1. voor standbemanning

2. 2 WHITEPAPER | Checklist voor standbemanning
INHOUDSOPGAVE
Inleiding
1. Voorbereiding
2. Tijdens de beurs
3. De stand
4. Afspraken
5. Follow up

3. 3 WHITEPAPER | Checklist voor standbemanning
INLEIDING
Een beursbezoeker beslist in een fractie van enkele seconden of hij stopt bij
jouw stand of niet.
Door hier goed op in te spelen kun je met de juiste mensen in gesprek komen en ze de juiste boodschap
vertellen. Dit geeft direct het grote belang van een goede standbemanning aan.
Een beurs is een uitgelezen kans om in korte tijd je doelgroep live te ontmoeten. Hoe vaak krijgt een ac-
countmanager de kans om op 1 dag 20 klanten te ontmoeten? Dat lukt ze echt niet op een gemiddelde
werkdag. Belangrijk dus, om dit goed aan te pakken en je standbemanning met een duidelijke bood-
schap op pad te sturen tijdens de beurs. Met een goede aanpak kun je hier veel succes mee hebben.
Vaak wordt er door organisaties veel geld aan een beursdeelname besteedt. Toch zijn er veel bedrijven
die het rendement te laag vinden. Hiervoor zijn verschillende oorzaken te noemen; er zijn te weinig
bezoekers of de stand is niet uitnodigend genoeg om binnen te komen. Eén van de problemen die het
meest voorkomt is een slecht functionerende standbemanning. Gelukkig is dit een probleem dat je zelf
in de hand hebt. Meestal zijn het sales- en accountmanagers die op een beursstand staan. Zij zijn toch
bedreven in het presenteren van de producten en/of diensten van een bedrijf? Dit is nog geen garantie
Laarhoven design publiceert regelmatig whitepapers met handige
voor een succesvolle beurs. Het presenteren op een beurs vraagt namelijk hele andere vaardigheden
adviezen en informatie voor Marcom professionals en exposanten.
dan in een 1-op-1 verkoopgesprek. Op een beurs heb je te maken met tijdsdruk en veel mensen die je
Interesse? Meld je dan nu aan voor de digitale nieuwsbrief van
stand bezoeken. Het werken op een beursstand is dan ook zeer intensief.
Laarhoven design op www.laarhovendesign.nl of direct via
info@laarhovendesign.nl
Op een beurs heb je dé kans om live interactie te hebben met je doelgroep. Geen ander medium kan
dit bieden. Als je je plan goed voor elkaar hebt en je standbemanning staat paraat, ben je in staat je
doelstellingen te bereiken en een succesvol event te hebben.
In deze checklist hebben wij diverse tips op een rijtje gezet om jouw beursdeelname tot een groot
succes te maken.
Met vriendelijke groet,
Anton Slager

4. 1
4 WHITEPAPER | Checklist voor standbemanning
VOORBEREIDING
De voorbereiding begint al enkele maanden voor de beurs.
De doelstellingen, het concept, de uitnodigingen, een campagne, catering, etc. Ook het inplannen van
de standbemanning is belangrijk om ruim van tevoren te doen. Voor een maximaal succes is het ver-
standig om enkele bijeenkomsten te organiseren ter voorbereiding op de beurs, met de standbeman-
ning. Bovendien is het essentieel om alle betrokkenen gedetailleerd te voorzien van een briefing met
daarin doelstellingen, tijden, rooster, kleding, afspraken, etc.
Zorg dus dat je je goed voorbereid. Zo kun je bijvoorbeeld een beurstraining volgen waarin
je getraind wordt om goede gesprekken te houden, die voldoen aan de specifieke wensen en
eisen van een eventomgeving.
Zorg dat je een vervanger aanstelt voor als je onverwachts niet aanwezig kan zijn.
Zorg dat je voldoende uitgerust en fit bent, zodat je beter presteert en succesvoller bent.
Persoonlijke hygiëne is erg belangrijk. Zorg dat je er representatief uitziet en probeer zaken als
roos, slechte adem en transpiratie te vermijden.
Zorg dat je reservekleding meeneemt (panty’s, colbert, stropdas, overhemd), bijvoorbeeld voor
het geval je morst of ergens achter blijft haken.
Tip
Organiseer vlak voor aanvang beurs, op de stand, een kick-of training. Even een korte samenvatting
van de do’s and dont’s op een beurs. Even nog kort door de vaardigheden heen. Neem hier ook ruimte
om de doelstellingen (nogmaals) te communiceren. Ook een goed moment om even door de stand te
lopen met iedereen.
Voor een optimaal resultaat: nodig je directeur of manager ook uit voor deze kick-of. Dit heeft een
positief effect op de betrokkenheid van je standbemanning.

5. 2
5 WHITEPAPER | Checklist voor standbemanning
TIJDENS DE
Tijdens de beurs moet het gebeuren. Het is erg belangrijk dat iedereen precies
weet wat hij moet doen.
BEURS Zorg er dan ook voor dat iedereen doordrongen is van het belang van een succesvol resultaat. Een beurs
is niet een leuk uitje of een welkome onderbreking van de normale werkweek van sales! Nee, de beurs
is hét moment om jouw organisatie te presenteren aan je doelgroep. Dit betekent dat de beschikbare
tijd perfect benut moet worden.
Je houding
- Zorg dat je toegankelijk en geïnteresseerd overkomt op bezoekers
- Vermijd de ‘bewakershouding’ (armen over elkaar) op de rand van je stand, dit schrikt bezoe-
kers af.
- Blijf niet bij je collega’s plakken. Je collega’s spreek je wel weer op kantoor.
- Zorg dat je herkenbaar bent als standbemanning. Kijk goed om je heen of je iemand kan hel-
pen. De herkenbaarheid is eventueel te vergroten door dezelfde kleding of badges te dragen.
- Ook al is het rustig op de beurs, ga niet zitten of de krant lezen. Zorg altijd voor een actieve
houding.
- Achtervolg of ‘bespring’ de bezoekers niet. Dit zal ze afschrikken.
- Zorg dat de stand altijd voldoende bemand is. Spreek met elkaar af wanneer je even een rondje
over de beurs gaat lopen of gaat lunchen.
- Probeer kort oogcontact te maken met bezoekers van de stand om hun interesse te achterhalen.
Je gesprekken
- Vermijd de standaardzin “Kan ik u helpen?” Er zijn originelere manieren om met een bezoeker
in gesprek te komen. Kijk bijvoorbeeld of de persoon in kwestie een badge draagt zodat je hem
of haar persoonlijk kunt benaderen (op basis van naam of bedrijf).
- Stel open vragen. Op deze manier krijg je in korte tijd veel informatie en kun jeinschatten in
welke mate deze persoon zakelijk interessant is. Antwoord zelf ook kort en bondig.
- Probeer (langdurige) gesprekken met personen die uiteindelijk toch niets opleveren te vermij-
den, bijvoorbeeld met collega’s, leveranciers of concurrenten. Als het toch belangrijk is kunt je
het beste een vervolgafspraak maken met deze mensen. De beurs is hier niet voor bedoeld.
>>
- Zorg dat je mobiele telefoon altijd uitstaat. Je kunt altijd tussendoor buiten beeld je voicemail
afluisteren of je e-mail checken.

6. 2
6 WHITEPAPER | Checklist voor standbemanning
TIJDENS DE
- Laat de bezoeker zoveel mogelijk vertellen. Op basis van zijn of haar informatie kun je afwegen
in welke mate deze persoon interessant is. Daarnaast kun je op basis van zijn of haar verhaal
BEURS
afwegen hoe je je verkoopgesprek gaat aanpakken. Wellicht kun je inspringen op bepaalde
concrete vragen die zich voordoen bij het bedrijf van de bezoeker.
Tip
Houd rekening met de doelstellingen van de standbemanning bij het ontwerpen van de stand. Is het
belangrijk dat de standbemanning veel, korte gesprekken moeten houden? Zorg dan voor een actieve
stand met bijvoorbeeld statafels. Vermijd in het standconcept fauteuils en zitbanken. Hiermee voor-
kom je het gevaar van bezoekers die “te lang” blijven plakken en je standbemanning “van het werk”
houden.

7. 3
7 WHITEPAPER | Checklist voor standbemanning
DE STAND
De stand is de vertaling van de communicatieboodschap.
Het concept, de inrichting, de plek, de uitstraling, de drankjes, de hapjes, give aways; het draagt alle-
maal bij aan het succes van je beursdeelname. Zorg er dus voor dat je stand zodanig is ontworpen dat
je doelstellingen er mee bereikt kunnen worden. Zorg er ook voor dat je standbemanning er goed in
kan werken.
- Zorg ervoor dat je stand in lijn is met de andere communicatie-uitingen van jouw organisatie
en een volwaardig onderdeel van je marketingmix is.
- Maak ook gebruik van andere media om meer succes uit je beurs te halen.
- De stand is een afspiegeling van je bedrijf. Houdt de stand dus altijd netjes, dus drinkglazen,
koffiekopjes, et cetera altijd uit het zicht bewaren.
- Zorg dat er geen persoonlijke eigendommen als tassen, vertrouwelijke papieren, laptops en jas-
sen in de stand slingeren. Zorg dus voor voldoende opbergruimte die afsluitbaar is en eventueel
een kapstok of kluisjes. Zo voorkom je ook diefstal.
- Plekken in de stand die zijn gereserveerd voor bezoekers, zoals stoelen en barkrukken, dienen
niet te worden gebruikt door de standbemanning.
- Zorg dat de beurstand toegankelijk en uitnodigend is. Ga dus niet als een bewaker voorin de
stand staan.
Tip
Faciliteer dat je standbemanning kan eten buiten de stand, bijvoorbeeld in het restaurant van de
beurshal. Hiermee voorkom je etende standbemanningsleden in je stand. Dan blijft je stand netjes en
representatief.

8. 4
8 WHITEPAPER | Checklist voor standbemanning
AFSPRAKEN
Verplaats je in de bezoeker bij het maken van een vervolgafspraak. Houd het
initiatief altijd bij jezelf.
Een beursbezoeker spreekt op een dag veel mensen en zal aan het einde van de dag niet exact onthou-
den hebben wie hij allemaal gesproken heeft. Ook zit hij bijvoorbeeld niet te wachten om de hele dag
met jouw brochure rond te lopen. Spreek met hem af dat je deze na afloop van de beurs (of beter nog:
dezelfde dag) naar hem toestuurt. Heb je direct een goede reden om zijn visitekaartje te vragen en hem
in je registratiesysteem te zetten.
- Wanneer je een afspraak maakt met een bezoeker van je stand is het verstandig om te informe-
ren hoe de persoon in kwestie het liefst benaderd wil worden (per telefoon, e-mail, persoonlijk
bezoek, etcetera).
- Vraag altijd een visitekaartje van de prospects die je stand bezoeken. Geef ook meteen jouw
visitekaartje af. Het is je kapstok voor het vervolgcontact.
Tip
Zorg dat je een goed werkend registratiesysteem heeft, waarin afspraken (centraal) kunnen worden
vastgelegd. Bij meerdaagse beurzen is het verstandig om tussendoor alle afspraken en informatie-
aanvragen al terug te koppelen naar kantoor zodat er op korte termijn actie kan worden ondernomen.
Bezoekers zijn vaak na een week al weer vergeten wie je bent en wat je kan bieden.

9. 5
9 WHITEPAPER | Checklist voor standbemanning
FOLLOW UP
Na afloop van de beurs komt de belangrijkste fase. Dan is het tijd voor de eva-
luatie en de follow-up van de beurs, die in werkelijkheid het echte succes van
de beurs bepalen.
Hieronder volgt een overzicht met tips om het beste rendement uit een beurs te halen en je beurs tot
een succes te maken.
Tijdens de beurs
- Zorg dat er in je stand een goed registratiesysteem aanwezig is om alle contacten in vast te leg-
gen. Er zijn verschillende pakketten beschikbaar dus inventariseer welke gegevens je achteraf
nodig heeft voor een goede follow-up.
- Check bij de beursorganisator of je via hem of haar een registratiesysteem kunt huren of aan-
schaffen. Afhankelijk van je budget en doelstellingen kun je een simpel dan wel zeer uitgebreid
systeem aanschaffen of huren.
- Maak na ieder gesprek (indien mogelijk) een rapportage. Stel de rapportage op alsof je een
briefing maakt voor een collega. Iedereen binnen je bedrijf moet uit je rapportage kunnen op-
maken wat het gesprek inhield en welke vorm van follow-up (en met welke documentatie)
gewenst is. Maak hierbij zoveel mogelijk gebruik van multiple-choice vragen zodat je het niet
elke keer als hoeft uit te schrijven.
- Hang in de rapportage al een label aan je prospect (bijvoorbeeld lead, cold prospect, warm pros-
pect, et cetera). Door in deze fase al prioriteiten in te bouwen kun je in de follow-up makkelijker
keuzes maken.
- Zorg altijd voor een duplicaat of back-up van je rapportage, voor het geval er iets misgaat.
- Mocht je aan een meerdaagse beurs deelnemen, dan is het raadzaam om eventuele gegevens
tussentijds terug te koppelen aan je hoofdkantoor. Er kan eventueel al actie worden onderno-
men tijdens de beurs.
- Zorg dat er voorafgaand aan de beurs al standaardbrieven zijn gemaakt voor de follow-up.
Evaluatie
- Probeer je evaluatie zowel objectief als subjectief uit te voeren. Natuurlijk wil je weten hoeveel
bezoekers er in je stand zijn geweest, maar in hoeverre zijn de vooraf gestelde doelstellingen
>>
behaald? De standbemanning kan vaak een helder beeld schetsen van de beurs in het alge-
meen en een gevoel afgeven.

10. 5
10 WHITEPAPER | Checklist voor standbemanning
FOLLOW UP
- Evalueer de deelname na afloop van de beurs als het nog vers in het geheugen zit. Je kunt al
ruim van tevoren een afspraak plannen in je draaiboek. Evalueer na een aantal weken/maan-
den wat de contacten die je tijdens de beurs hebt gelegd hebben opgeleverd. Soms gaan er
enkele maanden overheen voordat een prospect ook daadwerkelijk klant wordt. Houdt in je re-
latiebeheerprogramma dus ook goed bij via welke weg (beurs) de prospect is binnen gekomen.
- Archiveer de evaluatie zorgvuldig, zodat je bij een volgende deelname het document erbij kunt
pakken. Veel organisaties evalueren wel, maar maken bij de volgende beursdeelname dezelfde
fouten.
Follow-up
- Zorg dat je opvalt in de follow-up. Na afloop van een beurs ontvangt een bezoeker van het me-
rendeel van de bedrijven een mailing of documentatie.
- Je hebt tijdens de beursdagen al aan je nieuw gelegde contacten gevraagd hoe en wanneer
zij benaderd willen worden. Streef dit ook na en zorg dat hun NAW-gegevens niet in een alge-
mene database verdwijnen, zodat zij allerlei ongewenste informatie ontvangen.
- Benader indien mogelijk al de gelegde contacten zelf.
- Als je contact opneemt met je prospects, doe dat dan binnen twee weken. Onderzoek heeft
uitgewezen dat dit de maximale termijn is waarbinnen de prospect zich jou of je bedrijf nog
herinnert.
Tip
Probeer de follow-up een persoonlijk tintje te geven. Dit kun je bereiken door tijdens het gesprek op
de beurs notities te maken van opmerkelijke en kenmerkende zaken die je prospect aankaart. Bijvoor-
beeld: “Onze huidige leverancier neemt onze klachten niet serieus”, of meer op het persoonlijke vlak “Ik
ben een fanatiek zeiler”. Je kunt hier handig op inspelen in je follow-up brief of gesprek.