Варианты автоматизации

1. Семинар
Варианты решений по
автоматизации
Лариса Плотницкая
www.larisaplotnitskaya.com

2. Лариса Плотницкая
www.larisaplotnitskaya.com
Опыт работы более 20 лет области управления финансами,
в том числе в должности финансового директора.
Опыт управления финансами различных бизнесов.
Автор системы управления финансами
ПЛОТЛИ
Член ECF "Европейской Федерации Коучей»
В настоящее время:
• тренер, профессиональный
бизнес - коуч,
• консультант и предприниматель,
• тренер Moscow Business School
• эксперт в социальной сети «Финансовый диалог»,
С 2011 года собственник ООО «Финансовый навигатор»
2014 г.© Плотницкая Лариса 2

3. Типы участников
февраль 2014 г.© Плотницкая Лариса 3

4. Цели автоматизации
2014 г.© Плотницкая Лариса 4

5. Решение любой задачи — это треугольник:
деньги — время — результат. Если точно
определен желаемый результат, то можно
рассчитать время, необходимое для его
достижения, и бюджет
ДЕНЬГИ
ВРЕМЯ РЕЗУЛЬТАТ
2014 г.© Плотницкая Лариса 5

6. По словам пользователей, уже в первый год
использования автоматизированной
системы общая производительность
труда
возрастает на 20%-25%
2014 г.© Плотницкая Лариса 6

7. Сами менеджеры, для которых управление
бизнесом является частью повседневной
работы, не всегда способны объективно
оценить ситуацию.
Даже если менеджер считает, что
эффективно контролирует
все процессы, у него, как
правило, нет времени и
специфических навыков для
сбора и структурирования
соответствующей информации
2014 г.© Плотницкая Лариса 7

8. Автоматизированная система в силу своей
специфики позволяет получить информацию
по всем аспектам деятельности компании и
является инструментарием
для обобщения и анализа данных
2014 г.© Плотницкая Лариса 8

9. Решение о том, необходима ли в компании
автоматизация, принимают собственники и
высшее исполнительное руководство
компании.
Решение это определяется многими
факторами, к которым относятся разделение
функций владения и управления бизнесом,
размеры и структурная разветвленность
компании, географический разброс ее
активов, уровень рисков, присущих
деятельности компании.
2014 г.© Плотницкая Лариса 9

10. Необходимость автоматизации для компании
должна диктоваться экономической
целесообразностью
2014 г.© Плотницкая Лариса 10

11. С ростом размеров компании и усложнением
процессов управления у собственников-
менеджеров может сложиться иллюзия, что,
несмотря на все изменения, деятельность
компании находится под контролем.
Но на самом деле, руководство уже
не в состоянии контролировать ситуацию
во всей полноте.
Тогда автоматизация оказывается весьма
полезной.
2014 г.© Плотницкая Лариса 11

12. Автоматизация – это системное
решение
В результате внедрения
автоматизированной системы компания
получает прозрачность процессов,
снижение транзакционных издержек, и, как
следствие, значительно возрастает
эффективность бизнеса
2014 г.© Плотницкая Лариса 12

13. Автоматизация особенно важна для
холдинговых компаний и компаний с
разветвленной филиальной сетью
2014 г.© Плотницкая Лариса 13

14. Значимость автоматизации определяется
необходимостью для головной/материнской
компании получать
своевременную и объективную информацию
о деятельности филиалов/дочерних компаний.
А они, в свою очередь, также получают
немалую пользу от автоматизации.
2014 г.© Плотницкая Лариса 14

15. Всем известно, что любая автоматизация
позволяет сэкономить трудозатраты на
выполнении стандартных операций
2014 г.© Плотницкая Лариса 15

16. Почему возникает задача
автоматизации
1. Увеличиваются информационные потоки в
компании.
2. Требования к скорости обработки
информации и принятия решений возрастают
с каждым днем.
3. Нехватка подготовленных и грамотных
специалистов ставит задачу типизации и
сохранения предыдущих опытов.
4. Требования руководителей
предусматривают большой объем отчетной
документации и быстрое реагирование на
запросы.
2014 г.© Плотницкая Лариса 16

17. Преимущества автоматизации
Применение компьютерной обработки дает
возможность увеличить объем выборки (без
дополнительных затрат времени) и, таким
образом, повысить надежность выводов.
2014 г.© Плотницкая Лариса 17

18. Выигрыш от применения
автоматизированных методов
учета будет наибольшим при четкой
координации работы сотрудников
2014 г.© Плотницкая Лариса 18

19. Риски и ошибки автоматизации
Все ошибки в бухгалтерском и управленческом
учете, выявляемые системой, можно разделить на
 умышленные и неумышленные,
 системные и случайные.
2014 г.© Плотницкая Лариса 19

20. Системные ошибки связаны с
ошибками в алгоритмах
Наиболее типичные ошибки:
• случайные — технический сбой, потеря
информации, ошибка ввода, ошибки в
расчетах;
• системные — ошибка в алгоритме,
ошибки в классификаторах, справочных
системах.
2014 г.© Плотницкая Лариса 20

21. Риски,
связанные с автоматизацией учета, зависят от
типичных ошибок, связанных с беспорядком в
учете, — отсутствием первичных документов,
неверным оформлением хозяйственных
операций, отсутствием операции, отсутствием
системы безопасности в учете и т.п.
Особое значение имеют риски, связанные с
квалификацией учетного персонала; этому на
предприятии должно уделяться большое внимание.
2014 г.© Плотницкая Лариса 21

22. Требования к системе
автоматизации
2014 г.© Плотницкая Лариса 22

23. Требования к системе
автоматизации
1) информационная технология должна
предоставлять пользователю легкий доступ к
справочным системам;
2014 г.© Плотницкая Лариса 23

24. Требования к системе
автоматизации
2) между вводом данных и расчетом
показателей не должно быть большого
временного интервала, расчеты должны
выполняться практически мгновенно;
2014 г.© Плотницкая Лариса 24

25. Требования к системе
автоматизации
3) система должна обеспечивать ее
быстрое освоение пользователем;
2014 г.© Плотницкая Лариса 25

26. Требования к системе
автоматизации
4) информационная технология должна
обеспечивать проведение сложных расчетов,
например решение задач оптимизации (как
линейных, так и нелинейных), оценку
статистических показателей, вплоть до
показателей, находимых методами
многомерного статистического анализа;
2014 г.© Плотницкая Лариса 26

27. Требования к системе
автоматизации
5) информационная технология должна
обеспечивать удобный интерфейс с
известными программными продуктами, в
первую очередь — с продуктами, входящими в
пакет Microsoft Office;
2014 г.© Плотницкая Лариса 27

28. Требования к системе
автоматизации
6) должна обеспечиваться возможность
распечатки результатов сразу же после ввода
данных и проведения расчетов;
2014 г.© Плотницкая Лариса 28

29. Требования к системе
автоматизации
2014 г.© Плотницкая Лариса 29

30. Правила автоматизации
1. Определите цель проекта
2. Откройте проект
3. Обеспечьте проект ресурсами
4. Позаботьтесь о мотивации
5. Поддержка руководства
6. Разбейте проект на этапы
7. Управляйте целями и
ожиданиями
2014 г.© Плотницкая Лариса 30

31. Первое. Определите цель проекта
Согласно данным той же статистики, 70%
неудачных проектов стали таковыми
вследствие неопределенности их целей.
Другими словами, изначально не был четко
определен конечный результат.
2014 г.© Плотницкая Лариса 31

32. На вопрос о том, какие проблемы побудили
руководство компании к внедрению
автоматизированной системы,
дается следующий ответ:
1) отсутствие единого формата представления
данных учета;
2) отсутствие регламентов формирования
отчетов;
3) отсутствие единой информационной среды.
2014 г.© Плотницкая Лариса 32

33. Первые две «проблемы» не имеют отношения к
автоматизации, а последняя не является проблемой,
поскольку наличие «единой информационной среды»
само по себе никакой практической пользы не
представляет.
2014 г.© Плотницкая Лариса 33

34. Ознакомление с реальным положением дел в
компании привело к пониманию, что существует
проблема делегирования полномочий руководителя
корпорации менеджерам бизнес-подразделений.
Она должна решаться с помощью контроллинга,
основанного на регулярном планировании и
управленческом учете, а также правильной мотивации
менеджеров.
2014 г.© Плотницкая Лариса 34

35. Другими словами, речь должна идти в первую очередь
о постановке процессов управления на
корпоративном уровне, и только после этого — об
автоматизации этих процессов.
Поняв это, руководители компании сэкономили
немало денег, отказавшись от бессмысленной
автоматизации.
2014 г.© Плотницкая Лариса 35

36. Осмысление целей проекта может
привести к отказу от его осуществления
или перенесению его сроков в связи с
пересмотром приоритетов.
2014 г.© Плотницкая Лариса 36

37. Второе. Откройте проект
Внедрение автоматизированной системы —
это стратегический проект компании.
Он должен быть открыт приказом генерального
директора. В приказе определяются цели и
сроки проекта, назначается руководитель
проекта.
2014 г.© Плотницкая Лариса 37

38. Второе. Откройте проект
Проект — это полноценная организационная
структура, временно созданная внутри
организации для достижения вполне
определенных целей.
2014 г.© Плотницкая Лариса 38

39. Назначенный генеральным директором
руководитель формирует команду проекта. В
нее должны войти руководители подразделений
и специалисты, заинтересованные в конечном
результате и компетентные в предметной
области проекта.
2014 г.© Плотницкая Лариса 39

40. Третье. Обеспечьте проект ресурсами
Основные ресурсы — это деньги и люди.
Поэтому необходимо утвердить бюджет
проекта.
Оценка необходимых ресурсов — непростая
задача, и все же на этапе обоснования
проекта важно понять, какой бюджет
считается приемлемым на развитие
управленческих технологий и внедрение
автоматизированной системы.
2014 г.© Плотницкая Лариса 40

41. Если же нет четкого представления, что является
«хорошим результатом»
(то есть, не определены точно цели проекта),
то можно идти от бюджета, и решать задачу в
таком виде:
какого максимального управленческого
эффекта можно достичь, если про
инвестировать определенную сумму на
постановку процессов управления и внедрение
информационных технологий?
2014 г.© Плотницкая Лариса 41

42. Важно выделить часть рабочего времени людей,
занятых в проекте, на выполнение ими работы,
связанной с внедрением системы. Иначе
«текучка» погубит дело.
Широко распространенная практика такова,
что сотрудникам поручают заниматься
внедрением новой системы управления
«факультативно».
2014 г.© Плотницкая Лариса 42

43. Поскольку основная их нагрузка при этом не
снижается, то к дополнительной работе они
относятся либо как к «хобби», либо как к
досадной обузе, в зависимости от степени их
заинтересованности.
Такое отношение является вполне
закономерным, ведь руководство компании,
поручив им неоплачиваемую дополнительную
работу, продемонстрировало собственное
отношение к ней, как к чему-то
второстепенному.
2014 г.© Плотницкая Лариса 43

44. Четвертое. Позаботьтесь о
мотивации
Руководителю, формирующему «команду
проекта» важно правильно понимать ожидания
исполнителей, связанные с успехом этого
дела. Это может быть карьерный рост,
повышение зарплаты, получение новых знаний,
достижение новой высоты в
профессиональном росте.
2014 г.© Плотницкая Лариса 44

45. Пятое. Поддержка руководства
Успех возможен только в случае решительной
поддержки проекта высшим руководством
компании. Если генеральный директор считает,
что внедрение автоматизированной системы
— это дело только ИТ-службы, то ничего
хорошего из этого не выйдет.
2014 г.© Плотницкая Лариса 45

46. Внедрить информационные технологии — значит
не просто установить программы на рабочие
места. Такие проекты связаны с изменением
рабочих и управленческих процессов,
перераспределением ответственности и
полномочий.
Эти изменения часто вступают в конфликт с
интересами тех или иных руководителей
подразделений и сотрудников.
2014 г.© Плотницкая Лариса 46

47. В результате начинается саботаж или открытое
противодействие изменениям.
Поэтому руководитель организации должен
ясно показать «на чьей он стороне» и, в случае
необходимости твердой рукой подавить
сопротивление, оказывая поддержку
«команде проекта».
2014 г.© Плотницкая Лариса 47

48. Шестое. Разбейте проект на этапы
Длительный проект лучше всего «разрезать на
куски», и не приступать к очередному этапу, не
убедившись, что задачи предыдущего этапа
полностью выполнены.
Очень важно определить, что должно стать
результатом каждого этапа проекта.
2014 г.© Плотницкая Лариса 48

49. Переходить к очередному этапу можно только
после выполнения трех условий:
• команда проекта выработала единое
понимание результатов этапа;
• это понимание оформлено в виде
документа;
• результаты этапа приняты руководителем
предприятия.
Такой подход позволяет контролировать риски
проекта, двигаясь поступательно к намеченной
цели.
2014 г.© Плотницкая Лариса 49

50. Седьмое. Управляйте целями и
ожиданиями
Цели проекта могут корректироваться или даже
существенно меняться в ходе работы. Это
обычная практика.
Меняется обстановка, меняется наше
понимание ситуации, и мы приходим к выводу,
что прежние наши взгляды устарели, или были
ошибочными.
Поэтому нужно регулярно (на каждом этапе
проекта) возвращаться «к истокам» и критически
рассматривать все исходные данные.
2014 г.© Плотницкая Лариса 50

51. Нужно иметь мужество закрыть проект, если
становится ясно, что он зашел в тупик.
Руководитель проекта, выступивший с
инициативой о прекращении безнадежного
проекта заслуживает поощрения, как
ответственный менеджер, предотвративший
бесцельное расходование средств
предприятия.
2014 г.© Плотницкая Лариса 51

52. Правила автоматизации
1. Определите цель проекта
2. Откройте проект
3. Обеспечьте проект ресурсами
4. Позаботьтесь о мотивации
5. Поддержка руководства
6. Разбейте проект на этапы
7. Управляйте целями и
ожиданиями
2014 г.© Плотницкая Лариса 52

53. Автоматизация – это переход на
новый уровень
Компьютерные программы автоматизирует
практически все рутинные операции,
выполняемые сотрудниками,
существенно снижает
трудоемкость и вероятность
ошибки, а, следовательно,
сроки и качество отчетов
2014 г.© Плотницкая Лариса 53

54. Снижение трудоемкости и сроков
выполнения работ ведет к значительному
сокращению издержек и повышению
производительности труда каждого
специалиста компании,
в результате чего увеличивается
экономическая эффективность
деятельности
2014 г.© Плотницкая Лариса 54

55. Применение компаниями
специализированных программных
продуктов обеспечивает переход на
качественно новый уровень в их работе.
За счет правильной организации работы
повышается профессиональный уровень и
качество работы исполнителей.
2014 г.© Плотницкая Лариса 55

56. Автоматизация каких
функций приносит
наибольший эффект?
2014 г.© Плотницкая Лариса 56

57. Общеизвестным является тот факт, что
деятельность внутри организации происходит в
рамках двух систем:
одна – это операционная (организационная)
система, построенная для достижения
заданных целей
другая система – это система контроля,
которая пронизывает операционную систему.
2014 г.© Плотницкая Лариса 57

58. Что автоматизировать в первую очередь
В первую очередь необходимо
автоматизировать операции, отраженные
на счетах бухгалтерского учета после их
регистрации и подтверждающие наличие и
движение имущества организации, а также
ее обязательств.
2014 г.© Плотницкая Лариса 58

59. Далее необходимо автоматизировать
информацию, подлежащую сбору, оценке
и изучению с целью раскрытия содержания
и познания фактов, касающихся
функционирования систем хозяйственного
механизма в проблемных зонах на стадиях
расширенного воспроизводства
(в производстве, распределении, обмене и
потреблении).
2014 г.© Плотницкая Лариса 59

60. Выбор параметров системы
автоматизации.
2014 г.© Плотницкая Лариса 60

61. Расчет стоимости владения
продуктом:
Затраты = прямые + непрямые (неявные)*
*Неявные затраты обычно превышают прямые
2014 г.© Плотницкая Лариса 61

62. Прямые затраты (проходящие через
бухгалтерию):
1. Лицензии
2. Консультационные услуги
3. Техническое сопровождение
4. Оборудование
5. Оплата вовлеченным сотрудникам
2014 г.© Плотницкая Лариса 62

63. Непрямые затраты
(выявить сложнее и всегда индивидуально):
1. Риски увеличения бюджета
2. Сбои и неполадки
3. Предотвращение рисков и их
последствий.
2014 г.© Плотницкая Лариса 63

64. Изменение финансовых показателей
компании в результате автоматизации
• Проект автоматизации относится к
краткосрочным инвестиционным проектам
• Расчеты приводятся к нулевой точке
инвестиций
• Реализация дополнительного дохода
рассчитывается с момента завершения
инвестиций в проект
• Полный объем дополнительного дохода
достигается, начиная с 3го месяца после
завершения проекта.
2014 г.© Плотницкая Лариса 64

65. Оценка стоимости проектов по
внедрению автоматизированных систем
• Капитальные затраты
• Эксплуатационные расходы
2014 г.© Плотницкая Лариса 65

66. Капитальные затраты:
• стоимость анализа и проектных работ, расходы
по постановке и алгоритмизации задач;
• затраты на приобретение технических средств
и оборудования;
• затраты на монтаж, установку технических
средств;
• затраты на приобретение программных
средств;
• затраты на создание и конфигурирование
информационной базы;
• стоимость внедрения;
• затраты на обучение.
2014 г.© Плотницкая Лариса 66

67. Эксплуатационные расходы:
• затраты на электроэнергию;
• содержание помещений;
• сопровождение программного обеспечения
(поддержание в работоспособном состоянии,
обновление, замена версий);
• сопровождение информационной базы
(восстановление целостности, архивирование и
резервное копирование, антивирусная защита,
управление доступом);
• затраты на ремонт и обслуживание технических
средств;
• стоимость расходных (бумага, краска и
картриджи для принтера) и прочих вспомогательных
материалов.
2014 г.© Плотницкая Лариса 67

68. Внедрение системы
автоматизации
2014 г.© Плотницкая Лариса 68

69. Основные этапы внедрения системы
автоматизации внутреннего аудита
1. Сбор информации
2. Формирование ТЗ и адаптация
3. Аудит проекта
4. Анализ
5. Внедрение системы.
2014 г.© Плотницкая Лариса 69

70. Критерии успеха проекта внедрения
1. Определить цели как можно точнее
2. Экономически обосновать проект
3. Применить риск ориентированный подход
4. Планирование внедрения – разбивка на
этапы
5. Мотивация персонала
6. 2 руководителя проекта – от Заказчика и
Исполнителя
7. Вовлеченность топ-менеджера в проект
8. Документирование проекта
9. Обращайтесь к профессионалам в
автоматизации.
2014 г.© Плотницкая Лариса 70

71. Обратите внимание на внутренние риски:
• Внутренние изъяны календарного
планирования
• Раздувание требований (изменение)
• Текучесть кадров
• Нарушение спецификаций
• Низкая производительность.
2014 г.© Плотницкая Лариса 71

72. Необходимо проверить:
 технические и программные средства;
 квалификацию персонала — требования
руководства к квалификации персонала,
наличие схем документооборота, организацию
обучения персонала, наличие сертификатов и
т.п.
2014 г.© Плотницкая Лариса 72

73. Риски автоматизации
• Технологические
• Экономические
• Человеческие
• Организационные
2014 г.© Плотницкая Лариса 73

74. Технологические
• Недостаточная функциональность
платформы
• Нехватка технических ресурсов
• Отсутствие технологических
возможностей реализации
• Низкая квалификация технического
персонала
2014 г.© Плотницкая Лариса 74

75. Экономические
• Увеличение бюджета проекта (работы)
• Появление незапланированных затрат на
оборудование
• Не окупаемость системы
• «Размытость» проекта
2014 г.© Плотницкая Лариса 75

76. Человеческие
• Низкая квалификация
• Отсутствие команды
• Отсутствие лидера у Заказчика
• Неразвитость коммуникаций
2014 г.© Плотницкая Лариса 76

77. Организационные
• Некачественная методология внедрения
• Отсутствие опыта внедрения
• Отсутствие куратора внедрения в
организации
• Отсутствие организации внедрения.
2014 г.© Плотницкая Лариса 77

78. Риск утраты данных
компьютерного учета
2014 г.© Плотницкая Лариса 78

79. Риски автоматизации
2014 г.© Плотницкая Лариса 79

80. Что ближе Вашей компании:
внедрение автоматизации
«своими силами»
или
используя готовый продукт?
2014 г.© Плотницкая Лариса 80

81. Спасибо за внимание!
Лариса Плотницкая
www.larisaplotnitskaya.com
Присоединяйтесь ко мне :
ВКОНТАКТЕ: vk.com/plotli07
ФЕЙСБУК: facebook.com/plotli
ТВИТТЕР: twitter.com/PLOTLI07
ЛИНКЕДИН: Лариса Плотницкая
2014 г.© Плотницкая Лариса 81