 18 日局 431
件/1065 件約 40.46%、處 447 件/943 件約 47.40%。對照 7 月 16
日 局 484 件/1015 件約 47.68%、處 371 件/825 件約 44.96%。
決議：上開事項請公共工程處再積極提升電子公文交換比率。並請秘
書室總收文儘可能改以電子公文分文。
議題四、公文收文分文後發覺非屬本單位承辦之公文，辦理改分以致
公文簽辦延誤事宜，提請討論。
說明：
(一)因最近有兩件公文文號 1010471454、1010553581 案件，經局總
收文後分文給公共工程處，公共工程處總收文分文給業務科，業
務科發覺非本單位承辦公文，才移出給總收文分文，造成最後承
辦單位逾期或到期不合理的情況，提請討論改進。
(二)第二案由市長主持的九分子重劃區開會通知議案，由局長親自前
往參加開會；7 月 2 日總收文→工程企劃科 7/2→工程處 7/2→
新建工程一科 7/3~7/5→工程處 7/5→工務局 7/6→建築管理科

3. 7/6→承辦人 7/9→股長 7/9Am9:28→局長 Am9:42。
決議：
（1） 線上簽核為中央檔案管理局所推行的公文處理流程系統，故務
必推行。
（2） 針對公文分文因為辦理改分文以致公文簽辦延誤事宜，請各單
位爾後務必注意，如接獲開會通知單後，應先將開會時間登錄
主管行程表，尤其市長、副市長、秘書長、副秘書長等長官主
持的會議，要先列入行程表當中，請各科室多加配合。
（3） 會議紀錄除市長、副市長、秘書長、副秘書長所主持者外，請
儘量以線上簽核方式辦理，並可視實際需要佐以紙本。
議題五、為達成節省公帑開支，落實全民節約用電、用水行動，請各
單位加強宣導節能減碳措施並加以落實。
說明：
(一) 依據臺南市政府加強推動所屬機關學校節能減碳措施實施計畫
所擬定節能目標，用電節約率需達 2%以上，用水節約率需達 2%
以上。
(二)永華市政大樓 101 年 1 至 6 月累計用電度數 2,323,200，與去年
同期比較，用電成長率 0.38%；累計用水度數 17,975，與去年同
期比較，用水成長率-1.62%，請各單位加強節電節水，以達節約
率 2%以上。
(三)局處分屬於永華市政大樓一至三樓，如何配合節能減碳措施實施
計畫，提請討論。
決議：
1. 有關節電作為：
（1） 請各位主管多加宣導，中午休息時間關閉不必要之基礎照明，
並請秘書室以專人分派方式，於中午 12 時至下午 1 時 30 分關
閉不必要電源，而走廊的照明要足夠，請秘書室要隨時掌控。
（2） 採取責任分區及個人責任區管理，隨手關閉不需使用之照明。
（3） 同仁的電腦要設定螢幕保護程式，請秘書室協助辦理，以節省

4. 電源。
（4） 非公務用的高耗電產品，禁止在辦公室使用（如：電鍋、電磁
爐等電器產品）。
（5） 中央有規定，夏季上班時除特定場所（國際禮儀接待外賓之場
合、頒獎典禮、受邀參加國際性會議、宴會等）外，不穿西裝、
不打領帶，爾後開會儘量不打領帶，穿著以輕便服裝為原則。
2. 有關節水作為：
（1） 目前本局研擬將洗手臺改為噴霧狀水龍頭，並已向本府秘書處
反應在案，請秘書室追蹤辦理。
3. 有關節紙作為：
（1） 請各科室務必配合線上簽核系統。
（2） 開會時儘量不要使用紙張或列印相關資料，減少紙張的浪費。
（3） 請秘書室統計各科室用紙量，於下次會議提出檢討報告。
4. 有關節油作為：
（1）請同仁充分利用公務車的搭乘，盡量共乘公務車省油。
（2）爾後至民治行政中心開局務會議時，建議秘書室調度新的公務
車使用，既節油又安全。
議題六、節約用紙
說明：
(一)電子公文線上簽核系統作業以後部分公文轉發紙本，無原公文稿
本可供發文用印之依據，必須列印公文「發文清單」，此「發文
清單」請以回收紙列印；有科室經勸導仍然無法配合。
決議：
（1） 請各科室配合辦理。
（2） 並請秘書室統計每月各科室用紙量，俾利檢討改進。
●上次會議主席指示事項：
（一）有關民治行政中心的公文，如人民申請案件書面並未掃描轉成
電子收文，請秘書室配合購買機器、人力部份請秘書室石主
任協助並給予督促。

5. （二）請本局(處)各科、室務必配合辦理，採用線上簽核系統，減少
紙張的使用。
（三）有關公共工程處監驗的公文，不要發文給本局，請公共工程處
用處的簽辦方式辦理，呈局長核派。
（四）再次聲明爾後開會，倘若各科室主管無法出席，應指派代理人
來參加，請各科室與會同仁回去轉告主管並配合辦理。
（五）各科室如有辦理小額採購，應儘速辦理，不可延宕。
（六）有關本局檔案掃描一事，請本局秘書室加緊腳步辦理，不要有
違約情事，造成困擾。
（七）有關新聞稿的研擬，請本局 4 個科必須於每週一下班前抽空與
主任秘書討論，請各科室切實執行。
（八）有關科（室）會議之召開，除會計室、人事室、政風室可依情
況辦理外，其餘科室應切實落實，另因秘書室業務較繁雜，
建請每兩週開會一次。
（九）各承辦人員在公文呈核的名稱要做更新，如無法處理，可請秘
書室協助。
●綜合報告事項：
(一)、本局及公共工程處公文線上簽核比例。
1. 第 1 次會議決議：近期目標（101 年 4 月底）提升至 30%，長期目
標（101 年底）則訂為 60%以上。
2. 本(9)月 18 日線上簽核比例統計資料局平均 69.01%，工程處平均
71.52%。
(二)、本局公文簽核速度局處中評比排名落後，如何改進提升至中間
階段。
1. 目前公文逾期件數在資訊系統內明顯少很多，如果不含展期資
料，大部分顯示資料是到期或當日逾期案件。
2. 公文時效每月平均日數 1 月 2.46 日、2 月 2.40 日、3 月 3.09 日、
4 月 2.74 日、5 月 2.47 日、6 月 2.14 日、7 月 2.08 日、8 月 1.86

6. 日。4 月份 2.74 日 29 個一級機關 26 名、5 月份 2.47 日 23 名、
6 月份 2.14 日 16 名、7 月份 2.08 日 10 名；而工程處在 19 個二
級機關中，5 月份 2.82 日 14 名、6 月份 2.59 日 13 名、7 月份
2.41 日 13 名、8 月份 2.30 日。(正確資料以研考會為準)
3. 由數據顯示，這幾個月來的公文處理時效（平均日數）進步幅度
很大，本局的評比成績 8、9 月份應該會更好，期許本局以後之
公文處理時效能維持最佳成績。
(三)、局(處)單位收文後發覺非屬本單位承辦之公文，須辦理改分以
致公文簽辦延誤事宜，已有改善最近並無發現。
六、討論議題：
議題一、公文掃瞄新舊系統的整合，兩中心公文如何存放處置。
說明：
(一)99 年 12 月 25 日合併後至 100 年 6 月 30 日使用公文舊系統 100
，
年 7 月以後採用新系統民治及永華市政中心皆可以進行掃瞄，舊
系統永華市政中心產生的公文如何處置比較理想。
(二)新系統民治市政中心產生的公文送至永華掃瞄，完成後公文是否
存放於永華市政中心即可，以避免多次來回運送。
決議：目前建管二股的公文先放置民治行政中心存放，因空間不足請
暫借使管二股的檔案空間。
議題二、公文掃瞄目前完成數量統計。
說明：目前公文總件數、已完成點收件數、未點收件數、完成掃瞄件
數、尚未掃瞄件數。
決議：請本局秘書室統計本局目前公文掃描、點收、編卷之相關正確
數據，並於下星期五前提交資料給主任秘書。
議題三、局檔號被取代，處已掃瞄資料。
說明：

7. (一)處公文先行掃瞄使用到局的檔號，結果局掃瞄後無法進入檔案上
傳。
(二)公文列印後原號碼未取用更改為貼紙式文號，請點收編卷人員宜
將不用之檔號先行畫線，才不至於影響事後案件掃瞄。
(三)貼紙式公文掃瞄後會產生問號，請工作同仁進行校對正確。
決議：請點收編卷人員將不用之檔號先行畫線，留下貼紙式公文文
號 才不至於影響事後案件掃描 請工作同仁配合進行校對正確
， ， 。
議題四、各科室財產管理情形。
說明：
(一)升格後各科室財產管理尚未完成整合，請比照以往各科室有一位
管理者當窗口，以便校對科室財產。
(二)科室財產完成校對後，往後新增加或減少之財產方便管理，並且
有利於科室同仁辦理交接及管理。
決議：請各科室提供一位科室財產管理者當窗口，以便進行後續各科
室財產盤點及校對。
七、臨時動議：無。
八、指示事項：
（1） 本局局徽將於本（101）年 10 月 1 日（一）上午 8 時至 10 月 8
日（一）下午 5 時止，舉辦票選活動，請各位同仁上網踴躍投
票。
（2） 有關線上簽核比例，請本局使用管理科必須再提升比率，最起
碼維持 69%。
（3） 線上簽核比例未達 70%的科室請再加強。
（4） 本次會議公共工程處王主任秘書、副總工程司皆未參加亦未請
假，下次請秘書室另外通知。
（5） 請本局秘書室石主任憲諭督促民治行政中心的公文收文分文等
公文處理作業應切實。

8. （6） 總收文對於開會通知單，如係市長、副市長、秘書長、副秘書
長所主持者，請先與心儀請示局長後登錄主管行程表，請務必
落實辦理。
（7） 請各位同仁中午休息時間配合關燈省電。
（8） 請本局秘書室通盤調查同仁的電腦是否有設定電腦螢幕保護程
式，以節省電源。
（9） 根據各科室用紙量統計結果，使用管理科一個月平均使用 1 萬
多枚紙張，請使用管理科配合線上簽核系統，以減少用紙量的
使用。
（10） 電子公文線上簽核系統作業以後部分公文轉發紙本，無原公
文稿本可供發文用印之依據，必須列印公文「發文清單」，此
「發文清單」請以回收紙列印，前開事項請各科室配合辦理。
（11） 有關科（室）會議之召開，建議可以邀請主任秘書參加會議，
以了解各科室的業務困境，目前有邀請主任秘書參加科務會議
的科室有秘書室、建築管理科、工程企畫科，其他科室可比照
辦理，倘主任秘書已參加過的科室，亦可再安排。
（12） 爾後仍請本局 4 個科每週一下班前與主任秘書討論新聞稿相
關事宜。
（13） 有關 9 月份線上簽核比例，本局成績些微落後公共工程處，
請本局秘書室檢討改進。
（14） 因公文處理時效公共工程處仍有進步空間，請再加強公文處
理時效之提升，俾利爭取好成績。
（15） 有關掃描新舊系統整合，兩個行政中心的公文如何存放處置，
請秘書室積極尋找可存放的空間。
（16） 請秘書室統計本局目前公文掃描、點收、編卷之相關數據，
並於下星期五前提交資料給主任秘書。
（17） 請各位同仁於上班時間配帶識別證，並請人事室加強宣導。
九、散會：上午 12 時 10 分