Penyusunan Master Plan TI - Mandiri atau bersama Konsultan

1. Penyusunan Master Plan TI:
Mandiri atau Bersama Konsultan?

3. Pengantar
• Mungkin sering terdengar oleh praktisi IT ketika pihak manajemen
perusahaan yang mungkin belum memahami esensi Master Plan TI (MPTI)
mengatakan mengapa tidak kita susun sendiri MPTI perusahaan kita? Toh
kita yang paling tahu proses bisnis kita. Atau justru mungkin sebaliknya, ada
praktisi IT yang sering ditanya oleh pihak manajemen, kenapa kita harus
mengerjakan sendiri MPTI? Kenapa tidak kita percayakan saja kepada
ahlinya? Toh, kita kurang menguasai hal itu dan kita juga punya uang.
• Jadi yang satu, pihak manajemennya ingin penyusunan MPTI dikerjakan
sendiri, mungkin karena pertimbangan biaya dan lain-nya. Sedang yang
satunya, pihak manajemen ingin MPTI dikerjakan oleh konsultan yang
memang fokus dan ahli di bidang itu, sehingga hasilnya pun maksimal.

4. Menyusun secara mandiri
• Diantara kelebihan menyusun MPTI secara mandiri adalah tidak adanya
biaya untuk konsultan. Walaupun sebenarnya jika ingin dihitung secara
teliti, bisa jadi memang tidak ada biaya konsultan, namun tetap timbul
biaya minimal cost untuk effort yang diberikan oleh karyawan internal
ketika menyusun MPTI.
• Ingat, bahwa penyusunan MPTI melibatkan seluruh departemen. Sehingga
memungkinkan karyawan di departemen lain itu harus menyisihkan
waktunya untuk mengerjakan pekerjaan yang bukan rutinitasnya. Hal ini
bukan tidak mungkin menimbulkan biaya, seperti biaya lembur, insentif tim
dan lainnya. Belum lagi intangible cost yang muncul jika MPTI tersebut
gagal diterapkan.
• Namun, penyusunan MPTI secara mandiri ini biasanya memang dianggap
tidak ada biaya oleh pihak manajemen karena yang dilihat hanya biaya
konsultan saja.

5. Menyusun secara mandiri
• Kelebihan lainnya antara lain jadwal penyusunan menjadi fleksibel
karena tidak tergantung dengan kontrak konsultan. Namun kelebihan
ini bisa jadi bumerang jika tidak hati-hati. Karena hal ini juga bisa
menimbulkan molornya pengerjaan MPTI.
• Adapun beberapa konsekuensi yang timbul karena menyusun sendiri
MPTI antara lain perusahaan memerlukan SDM yang fokus dalam
proses penyusunan MPTI. Karena menyusun MPTI ini benar-benar
menguras tenaga. Betapa tidak? Kita harus teliti “mengorek-ngorek”
proses bisnis agar dapat di-capture secara benar proses, kondisi ideal,
dan masalahnya, untuk kemudian dicari solusinya.

6. Menyusun secara mandiri
• Penyusunan secara mandiri juga bisa menimbulkan masalah jika ada
kendala komunikasi antara personel TI, user, dan pihak manajemen.
Jika tak ada yang menengahi, maka komunikasi bisa berantakan.
• Misal, orang departemen TI menganggap user (departemen lain)
tidak paham proses, sedang user tidak bisa fokus dalam menyusun
MPTI karena tumpukan pekerjaan hariannya, semakin diperparah
oleh pihak manajemen yang hanya bisa menuntut deadline tanpa
mempertimbangkan masalah-masalah yang di bawah. Runyam kan?
• Hal ini terjadi karena biasanya ada kultur perusahaan yang mana tim
kurang respect ketika hanya dipimpin oleh orang dalam. Mereka lebih
mendengar jika yang ngomong itu orang luar (baca: konsultan).

7. Menyusun secara mandiri
• Padahal, apabila terjadi permasalahan dalam mengkomunikasikan
kebutuhan antara personel TI, user, dan pihak manajemen, maka
MPTI yang disusun pun akhirnya tidak tepat. Berakibat pada sulitnya
terimplementasi atau bahkan hanya menjadi dokumen tebal yang
tidak terpakai.
• Yang tak kalah pentingnya untuk dipahami adalah untuk menyusun
MPTI yang komperehensif diperlukan SDM dengan pengalaman dan
mungkin memerlukan sertifikasi tertentu (seperti Audit IT, COBIT, ISO
dan lainnya). Sertifikasi-sertifikasi seperti itu yang biasanya belum
dimiliki personel TI di perusahaan yang IT maturity masih menengah
ke bawah. Skill spesifik dan sertifikasi seperti itu memang kadang
diperlukan ketika menghadapi kasus-kasus ketika menyusun MPTI.

8. Menyusun bersama konsultan
Menyusun MPTI bersama konsultan ini setidaknya bisa dibagi menjadi
dua metode. Ini dilihat dari lingkup kerjanya:
1. Yang pertama, pihak konsultan lebih banyak action,mulai dari
identifikasi proses, tujuan, masalah, kultur, dan lainnya. Hasil dari
itu kemudian mereka olah menjadi rumusan-rumusan solusi.
Singkatnya, konsultan lebih banyak kerja dan berinisiatif. Biasanya
yang begini biayanya lebih mahal.

9. Menyusun bersama konsultan
Menyusun MPTI bersama konsultan ini setidaknya bisa dibagi menjadi dua
metode. Ini dilihat dari lingkup kerjanya:
2. Yang kedua, antara konsultan dan pihak tim internal bisa dibilang fifty-
fifty. Biasanya konsultan hanya meng-guide langkah-langkah dalam
mengidentifikasi proses, tujuan, masalah dan lainnya. Dari guide yang
diberikan itu, tim internal melakukan langkah-langkah sesuai arahan
yang kemudian menghasilkan hasil identifikasi. Dari situ, konsultan mulai
mengambil peran lebih besar, karena mereka lebih banyak memberikan
solusi-solusi terhadap hasil identifikasi. Hal ini wajar, karena konsultan
tersebut memang dibayar karena pengetahuannya yang kita anggap lebih
mumpuni.

10. Mana yang lebih baik?
• Metode mana pun yang Anda pilih, pastikan dipahami konsekuensinya,
terutama dalam hal biaya. Karena beda metode, beda biaya.
• Kelebihan dalam membangun MPTI bersama konsultan antara lain
konsultan memiliki SDM yang fokus mengerjakan hal itu dan (mungkin)
sudah berpengalaman. Bahkan biasanya disertai kompetensi-kompetensi
terkait yang tersertifikasi (seperti sertifikasi Audit TI, COBIT, ISO, ITIL dan
lainnya).
• Disamping itu, komunikasi user, personel TI dan pihak manajemen menjadi
relatif mudah, karena ada perusahaan yang berkultur biasanya karyawan
dan pihak manajemen akan lebih mendengarkan konsultan dibanding
karyawan internal.

11. Mana yang lebih baik?
• Namun perlu dipahami juga konsekuensi mengerjakan MPTI bersama
konsultan. Antara lain, memerlukan biaya untuk membayar konsultan,
walau sebenarnya biaya tersebut tergantung kompleksitas proses
bisnis perusahaan. Skala perusahaan juga menentukan besar kecilnya
biaya. Pembatasan lingkup kerja konsultan juga sangat berpengaruh
terhadap biaya.
• Selain itu, bekerja dengan konsultan benar-benar harus disiplin
terhadap jadwal, karena jangka waktu kontrak kerja konsultan ada
batasnya. Jangan sampai konsultan sudah profesional tepat waktu,
namun justru dari tim internal lah yang menyebabkan molornya
project penyusunan MPTI.

12. Mana yang lebih baik?
• Kembali ke pertanyaan awal, lalu mana yang paling baik?
• Bahwa tidak ada solusi yang paling pas untuk semua kondisi.
• Kenali dulu proses bisnis kita, lingkungan kerja kita, kultur, karakter
manajemen, dan tentunya ketersediaan BIAYA. Jangan sampai kita
berharap muluk-muluk dengan menginginkan MPTI yang lengkap dan
meng-cover semua proses bisnis kita yang ternyata sangat kompleks,
namun tidak mau keluar biaya. Padahal sumber daya manusia yang
ada terbatas. Atau sebaliknya, menyediakan biaya super besar,
padahal proses bisnisnya sederhana dan sumber daya manusianya
memadai untuk disusun sendiri.

13. Faktor penentu kapan internal atau eksternal
Lalu apa faktor dalam menentukan apakah MPTI disusun internal atau
bersama konsultan?
• Antara lain ketersediaan SDM. Kita lihat apakah secara kompetensi
dan waktu memang ada. Baik kompetensi IT, pemahaman proses
bisnis maupun kompetensi dalam tata kelola perusahaan.
• Lalu budaya komunikasi. Maksudnya apakah komunikasi antar
departemen lancar dan baik. Begitu juga komunikasi antara pihak
manajemen dengan pihak bawahannya juga baik dan lancar. Jika
pihak manajemen diisi orang-orang yang tidak mau mendengar
pendapat bawahan, maka menyusun MPTI secara mandiri justru akan
membawa banyak masalah.

14. Faktor penentu kapan internal atau eksternal
Lalu apa faktor dalam menentukan apakah MPTI disusun internal atau
bersama konsultan?
• Selanjutnya yaitu kompleksitas proses bisnis. Kenali benar-benar seberapa
besar kompleksitas proses bisnis di perusahaan Anda. Perusahaan jasa
ekspedisi tentu berbeda kompleksitasnya dengan perusahaan produsen
kopi yang memiliki beberapa anak usaha retail. Semakin besar
kompleksitasnya, maka semakin besar pula kemungkinan Anda
membutuhkan jasa konsultan, apalagi jika faktor SDM internal kurang
mendukung.
• Cash flow. Nah ini faktor yang sangat penting (walau bukan yang
terpenting). Mau bekerja sama dengan konsultan tapi ternyata hutang
perusahaan menumpuk, gaji dibayar telat, dan masalah-masalah lainnya.
Bahkan penyusunan secara mandiri pun membutuhkan biaya, walau tidak
sebanyak jika bersama konsultan. Minimal biaya cetak dokumen, lembur,
insentif tim, dan lainnya.

15. Faktor penentu kapan internal atau eksternal
Dari faktor-faktor itu kemudian dibawa ke dalam focus group
discussion yang di dalamnya terdiri dari semua departemen
beserta pihak manajemennya. Lalu diformulasikan sehingga
lahir keputusan langkah dalam penyusunan MPTI tersebut.
Apakah mandiri, atau menggandeng konsultan.