1. APE deelname Nederland
Brussel
17 februari 2016
wim.van.dongen@nationaalarchief.nl
(APEF)

3. totaal aantal archiefinstellingen met content in APE per land

4. totaal aantal inventarissen in APE per land

5. totaal aantal bestanddeelbeschrijvingen in APE per land

6. totaal aantal links naar scans in APE per land

7. Nederlandse content in APE per 17/03/2016
archiefinstellingen
14,70 %
(721 – 106)
beschrijvingen
5,80 %
(247,1 miljoen – 14,3 miljoen)
inventarissen
12,97 %
(455,299 – 59,073)
links naar scans
13,01 %
(218,1 miljoen – 28,3 miljoen)

8. 219 Nederlandse archiefinstellingen
per 17/03/2016 in APE: 119 / 106
http://archiefwiki.org/wiki/Categorie:Archieven

9. aansluiten NL instellingen: start
Tijdens het APEnet project (2009-2012) draaiden al drie Nederlandse
archiefinstellingen mee in een soort pilot:
• Regionaal Archief Alkmaar
• Regionaal Archief Leiden > Erfgoed Leiden en omstreken
• Regionaal Archief Zutphen
Pas bij aanvang van het APEx project (2012-2015) was het mogelijk om
actief andere (onafhankelijke) archiefinstellingen te werven
Eerste stap: onafhankelijk PR kanaal regelen > http://www.archief20.org

10. http://www.archief20.org/group/archieven-portaal-europa

11. aansluiten NL instellingen: start
• Individuele archiefinstellingen benaderen via de vragenlijst van het
APEx project https://www.surveymonkey.com/s/apexwp5dutch1
• Individuele archiefinstellingen die interesse toonden bezoeken om het
Archieven Portaal Europa (en het Dashboard) te demonstreren
• Maandelijkse workshops organiseren om geïnteresseerden vrijblijvend
kennis te laten maken met het Dashboard

14. http://www.apex-project.eu/index.php/en/outcomes/publications

15. Erik Visscher (GA Schiedam): "Wij willen meedoen omdat het
Gemeentearchief Schiedam geen goede mogelijkheid heeft om
toegangen te presenteren en doorzoekbaar te maken. Verder
willen we door mee te doen ons werk met EAD een impuls
geven. Zo vergroten we onze kennis."
Caroline de Hart (SA Heusden): "Voor het Streekarchief zijn met
name de zoekmogelijkheden die het Archievenportaal biedt van
belang. Op de website van het Streekarchief is het niet mogelijk de
inventarissen integraal te doorzoeken. Via het Archievenportaal kan
dat wel. Daarnaast speelt uiteraard een rol dat onze inventarissen
op deze manier via een breder platform vindbaar zijn."
Etienne van den Hombergh (RA Zutphen): "Regelmatig worden archief-
diensten – en dus ook RAZ – gevraagd deel te nemen aan portals, waarbij best
wel veel input wordt gevraagd. Ik heb daar moeite mee, want wie onderhoudt
dat allemaal? Wie zorgt ervoor dat op die portal de meeste actuele
inventarissen worden gepresenteerd? Bij het APE-project zag ik echter meer en
betere kansen."

16. Caroline de Hart (SA Heusden): "Het uploaden van de inventarissen
naar het Dashboard van het Archieven Portaal werkt heel intuïtief.
Het invoeren van een archievenoverzicht is vrij omslachtig, maar op
dat punt wordt gewerkt aan een verbeterde versie."
Walther Hasselo (RA Leiden): "Ik heb ervoor gekozen om Archives Portal te
vullen via het dashboard in combinatie met een harvesting via OAI-PMH uit
ons gegevensmagazijn. Harvesting en verwerking liep soepel, alle 771
inventarissen zijn nu beschikbaar."
Etienne van den Hombergh (RA Zutphen): "Sommige functionaliteiten worden
door het gemeentelijk netwerk niet gefaciliteerd. Zo draait de [DPT] tool via
Java niet – of als ie draait, dan is ie niet stabiel. En hier knap ik wel wat af: ben
ik nou een archivaris die zich eigenlijk alleen met inhoud, structuren en
dienstverlening moet bezighouden of wordt er ook nog wat technische bagage
van mij verwacht?"

17. Erik Visscher (GA Schiedam): "Wim van Dongen had enkele fouten in onze
toegangen geconstateerd. Die heb ik geprobeerd zelf te begrijpen, maar
daar kwam ik nog niet uit. We hebben nu een aantal toegangen klaar om toe
te voegen. Ik was er nog niet aan toe gekomen om dat te doen, maar nu ik
er even voor ging zitten, ging het heel vlot."
Ivo Zandhuis (interviewer/auteur): "Het antwoord op de vraag van
Etienne van den Hombergh – 'Wordt er ook technische bagage van
me verwacht?' – is dus: nee. De country manager is aangesteld om
archiefdiensten juist daarbij te ondersteunen."
Etienne van den Hombergh (RA Zutphen): "De techniek wordt aan de
beheerskant gladgestreken, zowel van de kant van APE als van RAZ. Ik zie dat
met veel optimisme tegemoet."
Caroline de Hart (SA Heusden): "Onze ervaringen met het Archievenportaal
zijn erg positief."

18. eerste evaluatie door NL instellingen
• deelname ófwel omdat de instelling zelf geen goede website c.q.
zoekmachine heeft, ófwel omdat een aanvullend/breder publicatie
platform gewenst is naast de eigen website
• deelname aan juist dit portaal vanwege de gebruiksvriendelijkheid en
het feit dat het niet al te veel extra werklast met zich mee brengt
• de techniek en het gebruik van standaarden is soms toch nog wel een
struikelblok, maar de Country Manager biedt hulp en er is een
mogelijkheid om ‘feedback’ te geven t.b.v. doorontwikkeling
• ervaringen over het algemeen positief, al in 2013 (!)

19. strategie wijziging NL Country Manager
• midden 2014: evaluatie van de tot dan toe gevolgde werkwijze (het
1:1 benaderen van archiefinstellingen):
• tijdrovend
• veel enthousiasme, weinig concrete aansluitingen
• weinig archiefinstellingen met eigen ICT afdeling/medewerkers
• weinig kennis van techniek / gebruik van standaarden
• grote afhankelijkheid van software leveranciers
• Nieuwe strategie: software leveranciers benaderen voor het fine-tunen
van de exports vanuit hun systemen, zodat hun ‘klanten’ gemakkelijk
kunnen aansluiten bij het Archieven Portaal Europa

20. ScopeArchiv (2)
onafhankelijk (6)
De Ree (42)
Picturae (2)
DEVENTit (3)
Axiell (1)
via leverancier:
in onderhandeling:
Picturae (57)
De Ree (1)
mogelijke interesse:
onafhankelijk (1)
219 Nederlandse archiefinstellingen

21. aansluiten NL instellingen: vervolg 2Software leverancier: Instellingen in APE: Inventarissen: Beschrijvingen: Links naar scans:
De Ree - Groningen 43 40,069 9,466,772 20,145,562
Software:
- MAISFlexis / Archieven.nl
Picturae - Heiloo 58 5,835 894,069 2,516,553
Software:
- Memorix Archieven
onafhankelijk 5 13,169 3,974,839 5,721,855
Software:
- diversen
106 59,073 14,335,680 28,383,970

22. aansluiten NL instellingen: vervolg 2

23. aansluiten NL instellingen: vervolg 2
ScopeArchiv (2)
DEVENTit (3)
Axiell (1)
Hoe verder?
• meer ‘klanten‘ van De Ree en Picturae aansluiten en
de export van hun systemen optimaliseren
• pilots met (inter)nationale leveranciers afronden:
– DEVENTit / Axiell / ScopeArchiv
• ScopeArchiv gebruikende instellingen bijschakelen
• Institution Manager community uitbouwen
• documentatie uitbreiden en vertalen  Wiki
• portaal doorontwikkelen samen met DTR project
– bouwen van een API  ‘ Open Data‘ ondersteuning
– EAC-CPF verwerking verbeteren  authority file system
– nadere toegankelijkheid integreren  EAD3 ?

24. cloud
Nationaal Archief
OAI-PMH
METS
webservice
EAD+METS service in Memorix Archieven

26. http://wiki.archivesportaleurope.net

27. What has already been achieved?
http://development.archivesportaleurope.net/ApeApi/#!/search/search

28. hartelijk dank voor uw aandacht!
vragen?
wim.van.dongen@nationaalarchief.nl
Skype: wim.v.dongen
Twitter: @dongensis