Att införa ett eArkiv behöver inte vara komplext och ta lång tid. Idag finns det flera aktörer på marknaden som erbjuder kompletta eArkivs-lösningar. Det finns även ramavtal från både SKL Kommentus och Kammarkollegiet som gör det möjligt att avropa eArkiv.

1. … visar vägen till rätt beslut
DirSys AB, Första Långgatan 20, 413 28 Göteborg, 031-757 00 88, info@dirsys.com
Kom igång med eArkiv på 6-månader!

2. … visar vägen till rätt beslut
Möjlighet att ställa frågor
Det kommer vara möjligt
att ställa frågor vid slutet
av webbmötet via
Questions funktion

3. … visar vägen till rätt beslut
Oberoende och strategisk rådgivning
Vi antar våra kunders utmaningar och hjälper dem att uppnå sina mål.
Vårt mål är att alla uppdrag ska resultera i en ny referens, något som vi
lyckats med sedan starten 2004.
Vi skapar förutsättningar för, och arbetar med, verksamhetsutveckling
och frågor som rör ledning och styrning, där möjligheterna med
eFörvaltning och eHälsa utgör viktiga framgångsfaktorer.
Våra specialistområden är:
• Analyser, utredningar och beslutsunderlag
• Kravarbeten och upphandlingar
• IT-strategi, IT-arkitektur och IT-säkerhet
• IT-plattformar och infrastruktur
• Integrationer och identitetshantering
DirSys AB

4. … visar vägen till rätt beslut
Exempel på genomförda upphandlingar
• eArkiv
– Vi har upphandlat och infört eArkiv för en kommun under 6-
månader
• Kommungemensamt ärendehanteringssystem
• Bygg och Miljösystem

5. … visar vägen till rätt beslut
• Analys av ramavtal: Kommentus och Kammarkollegiet?
• Viktiga saker att tänka på vid avrop eller upphandling
• Framgångsfaktorer vid införande
• Hur ser marknaden ut?
• Förvaltning av eArkivet, vad händer efter projektavslut?
Agenda

6. … visar vägen till rätt beslut
FRAMGÅNGSFAKTORER

7. … visar vägen till rätt beslut
Att införa och konfigurera eArkivet är bara halva jobbet

8. … visar vägen till rätt beslut
eArkiv

9. … visar vägen till rätt beslut
eArkiv

10. … visar vägen till rätt beslut
eArkiv

11. … visar vägen till rätt beslut
Webservices
Bygglov
Personal/HR
Elevsystem
eArkiv

12. … visar vägen till rätt beslut
Administration
eArkiv Användar
gränssnitt
ApplikationFILÖVER
FÖRING
DIREKT-
INTEGRA
TION
SIP
Kräver
anpassning
av
applikation
Använder
eArkivets
gränssnitt t.ex.
webbaserat
Arkivarie
Användare
(Konsument)
Kräver
anpassning
av
applikation

13. … visar vägen till rätt beslut
DIARIENUMMER
ÄRENDETYPÄRENDESTART
BESLUTSDATUM
ARKIVERINGSDATUM
PUL

14. … visar vägen till rätt beslut
METADATA

15. … visar vägen till rätt beslut
Problem med gamla dokument och OCR
• :r ,,2,,2 8' jo?

16. … visar vägen till rätt beslut
Leverans analog
material
Digitalisering enl
kravspec
Leverans av digital
information
Kontroll/
granskning av
informatione
n
Information läses
in i eArkivet
Leveransåtagande

17. … visar vägen till rätt beslut
Webservices
Bygglov
Personal/HR
Elevsystem
eArkiv
Leveransåtagande

18. … visar vägen till rätt beslut
MARKNADSLÄGET

19. … visar vägen till rätt beslut
Kategori 1:
Generella lösningar
som är byggda enligt
OAIS-modellen och
som kan hantera
långtidsarkivering och
komplexa
metadatamodeller
Lösningarna går att dela upp i tre kategorier
Kategori 3:
Lösningar som hanterar
arkivering på filnivå
samt integration mot e-
postsystem mm.
Kategori 2:
Nischlösningar som
hanterar arkivering mot
specifika
lösningar/verksamheter.
Kan ses som
mellan/närarkiv

20. … visar vägen till rätt beslut
Kategori 1
• Formpipe
• IDA Infront
Kategori 2
• Tekis AGS
• Comprima
Archive
• Visma
Kategori 3
• Symantec
Vault
• CommVault
Simpana 10
• EMC
Leverantörer

21. … visar vägen till rätt beslut
FÖRVALTNING

22. … visar vägen till rätt beslut
Ta fram en förvaltningsplan!

23. … visar vägen till rätt beslut
eArkiv
Fasa ut gamla system!

24. … visar vägen till rätt beslut
Vem tar kostnaden för systemaveckling $$$?

25. … visar vägen till rätt beslut
Informationen måste vara lättillgänglig!

26. … visar vägen till rätt beslut
Rekommendationer
• Att införa ett eArkiv kan ge väldigt positiva effekter med relativt små
medel
• Idag finns det flera leverantörer på marknaden som erbjuder
kompletta eArkivslösningar
• Det finns även ett antal ramavtal som gör det möjligt att avropa
eArkiv
• Bedriv ett förankrande kravarbete så att verksamheten får vara med
• Uppfinn inte hjulet på nytt när det redan finns färdiga hjul!

27. … visar vägen till rätt beslut
Upphandlingsmodell
Nulägesanalys
Omvärldsbevakning
Kravarbete Upphandling Införande Leverans
?
•Processkartläggning
•Krav
•Användningsfall
•Leverantörsträffar
•Kundreferenser
•Intervjuer
•Kartläggning
•Behovsanalys

28. … visar vägen till rätt beslut
Vad vi kan erbjuda
• Vi gör förstudie till fastpris där vi tar fram en plan för införande
av eArkiv med budget och tidsplan för hela projektet
• Vi är experter på IT-upphandlingar och har många års erfarenhet!
• Vi har erfarenhet av att upphandla och projektleda införande av eArkiv
och att ni får ett eArkiv som inte är tomt!
• Införa eArkiv på 6-månader

29. … visar vägen till rätt beslut
Frågor?