Whitepaper Beursdeelname

2 WHITEPAPER | Checklist beursdeelname

INHOUDSOPGAVE

Inleiding

1. Trends

2. Beursdeelname? Maak een communicatieplan!

3. Welke beurs is geschikt voor mijn organisatie?

4. Waarom zou ik eigenlijk naar een beurs gaan?

5. Standbemanning, een belangrijke succesfactor!

6. Acht praktische tips


INLEIDING
Succes is een belangrijke factor bij het organiseren van een beurs of event. Als
je van tevoren zeker weet dat jouw beursdeelname een groot succes wordt,
hoef je niet te twijfelen aan het nut ervan.

Helaas, garanties op succes zijn niet te geven vooraf. Er zijn zoveel factoren die invloed hebben op het
uiteindelijke succes. En niet op alle factoren heb je als beursdeelnemer invloed.
Wel geloven wij dat je de kans op succes voor een heel groot deel zelf in de hand hebt. Niet voor niets
zeggen veel mensen: succes is een keuze. Als je de juiste keuzes maakt rondom je event zal de kans op
succes alleen maar toenemen.

Het begint al in de allereerste voorbereiding. Zorg direct voor heldere doelstellingen. Kijk goed naar je
doelgroep. En denk goed na over een passende boodschap. Heb je deze drie items goed voor de kop, dan
ben je al een heel eind op weg.

Maar succes zit ‘em ook vaak in kleine dingen. Hoe spreek ik op een sympathieke manier een beurs-
bezoeker aan? Hoe loopt de routing in de stand? Wat is de houding van mijn standbemanning? Hoe
voorkom ik te lange gesprekken? Hoe filter ik slim mijn doelgroep uit de duizenden bezoekers?
Laarhoven design publiceert regelmatig whitepapers met handige
Allemaal vragen waarover je van tevoren goed zou moeten nadenken. Door er vooraf rekening mee te
adviezen en informatie voor Marcom professionals en exposanten.
houden kun je de antwoorden positief beïnvloeden en verrassingen voorkomen tijdens de beurs.
Interesse? Meld je dan nu aan voor de digitale nieuwsbrief van
In deze whitepaper vind je allemaal onderwerpen die te maken hebben met het succes van jouw vol-
Laarhoven design op www.laarhovendesign.nl of direct via
gende event. Allemaal zaken waar je over na moet denken en waarin je keuzes in moet maken. De kunst
info@laarhovendesign.nl
is om de juiste keuzes te maken voor jouw organisatie. Als dat lukt, zal het zeker een succes worden!

Veel succes!
Met vriendelijke groet,

Anton Slager
Laarhoven design

1

TRENDS
Kijkend naar de trends in de markt van beurzen en events zien wij een aantal
belangrijke ontwikkelingen.

Tendens naar kleinschaliger en gerichter presenteren
Waar je vroeger per branche één grote beurs had waar iedereen naar toe ging zien we al jaren de
ontwikkeling dat beurzen en events steeds kleiner en gerichter worden, maar wel toenemen in aantal.
Het is duidelijk te zien dat beurstitels steeds specialistischer worden en steeds verder doorgaan in hun
segmentatie. Dit betekent voor jou als organisatie dat als je je hele doelgroep wil bereiken, je meerdere
events per jaar zult hebben. Voordeel is wel dat je je boodschap en je doelstelling steeds specifieker
kunt definiëren op een speciale doelgroep.

Accountability wordt steeds belangrijker voor MarCommers
Op dit moment vindt nu 25% van alle Marcommers accountability enorm belangrijk. Dit aantal zal
alleen maar toenemen. Kosten heeft men vaak wel inzichtelijk, maar tools om ook de opbrengsten
inzichtelijk te maken worden steeds belangrijker. Denk hierbij bijvoorbeeld aan Google Analytics. Ook
voor beurzen en events is dit een belangrijk item. We zien dan ook dat veel beursorganisaties hier
in investeren en deelnemers voorzien van relevante informatie op dit gebied. Ook zien wij dat onze
klanten hier steeds meer mee bezig zijn. Denk hierbij bijvoorbeeld aan bezoekersregistatiesystemen,
berekenen van kosten en opbrengsten per lead, etc.

Contra reactie internet: beweging richting Live Commmunicatie
De Experience Centers schieten als paddenstoelen uit de grond. De Peugeot Experience langs de A2,
De Heineken Experience in Amsterdam, de Miele Insperience in Vianen. In het Miele Inspirience Cen-
tre worden jaarlijks tienduizenden consumenten ontvangen en geïnformeerd over de apparaten van
Miele. Tienduizenden mensen per jaar nemen de moeite om live te communiceren over de apparaten
van Miele. Er gebeurt veel online, maar de behoefte om producten en merken te ervaren blijft bestaan.

>>

1

TRENDS
Social media gecombineerd met Live Communicatie
Door op een slimme manier gebruik te maken van nieuwe en sociale media vergroot je de kans op suc-
ces van je beurs of event enorm. Veel organisaties gebruiken een beurs al aanjager van social media. Op
een beurs komen misschien 10.000 bezoekers, maar door een goede combinatie te maken met social
media wordt je bereik in één keer ontelbaar keer zo groot.

Door social communities ontstaan nieuwe events
Via social media ontstaan er vele communities. Opvallend hierbij is dat er vroeg of laat altijd een mo-
ment komt dat men elkaar in levenden lijve wil ontmoeten. Soms in een klein groepje, maar soms ook
met duizenden mensen tegelijk. Door deze social communities ontstaan er dus nieuwe Live Commu-
nicatie events.

2

BEURSDEELNAME?
Het communicatieplan bevat de volgende elementen:

MAAK EEN
Doelgroep
Wie is je doelgroep? Welke branches? Welke contactpersonen? Wat voor functie hebben ze? Wat zijn

COMMUNICATIE-
hun interesses? Welke vakbladen lezen ze? Wat zijn hun interesses? Komen ze op de beurs? Voldoen ze
aan het bezoekersprofiel?

PLAN! Doelstellingen
Wat wil je bereiken met deze beurs? Leadsgenereatie? Relatiebeheer? Branding? Verkoop? Alles kan, als
het maar duidelijk is van te voren. Voorbeelden:
• Introductie nieuw product of dienst.
• Onderhouden van contacten met bestaande relaties.
• Ontmoeten van nieuwe relaties.
• Verbetering van het imago.
• Werving van personeel.
• Publiciteit genereren.
• Verhogen naamsbekendheid.
• x aantal klanten per verkoper per dag,
• opbrengst per klant.
• x aantal gesprekken per dag,
• x aantal relaties spreken,
• x bedrag aan verkopen per dag
• totaal gegenereerde omzet etc..
Gebruik de SMART-methode om doelen te definiëren (S-pecifiek, M-eetbaar, A-cceptabel, R-ealistisch,
T-ijd).

Propositie
Wat is de boodschap die je vertelt? Wat wil je dat je doelgroep van je te weten komt op de beurs? Wat
is de gewenste actie van je doelgroep? De boodschap dient in lijn te zijn met de corporate communi-
catiedoelstellingen.

>>

2

BEURSDEELNAME?
Concept
Ontwikkel een concept dat is gebaseerd op bovenstaande 3 punten: doelgroep, doelstellingen en pro-

MAAK EEN
positie. Houd er rekening mee dat het concept geschikt is voor op het event, maar ook voldoende haak-
jes heeft in de periode voor de beurs en in de periode van de follow-up. Je event is een onderdeel van

COMMUNICATIE-
een geïntegreerde campagne.

Campagne
PLAN! Denk na hoe je ervoor kan zorgen dat jouw doelgroep op jouw stand komt. Dat ze je stand weten te
vinden en dat ze een reden hebben om bij jou op de stand te komen. Dit kan een nieuw product zijn,
dit kan een prijsvraag zijn, die kan een cadeautje zijn, kortom dit kan van alles zijn. Belangrijk is dat je
je in je doelgroep verplaatst

Instrumenten
Als je je doelgroep goed in kaart hebt weet je ook welke instrumenten het beste zijn om ze te bena-
deren. Denk hierbij aan social media, DM, print, vakbladen, etc. Als het maar onder de aandacht van je
doelgroep komt.

Analytics
Denk vooraf goed na hoe je het rendement of succes van de beurs gaat meten. Er zijn allerlei hulpmid-
delen in de markt die je kunt kopen of huren. Echter de parameters zal je zelf moeten ophoesten. Denk
hierbij aan gemiddelde orderwaarde, kosten per lead, aantal leads per uur. Belangrijk natuurlijk om dit
te koppelen aan je doelstellingen.

Planning
Bij de organisatie van een beurs of event komt veel kijken. Begin ruim op tijd en maak een draaiboek.

Budget
Erg belangrijk om vooraf te weten wat je budget is voor alle zaken rondom de beursdeelname. Als je
vooraf een goede inschatting kan maken van de verwachte opbrengsten zal het gemakkelijker zijn een
je budget te verdedigen.

3

WELKE BEURS
Wij stellen vaak de vraag:
“Waarom gaat jouw organisatie naar deze beurs toe?”

IS GESCHIKT Het antwoord is dan vaak: “We stonden er vorig jaar ook” of “Onze concurrenten staan er ook”. Twee

VOOR MIJN
niet al te beste redenen om naar een beurs te gaan. Dat lijkt me duidelijk. Het heeft natuurlijk alles te
maken met doelgroepen en doelstellingen? Komt je doelgroep niet op een bepaalde beurs? Ga er dan

ORGANISATIE?
niet heen! Stel jezelf in ieder geval de volgende vragen:

Komt mijn gewenste doelgroep op deze beurs?
• Check hiervoor de bezoekersprofielen van de beursorganisatie.
• Check hiervoor je eigen resultaten van vorige beursdeelnames.
• Check hiervoor ander exposanten die je mogelijk kent uit de branche.
• Maar de allerbeste is natuurlijk altijd: check hiervoor je doelgroep! Vraag het aan je klanten!

Past een beursdeelname in mijn marketing en PR doelstellingen?
• Als je in korte tijd miljoenen mensen wil bereiken is het waarschijnlijk verstandiger om te kie-
zen voor een ander medium, bijvoorbeeld Radio of TV.

Wat voor type beurs?
Wat wil ik: een B2B, B2C, horizontale vakbeurs (exposanten uit één branche), verticale vakbeurs (ex-
posanten uit verschillende branches), een algemene publieksbeurs of een congres gebonden beurs
(meestal opgehangen aan een thema).

Kijk voor een overzicht op www.beursagenda.nl of www.expovisie.nl. Ook deze keuze hangt weer
nauw samen met doelgroep en doelstellingen.

4

WAAROM ZOU
Redenen voor beursdeelname:
• Ik wil nieuwe klanten ontmoeten die geïnteresseerd zijn in mijn product.

IK EIGENLIJK
• Ik wil de contacten verstevigen met bestaande relaties.
• Ik wil persoonlijke verwachtingen en behoeften checken in persoonlijke gesprekken..

NAAR EEN
• Ik wil mijn naamsbekendheid en/of bedrijfsimago vergroten.
• Ik wil mijn (nieuwe of vernieuwde) producten demonstreren.

BEURS GAAN?
• Ik wil nieuwe markten aanboren/onderzoeken voor mijn product.
• Ik wil een nieuw product testen vóór de officiële lancering ervan.
• Ik wil marktonderzoek (laten) doen bij een specifieke doelgroep.

Redenen om het niet te doen:
• U hebt niet de juiste mankracht tot je beschikking: Ga je met niet goed opgeleide standbeman-
ning op een beurs staan, dan is het effect mogelijk negatief voor je bedrijf.
• Contacten op een beurs zijn vaak vluchtig en eenmalig: kun je geen goede follow-up verzorgen,
dan boek je ook geen resultaat.
• Beursdeelname kost veel energie en flexibiliteit van standbemanning en thuisblijvers, het
bedrijf draait tijdens een beurs gewoon door. Kan je bedrijf dit aan?

5

STAND-
De eerste indruk is doorslaggevend!
Veel organisaties nemen automatisch aan dat hun verkoopteam het meest geschikt is om als standbe-

BEMANNING,
manning te dienen. Maar op een beurs is het contact met de klant heel anders dan gewoonlijk: Meestal
is de achtergrond van een nieuwe klant onbekend en het contactmoment kort. De aanpak moet hierop

EEN BELANGRIJKE
dus worden afgestemd. Snelle voorselectie van potentiële klanten is een must, evenals het doseren van
de informatie naar de directe behoefte van de klant. Klanten moeten actief en direct benaderd worden

SUCCESFACTOR!
anders zijn ze zo weer weg.

Kortom: train je standbemanning goed van te voren op elementen als presentatie (van de persoon zelf,
als team, als standbemanning) en persoonlijkheid (uitstraling, houding-lichaamstaal, gedrag, uiterlijk,
kleding en verzorging). Stel tenslotte een standmanager aan die een oogje in het zeil houdt

Wat moet je vooral niet doen?
• Lange gesprekken houden met elke bezoeker: filter liever snel op je doelgroep.
• Onnodig lange gesprekken met vaste relaties: dit gaat ten koste nieuwe relaties / potentiële
klanten.
• Teveel aandacht voor standbouw en logistieke problemen en te weinig voor bezoekers.
• Te veel producten op de stand en té weinig focus op nieuwe zaken.
• Call reluctance: aarzelgedrag om de klant aan te spreken, train daarom de standbemanning
van te voren om assertief en voortvarend klanten te benaderen.
• Stel alleen open vragen om in gesprek te komen, bepaal aan de hand van je doelstellingen zo
snel mogelijk of deze bezoeker ook een prospect is. Zo ja, verzamel zoveel mogelijk gegevens
van de potentiële klant en leg ze vast. Zo niet, beëindig het gesprek op een vriendelijke en pro-
fessionele manier.
• Niet hangen, krant lezen, of samenscholen met je collega’s, ook al is het rustig.

Wat moet je vooral wel doen?
• Dress for Succes: kleed je representatief, passend bij het imago van je bedrijf
• Toon interesse en concentreer je op de klant: geef de bezoeker je onverdeelde aandacht!
• Kies de juiste mensen als standbemanning, je topverkoper is niet automatisch ook de beste
persoon om op de beurs te staan.
• Zorg voor voldoende standbemanning en vervanging.
• Spreek duidelijke roosters en pauzes af .

6

ACHT HANDIGE
Om werkelijk een succes van je beursdeelname te maken, zijn het vaak de
details die het ‘em doen.

TIPS! Planning en begeleiding is erg belangrijk om het beste uit je beurs te halen. Hieronder vind je een
verzameling handigheidjes om je te helpen om een succesvol event te hebben.

1. Is de beurs geschikt voor je doelstellingen? Hoeveel bezoekers trekt de beurs en van welke
doelgroep?
2. Stel doelen waaraan je resultaten moeten voldoen en die meetbaar zijn (bv een bepaald aantal
leads gescoord of het aantal klanten dat gezien en gesproken is)
3. Voor wat voor stand kun je kiezen? Herbruikbaar, mobiele producten, of voor éénmalig gebruik.
4. Bereid jezelf goed voor, plannen begint minimaal 6 maanden van te voren voor b.v. een confe-
rentie, voor een beurs op nationaal niveau nog langer van te voren! Zorg bijvoorbeeld ook dat
je drukwerk ruim op tijd in orde is, dit is goedkoper en rustiger!
5. Lees in alle rust het beurshandboek door dat je vaak van de organisator krijgt. Hier staan waar-
devolle tips in.
6. Bereid je standbemanning goed voor: geef een goede training vooraf, zorg dat ze klanten netjes
en vakkundig te woord kunnen staan, dat iedereen er verzorgt uitziet en dat alle gesprekspart-
ners vastgelegd worden. Zorg dat er altijd voldoende mensen zijn om bezoekers te woord te
staan en stel een standmanager aan die het overzicht heeft.
7. Neem alléén mensen mee die het leuk vinden dit werk te doen.
8. Zorg dat je belangrijke klanten een uitnodiging krijgen en maak van te voren een afspraak zo-
dat je tijd hebt om ze te spreken. Zorg dat je een goede indruk maakt: repeteer je verhaal waar
je medewerkers bij zijn en laat hen commentaar geven.

Whitepaper Beursdeelname

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to Whitepaper Beursdeelname

Similar to Whitepaper Beursdeelname (20)

Whitepaper Beursdeelname