提升公文處理時效及線上簽核比例內部研商會議紀錄20120430

1. 提升公文處理時效及線上簽核比例內部研商會議紀錄
1、 開會時間：101 年 4 月 30 日（星期一）下午 2 時 00 分
2、 開會地點：永華市政中心二樓西側會議室
3、 主持人： 李主任秘書國榮
4、 出席人員：如后附簽到單
5、 主席致詞：（略）
6、 主辦單位報告：
（一）前因本局及公共工程處公文線上簽核比例僅達 10%，嚴重
落後其他局處，且 2 月份局公文處理時效評比列為 29 個機關中倒數
第 4 名等，故於 101 年 3 月 28 日召開工務局及所屬公共工程處公文
線上簽核等第一次研商會議，經與會同仁共同討論決議重點摘示如
次：
（1） 有關本局及公共工程處公文線上簽核比例，訂定近期目標
（101 年 4 月底）提升至 30%，長期目標（101 年底）則訂
為達 60%以上。
（2）本局建築管理業務及使用管理業務之人民申請案件，請將
書面掃描轉成電子收文，另申請書圖等附件問題請業務科
盡可能克服處理。
（3）請秘書室於每週五將各科室線上簽核比率傳送各科室主管，
俾利主管預警及時處理。
（4）有關公文簽核速度，訂定本（101）年 4 月份公文處理時效
應提昇至 2.6 天以內。
（5）人民申請案或陳情案件，因屬性較為特殊，請承辦科室設
法因應加速辦理或依個別案件追蹤進度。
（6）為利各科室主管公文簽核速度之管控，請秘書室每週五前
將逾期公文一覽表電傳各科室主管，並於每兩週以書面稽
催一次，請承辦人敘明原因及檢討改進之道。
（二）3 月份公文處理時效，本局平均 3.09 天，公共工程處 2.94
天，於本府 29 個機關中評比倒數第三名，經上次研商會議檢討改進，
截至本（101）年 4 月 24 日止，經統計結果，線上簽核比例部分，本
局已達 34.81%，公共工程處 16.33%；惟公文處理時效部分，本局 4
月份平均為 2.44 天，公共工程處平均為 2.97 天（如附表 1），與 3
月份比較，互有消長，未見明顯績效，故再次請與會同仁就自己主
管業務推動困境提出說明，透過共同腦力激盪，研商具體對策。
附表 1
1

2. 公文線上簽核比例(%) 局 處
101 年 2 月 10% 2.08%
101 年 3 月 9.34% 16%
101 年 4 月 34.81% 16.33%
公文處理時效天數 局 處
（天） 101 年 2 月 2.5 天 2.76 天
101 年 3 月 3.09 天 2.94 天
101 年 4 月 2.44 天 2.97 天
7、 討論議題：
議題一、 是否全面實施公文線上簽核？實行公文線上簽核有無其他困
境？又該如何變革？
說明：
（1） 電子公文或紙本公文都要實施公文線上簽核？
（2） 在本局各科室間簽會及簽呈案件是否需線上傳遞簽核？
（3） 工程預算書圖或材料試驗送審書件附件無法採用線上簽核作
業，仍需要以紙本呈送核定，有無替代方案？
決議：
（1） 全面實施公文線上簽核有其困難度，故先從本局開會通知單
做起，爾後請以線上簽核方式發文通知，惟初期階段，仍請
主辦單位於會議前提醒各相關科室開會時間，另會議紀錄亦
可盡量採用線上簽核。
（2） 本局有些科室（例如：工程企劃科）需函轉給公共工程處的
公文，應以線上簽核方式辦理；另請本局秘書室配合統計本
局各科室紙本發文量之比較，以力求改進。
（3） 有關工程預算書圖或材料試驗送審書件附件，仍請相關科室
盡量配合線上簽核。
議題二、 是否公文催辦之責任都屬於本局研考人員？為了提升本局公
文處理時效，本局研考人員對於公文催辦之權責範圍為何？
說明：本局因工程業務特殊，公文流程時效管制實應以業務執行單
位自我管理為主（承辦人員對經辦案件自簽辦之日起至發文之日止
應負各流程查催之責），而秘書室研考人員係後端查催處理（如：
2

3. 行電話聯繫紀錄、線上催辦、或實施公文逾期評比之責），應明確擬
定各流程人員之權責，以利獎懲。
決議：
（1） 有關公文流程時效管制應由各科室主管負責催辦及獎懲。
（2） 至於秘書室後端查催處理部份，請本局秘書室每週公告催辦
情形，公共工程處亦請比照辦理。
（3） 有關議題一、議題二的部分，公文線上簽核比例以及公文處理
時效天數，爾後每月的成績若仍無法大幅提升，最少亦應維
持目前標準，倘若嚴重退步將報請局追究相關責任。
議題三、如何提高檔案管理效率，提請研擬具體解決方案。
說明：
本局（處）檔案室業於 101 年 2 月 21 日成立，目前設置地點為
（1）
臺南地政事務所 4 樓。經查統計結果，自縣市合併後至 101 年 4
月份，產生檔案件數部分，本局共計 65,936 件，公共工程處
共計 69,225 件。已經完成點收及編目部份，本局共計 33,404
件，公共工程處共計 10,203 件（如附表 2）。另有關檔案掃描
本局秘書室業於 100 年 7 月 19 日以南市工秘字第 1000553008
號函請本局各單位登記桌人員於每月 5 日前，自行列印歸檔清
單（一式兩份），並將公文紙本依序整理且掃描存檔後，逕送
工務局秘書室辦理結案歸檔（如附件 1）。
（2）除工程企劃科有確實落實掃描作業外，其餘科室至今並未完成
掃描。因本局秘書室人手不足，為提高檔案管理效率，先前業
經鄒副總工程司協調請各科室派員協助剩餘未點收編卷之檔案
事宜，惟截至今日（4/30），仍有 32,532 件尚未執行點收編
卷，且全數檔案皆未掃描完成，更何況每日均有新增公文件數，
秘書室檔管人力確實不足，非不為實不能也。
（3）雖經各科室協助點收編卷，惟後續仍有繁瑣處理程序，為能確
實辦妥檔管業務，請集思廣意，共同研擬具體有效解決方案。
決議：
（1） 有關秘書室檔案管理因人手不足部分，請本局 4 個科(使用管
理科、 工程企劃科、 採購品管科以及建築管理科)，每科各派 2
位同仁協助檔管點收編卷事宜；另機器掃描部分，因本府資
訊中心需排定設定掃描系統時間，故於兩週後（5 月 14 日）
各科開始進行掃描，前開時程訂於 3 個月後（7 月底）完成。
（2） 請秘書室提供予各科室尚有多少案件，未完成點收編卷及未
3

4. 掃描之明細，以利檔案管理工作順利進行。
（3） 為利檔案管理順利進行後續工作，請秘書室研議是否再租賃
1 台掃描機器。
（4） 上開事項，本局公共工程處亦可比照辦理。
附表 2
八、臨時動議：
局、處各科室協調事項（如附件 2 提案單）
決議：
（1） 請各科室盡量要求承商提報資料給本局（處）時公文盡量以
掃描成電子檔案方式收文，俾利線上簽核。
（2） 紙本轉線上簽核的問題：
來文如無法清楚顯示來文機關或受文者等項目，紙本無法順
利轉成線上簽核，即系統轉換過程無法判讀，將在紙本上蓋
章標示「無法轉線簽，以紙本簽辦 。
」
（三）公文歸檔的問題：
依據機關檔案管理作業手冊第七章點收作業規定，各科室應
以正本送件歸檔，如未能以正本歸檔，應於承辦流程中簽呈
奉機關首長核准以影本歸檔。
九、主席指示事項：
（1） 開會的目的是要集思廣益，倘若各科室主管無法出席會議，
亦應派熟悉業務的人員出席，且應說明為何主管無法出席原
因，並於會後向主管報告開會指示事項。
（2） 上次會議所提及，有關公文撰擬製作須注意改進之處，仍有
科室未加以重視者，如
（1）公文附件，請於公文附件欄位將附件的全名填入，不要用
「如主旨、「如說明、「如文」等
」 」 。
（2）年、月、日的數字請用阿拉伯數字填寫，另公文中常出現的
「乙案」 「乙份」
或 ，爾後請改為「一案」 「1 份 。 「請查照」，
或 」另
機關名稱 工務局及所屬公共工程處檔案總數量 備註
縣市合併後 縣市合併後 縣市
新產生檔案數 已經點收編目(件)
合併後已經掃描(件
(件)
台南市政府 65936 33404 9517
工務局
台南市政府 69225 10203 5566
工務局
公共工程處
也不須空一格，如有好的結尾，甚至可省略「請查照」，以資簡
4

5. 化。
（3）公文的字體大小請用 14 點字，行距要保持一定的標準行距，
如果超過兩頁請用雙面列印，並留有足夠位置讓長官核章。請
務必嚴格要求公文的品質。
（4）其他未提到的請各科室主管參閱上次會議紀錄要求同仁配合
辦理。
有關採購案件訂定底價，應由規劃、 設計、需求或使用單位提
（3）
出預估金額及其分析後，由承辦採購單位簽報並以密件方式
辦理核定底價。製作底價封時，請務必小心、謹慎與嚴謹。
（4） 請各科室落實召開科務會議，會議紀錄亦請上呈。室務會議
請合併工程處之室級單位一同召開。並請加強清廉宣導的紀
錄。
（5） 有關本局 4 個科之新聞稿研擬，主任秘書室於每週一及每週
三進行催辦。並從下星期（5/8）開始，請本局 4 個科的科長
及當週寫新聞稿的同仁利用下午約 20 分鐘的時間一同研討
新聞稿題目的撰擬。
（6） 自下次局務會議起，請法制秘書、 公共工程處人事室、 會計室
政風室及秘書室主管不用出席局務會議；如遇本局擴大局務
會議時，請秘書室安排較大空間召開會議。
（7） 有關局務會議資料，如上次未報告之單位的資料，則本次無
須再列印，僅需列印局長、副局長、李主任秘書、鄒副總工程
司、處長及王主任秘書等人即可。 並請秘書室於局務會議召開
前一日，將議程及相關資料先送主任秘書過濾。
（8） 勞務採購評選（審）作業程序主辦單位承辦人員不夠熟悉，
致議程多有遺漏與瑕疵，請採購品管科舉辦教育訓練，加強
同仁對於勞務採購評選（審）案件作業的瞭解。
（9） 讀書會請人事室依局長指示簽辦。
（10） 各科室公文呈核後，複閱的速度請再加強。
（11） 工務局網站資料，請工程企劃科隨時上網更新，並請提升特
色。
（12） 有關公文書法律統一用字、用語及標點符號用法和公文書橫
式書寫數字使用原則，本局仍有許多同仁尚未看過，請本局
秘書室改進並於下次會議提減少錯誤方案。
（13） 本局（處）秘書室於分文時，若有不知屬於哪一個科室的公
文，可請主任秘書定奪。
十、散會：下午 4 時 00 分
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