工務局(處)線上簽核績效研商會議紀錄-1-20120326

1. 工務局及所屬公共工程處公文線上簽核等研商會議紀
錄
1 、 開會時間：1 0 1 年 3 月 28 日下午 2 時 30 分
2、 開會地點：永華市政中心二樓會議室
3、 主持人： 李主任秘書國榮、
王主任秘書建雄 記錄：
4、 出席人員：如簽到表
5、 主持人致詞：(略)
6、 報告事項：
因市政會議研考會報告內容顯示，有關本局及公共工程處
公文線上簽核比例僅達 1 0 % ，嚴重落後其他局處，以及本局 2 月份
公文處理時效評比也列為 29 個機關中的倒數第 4 名等，皆屬尚有進
步空間的問題，經局長指示進行研擬，因此請與會同仁共同研擬如
何改進及提昇等作為。
7、 討論議題：
議題一：如何提昇本局及公共工程處公文線上簽核比例。
說明：
（1 ）1 0 1 年至 2 月份公文線上簽核比例僅達 1 0 % ，落後其他局處，
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2. 經分析原因如下：
1 . 工務局服務對象從山區、平地到沿海散居各地，由於地緣關
係相對的需求不同，申請案件差異也很大。
2. 人民服務的需求不同，案件提出申請或陳情的方式多以紙本
書面送達。
3. 人民所送的建築管理業務或使用管理業務申請書服務案件，
紙本比例比電子公文收文多。
4. 其次一般人民申請案件內容除本文以外，尚有其他附件，例
如：檢舉違章建築的地點及相關相片。建築執照及使用執照
申請資料內附審核的書圖等等。
5. 工程方面：施工之開工、竣工報告書除外，預算書圖或材料
試驗送審書件附件無法採用線上簽核作業，仍需要以紙本呈
送核定，才能確定其內容之正確性。
（2）如何在目前的環境下，有效提升線上簽核比例，提請討論。
決議：
（1 ） 近期目標（1 0 1 年 4 月底）提升至 30 % ，長期目標（1 0 1 年
底）則訂為 60 % 以上。
（2） 請總收文盡量採用掃描成電子公文之方式處理為首要，如有
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3. 手寫申請書或不符合公文格式之文件，無法容入掃描公文系
統先予排除，惟本項工作以不影響後續公文處理時效為原則。
（3） 請本局(處)各科、室主管督導同仁禁止線上收文轉為紙本辦理
（4） 請秘書室於每週五將各科室線上簽核比率傳送各科室主管，
俾利主管預警及時處理。
（5） 人民申請案件書面掃描轉成電子收文，請業務科盡可能克服
申請書圖等附件的問題。
（6） 請本局(處)各科、室務必配合辦理，採用線上簽核系統及發電
子公文，減少紙張的使用，以達到節能減碳的目標。
議題二：本局 2 月份公文簽核速度於市府 29 個局處中評比排名倒數
第 4 名，如何改進。
說明：
（1 ） 經調閱市府公文處理成績月報表，本局 1 月份公文處理平均
速度 2.75 天，2 月份公文處理平均速度 2.7 天，速度上雖然
有提升，但幅度很小，不敵別的局處進步較大，導致本局反
而落後，更顯示其他局處是相當重視與進步。
（2） 由線上統計資料建築管理科公文逾期辦理統計最多件，有時
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4. 達 1 00 件(3 月 27 日有 1 2 1 件)，其次是使用管理科大約 1 0
件。
（3） 人民申請案或陳情案件，因屬性較為特殊，請承辦科室設法
因應加速辦理或依個別案件追蹤進度。
（4） 因部分承辦人於收文後未儘速立即辦理簽核，以至影響公文
處理時效。
決議：
（1 ） 請各科室主管嚴格督促承辦人於收文後應即刻辦理簽核，甚
至特急件亦可要求親持，以縮短簽辦時程、提昇簽辦效率。
（2） 善加利用公文線上簽核系統，部分文件可透過線上簽核達到
效果。不用永華與民治兩市政中心公文書件往返接送。
（3） 公文線上簽核系統已有收文、分文、簽核、核批的時間及日期
(含時、分)，可利於各科室主管的管控。
（4） 請秘書室每週五前將逾期公文一覽表電傳各科室主管加以預
警管控，另外每兩週以書面稽催一次請承辦人填寫原因及檢
討改進。
（5） 請本局各科室主管隨時上電子公文系統查看，螢幕頁面設有
顯示逾期件數及預警將逾期件數，並點選進入查看，以督促
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5. 承辦人儘速完成或追蹤案件簽核進度。
（6） 4 月份公文處理時效提昇至 2.6 天以內，並於下次會議時檢
討。
8、臨時動議：無
9、主席提示事項：
(1) 這個月以來，發現部分同仁並沒有注意公文卷宗夾的速別使用，
例如：公文速別雖為最速件，但卻使用普通件的卷宗，另外，
「最速件」的卷宗外面又以便利貼的方式貼上「特急件」
、
「超特 急
件」 「H ot」
或 字眼，導致長官批示公文時，無法即時分辨哪一件
是最急件，造成公文處理的延宕，請各位同仁多留意，並請承
辦人員要有責任感，對於急迫性的公文，應該親自追蹤。
(2) 因有科室反應卷宗夾不敷使用，請本局秘書室協助調查需求及
採購。
(3) 請各科室的主管要有責任心，如有同仁的公文即將逾期，應該
及時提醒，不要影響公文的處理時效，這部分麻煩各科室主管
善盡列管之責。
(4) 有關秘書室送請本局建築管理科及使用管理科的公文稽催情形
表卻未見回應ㄧ事，請秘書室研擬解決辦法，俾利有效因應。
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6. (5) 請各科室落實召開科務會議，會議紀錄亦請上呈。
(6) 覆閱的機制請各科室要切實落實，並且管控。
(7) 有關公文的撰擬製作尚有以下幾點須加以注意的（含秘書長於
3 月 14 日座談會提示內容），請各科室主管及同仁配合：
1. 公文內容以精簡為首要。
2. 公文內容提到「貴機關」 「貴單位」
或 時，貴的前面不需要空一
格。另「請查照」，也不須空一格，如有好的結尾，甚至可省
略「請查照」，以資簡化。
3. 公文應使用白話文為原則以利對方了解公文文意。
4. 如有公文附件，請於公文附件欄位將附件的全名填入，不要
用「如主旨、「如說明、「如文」等
」 」 。
5. 公文內容中提到台灣，則其台灣的「台」可寫成簡體字或繁體
字的「臺」，兩者均可。
6. 回覆審計、監察機關的公文，要以府的名義函覆。
7. 年、月、日的數字請用阿拉伯數字填寫，另公文中常出現的
「乙案」或「乙份」，爾後請改為「一案」或「1 份 。
」
8. 公文的字體大小請用 14 點字，一般行距，如果超過兩頁請用
雙面列印，並留有足夠位置讓長官核章。
9. 為了節省時間，公文的會辦可用影印分會的方式處理。
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7. 10. 若發文的副本要給市長、副市長、秘書長及副秘書長，則副本
欄位應寫市長辦公室、副市長辦公室、秘書長辦公室及副秘書
長辦公室。
11. 須公所配合的事項可直接行文給公所知悉並副知民政局，不
用另外發文透過民政局轉知區公所。
12. 採購案件若達公告金額以上案件，必須敬會主計處、財政處。
13. 有關屬公所的工程補助陳上簽時，預算金額增減差異之原因
要敘明清楚，單價分析可以因地制宜訂定。
14. 回覆任何案件的列管辦理情形時，不應該僅寫「遵照辦理」或
「依指示辦理」，而應該詳細填寫確實作為（含預定辦理期程
完成期程、相關辦理內容等）。
15. 簽呈如果呈核上層時，其擬辦部分，不應再寫「是否妥適？
請核示 。
」
16. 公文依分層負責應由科長決行時，科長不能再授權給承辦人
自行決行。
17. 局內各科室的意見應儘量先整合統一後，方可上陳市府，惟
會計、人事、政風等意見可除外。
18. 綜簽除將各機關或單位的意見彙整外，原簽的內容亦應敘明，
俾利長官核閱。
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8. (8) 原則上每個月開一次線上簽核及公文處理時效檢討會。
十、散會：下午 4 時 1 0 分
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