Att tänka på inför ett införande av eArkiv • Effektivt kravarbete o Framgångsfaktorer och risker • Upphandling eller avrop o För- och nackdelar • Marknadsorientering o Aktörer och vad som skiljer dem åt

1. … visar vägen till rätt beslut
Införande av digitalt eArkiv
Jörgen Aaröe
jorgen.aaroe@dirsys.com
031-711 32 63

2. … visar vägen till rätt beslut
• Del1 Att tänka på inför ett införande av eArkiv (Jörgen Aaröe)
• Vad är ett eArkiv och hur har vi definierat det
• Hur kan behovsbilden se ut och varför behöver man ett eArkiv
• Marknadsorientering
• Aktörer och vad som skiljer dem åt
• Effektivt kravarbete
• Framgångsfaktorer och risker
• Upphandling eller avrop
• För- och nackdelar
• Del2 Etablering och utveckling av kommunens eArkiv (Mattias Lundin)
• Erfarenheter från att införa ett digitalt eArkiv
• Framgångsfaktorer och konkreta tips
• Fortsatt utveckling
Agenda:

3. … visar vägen till rätt beslut
Möjlighet att ställa frågor
Det kommer vara
möjligt att ställa
frågor vid slutet av
webinariet via
Questions funktion

4. … visar vägen till rätt beslut
Kort om DirSys

5. … visar vägen till rätt beslut

6. … visar vägen till rätt beslut
Kommuner
• Ale kommun
• Borås Stad
• Göteborgs Stad
• Götene kommun
• Kristinehamns kommun
• Kungälvs kommun
• Lidköpings kommun
• Skara kommun
• Skövde kommun
• Tjörns kommun
• Trollhättans Stad
• Växjö kommun
Regioner och Landsting
• Landstinget i Värmland
• Landstinget i
Östergötland
• Region Gävleborg
• Göteborgsregionens
kommunalförbund
• Skaraborgs
kommunalförbund
Övriga
• Danska skattemyndigheten
• Göteborg Energi

7. … visar vägen till rätt beslut

8. … visar vägen till rätt beslut
Exempel på uppdrag
• Ale kommun
• Upphandling Identitetslösning
• Borås Stad
• Upphandling ny IT-plattform (inklusive identitetshantering)
• Göteborgs Stad
• Upphandling behörighetslösning (Access Management)
• Trollhättans Stad
• Upphandling Identitetslösning
• Övrigt
• Informationssäkerhetsarbete
• GIS (Grafiskt Informations-System)
• Ärendehantering
• eArkiv
• Bygglovsstöd
• Trygghetslarm
• Telefoni
• ….

9. … visar vägen till rätt beslut
Upphandling/Metodstöd
process för införande
Nulägesanalys
Omvärldsbevakning
Kravarbete Upphandling Införande Leverans
?
•Processkartläggning
•Krav
•Användningsfall
•Leverantörsträffar
•Kundreferenser
•Intervjuer
•Kartläggning
•Behovsanalys

10. … visar vägen till rätt beslut
Vad är ett digitalt eArkiv?

11. … visar vägen till rätt beslut
Digitala arkiv kan definieras på flera olika sätt.
FILER
Information
Applikation
Arkiv Arkiv
Process
Struktur

12. … visar vägen till rätt beslut
OAIS
(Open Archival Information System) ISO 14721

13. … visar vägen till rätt beslut
Behovsbild

14. … visar vägen till rätt beslut
Var är bygglovet
för den här
fastigheten!?
Jag vet inte…
letar för
fullt…
Behovsbild

15. … visar vägen till rätt beslut
eArkiv
Gränssnitt
Handläggare
Invånare
Entreprenörer
• Bygglov/Planer
• Betyg
• Handlingar
• Beslut
• Ärenden
• Bygglov/Planer
• Beslut/Tillstånd…

16. … visar vägen till rätt beslut
Arkitekturella principer

17. … visar vägen till rätt beslut
• Hur kan befintliga system integreras?
• Hur ska system som byts ut avvecklas?
• Hur ska informationen i arkivet exponeras?
• Hur ska eArkivet förvaltas?
Principer att ta ställning till…

18. … visar vägen till rätt beslut
Administration
eArkiv Användar
gränssnitt
ApplikationFILÖVER
FÖRING
DIREKT-
INTEGRA
TION
SIP
Kräver
anpassning
av
applikation
Använder
eArkivets
gränssnitt t.ex.
webbaserat
Arkivarie
Användare
System

19. … visar vägen till rätt beslut
Marknadsorientering
Vilka aktörer finns på marknaden

20. … visar vägen till rätt beslut
Kategori 1:
Generella lösningar som
är byggda enligt OAIS-
modellen och som kan
hantera
långtidsarkivering och
komplexa
metadatamodeller
Lösningarna går att dela upp i tre kategorier
Kategori 3:
Lösningar som hanterar
arkivering på filnivå
samt integration mot e-
postsystem mm.
Kategori 2:
Nischlösningar som
hanterar arkivering mot
specifika
lösningar/verksamheter.
Kan ses som
mellan/närarkiv

21. … visar vägen till rätt beslut
Kategori 1
• Formpipe
• IDA Infront
Kategori 2
• Tekis AGS
• Comprima
Archive
• Visma
Kategori 3
• Symantec Vault
• CommVault
Simpana 10
• EMC
Leverantörer

22. … visar vägen till rätt beslut
Kravarbete
Viktiga steg inför ett kravarbete

23. … visar vägen till rätt beslut
• Endast programvara (eArkivet) eller ska även konsultation för
konfiguration och anpassning ingå?
• Ska digitalisering av befintligt material ingå och vilken information ska
indexeras (t.ex. PUL- klassning)?
• Ska lösningen integreras mot befintliga system?
• Hur ser den primära användargruppen ut och vilka behov finns (t.ex.
bildvisningsprogram, webbgränssnitt mm.)
• Ska arkivet exponeras mot invånare (externa) användare?
Omfattning?

24. … visar vägen till rätt beslut
Nulägesanalys
Omvärldsbevakning
Kravarbete Upphandling Införande Leverans
?
•Processkartläggning
•Krav
•Användningsfall
•Leverantörsträffar
•Kundreferenser
•Intervjuer
•Kartläggning
•Behovsanalys
Vad är det vi
behöver?
Kat 1,2 3
osv..
Lär av andras
framsteg
eller misstag
och se vad
marknaden
erbjuder.
Viktigt att kartlägga
organisationens
behov. Fånga
verksamheten!
Förvaltning!

25. … visar vägen till rätt beslut
Upphandla eller Avropa?
Vilka avtal finns och vad är viktigt

26. … visar vägen till rätt beslut
• Förenklad upphandling under tröskelvärdet (1,9Mkr)
• Belopp ska inkludera hela avtalstiden inklusive förlängning
• Bör ligga ute ca 30 dagar (tiden ska vara skälig)
• Publiceras bara i Sverige
• Avtalstid ska vara rimlig t.ex. 5år + 2 års förlängning
• Öppet förfarande över tröskelvärdet
• Belopp ska inkludera hela avtalstiden inklusive förlängning
• Ska ligga ute minst 40 dagar om upphandlingen publiceras elektroniskt
• Publiceras inom EU (TED)
• Omfattas av EU-regler/lagstiftning
• Avtalstid ska vara rimlig t.ex. 5år + 2 års förlängning eller längre…
• Direktupphandling drygt 500 000kr efter 1/7 2014
• Kan vara lämpligt för mindre arkivlösningar
• Observera att myndigheter tillämpar olika policys för hur direktupphandlingar ska genomföras
Upphandla

27. … visar vägen till rätt beslut
• Aktuella ramavtal
• Kommentus: e-Arkiv 2013
• Kammarkollegiets: E-förvaltningsstödjande tjänster
• Något enklare formalia än vid upphandling
• Svarstid bör sättas utifrån komplexiteten av det som ska avropas
• Förnyad konkurrenssättning d.v.s. alla leverantörer ska få frågan vid avrop
• Begränsad avtalstid (styrs av ramavtalet)
• Begränsad kravformulering, styrs i vissa fall av ramavtalet
• Kontrollera att myndigheten har möjlighet att avropa på avtalet
Avropa

28. … visar vägen till rätt beslut
SLUT
DEL1