Dokumen ini berisi pedoman untuk pengambilan tender pelaksanaan Regional Arts & Sports Olympiad (RASO) tahun 2014 yang diselenggarakan oleh ISMKI Wilayah 1. Pedoman ini menjelaskan mekanisme tenderisasi, persyaratan pengambilan tender, standarisasi pelaksanaan, ketentuan pengajuan proposal, pembiayaan, presentasi, dan laporan pertanggungjawaban.

1. ISMKI
WILAYAH 1
1

2. DAFTAR ISI
1. Cover Depan ………………………………………………………… 1
2. Daftar Isi …………………………………………………………….. 2
3. Mekanisme Tenderisasi Dan Pengajuan Pengambilan Tender ….. 3
3.1 Mekanisme Tenderisasi ……………………………………………………….. 3
3.2 Time Line Tenderisasi ………………………………………………………… 3
4. Pesryaratan Pengambilan Tender …………………………………. 4
5. Standarisasi Pelaksanaan RASO …………………………………... 5
5.1 Standar Kepanitiaan …………………………………………………………... 5
5.2 Standar Cabang Lomba ……………………………………………………….. 5
5.3 Standar Fasilitas Lomba ………………………………………………………. 5
5.4 Standar Fasilitas Non-Lomba …………………………………………………. 6
5.5 Standar Acara …………………………………………………………………. 6
6. Ketentuan Pengajuan Proposal …………………………………….. 7
7. Ketentuan Pembiayaan ……………………………………………... 8
8. Ketentuan Presentasi di Muskerwil (2nd IMSS) …………………… 9
9. Ketentuan Laporan Pertanggung Jawaban ……………………….. 9
2

3. 1. MEKANISME TENDERISASI RASO
Sosialisasi
Persyaratan &
guideline Pelaksanaan
Pendaftaran
Tenderisasi RASO
(Online)
Presentasi Progress
Report dalam forum
Muskerwil 1 ISMKI
di 2nd IMSS 2014
Pengumuman
Pemenang Tender
(Muswil 2013)
Pengajuan Proposal
Pengambilan Tender
Penilaian Proposal
TIME LINE :
AGENDA
WAKTU
Pendaftaran (Mengisi formulir online)
1 - 10 November 2013
Sosialisasi Persyaratan & Guideline*
11 November 2013
Pengajuan Proposal Pengambilan Tender**
Penilaian Proposal
Pengumuman Pemenang Tender (Muswil)
Presentasi Progress Report saat forum
12 – 27 November 2013
28 November – 3 Desember 2013
6 Desember 2013
Februari 2014
Muskerwil di 2nd IMSS 2014
Keterangan :
*Sosialisasi bersifat wajib hadir bagi seluruh pengambil tender (dihadiri oleh Ketua
BEM/PEMA/LEM/HMPD atau yang mewakili)
**Proposal dan presentasi di forum Muskerwil saat 2nd IMSS harus sesuai ketentuan
yang sudah ditetapkan yang tercantum dalam buku panduan tenderisasi ini.
3

4. 2. PERSYARATAN PENGAMBILAN TENDER RASO
Institusi yang berminat mengambil tender RASO, harus memenuhi beberapa kriteria berikut
ini :
a. Institusi merupakan BEM/PEMA/LEM/HMPD/lembaga eksekutif sejenis lainnya di
tingkat fakultas atau program studi yang menjadi anggota ISMKI;
b. Pengambilan tender disetujui oleh Dekan yang dibuktikan dengan surat keterangan
dekan;
c. Ketua BEM/PEMA/LEM/HMPD SIAP menjadi penanggung jawab acara secara
keseluruhan;
d. Ketua BEM/PEMA/LEM/HMPD SIAP menerima sanksi yang diberikan oleh ISMKI
Wilayah 1 terhadap lembaganya jika tender tersebut gagal dilaksanakan atau dibatalkan
secara sepihak dibuktikan dengan surat pernyataan;
e. Institusi pengambil tender SIAP melaksanakan simulasi total kesiapan teknis di
hadapan SC, Sekbid Pengembangan Kepemimpinan ISMKI Wilayah 1 serta Sekretaris
Wilayah 1 ISMKI paling telat H-3 minggu sebelum pelaksanaan;
f. Institusi pengambil tender SIAP mematuhi segala peraturan dan ketetapan pelaksanaan
RASO sesuai petunjuk dari bidang Pengembangan Kepemimpinan ISMKI Wilayah 1
yang dituangkan dalam Manual book Tenderisasi RASO. Segala macam bentuk
perubahan wajib didiskusikan terlebih dahulu dengan SC, Sekbid PK ISMKI Wilayah
1 serta mendapatkan persetujuan Sekretaris Wilayah 1 ISMKI;
g. Institusi Pengambil tender memenuhi standar-standar minimal yang sudah ditetapkan
sebagai pelaksana kegiatan RASO dalam buku panduan tenderisasi ini;
h. Institusi pengambil tender siap melakukan presentasi dalam forum Muskerwil 1 ISMKI
pada saat 2nd IMSS dan melaporkan LPJ di Forum Muswil ditahun 2014.
4

5. 3. STANDARISASI PELAKSANAAN KEGIATAN RASO
Institusi yang berminat mengambil tender RASO, harus memenuhi beberapa standar berikut
ini :
A. Standar kepanitiaan
a. Panitia terdiri dari Badan Pengurus Inti (Penanggung Jawab, SC, Ketua, Wk. Ketua,
Sekretaris dan Bendahara) serta beberapa divisi atau bidang sesuai kebutuhan
seperti : acara, humas, Perlengkapan, LO, dll;
b. Ketua Pelaksana merupakan mahasiswa asal institusi pengambil tender yang pernah
mengikuti kegiatan tersebut sebelumnya atau bila mendesak akan disesuaikan
dengan hasil kesepakatan dengan SC dan Sekbid PK ISMKI Wilayah 1;
c. 1 Orang LO hanya diperkenankan membawahi peserta dari 1 institusi.
B. Standar Cabang Lomba
B.1 Cabang Olahraga
a. Futsal
b. Basket Ball
c. Bulu tangkis
B.2 Cabang Seni
a. Lomba Band/Solo Vokal
b. Fotografi
Cabang olahraga dan seni yang tercantum diatas merupakan standar minimal yang
dapat dilaksanakan dalam kegiatan RASO ISMKI Wilayah 1, jika ada penambahan,
pengurangan atau perubahan cabang olahraga dan seni harus melalui kesepakatan
antara institusi penyelenggara, SC internal & eksternal, Sekbid PK ISMKI wilayah 1
dan Sekretaris Wilayah 1 ISMKI.
C. Standar Fasilitas Lomba
a. Institusi penyelenggara memiliki atau mampu menyediakan fasilitas olahraga
berupa venue futsal beserta perangkat pertandingan yang dapat digunakan untuk
kegiatan RASO;
5

6. b. Institusi penyelenggara memiliki atau mampu menyediakan fasilitas olahraga
berupa venue basket beserta perangkat pertandingan yang dapat digunakan untuk
kegiatan RASO;
c. Institusi penyelenggara memiliki atau mampu menyediakan fasilitas olahraga
berupa venue bulu tangkis beserta perangkat pertandingan yang dapat digunakan
untuk kegiatan RASO;
d. Institusi penyelenggara memiliki atau mampu menyediakan fasilitas seni berupa
ruangan beserta perangkat lomba (sound system, alat music dan lain lain) yang
dapat digunakan sebagai “panggung seni” untuk kegiatan RASO;
e. Institusi penyelenggara memiliki atau mampu menyediakan fasilitas olahraga
maupun seni beserta perangkat lombanya sesuai dengan penambahan atau
perubahan cabang lomba yang dapat digunakan untuk kegiatan RASO.
D. Standar Fasilitas Non-Lomba
a. Institusi penyelenggara memiliki atau mampu menyediakan ruangan untuk acara
pembukaan dan penutupan serta acara non-lomba lainnya;
b. Jarak lokasi anatara penginapan/Hotel/Mess/Wisma (jika panitia menyiapkan)
dengan lokasi lomba ± 10 KM tanpa melalu jalur yang macet dan ± 5KM dengan
melalui jalur macet;
c. Hotel/Penginapan/Mess/Wisma menyediakan fasilitas ruang terbuka yang dapat
digunakan oleh para kontingen untuk melakukan latihan dengan intensitas minimal
atau sekedar pemanasan biasa;
d. Hotel/Penginapan/Mess/Wisma maksimal diisi oleh 5 Peserta dalam 1 kamar
(sesuaikan dengan luas ruangan kamar maupun bed tempat tidur);
e. Hotel/Penginapan/Mess/Wisma yang disediakan minimal berstandar bintang 1
f. Jika terdapat hal-hal lain yang tidak sesuai ataupun di luar ketentuan diatas maka
pihak Institusi penyelenggara WAJIB mendiskusikan hal tersebut dengan SC,
Sekbid Pengembangan Kepemimpinan Wilayah 1 serta Sekretaris Wilayah 1
ISMKI.
6

7. E. Standar Acara
Acara pada Regional Arts & Spots Olympiad (RASO), harus meliputi rangkaian berikut
ini :
1. Acara pembukaan dan Penutupan secara formal maupun informal
2. Rangkaian Olimpiade cabang olahraga
3. Rangkaian Olimpiade cabang seni
4. Pemberian rewards/penghargaan terhadap pemenang secara formal
5. Rangkaian City Tour
4. KETENTUAN PENGAJUAN PROPOSAL
Proposal pengajuan tender RASO, minimal memuat :
a. Latar Belakang Pengajuan Tender, Tujuan dan Manfaat;
b. Fasilitas pendukung yang dimiliki atau yang siap disediakan (sesuai ketentuan);
c. Analisis Teknis Pelaksanaan, meliputi : rencana komposisi panitia, rencana kerja setiap
penanggung jawab, serta rencana kerja yang dituangkan dalam bentuk timeline;
d. Rangkaian acara yang ditawarkan;
e. Lampiran 1 : Surat Persetujuan Pengambilan Tender yang ditandatangani dekan;
f. Lampiran 2 : Surat Pernyataan Ketua BEM/LEM/PEMA/HMPD siap untuk menerima
sanksi apapun yang diberikan terhadap lembaganya jika gagal melaksanakan tender
tersebut;
g. Lampiran 3 : Dokumentasi-dokumentasi fasilitas lomba dan non lomba yang dimiliki
atau yang disiapkan.
Keterangan : Proposal dapat dikembangkan dengan kemampuan institusi masingmasing dengan tetap mencantumkan syarat minimum tersebut di atas, karena penilaian
utama ditentukan oleh kualitas proposal pengajuan tender.
7

8. 5. KETENTUAN PEMBIAYAAN
Penentuan pembiayaan RASO yang akan dibebankan pada peserta harus ditentukan oleh
kesepakatan antara OC, SC, Sekbid PK dan Sekwil 1 ISMKI dengan mengacu pada biaya
pelaksanaan sebelumnya atau pelaksanaan sejenis ditempat lainnya. Pembiayaan harus
dihitung sematang mungkin dan harus disesuaikan dengan kondisi institusi pengambil tender.
Dalam penentuan biaya harus dipertimbangkan antara registrasi per tim dan atau per individu,
dengan ketentuan sebagai berikut :
1.
Jika registrasi per tim, maka panitia tidak menyediakan akomodasi peserta berupa
penginapan dan konsumsi selama di penginapan dan yang disiapkan panitia adalah
transportasi dari penginapan ke venue lomba dan konsumsi selama kegiatan/pertandingan
berlangsung. Dengan ketentuan bahwa registrasi per tim ≤ Rp. 800.000 (disesuaikan
dengan cabang lomba);
2. Jika registrasi per individu, maka panitia wajib menyediakan segala bentuk akomodasi
peserta berupa penginapan, konsumsi serta transportasi selama kegiatan berlangsung, dari
awal hingga akhir kegiatan, dengan ketentuan bahwa registrasi per individu sudah
mencakup registrasi per tim dengan nominal registrasi ≤ Rp. 600.000 / individu;
3. Jika cabang lomba berbentuk lomba individu atau tim dengan jumlah 2 orang (ex.
Badminton) maka dapat berlaku poin 1 & 2 dengan ketentuan sebagai berikut :
a. Berlaku poin 1 jika registrasi lomba ≤ Rp. 250.000,b. Berlaku poin 2 jika registrasi lomba > Rp. 250.000,Seluruh ketentuan diatas merupakan dasar landasan untuk menentukan pembiayaan yang akan
dibebankan kepada peserta. Ketentuan tersebut dapat dirubah/direvisi dalam kondisi yang
sangat mendesak atau karena alasan letak geografis institusi penyelenggara.
8

9. 6. KETENTUAN PRESENTASI
Presentasi progress report di forum Muskerwil 1 ISMKI saat 2nd IMSS, mempresentasikan
tentang :
a. Susunan Kepanitiaan
b. Progress persiapan yang sudah tercapai
c. Rangkaian acara
d. Sosialisasi acara
e. Kesiapan failitas acara
f. Dokumentasi pendukung sosialisi
7. KETENTUAN LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN
Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) disampaikan dalam forum Musyawarah Wilayah
(Muswil) ISMKI Wilayah 1 pada tahun 2014, adapun ketentuan dalam menyampaikan LPJ
sebagai berikut :
a. Laporan Pertanggung Jawaban yang akan disampaikan / dipresentasikan telah
disahkan/disetujui oleh pihak Fakultas dan atau Rektorat (Dibuktikan dengan lembar
pengesahan);
b. Laporan Pertanggung Jawaban disampaikan/dipresentasikan langsung (minimal) oleh
Presidium Pelaksana Tender;
c. Laporan Pertanggung Jawaban dipresentasikan dengan memuat :
I.
II.
Ringkasan Kegiatan;
Kekurangan & Kelebihan Seluruh Rangkaian Acara;
III.
Laporan Keuangan (termasuk nota belanja);
IV.
Kesimpulan & Saran;
V.
Dokumentasi Kegiatan.
Demikianlah buku pedoman tenderisasi ini kami buat untuk dapat digunakan sebagai panduan
dalam pengambilan tender Regional Arts & Sports Olympiad tahun 2014.
Hormat saya,
-Sekbid Pengembangan Kepemimpinan-ISMKI Wilayah 1 Periode 2012-20139