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第3次憲簽

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第3次會議記錄

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第3次憲簽

  1. 1. 提升公文處理時效及線上簽核比例內部研商第 3 次會議紀錄1、 開會時間:101 年 6 月 21 日(星期四)上午 10 時 00 分2、 開會地點:永華市政中心二樓會議室3、 主持人: 李主任秘書國榮4、 出席人員:如后附簽到單5、 主席致詞:(略)6、 主辦單位報告:(詳如會場書面資料)7、 討論議題:議題一、如何提昇本局及公共工程處公文線上簽核比例。說明:(1) 第 1 次會議決議:近期目標(101 年 4 月底)提升至 30%,長 期目標(101 年底)則訂為 60%以上。(2) 6 月 15 日線上簽核比例統計資料局平均 45%,工程處平均 51%。決議: 有關線上簽核比例,請本局使用管理科與建築管理科配合加(1) 速辦理。(2) 另請本局秘書室將建築管理科曾科長鵬光之意見納入參酌辦 理,即請將前端作業做好,將人民申請案件書面掃描轉成電 子收文以利後續電子公文處理。議題二、 本局公文簽核速度局處中評比排名落後,如何改進提升至中 間階段。說明:(一)目前公文逾期件數在資訊系統內明顯少很多,如果不含展期資 料,大部分顯示資料是到期或當日逾期案件。(二)公文時效每月平均日數 1 月 2.46 日、 月 2.40 日、 月 3.09 日、 2 3 4 月 2.41 日、5 月 2.31 日。(正確資料以研考會為準)決議:(1) 由數據顯示,這幾個月來的公文處理時效(平均日數)有進 步,但幅度不大,尚有再進步之空間,所以相信 6 月份,本 局的評比成績應該會更好,期許本局 6 月份之公文處理時效 參數能降至 2.31 日以下,上開事項,請各科室配合辦理,另 請會計室、使用管理科、建築管理科以及政風室再加強。議題三、 年 5 月 29 日府秘文字第 1010437276 號書函,請依 101 「電子 1
  2. 2. 公文節能減紙推動方案」加強提升電子交換比率於 101 年度 達到 82%目標。說明:(一)行政院為推動節能減碳,來文請機關加強提升電子公文交換比 率。(二)工務局依據統計資料顯示電子公文交換目前:局 431 件/1065 件 約 40.46%、處 447 件/943 件約 47.40%。(6 月 18 日)決議:本議題請本局秘書室研擬提升方案,以增進電子公文交換比率,並請簽請局長核示或於局務會議報告。八、臨時動議:(一)秘書室提議: 單位收文後發覺非屬本單位承辦之公文,須辦理改分以致 公文簽辦延誤事宜,提請討論。說明:(一)因最近有一公文文號 1010471454 號案件,經局總收文後分文給 公共工程處,公共工程處總收文分文給業務科,業務科事隔 5 天即將逾期,發覺非本單位承辦公文,才移出給總收文分文, 造成最後承辦單位逾期或到期不合理的情況,提請討論改進。決議:(一)公文來文無法確認辨識所屬承辦科室時,請總收文或登記桌點 選公文系統,進入查看公文內容再行分文,尚無法確認承辦單 位則請上簽主任秘書核定。(二)收文後非本單位應辦之公文請於收文 6 小時內提出分文需求,並 於簽內敘明原因並附承辦科室確認之資料,以避免公文延宕而 發生互推情形。(三)未能於期限內或市政府規定期限內提出公文改分之需求,應敘 明理由,否則該收文單位必須自行辦理,不得請求改分以免造 成延宕。(四)各科室登記桌應隨時上公文系統查看公文辦理情形,如發覺公 文異常、 延遲辦理或有疑問,請與承辦人查詢確認或向科室主管 反應,以減少人為疏失。九、主席指示事項:(1) 人民申請案件書面掃描轉成電子收文,請業務科盡可能克服 申請書圖等附件的問題,前開事項請秘書室再盡力配合辦理。(2) 請本局(處)各科、室務必配合辦理,採用線上簽核系統及發電 子公文,減少紙張的使用,以達到節能減碳的目標,爾後連 2
  3. 3. 同局務會議一樣不要列印相關紙本,減少紙張的浪費。(3) 有關科(室)會議之召開,請各單位切實落實,並於開會時 加強政風廉潔宣導。(4) 有關公文書撰寫之相關細節,業於前兩次會議中說明過,惟 仍有多個科室未加遵守,例如:有公文附件時,請記得於公 文附件欄位將附件的全名填入,不要用 「如主旨 」 、 「如說明」 、 「如文」等,以及使用標準行距等等,請各科室務必參閱前次 會議紀錄再加強配合。(5) 採購案件若達 500 萬元以上,必須敬會財政處、 主計處,現在 依「市府第 30 次各局處協調會議紀錄」改為 300 萬元採購金額, 請各科室配合辦理。(6) 簽呈呈核上層時,其擬辦部分,不應再寫「是否妥適?請核 示」,此現象以公共工程處發生最多,請改進。(7) 局內各科室的意見應儘量先整合綜簽後,方可上陳市府,前 開事項以養護工程二科問題最多,請張正工國淵回去轉告科 長知悉。(8) 本局開會通知單,爾後請以線上簽核方式發文通知,另請主 辦單位於會議前提醒各相關科室開會時間,亦可以 email 方 式轉告各開會單位,請切實落實。(9) 有關工程預算書圖或材料試驗送審書件附件,仍請相關科室 盡量配合線上簽核,公共工程處的部分,如有其他困難,請 自行協調辦理。(10) 有關前次會議議題一、議題二的部分,公文線上簽核比例以 及公文處理時效(天數),爾後每月的成績若仍無法大幅提 升,最少亦應維持目前標準,倘若嚴重退步將報請局長追究 相關責任。前開事項,亦請秘書室查明本局之成績有無因為 展期的問題而有所影響,如果有影響,則請改以專案列管方 式辦理。(11) 有關本局的檔案點收編卷事宜,經再次開會研擬後決議並經 簽核,本局七萬多件尚未掃描之公文檔案,改以委外發包的 方式進行掃描,請秘書室儘快辦理並且儘速進行簽約事宜, 並依秘書室石主任所言,從簽約起 4 個月內完成所有掃描。 另外使用管理科的編卷部分,亦請吳科長配合辦理。檔案管 理則請秘書室賡續執行。(12) 開會的目的是要集思廣益,倘若各科室主管無法出席應指派 代理人來參加,請各科室與會同仁回去轉告主管並配合辦理。(13) 有關本局 4 個科之新聞稿研擬,請各科室於每週一抽空與主 任秘書討論,以期提升新聞稿的吸引力與上報率。 3
  4. 4. (14) 有關局務會議資料,如上次未報告之單位的資料,則本次無 須再列印,僅需列印局長、副局長、李主任秘書、鄒副總工程 司、處長及王主任秘書等人即可。並請秘書室於局務會議召開 前一日,將議程及相關資料先送主任秘書過濾。前開事項, 請秘書室要再加強。(15) 工務局網站資料,請工程企劃科再加強,提升特色。(16) 公文須簽稿並陳時,應簽在上,稿在下,並於公文第 1 頁註 明簽稿並陳,請各科室主管特別注意,以避免長官漏蓋章而 延誤公文時效之情形發生。(17) 近日市府將辦理環境整潔評比,除須秘書室的努力執行外, 最重要更需要各單位的戮力配合。(18) 針對節能省電與省水部份,仍請秘書室努力推動,並且切實 落實。十、散會:上午 12 時 20 分 4

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