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1. 提升公文處理時效及線上簽核比例內部研商會議第 6 次會議紀錄
一、 開會時間：101 年 11 月 15 日（星期四）上午 10 時 00 分
二、 開會地點：永華市政中心二樓會議室
三、 主持人： 李主任秘書國榮
四、 出席人員：如后附簽到單
五、 主席致詞：（略）
六、 主辦單位報告：(詳如會場書面資料)
七、 討論題案：
議題一、11 月起各科室公文完成發文以後，公文原稿件移交秘書室
之時間及方式，提請討論。
說明：
(一)依 11 月 5 日協調會議決議：10 月底以前的公文請各科室繼續幫
忙，從 11 月以後之公文回歸秘書室點收、編卷、掃瞄。
(二)11 月 9 日 4 員替代役報到，目前安排在秘書室協助檔案掃瞄、
歸檔相關工作事項。
(三)各科室公文完成發文以後，請 1-2 天或 1 星期彙整 1 次，並將公
文清單列印出來移交秘書室點收。
(四)秘書室公文點收窗口：林小姐。
(五)長期因應措施：請增加秘書室檔案及文書管理配置合理的人力。
決議：
(一) 各科室公文完成發文以後，請每 2 天或最遲每週彙整 1 次公文
清單，並列印出來移交秘書室點收。
(二)其他如說明所述。
八、 臨時動議：
(一)因科長常常外出，以致線上簽核時效延宕，是否有改進措施。
（使
用管理科）
主席裁示：
目前市府因行動簽核尚未普及，仍請使管科吳科長文進儘量配合線上
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2. 簽核作業時間 即時辦理科內線上簽核公文 以免線上簽核時效延宕。
， ，
(二)本處經常收到工務局函轉府文或其他機關的重複來文，請貴局承
辦人員發文留意已收文單位，俾減輕本處收文量及後續檔管作業的負
擔。
（公共工程處秘書室）
主席裁示：
請本局各單位（尤其採購品管科此種情形最多）配合辦理。
九、主席指示事項：
（一） 轉達 101 年 11 月 13 日下午 2 時秘書長與一級機關主任秘書
座談會，秘書長指示及要求事項：
1. 主任秘書的工作是承上啟下的性質，應做好局內溝通協調的工
作，也是局內管家婆的角色。
2. 主任秘書應作跨科室整合，故公文核稿工作特別應謹慎處理，譬
如綜簽至府裡的意見就不需再將本局之意見重述一次。
3. 此次議會要求檢討，各局的網站須作更新及有創意，且必須隨時
檢視。所以議會結束後，應全面修正檢討更新，請本局工程企劃
科預為準備。
4. 秘書長辦公室召開的協調會議，如果對於裁示內容有意見，可向
秘書長反應，另再作修正協調。
5. 公文的撰寫絕對不能呈現「奉 O 議員示」字眼，奉示僅用於市府
2

3. 長官，不可用於議會，否則與行政體制有嚴重不符之處。
6. 與議會互動時，應適時有所堅持，以維持行政體制。
7. 綜簽至府時要將局內意見整合，不需再重複敘述局內單位意見。
會辦單亦可將市政府各局處的單位寫在同一張。
8. 出席開會，不一定要要求簡任以上人員參加，日後仍以科長參加
為主。
9. 線上簽核內呈後要退回不一定僅承辦人或登記桌一個選項，可再
多設幾個對象，請本局秘書室協助設定。
10. 如果被議員叫去服務處或議會時，至少要有科長帶著去，不要由
承辦人員單獨前往。
11. 主管要常常教導約聘僱人員，珍惜目前的工作，蓋過章的案件都
是要負責的，請主管要多教育及宣導。
12. 人事處長提：
（1） 高普考新進人員公文撰寫品質屢見不好，惟已有輔導員制度，
所以應落實輔導員之責任；近期也會遵照秘書長的指示，調訓
新進但有幾個月經驗的公務人力。
（2） 任何課程的派訓，選派時請各機關主秘留意是否適合的問題，
應依業務的性質酌情選派，不要都由同一人參訓。
13. 副秘書長提：
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4. （1） 具有時效性、緊急之公文，請承辦人員要嚴加控管，必要時帶
著公文上陳。
（2） 會辦時間過久（有的長達一個月以上），會影響公文的時效及
品質，請注意催辦。
（3） 公文簽辦核章處所預留的空間不夠，影響長官核章，請改進。
（4） 公文撰寫，一定要採雙面列印，以節省紙張。
（5） 綜簽的機制一定要落實（若是像會財政處、主計處等之例行性
提醒：如奉核後送 1 份等）則不必綜簽，以免影響公文時效。
14. 轉達相關提案決議情形：
（1） 切記簽奉第一層核定之函稿均不可顯示「本案依分層負責授權
OO 決行」
，而依分層負責明細表授權決行之函稿，亦請二、三
層代為決行者要確實把關，其餘內容如處理公文之態樣（詳如
附件 1）。
（2） 市政府本部內 9 個內部單位（非屬機關）可以行文發文、收文；
但若發至＂科＂的公文，則以台南市政府○○局（…科）括號
表示。
（3） 人民陳情案件，若非屬本機關之公文，須移文給另一機關時，
請先由科長對科長溝通，確認權責後，再移文。若是屬交辦一
層案件須分給別的局處時，可直接找交辦之長官報告協調改
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5. 分。
（4） 由研考會轉傳給各機關單位的書面資料（有陳情內容、姓名、
電話等等），個人資料不可直接給議員或任何人，請各位主管
嚴格把關。另法制處於最近會辦理個資法的演講及講習，屆時
請各位同仁參加。
（5） 行動簽核若有特殊需求，可向研考會申請，目前開設簡任以上
人員申請，請本局秘書室洽研考會辦理；線上簽核內呈對象之
增加可洽資訊中心設定。
15. 公文線上簽核相關問題：
（1） 要透過中央檔案管理局才能修改公文筆硯系統， 包括的內容
如後附圖所示。
（2） 決行後還能進行修改，主要是因有錯字，承辦要作校對所致，
若不需要可透過資訊中心關掉此項功能。
（3） 12 月以後會增加至 30 種修改字跡顏色。
（4） 分會與順會權責設定有所不同，相關疑問可洽資訊中心。
（二） 發現線上公文逾期案件未及時處理，請各科室留意並且做好
控管，以免影響整體公文時效。
（三） 未來每個月將作各科室及個人的公文稽催及處理時效檢討。
（四） 公文複閱的機制還是不夠落實，請改進。
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6. （五） 公文卷宗之科室名牌請適度黏貼好。
（六） 外局處會簽之公文，麻煩請外加本局科室之卷宗夾。
（七） 開會通知單、新聞稿及重要工程案件等時效性之公文，請用
紅色卷宗夾。
（八） 簽稿倂陳之公文，請務必特別加註＂簽稿併陳＇。
（九） 會簽之簽註意見，若字體潦草將會影響本局形象，可改以打
字黏貼方式處理，請各科室多加注意。
（十） 新聞稿撰寫有懶散情形，請遵守星期一與主秘有約之約定。
（十一） 遠見、天下、康健等 3 本雜誌已於 10 月起定期置於主祕
室，請各位同仁踴躍借閱，多多利用。
（十二） 有關檔案歸檔空間問題 請建築管理科二股及使用管理科
，
二股，承辦人或協助檔案管理人員提供正確的歸檔存放空間
給秘書室，以作妥適分配。
（十三） 未來有關辦公廳舍的協調及協調事宜請秘書室石主任協
助辦理。
（十四） 交辦案件、績效表等之辦理情形，請各科務必註明完成日
期。
（十五） 密件黏封處簽章位置不夠，蓋章困難，請配合改進。
（十六） 局務會議報告之內容，簡報資料請各科室配合於當週一
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7. 下班前務必送秘書室林小姐彙整，並請秘書室於星期二早上
送主秘辦室以利修正。
（十七） 明年起影印機簽約事宜，進度如何，請秘書室妥善辦理。
（十八） 截至 11 月 13 日止議會議員質詢列管案件，工務局 0 件，
工程處有 9 件未結案，請公共工程處依局長指示切實管控。
（十九） 保管之財產若逾使用年限很久，應盡快辦理報廢事宜。
（二十） 簽呈中提到＂職＂一詞，應是以科室主管之口氣、立場為
之；其餘科室內人員，則應以本科 OO 人簽陳。
（二十一） 職務代理人制度請落實執行。
（二十二） 差勤管理請人事室加強抽點，尤其民治行政中心。
（二十三） 電話禮貌測試請確實辦理，請本局秘書室於 11 月底前辦
理完成（包含測試成績評比）。
（二十四） 請各位同仁於上班時間佩帶識別證。
（二十五） 採購標案核定底價 請採購品管科務必於開標一周前送主
，
任秘書室。
（二十六） 請各科室再加強公文處理時效之提升，俾利爭取好成績。
（二十七） 線上簽核比例，公共工程處的成績比局的成績稍好，請局
內各科必須再加強，尤其建築管理科及使用管理科請不要再
將線上公文轉為紙本。
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8. （二十八） 自 11 月 9 日起，有 4 名替代役男進駐本局秘書室為期 10
個月時間，負責檔案管理：點收、編卷及掃描業務，請秘書
室勇於任事，負起檔管之全責。另外委外掃描作業請於年底
前務必完成。並請秘書室研擬明年度將如何因應整體檔案管
理業務。
十、散會：下午 12 時 30 分
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